大学で教授宛にメールを送るのは少し緊張しますよね。大学の先生に対する講義の欠席や課題の提出期限の交渉などの場合はなおさらかと思います。普段から教授とフランクに話せる関係でも最低限のマナーは守りたいものです。ここでは教授にメールを送る際の基本的なマナーや、教授からのメールに返信する際の注意点、例文についてご紹介します。

教授からのメールに返信する際の注意点

普段から忙しくされている教授にメールをきちんと読んでもらい、対応してもらうには気を付けたいポイントがあります。件名や使うアドレスに気を配って、教授が分かりやすいように気を配りましょう。

①件名は「Re:」がついていて構わない

教授からのメールに返信する場合は、件名を特に編集する必要はありません。なぜなら、”Re:”がついていることで、教授側から見ると、何のメールへの返信なのかが一目で分かるからです。教授からのメールの返信の返信の…と続いてしまい、鬱陶しいほど「Re:」の数が多くなってしまったら、「Re:」は1つにします。

返信の場合は、相手のメールを抜粋引用すると、何についての回答かわかりやすくなります。引用する際は「>」「>>」といったマークを文頭に置き、適度な抜粋引用を活用してみましょう。

②返信は翌日までにする

メールの返信に時間が空きすぎるのは失礼です。緊急ではない場合でも、メールを受け取った翌日までには返信しましょう。もし、メールの内容がすぐに回答できないような質問だった場合でも、すぐには回答できない旨を伝えるメールをなるべく早く送るようにしましょう。

教授とチャットやラインでやり取りすることがある人もいると思いますが、だからこそ届いたメールをほったらかしにするようなことが無いよう、気を付けましょう。

③自分から送る場合は大学用のメールアドレスを使用する

大学では基本的に大学用のメールアドレスでやり取りをするのが無難です。メールアドレスでどの生徒かが特定できるので、教授とのやり取りも、大学のメールアドレスを使うようにしましょう。キャリアのアドレスの場合、スパムメール対策に引っかかり、迷惑メールとして振り分けられてしまうかもしれません。

万が一教授の方から別のアドレス宛にメールが来た場合は、わざわざ大学用のアドレスから送りなおす必要はありません。

教授に質問メールを送る際には以下の記事が役立ちます。「何を聞きたいのか」質問を明確に言語化することが重要です。

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教授からのメールに返信する際の構成

普段から大勢の生徒を相手にして、忙しくしている教授の場合、件名や本文が分かりにくいと、こちらの思う通りの行動をとってもらえない可能性もあります。何度もメールでやり取りをするような手間を取らせないためにも、一目で分かるような構成のメールを心がけることが大切です。

①件名

例：

「Re:来週のゼミで配布するレジュメについて」

件名はメールの内容を具体的、簡潔に表したものにしましょう。例えば、”11月4日〇〇論の講義についての質問です”など、件名だけ見れば、何についてのメールであるかが分かるようにします。

②宛名

例：

「〇〇先生/〇〇教授」

教授宛の場合、”様”をつける必要はありません。以下の記事では、「御中」や「様」などの敬称の使い分け方について詳しくまとめています。宛名の敬称に何を使えばいいのか自信のない方はぜひお読みください。

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③挨拶

例：

「お忙しいところ失礼いたします。

〇〇学科3年の〇〇〇〇(学籍番号999999)です。」

“お忙しいところ失礼します”や”お世話になっております”がどんなシーンでも使えるため便利です。名乗る部分では、学部・学科・学籍番号を添えましょう。大人数の授業では、教授が1人1人の学生を覚えておくことは難しいです。

④本文

例：

「来週のゼミで配布するレジュメについて2点質問です。

1.部数はいくつ用意しておきましょうか。

2.書式に指定はありますでしょうか。

今週中にお返事頂けますと幸いです。」

本文はできる限り簡潔に書きます。メールの本文がだらだら続いてしまうと、とても読みづらいです。箇条書きなどを使用して見やすく記載しましょう。お願いがある場合は、”いつ”、”どこで”、”誰が”、”何を”を明確に伝えるよう気を付けましょう。

⑤締めの言葉

例：

「よろしくお願いします。」

基本的にメールの締めの文章は、”よろしくお願いします。”で問題ないでしょう。

教授は社会人歴が長く、礼儀作法に厳しい方であればメールの最後の締めは「恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。」などかための文章がおすすめです。

⑥署名

本文の最初で名乗っていても、必ずメールの締めの後に著名を入れましょう。

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「〇〇大学～～学部□□学科 ●年

〇〇〇〇（フルネーム）

メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

携帯電話：090-××××-××××」

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大学用のメールに署名登録をしておけば、送信する全てのメールに自動で署名が記載され、便利です。以下の記事では、就活で使うメールの署名について、正しい書き方を紹介しています。書き方を間違えると送り先に対して失礼になることもあります。

