企業へ電話をかけたり、電話がかかってきた場合にはマナーを気を付けなければいけません。電話をかける時間や、敬語表現も意識する必要があります。電話が苦手な学生が多い昨今、就活生が気を付けるべき企業への電話のマナーをまとめました。ご参考にされてください。

企業への電話のマナーも見られている

就職活動をしていると、企業へ電話をかけることがあります。特に学生の人は、企業へ電話をかける際に気を付けなければならないことがあります。

企業への電話の基本マナーなどを知っておき、失礼が無いようにしましょう。就職活動時には、電話でのマナーも採用基準になる場合があります。

企業への電話の基本マナー3選

企業への電話の基本マナーを以下でまとめました。以下の3つを確実に実践し、ご自身の印象を良くしていきましょう。

以下で述べる3選は、社会人では常識です。就職活動時に考えるだけでなく、就職してからも意識しておかなければなりません。仕事の基本は、相手の迷惑にならないことです。

マナー①｜時間帯に注意する

電話をかける時間帯に注意するのは、最も基本的なマナーです。飲食業などのピーク時は、電話に出られないことも多いです。用事があってもピーク時に電話をかけてくる就活生を良しと思いません。

飲食業以外でも、繁忙期などは時間が取れないことは多いです。朝から晩まで忙しいのも、日常茶飯事と考えましょう。電話をかけて良い時間帯は、企業によって異なるのです。

あなたが志望する企業の業種などを考慮し、わからない場合は面接などで確認しておくことをおすすめします。具体的な時間帯マナーは、以下の記事を熟読し、実際の対応する企業を考慮してみてください。

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マナー②｜敬語を徹底する

電話での会話は、日常会話と違い表情が見えません。近年ではテレビ電話もありますが、企業とやり取りするには表情の見えない電話を使用する機会の方が圧倒的に多いです。

日常会話であれば、表情だけでも意図が伝わります。しかし、電話では言葉遣いが表情として現れるのです。あなたが使用する敬語が丁寧であれば、丁寧な人と見られます。

逆に、雑な敬語を使用すれば雑な人になるのです。敬語の中には尊敬語や丁寧語、謙譲語があります。電話で使用できる敬語を押さえましょう。以下の記事も参考にされてみてください。

参考：就活生の電話マナー

マナー③｜会話速度を意識する

表情が見えないことから、会話速度を意識する必要もあります。電話の相手が年配の人であれば、速い会話が聞き取りづらい可能性もあるのです。

日常会話よりはゆっくり話すよう心がけましょう。遅すぎず速すぎず、適度な速度があります。友人などと電話するときに、会話速度を意識してみてください。

就職活動での電話では、会話内容よりも敬語と速度で印象が決まると言っても過言ではないのです。相手が聞き取りやすく、落ち着いて対応できる速度をマスターしましょう。

場面別｜企業への電話のポイントと注意点

企業への電話のポイントと注意点を、場面別に詳しく見ていきましょう。電話をかける場合や受ける場合など、場面によって意識するポイントは異なります。

場面別にポイントのみを述べていきますが、どんなときもメモは重要です。メモに何を書けばよいのか、どんな質問をすればよいのかわからない場合は、以下の記事も熟読されることをおすすめします。

相手が電話に出た場合に何を伝えれば良いかなど、状況に合わせて例文も含めて詳しく説明しています。

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電話をかける前

就職活動等で企業へ電話をかける際、上記のマナーを守った上でさらにできる人と見られるポイントがあります。ポイントとは、会話内容の明確さです。

言いたいことが何かを明確にし、相手が聞き取りやすく端的にまとめて述べる必要があるのです。明確に会話するためのポイントは、以下で詳しく述べます。

まず頭の中で会話を短く明確にする意識を持ちましょう。相手の時間をいただいていることを忘れず、必要な内容は理解してもらう必要があります。

ポイント

明確に会話するためには、メモを取る必要があります。電話をかける前に何を述べるのかをメモしておきましょう。例えば、企業へ訪問するアポイントを取りたいのであれば、以下のようにメモしてみてください。

