お祈りメールのテンプレは返信すべき?人事担当向けにテンプレ集も紹介!

その企業に入りたいと奮闘しましたが残念ながら採用基準に達しないと送られくるテンプレでの不採用通知、いわゆるお祈りメールです。その時のショックは大きいものです。そして同時に、そのメールに返信すべきかどうか迷う人もいるかと思います。返信メールの実態を考察していきますので参考にしていただけたらと思います。

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お祈りメールとは

お祈りメールという言葉の定義、テンプレとなった経緯・理由、受け取った側は丁寧に返信すべきなのかを紹介していきます。

目次

お祈りメール=不採用通知

お祈りメールとは企業の募集に応募し、選考を受けた企業からメールで来る不採用通知のことです。送られてくるメールの最後に「ご活躍をお祈り申し上げます」と記載されています。

このメールを受け取った就活生などが「祈られた」「お祈りされた」と表現されるようになりました。これがお祈りメールと言われる由来です。

お祈りメールはほとんどテンプレ

不採用通知というものは企業側とすれば1人1人に送らなければならず、大変手間が掛かるものです。できるだけ手間を減らしたいので、決まった文章をあらかじめ作っておいて一斉に送れば楽だからです。

いわゆるテンプレート化された文章がいきなり送られて来るものですから、受け取った側からすれば、いくら丁寧な文章だったとしても冷たく事務的作業が感じられ残念感がさらに募ってしまいます。

お祈りメールに不採用の理由は記載されていない

さらに、お祈りメールの内容には不採用の理由は一切記載されておりません。理由を記載しようとするとその分個別に送る必要が出てくるからです。

そして、不採用理由をはっきり伝えてしまうとせっかく応募してきてくれた就活生に対して傷つけてしまう、早く割り切って次に進んで欲しいといった思惑も透けて見えてきます。

お祈りメールへの返信は不要

基本的にぱっと見てお祈りメールだとわかる場合はその都度返信する必要はありません。一度不採用と判断されたものが返信によって覆ることはまずありません。書類選考の段階での場合は特にそうです。

不必要な連絡はせず、お祈りメールが届いた時点でもうこの企業とは縁がなかったとあきらめて気持ちを切り替えることが肝心です。

お祈りメールすら来ない”サイレント”もある

就職活動では企業からの不採用時にお祈りメールが来るのならまだしも、何も連絡してこない場合があります。何かしらの連絡が来ると持っている就活生にとっては気持ちが切り替えられずに困ります。

採用者には当然連絡をしますが、不採用者には通知(お祈りメール)を送らないサイレントで済ます場合があります。

企業からすれば採用辞退に備えての補欠要員、不合格者に対してフォローができない、送信ミスなどのトラブルを回避したいなどの理由が考えられますが、いずれにせよ誠実な対応をしない企業はあまりいいイメージが持てません。

お祈りメールのテンプレに返信する場合

上述したとおり、お祈りメールには基本的に返信は必要ありません。とはいっても何の感情も感じられないテンプレがメールで届くと、自分が頑張った結果の返事がこれかと、割り切れない気持ちもわかります。

最終面接まで進んだ場合はある程度その人に対して時間を割き、真摯に向き合ってくれたことになります。その際は、万が一のチャンスに賭けるために返信するのはしてみる価値があります。

お祈りメールに返信した結果を想定してみる

自分の思いに応えてもらえない悔しさ・怒りに任せての反撃メールは絶対にしてはなりません。いくら時間をかけて反撃文を送ったとしても企業からの返信はまずありません。

送ったことにより多少のストレスが発散されたとしてもその企業から不採用になった事実は変わりません。

企業側に不快な気持ちにさせるだけで何の生産性がありませんのでその時間を次へ進むための時間に変える方がよっぽど生産的です。

お祈りメールに返信する際の例文

株式会社●● 採用ご担当者様

いつもお世話になっております。

●●大学の●●と申します。

この度はご丁寧な連絡をいただき誠にありがとうございます。

先般はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたことも併せてお礼申し上げます。

いただいた選考結果につきましては、誠に残念ではございますが、真摯に受け止めると共に、この貴重な経験を今後の就職活動に活かせるよう邁進してまいります。

末筆ながら貴社のますますのご発展とご健勝をお祈り申し上げます。

著名 

────── 

留意点としては、自分の名前は忘れず記載し、まずどういった趣旨で返信したかを記載し、連絡をいただいて感謝している気持ちを簡潔に伝えるようにしましょう。決して嫌味の無い文章作成を心がけましょう。

お祈りメールがテンプレだから内定辞退もテンプレメールでいいのか

では、採用通知がきてこちらが入社を辞退する際、企業が出すようなテンプレのメールを送信するのか良いことなのでしょうか。企業側が忙しいのと同様、就活者も忙しいのが実情です。

立場が逆転しておりますので、多少強気でいきたいところですが、実情はどうでしょうか。

上記のツイートにも表されているように、企業側がテンプレで不採用通知をメールで送ってくるのでしたらこちらもテンプレで採用辞退を送ることは悪いことではないという意見も多々あります。

立派な社会人であるためには直接電話をかけ、丁寧に説明し、丁重にお断りすることが本道です。しかし、世の中にはこのように、内定辞退もテンプレメールでよしとする声が多勢のようです。

