突然のメールのポイントとは?|注意点や返信のポイントを解説します!

季節の変わり目は、大学生のみならず社会人も突然のメールを送る機会があります。突然のメールを久しぶりに送る際、件名にお詫びや失礼しますと書くべきか悩むと考えられます。本記事では、まず突然のメールを送る際のポイントや注意点、続いて、突然のメールに返信するポイントや例文を解説致します。

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突然のメールにはマナーがある

一定期間やり取りをしなかったり、これまで接点がない人に突然のメールを送るとなると、どう書けば失礼でないか疑問に感じると考えられます。

例えばメールのマナーと言っても、書き手と読み手に分類することが可能であり、注意点を網羅して突然のメールを送ることが推奨されます。

以下の見出しでは、突然のメールのポイントと注意点をそれぞれご紹介します。

突然のメールのポイントと注意点

この見出しでは、突然のメールのポイントと注意点をそれぞれ解説します。メールを書く際にはぜひ参考にしてください。

目次

突然のメールのポイント

以下では、突然のメールのポイントを3つお伝えします。突然のメールでは、受取主の状況や心情を考慮してメールを書く必要があります。

  • 送り主が誰なのかわからない
  • なぜ突然メールが送られたのかが気になる
  • 突然のメールで何をして欲しいのかが不明

例えば、突然のメールを受け取った場合の要素としてはこれらが挙げられますが、送り手として全てをカバーしておくように気をつけましょう。

ポイント①|背景を端的に述べる

1つ目のポイントは、背景を端的に述べることです。背景とは、どのような経緯によって突然のメールを送ることに至ったかということです。

例えば、以下のようなメールが届いてあれこれと依頼事項が書かれていた場合、不安を感じて削除してしまう人が多いと考えられます。

  • 利用履歴のないサービスの営業メール
  • 身に覚えのない人や会社からの連絡

しかし、なぜ突然のメールを送ったのか背景を説明することで、怪しい人ではないと相手に信じてもらう第一歩に繋がると言えるでしょう。

ポイント②|目的を明確に伝える

2つ目のポイントは、目的を明確に伝えることです。突然のメールを送る場合、自分と相手に何かしらの目的があると考えられます。

以下のように、要望が目的のケースでは以上3つのパターンが想定されますが、主語述語に気をつけてメールの送付目的を述べるようにしましょう。

  • 相手に何らかの行動を頼んでいる
  • 自分の目的のため相手のサポートが必要
  • 自分と相手で一緒に何かをしたい

また相手へ依頼したことに条件を貸したり、期日を設けた場合にはそれらを考慮して対応してもらえるよう、注意喚起してはいかがでしょうか。

ポイント③|今後の展開に少し触れる

3つ目のポイントは、今後の展開について少し触れることです。今後の展開とは、メールの後に何をどうするかとも言い換えることができます。

例えば、考えられるパターンとしては以下の5つが挙げられます。

  • アポイントを取りたい
  • 電話で話したい
  • 訪問する機会が必要
  • 住所を聞き書類を送付する予定
  • 連絡に対してメールでの返事がほしい

受取主は、その情報も考慮した上で返信内容を準備できるので、親切なだけでなく効率的なやり取りを行う方法を考えてみてはいかがでしょうか。

突然のメールの注意点

以下では、突然のメールの注意点を3つご紹介します。突然のメールでは、相手へ敬意を持って接することを最優先にしましょう。

  • 誤った敬語だらけの文章表現である
  • 命令や指示だと受取主が感じてしまう
  • 用事だけ単調に伝える内容である

このように、突然のメールから相手が不快感を抱いてしまうと、返信が受け取れなくなる可能性も高くなると考えられます。

注意点①|敬語表現に気をつける

1つ目の注意点は、敬語表現に気をつけることです。敬語とは尊敬語、謙譲語や丁寧語にて相手に敬意を表す文章表現を指します。

  • 二重敬語を誤って使わない
  • 尊敬語と謙譲語を逆に使わない
  • 丁寧語が多すぎて不自然にならない

よくある間違いとしては、二重敬語や尊敬対象を誤った使い方ですが、丁寧すぎる表現も違和感しかないので避けることが推奨されます。

敬語表現に自信のない方は、基本的な敬語表現を再確認したり敬語表現のミスを調べてメールを書くなどしてみてはいかがでしょうか。

注意点②|理由とともに要望を書く

2つ目の注意点は、理由とともに要望を書くことです。ここで言う要望とは、突然のメールを通して送り手が受取主に特定の行動を頼むことです。

  • なぜ特定の行動を頼まなければならないのか
  • なぜ特定の行動を受取主に頼みたいのか

突然のメールでは、何かしら急用で頼みごとをせざるを得ない状況が最も考えられますが、理由付けは受取主を説得するための条件になります。

急な内容であっても、納得に足る理由があれば突然のメールで要望を聞いてもらえる確率は高まるので、理由は明確に書くようにしましょう。