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教授に返信するメールの体裁で気をつけるべきこと

分かりやすいメールを作成するためには、少しコツがいつものです。特に文章が長くなってしまう場合などは、気を付けて作成する必要があります。最低限、”いつ”、”どこで”、”何をしてほしいのか”がすぐに分かるような文章を心がけましょう。

①内容の区切りで改行する

何よりも本文の見やすさを重要視しましょう。いくつかの内容を1つのメールでまとめて送信する場合や、文章が長くなってしまう場合は、改行して1行開けるようにします。

メールを流し読みしても教授が”いつまでに”、”何を”すればいいのか理解してもらえることを一つの基準にしてチェックしましょう。

②日本語に気を配る

日頃から論文に触れる大学教授は、誤った日本語の使い方に厳しいことが多いです。意味を誤って受け取られないようにするためにも、日本語を正しく使うよう心がけましょう。以下に、間違えやすいものをまとめました。

• ×了解です　⇒　◯承知しました
• ×すみません　⇒　◯ありがとうございます、申し訳ございません
• ×とんでもございません　⇒　◯とんでもないことでございます
• ×シュミレーション　⇒　◯シミュレーション
• ×うる覚え　⇒　◯うろ覚え
• ×理解しずらい　⇒　◯理解しづらい
• ×ご覧いただけましたでしょうか　⇒　◯ご覧下さいましたでしょうか

また、大学の先生といった目上の立場の人にメールを送る際はクッション言葉を意識するだけでも印象が変わります。

• お忙しい中恐縮ですが
• 誠に恐れ入りますが
• ご都合よろしい時に

何かお願いするときにはこのような言葉が文頭にあるだけで教授のメールの受け取り方や返信の早さ、内容すら変わってくる場合もあります。特に、教授にメールの返信をお願いする際には3点目を用いた「ご都合よろしい時にご確認の程、よろしくお願いいたします」という表現は鉄板です。

教授からのメールへの返信で悩むことの多いポイント

教授からなかなか返信が来なかったり、何度かやり取りをしてメールの辞め時が分からなかったりすることもあります。返信しないわけにもいかないと悩んでしまっている人もいるのではないでしょうか。次で、そんなときの対処法を見ていきましょう。

①教授からのメールの返信を辞めるタイミング

教授から庶務的な連絡メールが届いたときは、返信するべきかどうか迷いますよね。また教授からのメールの返信の返信といった話題が終わったタイミングでも返信をすべきか迷うかたは多いのではないでしょうか。

簡単な連絡であっても、承知の旨は返信する方が良いです。相手のメールを受け取り、内容を理解したことを伝えましょう。

注意したいのは”返信は不要”と記載されていた場合です。その場合は、自分で返信の必要有無を検討しましょう。返信の必要があると判断した場合はメールを返信しておいた方が無難です。

②教授からの返信のメールが来ない場合の対応

数日間返信がなければ催促のメールを送りましょう。多くのメールに埋もれてしまっているかもしれません。

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「〇月〇日に私から送信させていただいている、〇〇についてのメールはご確認いただいておりますでしょうか。

来週のゼミについて質問がございます。再送させていただきますのでご確認お願いいたします。

なお、こちらの手違いでメールが届いていないようでしたら、大変申し訳ございません。」

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ポイントは、いつ送ったメールなのかを伝え、同じ内容を再送することです。

【具体例】教授からのメールに返信する際の例文

では、具体的にどんなメールを送ればよいのでしょうか。以下では、教授にアドバイスをもらった時の返信、簡単な連絡事項に対する返信のメールについて例文を紹介します。

①教授からの助言のメールに対する返信の例文

件名：Re:〇月〇日提出課題について

本文：

○○教授

いつもお世話になっております。○○学部○学科○年の○○です。

表題の件について、アドバイスいただきありがとうございます。

内容を再考して、課題に取り組んでみます。

〇月〇日までには、仕上げられるよう頑張ります。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

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「〇〇大学～～学部□□学科 ●年

〇〇〇〇（フルネーム）

メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

携帯電話：090-××××-××××」

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②教授からの庶務連絡のメールに対する返信の例文

件名：Re:ゼミ訪問について

本文：

〇〇先生

お世話になります。○○学部○学科○年の○○です。

表題の件について、お忙しい中ご連絡いただき、ありがとうございます。

〇月〇日（×）の10時に△△先生のゼミ室にお伺いします。

何卒よろしくお願いします。

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「〇〇大学～～学部□□学科 ●年

〇〇〇〇（フルネーム）

メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

携帯電話：090-××××-××××」

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【具体例】教授にメールを送る際の例文

以下では、返信ではなくこちらから教授にメールを送る場合の例文について紹介します。講義を欠席する場合、アポをとる場合、提出課題の期限を延伸してほしい場合の３パターンについてみていきましょう。

