4月は始まりの季節です。4月から新入社員として働く方の中には、自分自身の仕事の段取りに不安を感じている方も少なからずいるでしょう。今回はそんな方のために、仕事の進め方について解説していきます。仕事を進める上での考え方や優先順位の付け方について前もって理解しておき、働く準備をしておきましょう。

仕事の進め方の基本の流れ

周りの人と比べて、自分は仕事が上手くできているのかということが気になる方は多いかと思います。

そこで、まずは自分の「仕事の進め方」について振り返ってみましょう。

本項では仕事の進め方の基本の流れについて解説していきますので、ご自身の仕事の進め方と比較して、過不足がないかを確認しましょう。

自己流で業務を行うこともときには必要ですが、基本を見直してみることで、改善点がクリアになるはずです。

流れ①｜計画を立てる

業務に取り掛かる前に、まずは計画を立てましょう。

行き当たりばったりで仕事を進めてしまうと、仕事の全体像が把握しにくく、効率的に業務をこなすことができません。

そこで、仕事を始める前に、自分のこなさなければならない仕事を洗い出して、スケジュールを組むようにしてみてください。

その際、紙に書き出してみたり、TO DOリスト化すると、可視化できるのでおすすめです。

やるべきことが見えたら、次は優先順位を付けましょう。

上手い優先順位の付け方については次項でも説明していきますが、その業務にかかる時間や期限などを鑑みるようにすると、効率的な計画を立てることができます。

また、この段階で目標を立てておくことも大切になります。例えば、「この仕事を○日までに終わらせる」でしたり、「今月中に○件客先訪問をする」など、具体的な数値を用いると良いでしょう。

流れ②｜計画を実行する

計画を立てたら、次はそれを実行します。

ここではなるべく自分で立てた計画通りに業務を行ってください。

不測の事態が起きたり、あるいは当初の計画に問題があったりして計画通りに仕事ができなかったということもあるでしょう。

そんなときは、メモに残しておくなどして覚えておくようにしてください。

計画通りにいかなかったのは何故かを記録しておくことで、その反省を次の業務に活かすことができます。

また、反対に計画通りに進められた場合も、何故それができたのかを記録するようにしておくと、さらに効率的に業務がこなせるようになるでしょう。

流れ③｜進捗を確認・評価する

業務が計画通りに進んでいるか、また満足できるほどの成果が出せているかを把握することは重要です。

仮に計画通りに実行できても、それを評価しなければスキルアップをすることはできません。

評価をするにあたっては、計画の段階で決めた目標を目安としてください。

また、計画を実行している最中に気付いた良い点や悪い点を振り返るのも効果的です。

流れ④｜改善する

評価をしたあとは改善です。評価の際に洗い出した良い点と悪い点を見直し、良い点は継続的に行い、悪い点は改善できないかを考えます。

そうして抽出した課題はまた次の仕事の計画を立てるときに活用し、仕事の精度を上げていきましょう。

また、この段階で達成できそうにない、あるいは達成までの時間がかかりすぎている案件があれば、計画の見直しや中止を検討しましょう。

ここまでご説明した仕事のやり方は、それぞれの頭文字P（Plan：計画）、D（Do：実行）、C（Check：チェック）、A（Action：改善）をとって、「PDCAサイクル」と呼ばれています。

