推薦書は学校だけではなく、就職活動でも用いられることが多い書類です。ただ、一言で「推薦書」と言ってもその種類は多くあります。また、推薦書を使った就職活動はメリットだけではありません。推薦書を正しく知っておくことで、就職活動をより優位に進めることができるでしょう。

推薦書とは

推薦書とは、あなたがどのような人なのか、どんな良い点があるのかを書き記したものです。推薦書を受け取った人は、その内容に書かれていることを見て、条件などにふさわしい人かを判断します。

推薦書は使われる場面が決まっています。また、推薦書を先方に送ったり渡したりする場合の注意点もあります。それらについては以下の項目で掘り下げて解説します。

推薦書が使われる場面

推薦書が使われる場面はある程度限られています。その場面は以下の通りです。

• 就職活動
• 昇進・昇格
• 進学
• 奨学金
• 資格試験受験

進学や奨学金で推薦書が使われるのは、何となく覚えがある人もいるかもしれません。自分とは直接関係がなくても、クラスメイトに推薦書を進学先に提出していた人がいたということもあるでしょう。

資格試験受験でも、推薦書が必要なケースがあります。その代表的な資格が「CFE（公認不正検査士）」です。「この人はこの資格試験を受験するにふさわしい人」ということを示した推薦書を提出しなければ、受験することができません。

昇進や昇格においても、上司などの推薦書が必要な場合があります。これは勤めている企業によって異なります。また、就職活動における推薦書については、次の項目で詳しく解説します。

封筒やあて名の注意点

推薦書を郵送で送る場合は、封筒と宛名に注意が必要です。まず、封筒には「推薦書在中」という朱書きをします。封筒に朱書きをすることで、受け取った先方が開封を後回しにしてしまったり、開封時に中身を傷つけてしまったりすることを避けられるからです。

また、宛名は推薦状を送付する場合、個人名ではなく部署名のケースが多くあります。その場合は、「〇〇株式会社　人事ご担当者　様」や「株式会社〇〇　人事部　御中」などのようにしましょう。

就活で使われる推薦書

就活で使われる推薦書には大きく分けて2種類あります。一つは「指導教授の推薦書」で、もう一つは「自己推薦書」です。この2種類の推薦書は、中身がまったく違います。それぞれに分けて具体的に解説します。

指導教授の推薦書

指導教授の推薦書とは、基本的には大学教授が書く推薦書のことです。内容はゼミなどの大学だけの活動にとどまらず、アルバイトやボランティア活動など、大学時代に取り組んでいたすべての事柄も含まれます。ただ、大学教授はゼミ以外のことはわかりません。

そのため、指導教授の推薦書を自分自身で書く場合もあります。その場合は、自分で推薦書を書いた後に大学教授に中身を確認してもらい、更に大学教授がゼミなどの部分に加筆します。

自己推薦書

自己推薦書とは、文字通り自分で書く推薦書のことです。自己推薦書は面接などで直接内容について質問されることもあります。そのため、他人に書いてもらうようなことをしてはいけません。必ず自分自身で書く必要があります。

多くの場合、自分を売り込むことが苦手になってネガティブな内容になりがちです。ですが、企業に自分の価値を認めてもらうためのものですから、強みになる点や得意な点に力を入れて書く必要があります。しっかり自己分析できているかどうかが鍵となるのです。

自己推薦書を書くときに覚えておきたいポイント3選

自己推薦書を書くことは、そう簡単なことではありません。自分のための推薦書を書くという機会が少ないこともあり、必要以上に難しいと感じる人もいるでしょう。

そこで、自己推薦書を書くときに覚えておくと良いポイントを3つご紹介します。具体的に掘り下げて解説しますので、参考にしてください。

①内容に一貫性を持つ

自己推薦書で大切なことは、いかに自分が素晴らしい人であるかということを企業側に知ってもらうことです。そのため、自分の良い部分や得意な点をたくさん書こうとするケースが多く見られます。

ですが、良い点や得意な点をたくさん書こうとすると、内容がバラバラになってしまいます。これでは自己推薦書の中身が煩雑になり、読み手である企業側は「何が言いたいのか？」ということがわからくなってしまいます。

そこで、自分のアピールポイントを最小限に絞って内容に一貫性を持たせることが大切です。例えば「自ら進んで行動する」という点をアピールしたい場合は、実際にどのような場面でどんな行動をしたのかを書くと良いでしょう。

②企業に自分が合っているというアピールする

自己推薦書は自分を企業側にアピールすることが目的です。ですが、アピールする点が企業が求める人物像と外れていたなら、どれだけ素晴らしい人材であっても人事担当者に響くことはないでしょう。

まずは企業がどのような人材を求めているのかを知ることが大切です。その上で、自分が企業が求めている人材にどれだけ合っているかをアピールしましょう。

例えば、企業が求めている能力や技術力に着目し、その点で自分がどれだけ合っているかやどのように特技を活かすことができるかをアピールすると良いでしょう。「企業と自分が合致している」と感じてもらうことが大切なのです。