注意点③|要望の謝礼を伝える

3つ目の注意点は、要望の謝礼を伝えることです。要望の謝礼とは、突然の依頼を検討して取り組んでくれることに対する感謝の気持ちです。

例えば、以下のような一文をメールの末尾に追記することで、要望に対するお礼を伝えることが期待できます。

  • 突然のお願いを検討頂きありがとうございます
  • 急なご連絡で恐縮ですが、ご検討を頂きありがとうございます

立場の上下に関わらず、お礼を述べることは物事をスムーズに進めて、より良い関係性を築くことにも繋がると覚えておきましょう。

突然のメールの返信のポイント

前述の見出しでは、突然のメールを送るときのポイントと注意点を解説しましたが、上手く返信を受け取れることも想定できます。

そこでこの見出しでは、突然のメールの返信のポイントを2つお伝えしますので、やり取りを続ける時にぜひご参照ください。

ポイント①|返信に感謝する

1つ目のポイントは、返信に感謝することです。突然のメールは、迷惑メールとして扱われたり無視されて破棄されてしまう可能性も十分あります。

  • 突然のご連絡にも関わらず、お返事を頂きありがとうございました
  • お忙しい中、ご丁寧にお返事を頂き誠にありがとうございました
  • この度は、本件に対してご返信を下りありがとうございます

返信に感謝する例文としては、このような内容が挙げられますが意味としてはいずれも類似しているので、どれを使っても構いません。

返信への謝礼を記載することで、受取主へより良い印象を与えることに繋がると考えられるので、忘れずに記載するように気をつけましょう。

ポイント②|次にどうするか伝える

2つ目のポイントは、次にどうするか伝えることです。突然のメールでも、要望や今後の展開を書くと説明しましたが、返信でも同様になります。

  • 既にお願い致しました通り、来週中に御社を訪問してお話を伺う機会を頂ければと考えております
  • 今後の流れについては、お電話を差し上げてご説明致しますので、ご都合の宜しいお時間を伺えますでしょうか

返信を受け取れた時点で、物事は時系列で進んでいるため、最終的な目標を完了するために残る項目は何かやいつまでにすべきかを伝えましょう。

突然のメールの例文

ここまで、突然のメールを送る際のポイント、注意点や返信のポイントを解説してきましたが、実例を知りたい方もいらっしゃると思います。

本見出しでは、突然のメールの例文を2つご紹介しますので、ご自身の状況に応じてご参照頂きメールを作成頂ければ幸いです。

例文① 社会人が突然のメールを送る

突然のご連絡を差し上げ、誠に申し訳ございません。株式会社Aにて、法人向けオフィス機器販売をしております佐野と申します。

この度、御社が来年を目処にオフィスの移動を検討されていると知り、弊社製品にてお役に立てればと思い失礼ながらご連絡を差し上げました。

もしお話の機会を頂けたら、御社を訪問し移動に関するご状況を伺うとともに、弊社製品のラインナップもお話させて頂きたいと考えております。

お忙しい中誠に恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。

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以上は、社会人が突然のメールを送る際の例文であり、具体的には営業訪問をするためとわかります。

この例文では、突然のメールの背景のみならず、今後の展開についても触れられています。

例文②学生が突然のメールを送る

初めまして、突然のご連絡失礼致します。

T大学経済学部の小山と申します。この度、就職を希望しております御社の就職者リストを確認したところ、OBOG訪問の機会があると伺いました。

そのため、誠に恐縮ですが就職活動中のお話のみならず、現在のご状況についても伺う機会を頂けたら幸いです。

誠に恐れ入りますが、ご検討何卒宜しくお願い申し上げます。

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以上は、学生が突然のメールを送る際の例文であり、内容としては希望就職先にてOBOG訪問のアポイントをするメールとなっています。

この例文では、敬語表現、要望の理由や訪問機会に対するお礼など注意点を網羅できています。

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  • 面談はもちろんのことSNSやメディアでの情報収集、アカデミーでの他学生やメンターとの交流など企業紹介以外のサポートも充実

まとめ

突然のメールでは、送り手としてのマナーをわきまえてポイントや注意点にも気をつける必要があるとご説明しました。

また、突然のメールの返信のポイントや突然のメールの例文も解説しましたので、これらを参考に必要な際にメールを送れるようにしましょう。

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