PDCAサイクルを活用することで、無駄な業務を極力なくし、時間を有効に利用することができます。

仕事の進め方が上手い人の特徴

基本的な仕事の進め方について理解いただけたところで、続いては仕事の進め方が上手い人の特徴についてお話ししていきます。

仕事の進め方が上手い人は、前述した基本的なことをただこなしているだけでなく、ちょっとした特徴があります。

「仕事の進め方が上手い人は、もともと能力が高い人なんでしょ」と考えている方もいるかもしれませんが、そんなことは全くありません。

仕事の進め方が上手い人の特徴を知って、自分でも参考にできるところがないか考えてみてください。

特徴①｜ 仕事の優先順位のつけ方が上手い

仕事の進め方が上手い人は、どの業務を最優先で取り組むかを心得ています。

彼らが優先順位をつける上で基準にしているポイントは、「成果を楽に出せる仕事かどうか」です。

早く成果を出すことができれば、さらに次の成果に繋げることができます。

そのため、仕事のやり方で迷ったときは、なるべく身近で手っ取り早く成果が出せるものに取り組むようにしてみてください。

特徴②｜ 明確な目標を持っている

業務に関する計画を立てる際は、なるべく数値で表せる明確な目標を持つことが重要というのは前述の通りです。

あやふやな目標では評価をすることが難しくなるため、改善点や良い点を上手く次に活かしにくくなってしまいます。

仕事の進め方が上手い人は、数値で表せる目標を立て、さらに目標を細かく定めていることが多いです。

例えば、「売上金額○○円を達成する」でしたり、「○件の新規客先訪問を行う」といったように、その仕事が到達すべきレベルが明確に見えているのです。

特徴③｜ 業務の期限を決めている

期限を意識して業務に取り組んでいるということも、仕事の進め方が上手い人の特徴のひとつです。

目標が明確であっても、達成するまでに膨大な時間を消費していたということであれば、効率的に仕事をしたとは言えません。

仕事の進め方が上手い人は、計画の段階で「1年後」、「1ヶ月後」などの期間を設定し、逆算して考えています。

前もってゴールを決めておくことで、だらだら仕事をすることを防いでいるのです。

その他の特徴

上記以外にも、仕事を進めるのが上手い人は以下のような特徴を持っています。

• 向上心がある
• 自分を客観的に評価することができる
• 思い切りが良い

順番に説明していきます。

まず、彼らは仕事に対する高い向上心を持っています。

業務の改善に終わりはありません。そのため、効率の良い仕事をするためには、向上心が必要不可欠です。

彼らがどうやってそれを保っているのかというと、それは成果です。素早く成果を出すことで、向上心を維持しているのです。

また、自分を客観的に見ることができるという点も、仕事の進め方が上手い人の特徴です。

彼らは自分に対して冷静に評価を下し、業務の改善に繋げています。

最後の思い切りが良いについてですが、彼らは中途半端になっている業務や必要のない業務をそのままにしておくことをしません。

成果の出ない業務は、思い切って中止もしくは廃止にして、別の有用な仕事に時間を使っているのです。

仕事の進め方のポイントと注意点

続いては仕事の進め方のポイントと注意点についてお話ししていきます。

基礎や仕事の進め方が上手い人のやり方を知っていても、間違ったやり方をしてしまえば、せっかくの努力の効果も半減してしまいます。

ポイントや注意点を意識することで、ご自身のさらなるスキルアップに役立ててみてください。

仕事の進め方のポイント

まずは仕事の進め方のポイントから紹介していきます。下記3つの点を意識すると、仕事を効率的に進めることができるでしょう。

ポイント①｜ 計画はしっかりと立てる

ここまででの段階で既に理解している方もいるかと思いますが、仕事を効率的に行うためには、計画のプロセスが非常に重要になります。

計画の段階でその業務のゴールを把握し、達成するまでにかかる時間やコストを考え、適切な目標を設定することができなければ、PDCAサイクルは効果的に作用しません。

計画の段階で曖昧になっていることがあれば、そこを見直してみましょう。

逆に計画さえ上手く立てられれば、その後の実行、評価、改善のプロセスもスムースに進めることができます。

ポイント②｜ 計画に時間をかけすぎない

先程、仕事を行う上で、計画のプロセスは非常に大切であるということをお話しましたが、計画に時間をかけすぎることは良くありません。

計画の段階で止まってしまうと、いつまで経っても実行に移すことができず、結果的に目標が不達成になる可能性もあります。

また、ビジネスの世界、特に情報技術が発達した現代においては、状況は刻一刻と変化しています。

計画に時間を取られて、ビジネスの機会を逃してしまわないように注意しましょう。

ポイント③｜ 進捗状況を把握する

仕事を進める上では、業務の管理にも気を配りましょう。

多くの場合、ひとりの社員が取り組んでいる業務はひとつだけではありません。そのため、各業務が計画通りに進んでいるのか、そうでないのかを把握しておくことは重要です。

また、計画通りに進んでいない場合は、何故遅れているのかを記録しておくと、その後の評価や改善に活かすことができます。

仕事の進め方の注意点

続いては、仕事の進め方の注意点についてです。PDCAサイクルを回しているのにスキルアップした様子が感じられないなど、行き詰まりを感じた際は、以下の項目を参考に仕事の進め方を見直してみましょう。

