就活や転職では、面接に関する内容や面接通過のメールが届きますが、質問やお礼はメールで行うべきでしょうか。面接と言っても、一次面接や二次面接に分かれるのでメールの返信で悩む人は多いと考えられます。本記事では、二次面接のメールへ返信する際のマナー、構成や例文などをご紹介します。

二次面接の案内メールには返信すべきか

二次面接では、案内のメールや結果の通知メールなどが想定されますが、これらのメールに返信すべきか否かで悩む人は多いと考えられます。

本見出しでは、二次面接の案内メールには返信すべきかという点に関して、2つのケースを紹介するので状況に応じてご参照下さい。

返信すべきケース｜人事が個別にメールをしている

1つ目は、返信すべきケースです。二次面接のメールで、人事が個別にメールしている際には返信すべきケースだと考えられます。

• 既に終わった面接のフィードバック
• 次の面接の日程や持ち物などの準備に関して

例えば、以上のような内容で人事が個別にメールをしてくることが想定されます。返信をしないと選考に影響することが懸念されるので、必ず返信をするよう気を付けましょう。

返信不要なケース｜大企業で一斉送信している

2つ目は、返信不要なケースです。二次面接のメールでも、大企業で一斉送信している際には返信不要なケースだと考えられます。

• 既に出席した会社説明会や座談会などの案内
• その企業が主催しているセミナーや講演会の通知

このように、大手企業であれば業務効率を高めるために、送り先をBCCとしてメールを一斉送信することもありますので、その場合には返信をする必要性はありません。

二次面接の案内メールへの返信で気をつけるべきマナー

二次面接の案内メールには、返信が必要な場合と必要ない場合があるとわかりましたが、どのような点に気を付けるべきなのでしょうか。

以下では、二次面接の案内メールへの返信で気をつけるべきマナーを6つご紹介しますので、失礼の無いように気を付けて返信をしましょう。

①なるべく早めに返信する

1つ目のマナーは、なるべき早めに返信することです。ビジネスにおいて、メールの返信も含めて対応に数日から1週間もかけることは好ましくないと考えられます。

就活中は、朝から晩までできるだけ空いてる時間はメールを確認し、重要性に応じて優先度の高いメールから出来るだけ早く返信することを徹底しましょう。

②要件のみを簡潔に伝える

2つ目のマナーは、要件のみを簡潔に伝えることです。企業の人事担当者は、数百人から数千人もの候補学生を相手にするので、1人にかけられる時間は極めて限られています。

二次面接の案内メールへ返信をする際には、回りくどい表現や不必要な話題を含めることなく、要件のみをできるだけ短く伝えることを心がけましょう。

③相手からの本文を残して返信する

3つ目のマナーは、相手からの本文を残して返信をすることです。メールの返信ボタンをクリックした場合、本文を消せる状態になりますが残すことが適切だと考えられます。

相手からの本文を残しておくことで、返信を受け取った際にどのような話題の話をしていたかや、何についての返信かをすぐに把握することができるからです。

④「To」「Cc」「Bcc」を使い分ける

4つ目のマナーは、「To」、「Cc」、「BCC」を使い分けることです。これらの3つは、それぞれ以下の目的で利用されています。

• To: メールの宛名として、受け取るべき人（たち）
• Cc: メールに関係する人や、同じグループで参照すべき人（たち）
• Bcc: メールに直接のかかわりは無いが、内容を秘かに知らせたい人（たち）

メールアドレスをこれらの3つに記入する際には、誤って異なる人を選択したり「Cc」の人を「Bcc」に入れてしまうということなどが無いよう、注意をしましょう。

⑤学生言葉に気をつける

5つ目のマナーは、学生言葉に気を付けることです。学生言葉とは、大学の同期同士や先輩後輩などラフな関係で日常的に使用している言葉と言えます。

• 了解しました→承知しました
• 大丈夫です→問題ございません

例えば、よくある学生言葉の例として以上が挙げられますが、それぞれ正しい敬語を理解しておくことで不用意な間違いを回避することが可能となります。

⑥その他のメールで意識すべきマナー

6つ目のマナーは、その他のメールで意識すべきことです。上述の5つ以外で、気を付けるべきマナーとしては以下が挙げられます。

• 送り先の間違いをしない
• 慌てて文章を打って誤字脱字だらけにしない

どちらも極めて基本的なマナーだと言えますが、就活のメールに限らずビジネスにおいても頻繁に行ってしまうことだと考えられますので、特に注意をすると良いでしょう。

日程調整を依頼するなら候補日や不可能な日程をメールで提示する

前述の見出しでは、二次面接のメールへ返信する際のマナーをご紹介しましたが、日程調整などで効率的な方法を知りたいと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

