不在着信の折り返しのマナーとは?|注意点や状況別の例文を徹底解説!

不在着信があると折り返しが必要です。しかし、折り返しはメールでいいのか、時間はどうなのか、出ない時にはなんと言えばいいのか…など疑問は尽きません。特に就活中に企業に連絡を返す時は緊張してしまいます。今回は不在着信の折り返しについて解説します。不在着信への折り返しは難しいことではないので、ポイントを押さえておきましょう。

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不在着信には折り返すべき

不在着信があった時にはどうすればよいのでしょうか。

「またしばらくしたらかかってくるはず」と思うかもしれませんが、不在着信には折り返してください。

特に就活関連の連絡である場合、折り返しをしなければ、「選考に興味がない」と思われてしまう可能性もあります。ネガティブな印象につながってしまうので、不在着信を無視することはおすすめできません。

不在着信の折り返しのマナーと注意点

不在着信の折り返しには基本的なマナーを押さえておく必要があります。以下では不在着信の折り返しのマナーと注意点について説明します。

目次

不在着信の折り返しのマナー

不在着信に折り返す時に心得ておきたいマナーは以下の3つです。

  • マナー①|相手の営業時間に留意する
  • マナー②|お昼休みもできるだけ避ける
  • マナー③|相手が不在の場合はことづてを頼む

不在着信への折り返しのマナーは、主に時間に関することです。折り返す前に、時間を確認するようにしてください。

マナー①|相手の営業時間に留意する

不在着信に折り返す時、相手企業の営業時間を考えるようにしてください。就活に関する不在着信に気づいたのが相手の終業時間後なら、すでに相手が帰宅していることも考えられます。

その場合、折り返しても相手が出ない可能性が高いので、次の日に電話をかけ直すことをメールで連絡をしておきましょう。

マナー②|お昼休みもできるだけ避ける

緊急でなければ、折り返す際にはお昼休みの時間もできるだけ避ける方がよいでしょう。お昼休みは相手が外出しているかもしれませんし、休憩時間を妨げるのはおすすめできません。

ただし、「至急かけ直してほしい」とのメッセージがあった場合には、お昼休み中でも気にせず折り返すようにしてください。

マナー③|相手が不在の場合はことづてを頼む

不在着信に折り返したのに、相手が不在であることも考えられます。その時は、自分が電話したことを伝えてもらうようにしておきましょう。相手にあなたが電話を折り返したと伝われば、安心してもらえます。

相手が戻る時間がわかっていれば「こちらからかけ直します」とことづてをお願いしてもよいですし、いつ戻るか不明な場合は「また都合のよい時にお電話ください」と伝えておくとよいでしょう。

不在着信の折り返しの注意点

不在着信の折り返しの注意点は以下の3つです。

  • 注意点①|できるだけ早く折り返す
  • 注意点②|名乗ることを忘れない
  • 注意点③|電話に出られなかったことへの謝罪は必須

不在着信の折り返しのマナーとともに、上記3つの注意点にも気を配るようにしてください。

注意点①|できるだけ早く折り返す

不在着信は、できる限り気づいた時点で折り返すようにしてください。早ければ早いほどよいと言えます。

ただし、夜遅い時にはメールで連絡を入れ、次の日の朝に折り返してもよいでしょう。また、金曜の夜に不在着信に気づいた場合、緊急でなさそうなら月曜日に折り返しても大丈夫です。

注意点②|名乗ることを忘れない

就活生は不在着信への折り返しに慣れておらず、名乗ることを忘れてしまいがちです。相手が固定電話を使っていると名前がわからず、誰からの電話かが把握できません。

相手に「お名前をお伺いしてよろしいですか」と聞く手間を与えないためにも、まず自分の所属先(大学名)と名前を名乗るようにしてください。

注意点③|電話に出られなかったことへの謝罪は必須

相手が電話に出たら、まずは電話に出られなかったことへの謝罪を述べましょう。少なからず相手の手をわずらわせてしまったことに対し、「電話に出られず申し訳ございませんでした」と伝えてください。

もちろん、相手はあなたが電話に出なかったことへ怒っているわけではありません。ですが、社会人の礼儀として、電話の冒頭で謝罪ができるとスマートだと言えます。

【パターン別】不在着信の折り返しの例文

以下では、不在着信の折り返しの時の例文を紹介します。

就活だけでなくアルバイト応募先からの不在着信のケースについても触れるので、参考にしてください。

就活の電話の場合

もしもし、お世話になっております。◯◯大学の◯◯と申します。お忙しいところ恐縮ですが、採用担当者の◯◯さんはいらっしゃいますか。

(本人に取り次いでもらった後)

お世話になっております、◯◯大学の◯◯と申します。さきほどお電話いただいていたのに出られず、申し訳ございませんでした。お電話の件お伺いしたいのですが、今お時間よろしいでしょうか。

ーーーー

就活の応募企業から電話がある場合、採用選考にかかわる可能性が高いと言えます。できるだけ丁寧に話すことをおすすめします。

記事に飛ぶ

上記の記事では就活の電話への折り返しについて詳しく解説しています。土日をはさむ場合の対応方法や折り返す前の確認事項なども紹介しているので、あわせて確認しておいてください。

アルバイト応募先からの電話の場合

もしもし、先日面接に伺いました◯◯です。(担当者名がわからない場合)先ほどお電話いただいたのですが、ご用件をお伺いできますでしょうか。

(本人に取り次いでもらった後)

先日面接に伺いました◯◯です。先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。今お時間よろしいでしょうか。

ーーーー

この場合、用件は「アルバイトの合否」だとわかっているため、担当者に取り次いでもらった後はわざわざ「用件をお伺いできますか」と聞かなくてもよいでしょう。上記の例文で相手に十分伝わります。

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まとめ

今回は不在着信の折り返しについて解説しました。

不在着信に折り返す時は時間に気を付けるようにしてください。また相手の電話にでられなかったことへの謝罪をすることも大切です。

就活が本格化すれば、不在着信に折り返すことも多くなっていきます。早めに不在着信の折り返しに慣れておき、採用担当者とスムーズにやりとりできるようになっておいてください。

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