注意点①｜ プロセスの抜けに注意する

PDCAサイクルを導入しているにも関わらず、なかなか成果が出ない原因のひとつにプロセスの抜けがあります。

ありがちなパターンとしては、仕事の評価はしたものの、改善を行っていないことが挙げられます。

PDCAサイクルが途切れてしまうと、折角のあなたの頑張りが半減してしまいますので、抜けのないように気を付けましょう。

この抜けを改善するためには、計画の段階でなるべく客観的な目標を立てておくことが大切になります。

具体的な目標を掲げることで、評価もしやすくなり、改善案も生まれやすくなります。

注意点②｜ 1度だけで終わりにしない

PDCAサイクルは、1度行うだけでは十分な結果を得られません。そもそも継続的に行うことを前提とした考え方ですので、何度も繰り返してブラッシュアップをするようにしてください。

最初のうちは上手くいかないこともあるでしょう。しかし、むしろPDCAサイクルは改善を繰り返していくものなので、真価を発揮するのは失敗したときです。

失敗したからといって諦めず、リトライしてみてください。

注意点③｜ 適切な目標を設定する

目標が具体的であっても、それが高すぎるようなら見直しが必要です。目標は一律で設定することなく、個人の能力と適正を理解した上で立てましょう。

達成困難な目標はあなたの評価を下げてしまうばかりでなく、モチベーションの低下も招きます。

目標は高ければ良いというものではありません。計画倒れで実行に移す前に頓挫してしまうことがないよう、現実的で実行可能な目標を立てるようにしてください。

【参考】仕事の進め方の基本10則

続いては、「PRESIDENT Online」にて佐々木マネージメント・リサーチ代表の佐々木常夫氏が提言している「仕事の進め方の基本10則」をご紹介していきます。

