就活関連の電話が掛かってきてすぐに出られず折り返しをするときは緊張します。今回は就活の電話を折り返す際の時間や言葉遣いに関するマナー、実際の話し方の流れを紹介しています。折り返しが苦手な方やタイミングがわからず翌日になってしまったと焦っている方なども活かしてみてください。

パターン別｜就活の電話に出れなかったら場合の折り返し方法

就活中に相手企業から電話があり、運悪く取れなかった場合は必ず折り返しをすべきです。しかし気づいた時間によってはタイミングも重要になるので、パターン別に紹介します。

基本｜なるべく当日中に折り返す

一番の基本は、当日中に折り返すことです。講義や他の企業のセミナーに参加していて電話が取れないことはよくあるでしょう。

日中であれば気づいたらすぐに折り返すことがベターです。後に詳しく解説しますが、電話をする準備や場所を整えてから折り返し電話をするようにしましょう。

気づいたのが夜（営業時間外）｜翌日の午前中までに折り返す

4～5月は内定や面接結果の関係でみなさん電話を気にしている状態が続いていると思います。万が一気づくのが遅れるとすれば、まだ選考の始まっていない3月以前でしょう。

その場合、企業側も学生はまだ他の講義やセミナー等の参加のために電話に出られない状況が続いていることはわかっているので、翌日に電話をすることになっても、企業側はあまり気にしていません。

むしろその段階から電話に出られなかったこと、折り返しが遅いことを非難してくる企業は、入社後も縛りや独自のマナーが多くて大変だと考えられます。

また、翌日以降に電話を持ち越してしまう場合は、折り返し電話が遅くなったことをきちんと謝罪しましょう。

翌日が土日｜月曜までに折り返す

電話に気づいたのが夜で、さらに次の日が土日である場合は月曜日に掛け直しても構いません。

多くの企業は土日休みですし、販売職など従業員は働いているように見えても人事部の属する本部は休みであることも多いものです。そのため、焦って土日にまで電話をする必要はありません。

折り返しを忘れた｜2日以上後になっても必ず折り返す

折り返しをすること自体を忘れて2日経ってしまっても、諦めたり恐れたりせずに折り返しの電話はするべきです。

その際、いつ頃の電話に対しての折り返しかを明確にしたうえで、電話を頂いたのにも関わらずすぐに掛け直しできなかったことを素直に謝罪し、なるべく良い印象を与えて電話をおけるようにしましょう。

「非通知」｜大人しく待つ

稀に非通知設定で電話をかけてくる企業もあります。その電話に出られなかった時は焦るかと思いますが、非通知にしている企業側の意図もあるはずです。

非通知に出られなかった場合、こちらから掛け直すことは不可能なので、おとなしく次の電話が来るタイミングを待ちましょう。企業側も用事があってかけてきているので、必ずもう一度かかってくるので安心してください。

【理由】就活の電話の折り返しが多少遅れても問題ない

就活に関する電話に出れなかっったといって、不採用になるのではないか、落ちるのではないかと過度に心配する必要はありません。その理由を以下で詳しく解説します。

3月以前｜大抵はイベントへの参加案内

3月以前の場合、大抵は企業説明会やセミナーへの参加案内の通知であることがほとんどです。また、時期的に出られない学生が多いことも企業は把握しています。

①出れない学生は大勢いる

3月以前であれば、まだまだバイトを続けていたり、講義や他のセミナーに参加している学生も大勢います。

その点は企業側も承知しており、1度の電話で繋がるとはあまり思っていません。むしろ折り返しを期待して着信を残しておこう位の感覚で掛けてきているのだと考えると良いでしょう。

②「勧誘」の側面が強い

この時期に掛かってくる電話の大半はイベントへの勧誘電話です。もちろん説明会やセミナーに参加することは、様々な面で就活に有利に働くので行って損はありません。

しかし、だからといって「今すぐ電話に出ないと内定へのチャンスが無くなるかも」や「すぐ出ないと印象が悪いのではないか」といった不安は捨てていただいて構いません。

選考が不利になることはあり得ませんし、折り返し電話をしたタイミングで用件を聞けば問題ありません。

4月以降｜選考結果の連絡である可能性が高い

4月以降の企業からの電話は選考結果に関する連絡である可能性が高くなってきます。そのため、折り返し電話をすることは必須ですが、以下の理由から多少遅れても問題ありません。

①「電話をもらう＝選考通過」であることが多い

企業にもよりますが、仮に不採用や選考落ちであればマイナビなどのメールを経由して送ってくる場合がほとんどです。

電話を直接もらうということは、選考通過である可能性が非常に高いといえます。そのため、多少折り返しが遅れても、選考通過と言う事実は変わらないので、焦らず落ち着いて電話が掛けられる状況で掛け直してください。

②業者に委託している企業もある

企業によっては選考結果の連絡を業者に委託している場合もあります。委託された業者は、企業から渡されたリストに沿って電話を掛けているので、業者側も繋がるまでこちらに掛けてきています。

そのため、掛け直しが遅れてしまって、先にまた企業から掛かってきてしまった場合も、必ずしも悪印象ではありませんし、きちんと挨拶をし、用件を聞くことができれば問題ありません。

就活で電話を折り返す前に確認すべきこと

就活中に電話を折り返す際、焦ってすぐに折り返すのは禁物です。しっかりと準備と環境を整えて掛け直しましょう。以下でポイントを解説します。

ポイント①留守電がないか確認する

着信を確認したら、次に確認すべきことは留守番電話が入っていないかです。留守電に用件の概要や、担当者の名前が入っていることも多くあるので、しっかりと確認しましょう。

さらに、留守電の内容によっては、折り返し自体不要とされている場合もあります。それを確認せずに折り返ししてしまうと、企業側からも「留守電を聞いてくれていないのかな？」と不信感を抱かせてしまうので要注意です。

