いわゆる「使えない社員」とはどんな人でしょう。バイトより使えない、40代・50代なのに使えないとなると、本人も周りもストレスが高くなります。クビにも異動にも放置もできず、給料をもらうだけで辞めない社員にどう接すれば良いのか、本人はどんな努力をするべきでしょうか。今回は使えない社員について解説します。

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使えない社員の中にも期待が持てる社員はいる

周囲から「使えない」と言われている社員の中にも、期待が持てる社員はいます。

自覚があって努力する姿勢のある使えない社員

自分自身でも「自分は使えない社員だ」と自覚していて、その上で努力する姿勢がある人は期待が持てる社員です。

少しでも使える社員になろうと、自己研鑚に励む人であればいずれ使えない社員からは脱するでしょう。

それでももし辛い現実から逃れたいのであれば、退職代行というサービスを利用するのも１つの手段です。今回ご紹介する退職代行ガーディアンとは、東京都労働委員会認証の法適合の法人格を有する合同労働組合です。 退職代行という労働問題において一般法人(株式会社など)と弁護士の強みを”唯一”持つ存在で、 労働者のために運営されている組織のため【簡単/低価格/確実】を”唯一”合法的に可能としています。気になった方は、まずこちらからチェックしてみてください。

仕事との相性が合わずに能力を発揮できずにいる社員

「使えない」と言われている理由が、その人と仕事の相性によるものであるなら、能力を発揮できていないだけかもしれません。

相性の良い仕事に就けばめきめきと頭角を表し、「使えない」どころか大きく活躍する可能性があります。

使えない社員の7つの特徴

使えない社員にはさまざまなの特徴があります。その多くは「人に迷惑をかける」「仕事を進める上で支障が出る」などの原因となります。以下では、その中から7つご紹介します。

特徴①ミスが多い

1つ目は「ミスが多い社員」です。確認を怠ったり、報連相ができていないせいで定期的にミスをします。

ミスは誰でもする可能性がありますが、問題はミスを減らす努力や工夫をしようとしていないところです。

特徴②期日を守らない

2つ目は「期日を守らない社員」です。書類の提出期日や、取引先への回答期日を守らず仕事や取引が滞ります。

期日を守らない人は、仕事を後回しにする傾向が強いだけでなく、スケジュール管理ができていないことも多いようです。そのため仕事全般に影響が出やすくなります。

特徴③遅刻・欠勤が多い

3つ目は「遅刻・欠勤が多い社員」です。急な欠勤や遅刻が多く、仕事を予定通りに進められません。

オフィスでの仕事は周囲との連携が大切です。そんな中、遅刻や急な欠勤が多すぎると周囲に迷惑をかけてしまいます。そのため、周囲からは「使えない」と思われることが多いでしょう。

特徴④言い訳が多い

4つ目は「言い訳が多い社員」です。ミスをしたり、報連相ができていなかったりしたときは、まずは謝罪が必要です。

しかし、使えないと言われている社員の中には謝罪ではなく言い訳ばかりする人がいます。周囲は自分本位な言い訳を聞くばかりで、なかなか前向きな話に移行できません。

特徴⑤プライドが高く人の意見を聞かない

5つ目は「プライドが高く人の意見を聞かない社員」です。本人のプライドの高さから、周囲の意見を受け付けません。

そのため、誤った方向に進んでいたとしても気がつけず、結果として周囲に迷惑をかけてしまいます。

特徴⑥人に頼りすぎる

6つ目は「人に頼りすぎる社員」です。チームで進める仕事や、自分の仕事を誰かに丸投げするなど、何かと人を頼りにしすぎてしまいます。

「自分は苦手だから」「やったことがないから」など、何かと言い訳をして人任せにするので周囲の人の負担は大きくなるばかりです。

特徴⑦言われたことしかできない

7つ目は「言われたことしかできない社員」です。上司や同僚からの指示がなければ仕事をしません。何も指示をされていないから、という理由でただぼんやりと過ごしています。

自分から仕事を見つけたり、上司へ指示を仰いだりするという能動性がありません。そのため周囲はいつしか全員でその社員の面倒を見るような状況となってしまいます。

40代・50代の使えない中年社員はリストラ予備軍でもある

「使えない社員」は若い人ばかりではありません。40代・50代にも使えない社員はいます。そして、40代・50代の使えない中年社員はリストラ予備軍でもるようです。

以下はリストラ予備軍となり得る「使えない社員」の特徴です。

• 能力が不足していて任せられる仕事がない社員
• 就業中に何をしているかわからない社員
• 仕事の質に対して給料に割高感がある社員
• 目標の未達や仕事上の手抜きが目立つ社員
• これ以上出世できないのが公然の事実となっている社員

