【就活生必見!】返信用封筒の書き方とは?正しい宛名やマナー、準備方法も徹底解説!

就活では返信用封筒を用いることがありますが、書き方や出し方といったマナーがわからずに悩む方は多いのではないでしょうか。返信用封筒の書き方では、特に個人宛などでマナーに迷う人は多くいます。本記事では、返信用封筒の基礎知識をご紹介するとともに、正しい書き方や送る際のマナーもご紹介します。

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返信用封筒の正しい書き方を理解している就活生は少ない

返信用封筒は、社会人になるとビジネスの場面で使う頻度が上がりますが、学生の皆さんにとってはあまり馴染みがないため、いざ就活で使うことになった際に書き方で迷うことが多いようです。
通常の郵送のマナーに加えて返信用封筒ならではのマナーも押さえることで、マイナスな印象につながらないように注意をしましょう。

以下では、返信用封筒の正しい使い方を理科うしている就活生は少ないという実態がわかる、2つのツイートをご紹介します。

上記は、年末の郵便局などで慣れない返信用封筒に悪戦苦闘する学生を見かけたツイートです。年末年始など、他の利用者も大勢いる中で返信用封筒の書き方に手間取うと、周囲の人へも迷惑をかけてしまいます。

上記は、返信用封筒を学生から受ける中で、誤った書き方に見慣れてしまったというツイートです。返信用封筒の書き方では、「宛」を「様」や「御中に」変え忘れる人が多いようです。

返信用封筒の基礎知識

前述の見出しでは、返信用封筒の正しい書き方を理解している学生が少ないとお伝えしましたが、そもそも返信用封筒について知らない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本見出しでは、返信用封筒の基本情報として、3つのポイントをご紹介致しますので、これまで使ったことが無い方もご参照下さい。

目次

返信用封筒とは

1つ目のポイントは、「返信用封筒とは何か」です。返信用封筒とは、企業側が発送した書類の一部や、追加での提出を要請した場合にそれらを送り返すための封筒と定義できます。

返信用封筒は、送信用封筒と同じであることも多いですが、2つ折りにするなどして予め書類の中に入れられていることが一般的です。

返信用封筒を準備する理由と利点

2つ目のポイントは、「返信用封筒を準備する理由と利点」です。封筒はコンビニで気軽に購入することができるので、なぜ返信用封筒がわざわざ用意されているのか疑問に感じる方も多いでしょう。以下はその代表的な理由と利点です。

  • 宛先や送り先などが既に記載されており、送り間違えのリスクが低い
  • 限られた期間において、できるだけスムーズに書類の提出をしてもらう
  • 送信者に返信用封筒と切手を用意する金銭的負担をかけさせない

このように、返信用封筒を準備する理由としては、書類のやり取りに関する効率化と送り手側への配慮によると考えられます。

送付されてきた返信用封筒は使用して問題ない

3つ目のポイントは、「送付されてきた返信用封筒は使用して問題ない」です。書類一式を受け取った場合に、未使用の返信用封筒が同封されていることが一般的です。

この返信用封筒は、書類を送り返してもらうため意図的に同封されているので、利用目的に悩むことなく返信時に使用しましょう。

また、返信用封筒には多くの場合において切手を貼る必要が無いので、この点も考慮して返信用封筒を使用しましょう。

返信用封筒を返送する際のマナー

前述の見出しでは、返信用封筒の書き方に関する一般常識をご紹介しましたが、返信における具体的なマナーを知っておきたいと感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

以下では、返信用封筒を返送する際のマナーとして2つのポイントをご紹介しますので、表書きと裏書きのどちらも正しく利用できるようにしましょう。

返信用封筒の表書きの書き方

以下では、返信用封筒の表書きの書き方に関連して2つのポイントをお伝えします。

①宛名を「御中」や「様」に書き直す

1つ目のポイントは、宛名を「御中」や「様」に書き直すことです。

このように、返信用封筒を誰に対して送るかによって、「御中」か「様」のどちらを利用するか異なってきますので、まずは送り先を確認する習慣を付けましょう。

また、「御中」や「様」を書く位置として、縦書きであれば消す文字の横側で、横書きであれば消す文字の下側にそれぞれ修正追記すると良いでしょう。

②自分の氏名についている「様」を取り消し線で消す

2つ目のポイントは、自分の氏名についている「様」を取り消し線で消すことです。返信用封筒には、あらかじめ受取人である自分の氏名が記載されていることが一般的です。

そのため、返信用封筒の送り主氏名に「様」がついてしまっている状態であるため、送付する際には必ず「取り消し2重線」を用いて消すことを忘れずにしましょう。

送り先の「様」や「御中」にばかり意識が取られがちですが、送り主に「様」と記載されたまま返信してしまうのは正しいマナーではありません。

返信用封筒の裏書きの書き方

以下では、返信用封筒の裏書の書き方に関して3つのポイントをご説明します。

①縦書きと横書きを表書きに合わせる

1つ目のポイントは、縦書きと横書きを表書きに合わせることです。返信用封筒の表書きに、縦書きで記載されている場合、裏書も同様に縦書きとすることが推奨されます。

文字の書きやすさなどに固執して、縦書きの表面に対して横書きの裏面といった奇妙な状態になってしまわないよう、縦書きと裏書きは表裏で統一することに気を付けましょう。

②裏書きを適切な位置に記入する

2つ目のポイントは、裏書きを適切な位置に記入することです。返信用封筒に裏書をする場合、記入する位置は左下で表書きと同じく縦書き・横書きにしましょう。

また、裏書きに書くべき必要事項としては、送り主の住所・郵便番号と、氏名などが挙げられますので、漏れなく記載しましょう。

③重要書類を同封する場合は封じ目「〆」を記入する

3つ目のポイントは、重要書類を同封する場合は封じ目「〆」を記入することです。封じ目とは、「〆」、「封」や「緘(かん)」などがありますが、「〆」を使うことが推奨されます。