【人事担当向け】お祈りメールのテンプレを作る際のポイント

今までは就活生向けにお祈りメールの解説をしてきましたが、次は企業側のお祈りメールのテンプレ作成方法など不採用通知の伝え方や今後に繋がる応募者対応について解説していきます。

SNSが発達している現代、いい加減なテンプレで送付するとあっという間に悪評が拡散されてしまいますので注意しましょう。

構成

  • 件名

複数社の選考に応募している方でも一目で気づいてもらうために、選考結果の通知の文言に加え企業名も入れておけばよりわかりやすくなります。

  • 差出人(社名・人事部採用グループなど)及びメールアドレス

採用グループなどのメーリングリストは作成しておいてそこから送付するようにしましょう。そして宛名設定は忘れずにしておきましょう。

  • 本文

まず、応募いただいたことへの謝意を述べ、その後期待に添えなかったことへのお詫び、メールにて送ったことに失礼だったことに対して了承をお願いし、末筆には締めの文章を入れ込みましょう。

言葉遣い

お祈りメールの中には、いかにも低姿勢を示しているものの、形式的過ぎてかえって応募者にショックを与えてしまうケースもあります。少しでも心のこもったテンプレにしたほうがいいでしょう。

ありがちなNG例としてはテンプレだと丸わかりで工夫のないことです。作業感が見えてしまうことは避けなければいけません。

OK例としては、テンプレにも思いやり、ショックを和らげようとしている姿勢を見せるといいと思います。ちょっとした文章を付け加えるだけでもだいぶ変わってきます。

「決して気落ちされることなく、今後も自信を持って活動していただければと存じます」この一文が入るだけで受け取った相手は多少でも負担が軽くなるでしょう。

送信方法

  • 一斉送信の際のアドレスをBCCにする。

ビジネスマンなら当然知っておくべきことですが、複数人に一つの内容をメールで送信する際、受け取った側に他の送信先アドレスを知られないようにするメールの機能です。

個人情報漏えいなどを起こしてしまうと大変な事態に陥りますので是非知っておきましょう。

  • 常識的な時間帯に送信する。

朝の6時や夜の23時などに送るのは常識的な企業でないことを自分で知らせるようなものなので、常識的な時間帯(朝10時~17時)にしておきましょう。

  • 件名は簡潔明瞭に。

回りくどくしてしまうと相手にとっては伝わりにくくなり、企業のイメージも悪くなってしまいますので、簡潔で具体的にしましょう。重要案件ですので【】を使って目立たせましょう。

  • 宛名は決して間違わない。

基本中の基本ですが、宛名の変換ミスなどは決してしてはいけません。

パターン別|お祈りメールのテンプレ

では、具体的なテンプレパターンを紹介します。書類選考の段階と、面接にまで進んでからの段階とでは文章が変わってきます。どちらにしても早め早めで送りましょう。

パターン①|書類選考

書類選考の段階でのお祈りメールのテンプレを紹介します。

テンプレ

件名:【選考結果のご連絡】●●株式会社

○○様

この度は、数多くの企業から当社にご応募いただき、誠にありがとうございます。

●●株式会社、採用担当でございます。

さて、○○様の応募書類をもとに社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈りの申し上げます。

●●株式会社

採用担当(署名)

ポイント

書類選考の段階ですので、お手を煩わして書類を作成しお送りくださったことに感謝することを忘れないようにしましょう。

パターン②|面接

面接まで進んでからのお祈りメールのテンプレが下記のようになります。

テンプレ

件名:【選考結果のご連絡】●●株式会社

○○様

●●株式会社、採用担当でございます。

この度は、数多くの企業から当社にご応募いただき、誠にありがとうございます。先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労いただき重ねてお礼申し上げます。

○○様との面接を踏まえ、社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

せっかくご応募いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈りの申し上げます。

●●株式会社

採用担当(署名)

ポイント

面接まで進んでおりますので、足を運んでいただいていることを決して忘れず、きちんと文面に表しましょう。

パターン③|感情に訴えかける

上記①②のテンプレはあくまで機械的なものになります。上述したとおり、このとおりに送ってしまうと作業感が出てしまい良いイメージが持たれにくくなります。

もう少し感情を込めた、作業感が表れないようなテンプレも紹介いたします。書類選考のみならいざ知らず、最終面接でのお祈りメールにはより感情に訴える伝えかたで作りましょう。

テンプレ

件名:【選考結果のご連絡】●●株式会社

○○様

●●株式会社、採用担当でございます。

この度は、数多くの企業から当社にご応募いただき、誠にありがとうございます。先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労いただき重ねてお礼申し上げます。

○○様との面接を踏まえ、社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

このような残念な結果をお伝えしなければならないことを大変心苦しく感じておりますが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。

決して気落ちされることなく、今後も自身を持って活動していただければと存じます。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈りの申し上げます。

●●株式会社

採用担当(署名)

ポイント

少々長くなりますが、いかに残念だったかを前面に打ち出し、次へ進む勇気と健闘を讃えるような文章にすればグッとイメージは良くなると思います。

まとめ

お祈りメールがどういったものであるか、どう対処するべきなどを説明してまいりました、加えてお祈りメールを作成する採用担当者が知っておくべきテンプレの作り方もご紹介しました。就活生も採用担当者も大変な立場ですが、お互い気持ちよくやり取りができ、遺恨など残さないように日々活動していただければと思います。

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