• 〇日〇時にアポをとる
• 駄目なら〇日〇時
• 相手の都合を聞く

メモはご自身がわかる範囲で簡単に箇条書きで良いです。緊張していると何を話すかを忘れる場合は、箇条書きではなく文章で書いてから電話をかけても良いでしょう。

注意点

メモをとるときに注意するのは、メモ自体を時系列にすることです。上記の例であれば、自分の都合でアポイントをとります。自分の希望する時間を述べる必要があるのです。

しかし、相手の都合を聞いてから自分の希望時間を述べてしまうと、相手に不快な想いをさせる可能性が生まれます。メモを取る段階で、相手の気持ちを考えてみることをおすすめします。

電話をかけた後

電話をかけたら、会話をします。言いたいことを述べるばかりでなく、相手の発言も聞き漏らさない努力をしましょう。電話中に印象を良くするポイントは、言葉の繰り返しです。

人の聴力は、嗅覚や視力ほど優秀ではありません。1度聞いたから覚えているとは限らないのです。電話に出ている相手も同様なのです。大切なことは繰り返して確認するよう心がけます。

具体的なポイントを以下で解説します。

ポイント

復唱して確認するのは、社会人の必須行為です。電話番号を聞いたときに反復して確認するのは、常識ですらあります。また、相手の発言を繰り返すと心理的に受け入れられたと感じてもらえるのです。

例えば、アポイントを取る場合に自分の都合を述べると、相手が別の日時を提案してくる場合があります。確認のために「〇日の〇時でよろしいですね」と発言するよう心がけます。

重要な内容の場合には、聞いた直後と電話を切る前に確認すると良いでしょう。適度な間隔を置いて確認すると、丁寧な対応をしていると見られます。

注意点

繰り返しすぎたり、確認頻度が多すぎるとマイナス印象を与えます。繰り返してよい回数は、多くても2回です。3回以上確認すると、相手の発言を聞いていないと感じられるのです。

確認する頻度を少なくするには、電話をかけた場合でもメモを準備しておく必要があります。社会人が電話をする際には、メモを準備するのは必須行為と心がけておいてください。

必要な内容を簡単にメモし、会話が速くて書き留められなかった場合などは聞き返すようにするのです。確認作業を丁寧に行うだけで、あなたの印象は上がります。

企業から電話がかかってきた時

企業から電話がかかってくるのは、いつも突然です。どんなときも対応できなければいけません。企業から不要な電話がかかってくることはなく、必ずあなたに対する要件があるのです。

入社時に採用の場合に電話を受ける場合もあるでしょう。入社後に他企業から電話がかかってくる場合もあります。どんな内容の電話でも、瞬時に対応できる人の印象が高くなります。

企業から電話がかかってきた時、考えるべきポイントはメモを取ることです。

ポイント

あなたはいつもメモ用紙とペンを持ち歩く人でしょうか。優秀な人は、メモとペンを常に持ち歩いています。しかし、いくら社会人でも、全ての人が常にメモができる状態とは限りません。

メモとペンが無い状態で、どう記録するかを考えておきましょう。ご自身の考えられる記録方法で良いです。いつ企業から電話がかかってきても、対応できるだけの柔軟性が必要なのです。

頭で覚えようとするのではなく、書いて記録として残す癖をつけます。最も重要なポイントは、書いて記録する習慣なのです。

注意点

近年では、スマートフォンを使用して記録する人が増加しています。日常の出来事を記録したり、メモ機能を使用する人も少なくありません。

スマートフォンを使用する記録方法は、悪いものではありません。しかし、企業からの電話には一切対応できません。理由は述べるまでもなく、そのスマートフォンに電話がかかってきているからです。

スピーカー機能を使用するのは、社会人としてマナー違反です。あなたへの連絡を、外部の人に聞かれる可能性があるためです。機密事項でなくとも、あなたへの連絡はあなただけが受け取るべきです。