40代・50代の使えない社員の特徴は、原因が一つではないものが多いようです。これまでの働き方によってできあがった現状そのものが「使えない」と思われているのかもしれません。

使えない社員をクビにすることはできない

もしも自分が「使えない社員」だったとしても、会社は使えないことを理由に社員をクビにはできません。

たとえば、仕事でミスをしてしまってもそれだけでクビにはなりません。しかし、クビにならないのをいいことに、ミスを繰り返せば「使えない社員」と周囲に煙たがられるでしょう。

以下の記事では仕事でクビになる4つのケースや、ミスを少なくする方法などについて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

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厳しく指導をしすぎるとパワハラにあたる可能性もある

自分の部下や同僚の中に「使えない社員」がいた場合、指導が必要なこともあります。しかし、厳しく指導をしすぎるとパワハラにあたる可能性があるので注意しましょう。

以下の記事ではパワハラの3つの要素と6類型について解説しています。

パワハラ上司への対処法など、パワハラを受けている人に読んでほしい部分もありますので、ぜひ参考にしてください。

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使えない社員への対応

自分の部下の中に「使えない社員」がいる場合、どのように対応すれば良いのかわからなくなるものです。

以下では使えない社員への対応をご紹介します。使えない部下への対応に困ったら参考にしてみてください。

①できる範囲の仕事のみ与える

まずは「できる範囲のみの仕事を与える」という対応です。使えない社員に多くを求めるのではなく、本人ができる範囲の仕事のみをさせてみましょう。

勤続年数や同期社員との差などを考えず、「その社員にできること」に注目して仕事を振るという対策です。人によっては仕事の成長が遅い場合もあります。できることからステップアップさせてみましょう。

②他部署に異動させてみる

次に「他部署に異動させてみる」という対応です。もしかしたら、今の仕事が本人の適性に合っていないために使えない社員となっているのかもしれません。

他部署に行っても同じ結果となる場合もありますが、それも異動してみなければわかりません。人によっては部署異動をした途端にめきめきと実力を発揮する場合もあります。

③後輩をつけて自覚を持たせてみる

使えない社員に、あえて「後輩をつけて自覚を持たせる」という対応もあります。後輩をつけることで「頼られている」「見られている」と、本人に意識させられるでしょう。

人によっては人目があれば頑張れるという場合もあります。使えない社員に後輩をつけることは不安かもしれませんが、定期的にヒアリングをするなど管理を工夫すれば案外上手く行くかもしれません。

④使えない社員のタイプ別に対応を工夫する

最後は「使えない社員のタイプ別に対応を工夫する」という対応方法です。「使えない社員」と一言で言っても、そのタイプはさまざまでしょう。

以下では、使えない社員をタイプ別に分けて、それぞれの対応方法をご紹介します。

指示を理解できないタイプ｜指示を工夫する

使えない社員が「指示を理解できないタイプ」なのであれば、指示を工夫してみましょう。もしかしたら、本人は本当に指示が理解できていないだけかもしれません。

• 指示は詳細に出す
• その指示によって何がどうなるのかを説明する
• 指示を出した時点での不明点を確認する

指示を理解できないタイプは「その指示によって何がどうなるのかがわかっていない」「やり方がわかっていない」ということが多いようです。

指示は詳細に出し、直近での疑問点を確認するように意識すれば理解がしやすくなります。

反抗的なタイプ｜話をじっくり聞く

使えない社員が「反抗的なタイプ」なのであれば、話をじっくりと聞いてみましょう。反抗心はすぐに解決できないことが多く、ある程度時間をかけた対応が必要になります。

• なぜ素直に聞き入れてもらえないのか
• 何かが不満なのか
• どうすれば聞き入れてもらえるのか

反抗的なタイプは反抗的だから、と押さえつけてもますます反発します。一度腰を据えて、本人が考えていることや気持ちの中にあることを聞き出してみましょう。

結果として聞き出せなくても、聞きだそうとする姿勢で少し変わってくれることもあります。

協調性がないタイプ｜協調性の高い人とペアにする

使えない社員が「協調性がないタイプ」なのであれば、協調性が高い人とペアにしてみましょう。協調性がない人は、そもそも協調性というものがどういうものかわかっていない可能性もあります。