①欠席の連絡をするメールの例文

件名：【欠席連絡】〇月〇日□限△△学

本文：

○○教授

お世話になっております。○○学部○学科○年99999番の○○です。

インフルエンザに感染したため、 明日の□限△△学の講義について、欠席させていただきたくご連絡いたしました。

ご迷惑おかけしてしまい、申し訳ございません。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

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「〇〇大学～～学部□□学科 ●年

〇〇〇〇（フルネーム）

メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

携帯電話：090-××××-××××」

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②アポイントを取るメールの例文

件名：本日の〇〇学の講義の内容で質問があります（△△学部２年〇〇）

本文：

○○先生

お世話になっております。○○学部○学科○年99999番の○○です。

本文：

本日の〇〇学の授業内容についてお伺いしたいことがあるので、ゼミ室に訪問させていただきたいのですが、〇〇先生のご都合はいかがでしょうか。

私の可能な時間は以下の通りです。

・〇月〇日15：00以降　・〇月〇日終日　・〇月〇日16：00まで

お忙しい中お手数おかけしますが、ご返信のほどよろしくお願いします。

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「〇〇大学～～学部□□学科 ●年

〇〇〇〇（フルネーム）

メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

携帯電話：090-××××-××××」

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③提出物の期限の延長を依頼するメールの例文

件名：【〇〇論】〇月〇日提出課題に期限延長のお願い

本文：

○○教授

お世話になっております。○○学部○学科○年99999番の○○です。

〇月〇日提出課題についてご相談がありご連絡をさし上げました。

誠に申し訳ないことでありまが、課題の提出期限を〇月〇日まで延長していただけませんでしょうか。

どうしても〇〇の部分が上手くいかず、明日までの提出は厳しい状況です。今後は、このようなことのないようにしますので、この度ばかりは、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

取り急ぎ、提出期限延伸のお願いとお詫びまで。

以上、よろしくお願いいたします。

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「〇〇大学～～学部□□学科 ●年

〇〇〇〇（フルネーム）

メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

携帯電話：090-××××-××××」

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④卒業論文で相談したい場合のアポメールの例文

件名：卒業論文のご相談

本文：

○○教授

お世話になっております。○○学部○学科○年99999番の○○です。

お忙しい中恐縮ですが、卒業論文に関してご相談するお時間をいただきたくご連絡しました。

以下のい日程のいずれかで1時間ほどご都合よろしい時間はございますでしょうか。

・6月1日（火）10:00~18:00
・6月2日（水）13:00~18:00
・6月3日（木）10:00~18:00

具体的にお聞きしたい内容としては以下となります。

・序論のまとめ方
・結論に対する仮説の精度

ご多用の中恐れ入りますがご確認の程、宜しくお願い致します。

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「〇〇大学～～学部□□学科 ●年

〇〇〇〇（フルネーム）

メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

携帯電話：090-××××-××××」

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教授に会いに行った後はメールでお礼を伝える

直前の例文のように卒業論文の相談などで面談の時間をとっていただいた場合には必ずその後で感謝のメールを伝えるようにしましょう。

教授への感謝のメールはアポイント時のメールに返信の形で以下のように送ります。

件名：Re:卒業論文のご相談

本文：

○○教授

お世話になっております。○○学部○学科○年99999番の○○です。

本日はお忙しい中お時間頂き誠に有難うございました。

煮詰まっていた部分が解消され、大変有意義な時間となりました。

引き続き研究・執筆を進めて参りたいと思います。

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「〇〇大学～～学部□□学科 ●年

〇〇〇〇（フルネーム）

メール : 〇〇〇@XXXXX.jp

携帯電話：090-××××-××××」

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就活関連のメールは教授への返信と異なる

教授へ送るメールは、就職活動中に企業の人事宛へ送るメールとは、かなり異なります。就職活動で企業と面接日程の調整や内定後ののやり取りをする際には、また別の点に注意する必要があります。

以下の記事では、内定の保留をメールで送るリスク、注意点やその後の連絡方法と面接日程確定のための基本的なメール文面やパターン別の返信例をについて解説します。時と場合によってメールの使い分け方に自信のないい人はぜひ見てみてください。

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まとめ

教授へのメールについて、返信のしかたや気を付けたいポイント、基本的なマナーについてご紹介しました。就活が始まった学生は、企業宛のメールも送ることも多いと思います。メールを送る際、送る相手によってどんなことに気を付ければいいかを理解しておくことが大切です。