企業からの電話に折り返す時

企業から電話がかかってきても、出られない場合があります。出られなかったときは、必ず折り返すようにします。折り返しをしなければ、無視したのと同様です。

折り返すときのポイントは、スピードです。できる限り早く折り返すようにしましょう。通常、折り返しで印象を悪くしないためのスピードは、電話をもらってから1時間以内に折り返します。

意識をしていても気づかなかったり、状況により折り返せない場合もあるでしょう。以下では、1位時間以上経過した後に折り返すときのポイントを述べます。

ポイント

瞬時に折り返せる場合は、相手にどんな要件があったのかを伺いましょう。問題なく答えてくれるはずです。しかし、時間が経過した後で折り返すと、相手の要件が終了している場合があります。

1時間以上の時間が経過した場合、折り返して述べる第一声はお詫びです。遅くなったことを謝罪し、要件を伺いましょう。

大企業へ折り返す場合は、電話を取った相手にお詫びするだけでなく、担当者へも必ずお詫びします。さらに、次回から電話が出やすい時間帯を述べておくと、相手も理解しやすくなります。

注意点

社会人の電話では、折り返しとは当日中に行うものです。日が変わってしまってから電話をかけるのは、失礼なだけでなく仕事ができない印象を与えるだけです。

しかし、印象が悪くなるから折り返しをしないのは最悪と言えます。企業側の意図を踏まえ、折り返しの電話をする場合の方法や土日ならどうするかは以下の記事にも記載されています。

時間が経過した後でも、必ず折り返しをするために前もって準備することなどがあります。以下の記事を参考にすると、就活生が電話に対して焦る必要がない理由が理解できます。

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企業への電話で押さえておきたい敬語マナー3選

企業への電話では、敬語を使います。以下では、電話をかける際に意識しておきたい敬語マナーをまとめました。主に間違えやすい3種類の敬語を知っておき、正しく丁寧に言えるように練習しておくと良いです。

すいません

日常会話では、お詫びを述べる場合に使用する「すいません」という表現。電話では、相手はあなたより立場が上位である場合がほとんどです。

「すいません」ではなく、「申し訳ありません」を使用します。電話対応をする場合、敬語の中でも謙譲語を使用すると丁寧に聞こえるのです。

「すいません」は、仲の良い間柄の人物には使用できる場合があります。しかし、電話では常に相手が上位の立場であると意識する必要があると、意識を持つ必要があるのです。

～です・～ます

丁寧な表現として使用される「です・ます」に関しても、注意が必要です。例えば、あなたの名前を述べる場合があります。「〇〇です」と述べるのではなく、「〇〇と申します」と伝えます。

「です・ます」は、敬語の中では丁寧語になります。対して「申します」は謙譲語です。電話表現では、常に相手が上位であると意識すると、謙った表現である謙譲語が好ましいと理解できるでしょう。

相手の表情が見えない電話では、常に相手が上位である意識が重要なのです。敬語表現の中で、謙譲語を使用するよう心がけてください。

貴社

「貴社」は敬語表現です。手紙やメールなどで使用する場合は、間違いではありません。ですが、電話の場合は聞こえ方の問題が起こりやすいです。

「キシャ」と聞こえるため、何を意味しているかわかりづらいのです。「御社」を使いましょう。「オンシャ」と聞いて、別の意味を考える人は少ないです。

同様に、数字の「７」は「ナナ」と言います。「1」と誤解が無いようにするのです。相手の立場に立ち、聞きやすい表現を心がけるのが社会人であると心得ておきましょう。

まとめ

社会人の電話でのマナーをまとめました。あなたが電話をかけるだけでなく、企業から電話がかかってきた場合でも対応できるようにしましょう。

一時的に考えるのではなく、常に対応できるよう日頃から意識を高めて生活をする癖をつけるのが、社会人の基本だと心得ると良いでしょう。