• 自分自身が、対応可能な候補日時を2～3つほど提示する
• 他の用事などで、スケジュール調整ができない日時を全て提示する

このように、日時調整を依頼するなら候補日や不可能な日程をメールで提示することで、調整依頼をするよりも手間を省いて1度で終わらせることが期待されます。

二次面接の案内メールに返信する際の構成

面接の日程調整では、メールでの依頼が必要だとわかりましたが、その構成をどうすべきかと悩む方もいらっしゃると思います。

以下では、二次面接の案内メールに返信する際の構成をポイントごとにご紹介致します。

件名

1つ目のポイントは、件名です。件名とは、メール全体の内容を要約した内容であり、受け手が一番初めに見るものであるため、明確さが求められます。

• 二次面接の日程調整に対する回答
• 二次面接の日程調整のお願い

件名を書く際には、メール全体を通して「要するに何を伝えたいのか」ということをよく考えて、できるだけ不要な情報や修飾文は取り除くことを徹底しましょう。

宛名

2つ目のポイントは、宛名です。宛名とは、メールを送信する送り先の人です。宛名を記入する際には、メールアドレスと何度も見比べて打ち間違いがないかを確認しましょう。

また、何度かやり取りをするうちにメールの宛名の1文字目を打ち込むことで、自動的に候補が出てくるようになりますが、違う人をToやCCに入れていないか確認は必ずしましょう。

本文（挨拶）

3つ目のポイントは、本文（挨拶）です。本文（挨拶）とは、メールの文章の冒頭部分に当たる内容であり、これまでの選考に対するお礼や季節の挨拶などを添えることが一般的です。

• お世話になっております。
• 先日は、御社の会社説明会並びに1次選考にてご対応頂きありがとうございました。

このように、本文（挨拶）を書く際には長くても2、3行以内で収まる内容が適切だと考えられるので、不用意に冗長な挨拶文を記載しないように心がけましょう。

本文（日程の了承・調整依頼）

4つ目のポイントは、本文（日程の了承・調整依頼）です。本文（日程の了承・調整依頼）とは、面接の候補日時を決定したり候補日時の提示を依頼することを指します。

• 日程の了承: ご提案頂きました3月26日（火）の二次面接に関して承知致しました。
• 調整依頼: 二次面接の日程ですが、候補日時を2、3頂けますでしょうか？

就活では、敬語を意識するあまりわかりにくい文章となりがちなので、端的に要点をまとめることを意識して日程の了承・調整依頼をするようにすると良いでしょう。

署名

5つ目のポイントは、署名です。署名とは、メールを送る際に文章の一番下に自動的に追記される文章であり、以下の内容を含むことが推奨されます。

• 氏名
• 住所
• 電話番号

これらの他にも、好みによって「敬具」を追記することもあります。また、以下はメールで署名を書く際の方法や注意点をご紹介していますので、合わせてご一読ください。

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二次面接の案内メールに返信する際の例文

本見出しでは、二次面接の案内メールに返信する際の例文を2つご紹介します。メール内容に応じて、適切に返信ができるようご参照下さい。

①提示された日程に同意する場合の例文

1つ目の例文は、提示された日程に同意する場合の例文です。

お世話になっております。
この度は、二次面接の日程調整とご連絡を頂きありがとうございます。ご提案頂きました日時候補の中から、4月4日（火）でお願いできればと考えております。
どうぞ宜しくお願い致します。

以上の文では、提示された候補日時の中から1つを選択して、同意をしています。回答の差異には、日時と曜日を併記することで互いの誤解を最小限にしつつ同意ができます。

②日程の調整を依頼する場合の例文

2つ目の例文は、日程の調整を依頼する場合の例文です。

お世話になっております。

二次面接のご案内メールを頂きありがとうございます。本日は、その面接日程の調整をお願いしたくご連絡差し上げました。誠に恐れ入りますが、以下日程の中からご調整をお願いできますでしょうか？

第一候補: 5月2日（月）
第二候補: 5月3日（火）
第三候補: 5月5日（木）

仮に上記のスケジュールがいずれもご都合にそぐわない場合には、代替の候補日程を2、3頂ければと考えておりますので、宜しくお願い致します。

以上の文では、こちらから候補日時を提示しつつも最悪のケースとして、相手側に代替スケジュールの提示も依頼しており、よりスムーズなスケジュール調整が期待されます。

二次面接のメールの返信に関する疑問

本見出しでは、この記事の締めくくりとしてえします。二次面接のメールに返信に関する2つの疑問へお応えしますので返信でお困りの方は、以下をご参照下さい。

二次面接の案内メールの返信の返信がきたら返信すべきか

1つ目の疑問は、二次面接の案内メールの返信の返信が来たら、返信すべきかというものです。人事担当の中には、学生への対応でも丁寧に返信を続ける人がいます。

ご連絡頂きました内容に関して、承知しました。当日は宜しくお願い致します。

例えば、以上のようにごく簡単な返信内容でも行っておくことで、印象は格段に良くなりますので忘れずにメールをしておくと良いでしょう。

二次面接後のお礼メールは必要か

2つ目の疑問は、二次面接後のお礼メールは必要かというものです。就活の選考では、1つ1つの選考過程で都度お礼メールを送る必要性はありませんが、状況に応じてともいえます。

• 面接のお礼のメールの構成と注意点
• 面接のお礼のメールの書き方例
• 面接のお礼のメールを送る際に焦ること

こちらの記事では、面接のお礼のメールに関する理解を深めて頂くため、上述のようなポイントを中心に解説をしています。お礼メールを送る機会がある方は、ぜひご参照下さい。

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まとめ

二次面接では、メールの返信をする際に注意すべきマナーと構成があることがわかりましたが、日程調整などにおいては1回でやり取りが終わるように工夫すべきでした。

また、実際に二次面接のメールに返信する際の例文と、疑問点に関しても解説致しましたので、返信する機会のある方はこれらを参考にご準備を進めて下さい。