学生でも社会人でも、体調不良がよんどころない事情によって、授業や会議などを欠席せざるを得ない時があります。そして、それをメールで伝えることも多いです。その場合、相手に失礼にならないように連絡をしなければなりません。そこで今回は、欠席を伝えるメールを送るポイントについて解説します。

欠席を伝えるメールのポイント

欠席連絡を電話で伝えにくいかからと、メールで知らせる人も少なくないようです。しかし欠席メールは、書き方を間違うと相手を不快にさせたり、真意が伝わらない可能性があるので注意が必要です。ここでは、欠席を伝えるメールのポイントについて説明します。

①明確に断る

1つめは、明確に断ることです。相手が上司や先生といった目上の人だと、断りにくいと感じるかもしれません。しかし、出席するのか欠席するのかは、相手にわかるようにしっかり伝える必要があります。

例文については後述しますが、「欠席させていただきます」という意思をきちんと書くのがポイントです。言葉を濁したり、「できたら出席します」という曖昧な表現にしないよう意識しましょう。

②感謝の意を伝える

2つめは、感謝の意をきちんと伝えることです。出欠確認をしてくれる時点で、相手はあなたを誘おうとして、時間や労力をかけてくれています。その気持ちに対する感謝の気持ちを伝えるのは、人としてのマナーです。

感謝の気持ちに加えて、お詫びの言葉を添えると、より丁寧な印象になります。その点を意識しましょう。

③クッション言葉を活用する

3つめは、クッション言葉を活用することです。クッション言葉とは、誰かに依頼や反論、お断りをする時などに、文章の前に入れて使う言葉をさします。断る際に使用するクッション言葉には、以下のものがあります。

• 大変恐縮ですが
• 生憎ですが
• せっかくですが
• ご意向に添えず
• 申し訳ありませんが
• 心苦しいのですが

こうした言葉を用いつつ、断りの文言の表現も柔らかくすることで、相手も好意的に受け止めてくれます。

状況別｜欠席を伝える例文3選

欠席のメールを作成する際のポイントは理解できても、すぐにその通りに文章がつくれるかというと、そうではない人の方が多いことでしょう。ビジネスメールの場合は特に、慣れるまでは定型文に則って書く方が無難です。

ここでは、状況別に欠席を伝える例文を3つ、紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

①会議

件名：00日 □□の会議について
△△様、お疲れ様です。○○部の■■です。
先日は□□の会議について丁寧なご案内をいただきまして、
ありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、出席させていただくべく、
スケジュールの調整しておりましたところ、急遽出張が入り、
出席できなくなってしまいました。
せっかくお声がけいただきましたのに、大変申し訳ございません。
ご迷惑をお掛けし恐縮なのですが、私が戻りましたら、
改めて会議内容をお教えいただければ幸いです。
勝手なこととは思いますが、よろしくお願いいたします。
この度は大変申し訳ございませんでした。
取り急ぎご報告させていただきます。

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これは会議の欠席について、社内の人に連絡するメールの例文です。会議について知らせてくれたお礼に始まり、欠席する理由を明確に述べています。

そして出張から戻ったら、会議内容について教えてほしいという前向きな気持ちと、お詫びの言葉が綴られています。この2点を意識して、返信メールを作成しましょう。

②食事会

件名：お誘いいただいた00日の食事会について
○○株式会社△△部 □□様
いつもお世話になっております。株式会社●● ▲▲部の■■です。
この度は食事会のお誘いをいただきまして、ありがとうございました。
しかしながら勝手なことと存じ上げますが、今回はどうしても出席できかねます。
せっかくのお誘いにも関わらず、大変申し訳ございません。
今後このような機会がございましたら、その際はぜひ出席させていただきたいと存じます。
またお誘いいただけること、心よりお待ちしております。
メールでの連絡で大変恐縮ですが、ご盛会を心よりお祈りさせていただきます。
取り急ぎ、お詫びと連絡を申し上げます。
今後とも、よろしくお願いいたします。

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これは、社外の方からの誘いを断るメールです。欠席の理由が体調不良や不祝儀だった場合は、あえて理由を伝える必要はありません。

自分は参加できなくても食事会が盛況であってほしい、事情が許せば出席したかったという気持ちをにおわせるコメントを添えるのがポイントです。

③ゼミ・授業

件名：「来週水曜3限のゼミを欠席します（4年○○）」
△△先生
いつもお世話になっております。
□□学部□□学科4年の○○と申します。
来週水曜3限のゼミについてですが、就職試験のため欠席させていただきます。
申し訳ございませんが、よろしくお願いします。
□□学部□□学科4年　学籍番号00000
○○
メールアドレス :　******

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これは、就活中の学生がゼミを欠席する際の例文メールです。もちろん、授業を欠席する場合にも使えます。

欠席の理由を「38℃の高熱」「腹痛で病院に行くため」と変えれば、就活以外の理由でも使える文面です。ポイントは署名欄で、必ず学籍番号を入れるようにしてください。

その他のビジネスメールのマナー3選

ビジネスメールには、守るべきルールが複数あります。それがきちんとできないと、社会人基礎力がないと思われてしまいます。ここでは覚えておくべき、その他のビジネスメールのマナーを3つ、紹介します。

①返信メールは「Re:」を残す

1つめは、メールを返信する際の件名に「Re:」を残すことです。「Re:」を残すことで、相手からのメールに返信していることが伝わります。その際に気をつけるべきポイントは、以下の通りです。

• 件名に相手の社名や氏名が書いてある場合も、そのまま残す
• 何度もやりとりが続く場合は「Re:」を消して、①②③などの数字で代用するのはOK

このポイントを活用できると、相手にマナーがある人と思ってもらえるはずです。

②返信メールで全文引用は避ける

2つめは、返信メールでの全文引用は避けることです。ビジネスメールでは、相手からきた質問に対して回答する機会が多く、わかりやすくするために「>」などの引用符をつけて文面をコピーしたうえで、返信することは珍しくありません。

その際にメールの全文を引用すると、長すぎてわかりにくくなってしまいます。そのため、やりとりで必要な部分だけを引用して回答するという、配慮が不可欠です。

③返信メールはできるだけ早くする

3つめは、返信メールはできるだけ早く返すことです。特に重要な問い合わせに対しては、迅速に対応する必要があります。可能であれば、ビジネスメースは即返信したいところです。それが、「仕事が早い人」という評価につながるからです。

問い合わせについて即答できない場合でも、メールを受け取ったことを知らせる返信はしておきたいところです。「かしこまりました」「今出先におりますので、戻り次第、対応させていただきます」など、一言でも返す習慣をつけましょう。

まとめ

今回は、欠席を伝えるメールを送るポイントについて、例文を交えて解説しました。

ビジネスメールを正しく書けるようになるためには、学生時代から意識して練習しておくことが大事です。社会人でも学生でも、欠席メールの返信方法は変わりません。相手に対する気遣いを文面に表せるよう、日ごろから意識して文章を作成し、習慣化を目指すことをおすすめします。