• 協調性が高い人の接し方を身をもって知る
• 協調性が高い人と仕事をするメリットを経験させる
• 協調性を高めたいと思わせる

協調性がないタイプでも、ひとりで仕事をするのがベストと考えているとは限りません。まずは協調性を体験させて、本人の素質の選択肢に「協調性」を入れるところから始めてみましょう。

メンタルが弱いタイプ｜共感はせず理解を示す

使えない社員が「メンタルが弱いタイプ」なのであれば、共感ではなく理解を心がけて接するようにしましょう。何でも「わかるわかる」と共感してしまうと、本人は変われません。

• 指導をするときは相手の意見や考え方を話させる
• メンタルの弱さを感じる発言には「あなたはそう思っているんだね」と理解だけする
• 自分の意見を伝え「あなたも理解してみてほしい」と理解を促す

メンタルが弱いタイプに強く指導しても何も変わりません。まずは相手の意見を話させること、そして理解を示すことです。お互いの考えにお互いが理解を示す、というイーブンな会話を心がけましょう。

精神的に未熟なタイプ｜アメとムチを使い分ける

使えない社員が「精神的に未熟なタイプ」なのであればアメとムチを使い分けるようにしましょう。何でも厳しく、何でも優しくは逆効果です。

• できたことや頑張ったことは褒める
• 力や努力が足りなかった部分はきちんと指摘する
• 指導をする場合はアメ8：ムチ2を意識する

精神的に未熟なタイプは、これから成長していく人です。少し長い目で見るつもりで接してみましょう。褒めるときも指摘するときも具体的であることがポイントです。

自分が使えない社員だと思ったらすぐに実践すべきこと

もしも「自分は使えない社員だ」と思ったら、すぐに使えない社員から脱却しなければなりません。以下では、そのために必要な6つの行動について解説します。

①メモをとる

仕事に関することは、何でもメモをとる習慣をつけましょう。一見役立ちそうにないメモが後で重要な役割を果たした、などはビジネスシーンではよくあることです。

「後でメモしよう」と思うと忘れてしまうので、ポケットに小さなメモ帳を入れておくようにしましょう。

②できないからといってすぐに放棄しない

自分は使えない社員だ、と思っているとできない仕事をすぐに放棄したくなるかもしれません。しかしそれは間違いです。放棄すると一層使えない社員になってしまいます。

できないことも自分なりに調べてやってみる、同僚や上司に質問をしながら進めてみる、など自分なりの工夫をしましょう。

③時間が余ったら仕事をもらいにいく姿勢を見せる

仕事の時間が余ったら、上司へ仕事をもらいにいく姿勢を見せましょう。仕事をもらいに行って、何もないからと返されることはほぼありません。何らかの仕事がもらえるはずです。

仕事をもらいに行く姿勢はアピールにもなりますし、自分が仕事の精度を上げる実践的な練習にもなります。

④同僚や上司の仕事を見て吸収する

同僚や上司がどんな仕事をどんな風に行っているのかを見て、吸収するよう意識しましょう。みんなは何をしているのだろう、と疑問を持って知ろうとすることは重要です。

仕事を見ているだけでも、吸収しようと意識して見ていれば、いざ自分に仕事が振られたときに記憶から掘り起こせます。映像として記憶するよう意識すると良いでしょう。

⑤社内メールに細かく目を通す

社内には仕事の進捗や結果が記載されたメールが多く行き交っています。自分には関係ないメールと思わず、どんなメールにも細かく目を通しておきましょう。

社内メールに目を通しておけば、仕事の流れや傾向をつかみやすくなります。また、仕事や取引先への対応パターンなども知れるので大変勉強になります。

⑥自分と同僚の時間の使い方を比較する

最後は、自分同僚の時間の使い方を比較してみましょう。毎日自分が出勤して帰宅するまでの行動と、同僚の1日を比べてみます。同僚にヒアリングしても良いですし、観察しても良いでしょう。

同僚との違いがわかったら、その違いを埋めるために自分が何をすれば良いのか考えられます。何をすれば良いのかがわかれば、使えない社員からは脱却できるはずです。

まとめ

今回は「使えない社員」について解説しました。周囲に使えない社員がいる、もしくは自分が使えない社員である、どちらも苦しいことに違いはありません。

しかし、使えない社員が使える社員になるために必要な時間や労力は、案外わずかなものかもしれません。まずは周りも本人も諦めずに行動に移すことです。今日からできる対策や努力を始めてみてください。