就活や転職では、社会人に適したメールアドレスを用意することが推奨されます。学校や携帯で使用しているメールアドレスを変更することもできますが、間違えたら問題となります。本記事では、まず就活メールアドレスの推奨理由とドメインをご紹介します。続いて、就活メールアドレスでOKな例とNGな例もお伝えします。

就活専用のメールアドレスは作った方が良い

就活でも、今まで利用していたアドレスを使う人がいますが、就活用にメールアドレスを新たに設定しておくことが推奨されます。

本見出しでは、就活メールアドレスを作っておいた方が良い理由を2つご紹介します。就活メールアドレスを作るのが面倒と感じる方は、再度ご検討を下さい。

理由①｜メールの管理が楽

1つ目の理由は、メールの管理が楽になるためです。就職活動では、主に以下のようなメールをおよそ6カ月から9カ月ほどすることになるため大きな負担となります。

• 企業説明会への申し込み確認メール
• 書類選考を突破した企業から、選考日程調整のためのメール
• 内定を受領した企業との、入社調整メール

普段からメールを使っている学生であっても、膨大な数の就活メールを他のメールと並行して処理するのは難しいですが、就活メールアドレスがあれば圧倒的に楽になります。

理由②｜重要なメールの見落としが防止できる

2つ目の理由は、重要なメールの見落としが防止できるためです。就活では、予期せぬ事態で重要なメールを見落としてしまい、内定機会を失ってしまうことが懸念されます。

• 会社説明会や選考会など、日時変更のメールを見落とす
• 採用担当者から送られた入社に向けた書類提出に関するメールを見落とす

就活メールアドレスを別に設定しておくと、不足の事態でもメールを見落とす可能性が低くなるので、数カ月から1年弱をかけて取り組んできた苦労が無駄になる懸念が払拭されます。

就活でおすすめのメールアドレス

前述の見出しでは、就活メールアドレスを作っておくべき理由をご紹介しましたが、どのようなドメインのメールアドレスを使用すべきか気になる方もいらっしゃると思います。

以下では、就活メールアドレスを設定する際にどのドメインを使うべきかという3つのポイントをご紹介します。メールアドレスを設定される方はご参照下さい。

①学校・大学指定のメールアドレス

1つ目は、学校・大学指定のメールアドレスです。多くの大学では、入学と共に学部事務室からの連絡網としてGmailなどのドメインで指定メールアドレスを作成します。

• 就職活動を大学生活の一部と位置付ける
• 企業の人事担当が印象付けられるように配慮する

学校・大学指定のメールアドレスを使用すると、学校内にいる際でも就職活動がしやすくなるだけでなく、企業の採用担当者へも若干の配慮をする効果が期待されます。

②GmailやYahoo等のフリーアドレス

2つ目は、GmailやYahoo等のフリーメールアドレスです。GoogleやYahooでは、個人情報と連絡先を入力することでフリーアドレスを入手することができます。

• 世界的にも大企業のため、使いやすく通信トラブルも解決されやすい
• 企業の採用担当者も、馴染みがあるので学生の個人情報登録をしやすい

ごく稀に、ほとんど知られていないドメインのメールアドレスを利用する人もいますが、上述の理由からGmailやYahooのフリーメールアドレスがより良いと考えられます。