注意点としては、個人宛に重要書類を送る際に「〆」をしてしまうと親展になることと、洋封筒を使用する際には封じ目は必要ないことが挙げられます。

封じ目は、返信用封筒の書き方において間違えやすいポイントの1つであるので、迷った際には事前に確認をしてから記入することを心がけましょう。

返信用封筒を準備して送る際のマナー

返信用封筒は、同封されていることが多いですが必ずしもあるわけではありません。そこで本見出しでは、返信用封筒を準備して送る際のマナーを2つご紹介します。

基本的なマナーだけでなく、応用的なマナーもご参照頂き、正しく返信用封筒を準備できるようにすると良いでしょう。

基本的なマナー

以下では、返信用封筒を準備する際の基本的なマナーを6つご紹介します。

①適切なサイズ・色の封筒を用意する

1つ目のポイントは、適切なサイズ・色の封筒を用意することです。適切なサイズ・色の封筒とは、送付された封筒と近いサイズで同じ色だと考えられます。

あまりにも小さすぎる封筒に書類を折り曲げて入れたり、明るすぎて派手な色の封筒を使うといったことが無いよう、サイズ・色に気を付けて封筒を用意しましょう。

②自分の氏名(宛名)に「行」か「宛」を記入する

2つ目のポイントは、自分の氏名(宛名)に「行」か「宛」を記入することです。返信用封筒では、受取主が同様に「様」を追記して送り返すこととなります。

そのため、自分の氏名(宛名)に少し左寄りで「行」か「宛」を書いておくことで、これらを消して新しく「様」を書く際に書きやすくなるので、配慮が伝わります。

③裏書きは無記入のままにしておく

3つ目のポイントは、裏書きは無記入のままにしておくことです。既にご紹介した通り、返信用封筒には裏書きを記入することが必要ですが、これは受取人が行うことです。

相手への配慮として、あらかじめ裏書きを書いてしまうなどのことが無いようにしましょう。

④適切な料金・絵柄の切手を貼る

4つ目のポイントは、適切な料金・絵柄の切手を貼ることです。返信用封筒では、書類の重さを考慮して想定される金額より、若干高めの切手を貼っておくとより良いです。

また、切手の絵柄においてはビジネスに適していないアニメ・記念柄などは避けて、郵便局やコンビニなどで入手が容易な通常の切手を用いることを心がけましょう。

⑤綺麗に折って入れる

5つ目のポイントは、返信用封筒は綺麗に折って入れることです。返信用封筒は、送信用封筒と同等の大きさであることが多いので、送る際には2つ折りにしておく必要性があります。

  • 返信用封筒の角と角を揃える
  • 力が均等にかかるように気を付ける
  • 折った返信用封筒は記事の分厚い面から封入する

返信用封筒を折る際には、このような点に気を付けることで、折り目が曲がったりすることなく綺麗におって入れることができます。

⑥返信用封筒に両面テープを貼る

6つ目のポイントは、返信用封筒に両面テープを貼ることです。両面テープとは、片面を糊付けしていても、もう片面は糊付けをするタイミングが後にもできる優れものです。

返信用封筒では、必要な書類等を入れた後でわざわざ糊付けをする必要性が無いよう、両面テープを貼っておくことで、受取主はもう片面のテープをはがすことでスムーズに行えます。

応用的なマナー

以下では、返信用封筒の応用的なマナーを2つご紹介します。

①場合に応じて速達や簡易書留を利用する

1つ目のポイントは、場合に応じて速達や簡易書留を利用することです。

  • 速達: 通常の郵便よりも早く送付することができる
  • 簡易書留: 郵便物の送付記録がなされて、損害賠償請求額内で実損額が賠償される

以上のように、速達や返信封筒はそれぞれの目的に応じて利用することでメリットがありますが、一方で通常の郵送よりも値段が高いというデメリットも挙げられます。

ビジネス上では、状況に応じて適切な郵送方法を選択することもマナーと言えますので、速達や簡易書留も選択肢として覚えておくと良いでしょう。

②場合に応じて送付状を同封する

2つ目のポイントは、場合に応じて送付状を同封することです。送付状とは、以下のようなポイントを記載した文書であり、受取主の理解を助けることが期待されます。

  • 送り主が郵便物を送った理由
  • 郵便物に含まれるリストの一覧

送付状は、Wordなどを用いてA4サイズ1枚などで簡潔に用意することが推奨されます。

上記は、内定承諾書を返信用封筒で送る際に送付状を添付すべきか否かで迷っているツイートです。対応に困った場合には、ひとまず必要な物を用意してそれぞれの役割を考えて使う物を選ぶと良いでしょう。

まとめ

返信用封筒は、使い方を知らない学生が多いため返信する際のマナーや、返信用封筒を準備して送る際のマナーを正しく理解しておくことが大切だとわかりました。

就活では、返信用封筒をはじめとする一般常識で合否が決まることは少ないですが、社会人になるための第一歩として、正しい返信用封筒の書き方を覚えておくと良いでしょう。

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