ポイント②メールやSMSが来ていないか確認する

留守電だけではなくメールやSMSなども確認しておきましょう。企業によっては留守番ではなく、メールやSMSなどで再度連絡を取ってくる場合もあります。

メールやSMSは留守番電話よりも指示や内容が詳細に記載されている場合が多く、そのままメール等でやりとりをした方が良いケースもあります。メールで続けるか、折り返しの電話が必要か、あるいは返信不要かはメール内に記載されていることがほとんどですので、確認ミスのないように注意して下さい。

ポイント③すぐにメモできる態勢を整える

折り返す前に、筆記用具やスケジュール帳を手元に置いておきましょう。企業側から連絡があると言うことは、何かしら自分に伝えたい用件があるということです。

例として、次の説明会や選考の日程の案内であったり、それに関する持ち物等の連絡の可能性があります。電話を掛け直しているのに、メモを取るので少し待ってくださいと待たせてしまうとあまり良い印象にはなりません。

ポイント④静かで話しやすい場所を確保する

電話を掛ける際の環境選びも非常に重要です。人があふれた講義室や駅のホームなどでは、周囲のざわめきが大きく、電話越しに相手もうるさく感じます。

案外忘れがちなのが、電波状況の確認です。電話が繋がりにくい場所からかけてしまい、お互いの声が聞き取りづらいと、双方にとってストレスにもなります。もう一度改めて掛け直さないといけない状況にもなりえます。

ポイント⑤適切な時間帯に電話を掛ける

着信を確認したらすぐにでも掛け直したくなる気持ちはわかりますが、相手は仕事をしている人間です。電話を掛ける時間帯が、社会人として適切かしっかりと考えましょう。

例えば、始業直後は朝礼などをする企業もありますし、昼は担当者が休憩に行っている可能性もあります。さらに終業時刻ギリギリ前は仕事の締め作業で忙しいですし、終業時刻後はマナー違反です。

おすすめは、始業時刻の2時間後くらいか、終業時刻の2時間前くらいです。

就活で電話を折り返しする際の注意点

電話をする際に注意すべきポイントをまとめました。ぜひ参考にしてください。

①声のトーンに注意する

声のトーンは非常に重要です。大きすぎても小さすぎてもよくありません。また、自分の声は客観的に高めなのか低めなのかにも気を配りましょう。

電話越しでは実際に話すのとは違い、トーンによっては聞き取りづらい時があります。なるべく大きさや高さは普通くらいを意識して、滑舌よくはきはきとゆっくり話すことが大切です。

②言葉遣いに注意する

友達同士で会話するのとは違い、社会人になるために相手と話している自覚を持ちましょう。そのためきちんとした敬語や話し言葉が求められます。

つい使ってしまいがちなのが「〜でよろしかったでしょうか」などのバイト敬語です。「〜でよろしいでしょうか」など正しい敬語を使うよう意識してください。

ちなみに、よく使われる「〜になります」という言葉は何かが変化するときに使うことが正しいので、「〜です」で言い換えられる言葉には使いません。加えて二重敬語についても勉強しておいて損はないでしょう。

③担当者不在なら時間を決める

折り返した際に、担当者が不在であれば、企業側からもう一度掛け直してくれる場合が多くあります。その際は、確実に電話に出られる時間を相手に伝えましょう。

担当者にも都合があるため、いくつかの候補の時間を挙げて伝えることができればなお良いでしょう。そうすることで、次の電話にスムーズに繋げることができ、相手への負担を減らすことができます。

就活における折り返しの電話の手順・マナー

実際に折り返し電話をする時の進め方やマナーをを発言例と共にご紹介します。

①自分から名乗って折り返しの旨を伝える

折り返し電話をしたらすぐにこちらから名乗り、折り返しの用件を伝えましょう。

発言例

「お世話になっております。○○大学の佐藤と申しますが、先ほど○時ごろに御社の△△様よりお電話をいただきましたのでご連絡させていただきました。」

②相手側が担当者に取り次ぐ

相手側が担当者に取り次いでくれますので、その際も一言添えましょう。

発言例

「業務中お忙しいところ申し訳ございません。△△様はお手すきでしょうか。」

③改めて自己紹介と折り返しの旨を伝える

実際に担当者に繋がったら、もう一度自己紹介と折り返しの旨を伝えます。

発言例

「お忙しいところ失礼いたします。先ほど○時ごろにお電話をいただいておりました、○○大学の佐藤太郎と申します。電話に出ることができず申し訳ございませんでした。今ご都合はよろしいでしょうか。」

④本題に入る

相手の都合が良ければそのまま本題に入りましょう。

発言例

「先ほどのお電話のご用件を伺いたく、折り返しのお電話をさせていただいております。よろしければお聞かせ願えますでしょうか。」

⑤大事な部分は復唱する

相手が要件を伝えてきた際は、大切な部分は復唱して確認します。

発言例

「かしこまりました。次回面接は○日○時、場所は○○、で承知いたしました。」

⑥お礼を言って自分から切る

電話は最後に切る時までが重要です。基本的には相手が受話器を置くまでこちらからは通話終了をしないようにしましょう。

発言例

「本日はお忙しい中貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。次回の面接でも何かとご迷惑をおかけするとは思いますが、何卒よろしくお願いいたします。ありがとうございました。～失礼いたします。」

まとめ

就活関連の電話に折り返す際は、今回ご紹介したようなマナーを守れば何も怖いものはありません。

また、電話だけで選考の可否が決まることはほとんどないので、緊張しすぎずハキハキと話すことを意識することが大切です。この経験は社会人になってからも活かせることも多いので、ぜひ自分のものにしてください。