③携帯キャリアのメールアドレスは避けた方が良い

3つ目は、携帯キャリアのメールアドレスは避けた方が良いことです。携帯キャリアのメールアドレスとはドコモ、auやソフトバンクが提供しているメールアドレスです。

• 携帯会社の回線トラブルが生じた際に、就職活動も大打撃を受ける
• 採用担当者がメールアドレス末尾のドメイン名を誤って登録する可能性がある

携帯キャリアでは、以上のような懸念が想定されるので仮にフリーのメールを使用することができるとしても、できる限り避けることが賢明であると考えられます。

就活に適したメールアドレスの特徴・OK例

前述の見出しでは、就活メールアドレスに使用すべきドメインについてご紹介しましたが、具体的にどのようなメールアドレスとすべきか知りたい方もいらっしゃると思います。

本見出しでは、就活に適したメールアドレスの特徴・OK例を2つご紹介しますので、以下を参考にして作成をしてみてはいかがでしょうか。

特徴①｜名前が入っている

1つ目の特徴は、就活メールアドレスに名前が入っていることです。名前をメールアドレスにいれることで、受け手側は誰からメールが送られてきたのかを瞬時に把握できます。

多くの企業でも、苗字か名前のどちらかをイニシャルとして、もう片方を就活メールアドレスに入れて設定することが一般的であり、社会人では一般的であるとも言えます。

こちらでは、就活メールアドレスに名前が入っているOK例を2つご紹介します。

• Yamadataro0425@gmail.com
• T.ayako1995@yahoo.co.jp

メールアドレスの作成においては、大文字小文字だけでなく数字や記号を含める指定がされるので、名前と混合しないように分離して就活メールアドレスを作ると良いでしょう。

特徴②｜長さが覚えやすい

2つ目の特徴は、就活メールアドレスの長さが覚えやすいことです。理想的なメールアドレスの長さとしては、およそ20文字～25文字前後の長さだと考えられます。

よりセキュリティレベルを上げようとして、メールアドレスの長さを40文字～50文字などにしてしまうと間違ったり忘れてしまうことが考えられるのでやめましょう。

こちらでは、就活メールアドレスの長さが覚えやすいOK例を2つご紹介します。

• Tokyo_universityS.R@gmail.com
• yamamotonao_Keio0401@yahoo.co.jp

例えば、自分の名前と大学名を含めて適切な文字数とすれば、覚えやすい就活メールアドレスを作成することが可能です。

就活に不適切なメールアドレスの特徴・NG例

前述の見出しでは、就活メールアドレスでOK例を2つご紹介しましたが、反対にNG例も知っておきたいと感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本見出しでは、就活に不適切なメールアドレスの特徴・NG例をご紹介しますので、ご自身のメールアドレスが該当していないかご確認下さい。

特徴①｜文字数がランダム

GoogleやYahooでは、ドメインの末尾である「gmail.com」や「yahoo.co.jp」以外の最低文字数を設定していますが、文字数をランダムに決めることは避けましょう。

以下は、文字数がランダムでNGである就活メールアドレスの例です。

• tanakayuuya199507309734935356354@gmail.com
• Y.A.1990@gmail.com

前者は、名前の後の数字が異常に長く、反対に後者はイニシャルと4桁のみで最低文字数しかないので、就活メールアドレスには不適切だと考えられます。

特徴②｜プライベート色が強い

プライベート色とは、自分の趣味や個人情報など第三者に知られるべきでない情報が含まれているという意味です。

好きなゲームや漫画などは、企業側に知らせる必要性は無く、万が一メールアドレスが流失した時のことも考えて、住所や口座番号なども避けることが推奨されます。

以下は、プライベート色が強いため就活メールアドレスには適さない例です。

• IloveXXX_YYY@gmail.com
• TokyotoyokohamashiZZZ@yahoo.co.p

自分の好きな趣味をメールアドレスに入れたり、住所など個人情報が特定されることは避けるように心がけましょう。

特徴③｜記号が多い

3つ目の特徴は、記号が多いメールアドレスです。記号とは、アットマークやアンダーバーなど、ローマ字や数字以外でメールアドレスに含めることが必要なものです。

記号が多すぎることで、メールアドレスを記入する時に間違えてしまったり、受信者も同様に登録を正しくできないといった状況になりうることが考えられます。

以下は、記号が多いので就活のメールアドレスとしてはNGな例です。

• spring8763_@$#%&season_#%$@gmail.com
• S_U_M_M_E_R%#$%@yahoo.co.jp

これらのメールアドレスは、ローマ字とアルファベット以外の記号が多すぎといえるので、数を減らしたメールアドレスに変える必要があります。

特徴④｜電話番号や暗証番号が記載されている

4つ目の特徴は、電話番号や暗証番号が記載されているメールアドレスです。メールアドレスの中に番号を追加する場合、つい馴染みのある番号を使いがちですが芳しくありません。

特に電話番号や暗証番号は、悪用されてしまうと困る数字であるため、断片的であっても就活用のメールアドレスに含めることは避けることが推奨されます。

以下は、電話番号や暗証番号が含まれているNGなメールアドレス例です。

• 08036584629yutaito@gmail.com
• tanaka0739kenta@yahoo.co.jp

自分では意図していなくても、メールアドレスを作っている時に手ごろな数字が浮かばず、電話番号や暗証番号を使用してしまうことがあるので気を付けましょう。

就活のメールアドレスは同じものを使い続けるべき

上述の見出しでは、就活メールアドレスで不適切なNG例をご紹介しましたが、就活での注意点として一貫して同じメールアドレスを使用することが挙げられます。

本見出しでは、就活用のメールアドレスはなるべく一貫したものを使うべき理由と、変更背あるを得ない場合の注意点をそれぞれご紹介します。

同じメールアドレスを使うべき理由

就活中、同じメールアドレスを使うべき理由としては、以下の2つが挙げられます。

• メールアドレスの変更により、企業からの就活情報を見落とさないようにするため
• メールアドレスの変更により、企業の採用担当者が送信先を間違えないようにするため

