採用通知を送る方法は、企業によって異なります。内定者に対しては、電話かメールでくるのが一般的です。いずれにせよ、届いた採用通知に対して返信すべきかどうか、悩む就活生が多いことに変わりはありません。そこで今回は、採用通知には返信すべきなのか、気をつけるポイントについて解説します。

採用通知への返信はすべきか

企業から採用通知が届いたら、電話であれメールであれ、返信すべきです。電話での連絡で内定を承諾した場合、返信不要と考える就活生もいるようですが、それは違います。感謝の気持ちをメールにしたため、返信する必要があります。

そして、採用通知を送ってくれた企業が、本命とも限りません。内定を辞退しようと考えている企業の場合は、より早く返信するのがマナーです。必ず返信は入れましょう。

採用通知への返信で気を付けるべきこと

企業から届いた採用通知に返信する際は、マナーを守ることが何より重要です。それを実践するうえで、守るべきマナーについて理解しておく必要があります。ここでは、採用通知への返信で気を付けるべきことを3つ、紹介します。

24時間以内が基本

1つめは、返信は24時間以内にするのが基本と覚え、必ず実践することです。原則的には、採用通知が届いたその日中に返信するのがベストです。しかし諸事情によってそれがかなわないケースもあるので、どんなに遅くても24時間以内に返信することをマストとしてください。

採用通知を送ったのに、承諾の返答が数日後になった応募者に対し、採用担当者はルーズな印象を持ってしまいます。それが配属や職種に影響する可能性があるので、いち早く対応しましょう。

簡潔な文章を心掛ける

2つめは、返信は簡潔な文章で書くことを心掛けることです。採用通知への返信は、「内定を承諾する」「内定を辞退する」「結論を出すまで時間をくれるようにお願いする」の3つしかありません。どの返答であっても、採用担当者がすぐにわかる文面にする必要があります。

どの返答であっても、採用通知が届いたことへのお礼を、文頭で伝えるのがマナーです。文面が長くなりすぎないよう、十分に配慮しましょう。

誤字脱字がないようにする

3つめは、誤字脱字がないようにすることです。本命企業から採用通知が届いて返信する場合、喜びに任せて勢いで返信メールを作成し送信してしまう就活生も珍しくありません。しかし、そのメールが誤字脱字だらけだと、採用担当者の評価を下げることにつながります。

内定承諾の連絡をする際に文章を読み返していない、あるいは誤字脱字に気づかない応募者に対し、入社後もケアレスミスが多いだろうという印象を抱いてしまうからです。必ず推敲してから、返信するようにしましょう。

採用通知への返信例

採用通知に対する返信は、3つに分かれることは前述しました。そして、どの選択をするかによって、返信の内容が変わります。ここでは採用通知への返信例を3つ、紹介します。

内定を承諾する場合

1つめは、内定を承諾する場合です。内定連絡のお礼をしたためた後、以下のように記載するのが基本です。

• 内定をお受けいたしますことを、ご返信申し上げます
• 貴社からの内定をお受けしたく思います

内定を承諾する意思があることを、簡潔に伝えるのがベストです。中には、面接の際のエピソードなどを盛り込む就活生もいますが、採用担当者が欲しいのは結論です。冗長にならないよう、気をつけましょう。

内定を辞退する場合

2つめは、内定を辞退する場合です。内定連絡のお礼をしたためた後、以下のように記載するのが基本です。

• このような光栄な通知をいただき誠に恐縮なのですが、一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡差し上げました
• 誠に恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました

そして内定を辞退する場合は、辞退の意思を伝える文章に続き、「貴重なお時間をいただいたにも関わらず、
このようなお返事となり大変申し訳ございません」と謝罪の意を続けるのがマナーです。必ず徹底しましょう。

内定を保留してもらう場合

3つめは、内定を保留してもらう場合です。内定連絡のお礼をしたためた後、以下のように記載するのが基本です。

• 入社のお返事に関しまして、誠に恐れ入りますが0月0日までお待ちいただくことは可能でしょうか
• 実は入社のお返事について、しばらく猶予をいただきたくご連絡いたしました

内定保留の依頼文をしたためた後で、「現在結果待ちの選考があり、すべての結果が出た上で判断したいと考えております」「帰省して両親とも相談のうえで、慎重に決定したいと考えています」など、理由を添えるとよいでしょう。また、自分が希望する猶予期間も書き添えてかまいません。ただし、企業が受け入れてくれる保証はないことを、念頭に置く必要があります。

採用通知が電話できたときは

近年は内定の連絡が、電話でくることが増えています。その場合、「承諾」「辞退」「保留」の返答はその場でできるため、メールの返信は不要では？と考える就活生もいそうです。しかし、電話で返答したにも関わらず返信メールを送ることで、相手に好印象を与えられるので実践することをおすすめします。

ここではそれ以前に、採用通知が電話できたときの対処法を説明します。

覚えておきたい電話での話し方

採用に関する連絡が電話できた場合には、相手に失礼がないように対応しなければなりません。就活生が守るべきポイントは、以下の通りです。

• 静かで話しやすい場所で電話を受ける
• 内定をいただいたことへの感謝の気持ちを真っ先に伝える
• 自分の返答をしっかりと伝える
• 承諾すると決めている場合は、メモを用意してから通話を始める

そして就活生であっても、電話応対のマナーを遵守することは何より大事です。以下の記事では、社会人になる前に覚えておきたい電話のマナーについて、詳しく解説しています。

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新入社員は電話を取るよう促されることが多いので、電話応対を基本を身につけておくと、周囲から一目置かれるようになります。新入社員研修の前に、基本は覚えておくことをおすすめします。

まとめ

今回は、採用通知には返信すべきなのか、気をつけるポイントについて解説しました。

採用連絡を電話でする企業が増えていますが、大量採用するところはメールで連絡するケースもあります。いずれにせよ、企業の採用計画に関わることなので、すぐに返事をする必要があります。その返答に内容に関わらず、迅速にマナーを守って返信するのがセオリーです。好印象を与えられるメールを返信するよう、心掛けましょう。