佐々木氏は短時間で成果を出す働き方をするために、この10則を意識することが重要だと述べています。

佐々木氏の話す通り、仕事の進め方を見直せば、残業などをしてまで時間をかけなくても、しっかりとした成果を出すことが可能になります。

ワークライフバランスを大切にしつつ、成果をあげる働き方の参考にしてみてください。

①計画主義と重点主義

仕事を行う際にはまず計画策定とその仕事の重要度を評価することから始めるべきであるということを表す言葉です。

何も考えずに仕事に取り掛かると、かえって時間を浪費することがあるので、仕事を始める前に、1度業務について考えるようにしてみましょう。

②効率主義

業務を行うときは、その仕事を最も効率の良い方法で行う必要があるということを意味します。

計画の段階で、その仕事の終わりまで見えていないと、これを実行することは難しいでしょう。

計画策定の時点から効率を考え、時間を無駄にしないことを意識するようにしてみてください。

③フォローアップの徹底

これは、業務を行ったあとは、自分自身で客観的かつ冷静な評価を行う必要があるということです。

自分で自分の評価をすることは難しいものですが、地に足がついた評価を下し、改善に繋げることができれば、大きくスキルアップをすることができます。

④結果主義

仕事はどのようにして行ったかというプロセスも大切なことではありますが、評価はその結果に応じてつけられます。

仕事の効率化をすることだけに満足せず、結果という目に見えるものを貪欲に求めていくことが重要になります。

⑤シンプル主義

事務処理、管理、制度、資料、会話はシンプルであることを心がけるべきであるという主張です。

過ぎたるは及ばざるが如しと言いますように、過剰な配慮や装飾はかえって理解や自由を妨げる場合があります。

シンプルに考えることで、余計なことに時間を取られることなく、効率的に業務を行うことができます。

⑥整理整頓主義

身の回りは常に整頓しておくことが大切です。

雑然としていて何がどこにあるのか分からない状態では、欲しい物を探すだけで時間を消費してしまいます。

無駄な時間が積み重なって、結果的に膨大な時間を浪費しないよう、身の回りは綺麗にしておきましょう。

⑦常に上位者の視点

物事を考えるときは自分よりも上の立場の人間の視点で考える習慣を持つようにすべきであるという主張です。

自分よりも上の立場に立った発想は、仕事の幅を広げたり、仕事内容を高度化することができます。

また、自分以外の視点に立つことで、自身の立ち位置からでは見えないものも見えるようになります。

⑧自己主張の明確化

効率的な仕事をする上では、「沈黙は金」という場面ばかりではありません。

自己主張を積極的にすることで、自分の思い込みに気付かされることもあります。

しかし、佐々木氏は自己主張の大切さを説く一方で、相手の話をよく聞くことの重要さについても話しています。

話すことと聞くこと。どちらか一方だけにならないよう、バランス良く行うようにしましょう。

⑨自己研鑽

効率の良い仕事をするためには、日々自分自身を評価し、改善点がないかどうかを探り続ける必要があります。

そのためには、仕事に対して向上心を持ち続けることが大切です。

また、向上心を持って業務を行うことができれば、日々の仕事にもハリが生まれます。

⑩自己中心主義

自己中心主義とは、自分のことだけを考えるということではありません。

自分を大切にすることは、周りの人を大切にすることと同じであるという主張です。

相手を尊重することも大切なことですが、相手だけを優先していれば、相手はあなたの意見を聞かなくなってしまうかもしれません。

仕事をするためには、相手と信頼関係を築くことが大切です。迅速で効率の良い仕事のために、お互いを尊重し合える関係づくりを心がけましょう。

仕事の進め方に役にたつオススメの本3選

仕事の進め方についてもっと深く知りたいという方には以下の本がおすすめです。

仕事の進め方に基礎はありますが、正解はありません。

自分に合ったやり方でトライしてみることで、さらなる飛躍を目指してみてください。

鬼速PDCA

この書籍では高速を超える“鬼速”でPDCAサイクルを回す方法を紹介しています。

こちらの本には付録として「PDCA支援シート」がついており、購入者は無料でダウンロードをすることができます。

この支援シートに沿ってフレームワークを行うことで、全くの初心者でもPDCAサイクルを効果的に回すことができます。

PDCAサイクルを最大限活用するための実践的な内容を多く含んだ内容になっているので、すぐに成長したいという方におすすめです。

書籍：鬼速PDCA

まんがで身につくPDCA

ビジネス書は何だか難しそうでハードルが高いという方におすすめしたいのが本書です。

タイトル通り、漫画でPDCAサイクルを学ぶことができるので、新社会人の方など、PDCAサイクルをこれなら取り入れようと考えている方でも手に取りやすいのではないでしょうか。

内容も基本的なことが中心になりますので、PDCAサイクルの初歩的なところをさくっと知りたいという方はぜひご覧になってみてください。

書籍：まんがで身につくPDCA

無印良品のPDCA 一冊の手帳で常勝経営を仕組み化する!

本書は無印良品を運営する株式会社良品計画の前会長、松井忠三氏が執筆しているもので、PDCAサイクルを導入したことで、経営がV字回復を遂げたという例が掲載されています。

経営再建を助けたPDCAを効率的に回すための手帳の活用術について、実際の紙面と共に紹介しているので、誰でもすぐに取り入れることができるでしょう。

その他、PDCAサイクルを組織に根付かせる方法、無印良品の経営再建を実現させた経営判断についても記載されているので、PDCAサイクルについてだけでなく、経営手法についても知ることができる、一石二鳥の書籍となっています。

書籍： 無印良品のPDCA 一冊の手帳で常勝経営を仕組み化する!

まとめ

仕事の進め方は人それぞれですが、基礎を知ることで、より効率的に業務を行うことができます。新社会人の方は覚えることも多く、大変かもしれませんが、今回お話ししたことを参考に、落ち着いて業務に取り組めば、良い結果が得られるはずです。行き詰まったときは本記事で紹介したポイントを思い出してみてください。