就職活動は、大きく分けると以下の採用プロセスに分かれますが、メールアドレスは選考を進める中でのライフラインとして機能します。

• エントリー・個人情報登録
• 会社説明・書類選考
• Webテスト・筆記試験
• 面接

メールアドレスを変更すると、これらの過程の進行に影響することが懸念されます。

就活のメールアドレスは変更も可能

就職活動においては、同じメールアドレスを使用し続けることが推奨されますが、どうしても変更せざるを得ないという方もいらっしゃると思います。

本見出しでは、就活の途中でメールアドレスを変更せざるを得ない場合の注意点を4つご紹介します。

注意点①｜変更する前のメールアドレスで変更の旨を連絡

1つ目の注意点は、変更する前のメールアドレスで変更の旨を連絡することです。メールアドレスが変更になった場合、相手側は変更を受け取らないと変更したかわかりません。

メールがスムーズに送れていると思っていても、実際にはエラーでメールがクラウド上を彷徨ってしまうこともあるので、必ず変更連絡を元のアドレスからしましょう。

注意点②｜メールに電話番号を記載

2つ目の注意点は、メールに電話番号を記載することです。メールでは、氏名の他に緊急連絡先として電話番号を併記することが推奨されます。

• メールでの応対要請に対して、何のアクションも取られなかった時
• メールの送り主が、エラーメッセージを受け取っていた時

例えば、以上のような状態に陥った場合でも就活のメールアドレスに電話番号を記載しておけば、企業の採用担当者は対処方法を相談することができるのです。

注意点③｜新旧両方のメールアドレスを記載

3つ目の注意点は、新旧両方のメールアドレスを記載することです。新旧両方のメールアドレスとは、変更前のアドレスと変更後のメールアドレスを指します。

新旧両方のメールアドレスを記載する理由は、変更連絡を受けた人事担当者が必要な登録手続きをしやすいようにするためであり、学生としてのマナーともいえます。

注意点④｜新旧両方のメールアドレスの使用期間を明記

4つ目の注意点は、新旧両方のメールアドレスの使用期間を明記することです。メールアドレスを変更する場合、事前に変更する時期を通知しておくことがより良いと言えます。

変更通知を受けても、すぐに登録の変更ができるわけではないので、あらかじめ使用期間がわかっていればそれに合わせてどのメールアドレスへ送るのかの判断にも役立ちます。

就活用のメールアドレスを作成した後にしておくべきこと

就活メールアドレスの設定が終わった方は、実際に就活で使用するために行っておくべき事がいくつかありますので、3つのポイントをご紹介します。

①スマホ・パソコンと同期する

1つ目は、スマホ・パソコンと同期することです。スマホ・パソコンと同期するとは、どちらの機械を使用していても、就活メールを確認できるようにするということです。

• 場所や時間帯を選ばずに、必要な時に就活メールを利用することができる
• スマホかパソコンのどちらかが壊れてしまっても、バックアップツールがある

就活メールの設定をしても、日々の生活でスムーズに使用できなければ意味が無いので、最低でもスマホ・パソコンと同期する状態にまではしておきましょう。

②署名を設定する

2つ目は、署名を設定することです。署名とは、メールの末尾にあらかじめ設定しておいた文章や情報が自動的に追加されて送られる設定のことです。

• メールに署名を入れておくべき理由
• 学生が含めるべき署名の内容
• メールの末尾に署名する際のポイント

以下の記事では、メールの署名をどう書くべきか悩む学生の皆様に対して、上述のポイントを中心としてご紹介をしていますので、ぜひご参照下さい。

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③差出人名を設定する

3つ目は、差出人名を設定することです。差出人名の設定とは、誰からメールが送信されたのかを受信者がわかるように登録をすることです。

• よりスムーズに、トラブルなく就職活動を進めることができる
• 企業の人事担当者からみて、他の学生よりも印象が良くなる

設定方法がわからない方は、GoogleやYahooの検索画面において「差出人名 設定」と入力をすれば、手順が表示されますので合わせて行っておくことが推奨されます。

その他のメールに関する疑問

最後に、無事に面接が終わり応募先企業から内定を受け取れた際に、メールに関連して覚えておくべきポイントをご紹介します。

• 面接のお礼メールの必要性と構成の注意点
• 内定先からのメールに対する返信方法と具体例

就職活動では、面接の前後や内定後に人事担当者とメールでやりとりをする機会が多くあります。

こちらの記事では、そのような場合に失礼が無いよう返信ができるようになるため、上述のようなポイントを中心に解説をしてますので合わせてご参照下さい。

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まとめ

就活メールアドレスは、GmailやYahooのドメインにおいて名前を含む適切な字数で新たに作成することが良いとわかりました。

具体的なOK例とNG例もご紹介しましたので、これらを参考に就活中から就活後まで一貫して用いて、内定後も入社までスムーズにやり取りができるようにすると良いでしょう。