③自己分析をする

自己推薦書は、自分自身のことを企業に売り込むことが目的です。自分自身のことを売り込むためには、自分のことをよく知っておく必要があります。そこで必要になるのが自己分析です。

自己分析では、自分の強みや得意なことだけではなく、弱みや不得意なことにも着目します。その上で、弱みや不得意なことをポジティブな表現に置き換えます。

例えば「消極的な性格」だった場合、それだけ慎重な性格であると言えるでしょう。大きな失敗や困難は上手に避けることができていたはずです。そこで「慎重な性格」という言葉に置き換えて、仕事に活かすことができると表現しましょう。

推薦書を使うメリット・デメリット

推薦書を使うのは、それだけメリットがあるからです。ですが、推薦書は恩恵だけを与えてくれるものではありません。メリットがあれば当然デメリットもあり、それは推薦書も同じです。

そこで、推薦書を使うメリットとデメリットについて、それぞれ具体的な点を挙げて解説します。参考にしてください。

メリット

推薦書を使うのは、それだけメリットがあるからです。それでは、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょう。さまざまなメリットの中でも特に大きなものを2つ挙げて解説します。

①選考が有利に進む

推薦書があると採用選考が有利に進みます。企業は多くの人たちの中から、自社に合った人材を探します。人気のある企業の場合は、募集すればそれだけたくさんの人たちが応募をしますから、選考にも大変時間がかかります。

その時、人事担当者が注目するのが推薦書の有無です。推薦書はいわばその人のためのお墨付きです。どれだけその人が企業に合っているかどうかが克明に記されています。履歴書や職務経歴書だけではわからないことも記載されているため、選考しやすくなります。

②早期内定が獲得できる可能性がある

企業の採用試験では、一般選考とは別に推薦選考というものが設けられている場合もあります。企業側としても早く自社に合った人材が欲しいのです。そのため、推薦選考枠を設けてより自社に合った人材を見つけようとします。

推薦選考は一般選考に比べて時期が早いため、推薦書を使うことでそれだけ早く内定が獲得できるというメリットがあります。周りが就活に追われている時期に、すでに推薦選考で内定を獲得してのんびり過ごす、ということも可能になるのです。

デメリット

推薦書を使った就職活動はメリットばかりではありません。デメリットもあります。デメリットを知っておかないと、推薦書を使った就職活動で「こんなはずではなかったのに」と思うこともあるかもしれません。2点ご紹介しますので、参考にしてください。

①内定辞退が難しい

推薦書を使った就職活動は、その人がどれだけその企業に合っているかをアピールします。それは言い換えるなら、「御社で内定を頂けたなら、必ずお役に立ちます」ということでもあります。そのため、内定後は辞退ができないと思った方が良いでしょう。

推薦書を使った就職活動をする場合は、その会社で本当に良いのかどうかを徹底的に分析してください。企業分析だけではなく、自己分析も徹底して行う必要があります。他の企業と比べるなどして、本当に自分が希望する企業かどうかを確認しましょう。

②選択肢が狭くなる

就職活動で推薦書を使うと、それは「私は御社で仕事がしたいのです」という気持ちを示していることにもなります。言い換えるなら「私は他社には応募していません」ということです。

また、推薦書が認められている企業によっては、「推薦枠で応募した人はよほどのことがない限り採用する」という暗黙の了解のようなものがある場合もあります。完全に的外れな人材や、極端な不景気に陥らない限りは、100％採用するということです。

そのため、推薦書を使った就職活動では併願が認められないケースが多々あります。複数の企業に書類を送って内定が頂けたところに就職する、ということができないのです。

その他の推薦書

推薦書には他にも種類があります。主な推薦書として知られているのが、高校の推薦書、奨学金の推薦書、転職の推薦書です。それぞれについて掘り下げて詳しく解説します。

高校の推薦書

高校の推薦書は大学の推薦入試で使われるものです。担任の先生が推薦書を書き、校長先生が中身を確認して署名・捺印をするというのが一般的な方法です。本当は校長先生が書くものなのですが、一人一人の生徒の学校生活について詳しい担任の先生が代筆します。

また、推薦書と共に調査書も添付します。調査書とは出席日数や学業成績、取得した資格や検定などを書きます。内容は現役高校生の場合は高校3年の1学期まで、浪人生の場合は高校3年生全体と決まっています。

奨学金の推薦書

奨学金を申請する場合には、指導教員の推薦書が必要です。本来は指導教員が推薦書を書くのですが、中には自分で推薦書を書いて指導教員に中身を確認してもらい、署名捺印をもらうというケースもあります。

転職の推薦書

転職の推薦書は、転職先の企業が前職でその人がどのような業務に携わっていたのか、勤務態度や職場での人間関係などを知るためのものです。多くの場合は、前職の上司が転職の推薦書を書きます。

転職の推薦書があると、次の企業での就職が早く決まります。また、前職と似たような業務内容に仕事に就くこともできるため、早く仕事に慣れたり更なるスキルアップを目指しやすくなったりします。

まとめ

推薦書について解説してきました。就職活動での推薦書は、内定を確実に素早くもらうという点で大変メリットがあります。「どうしてもこの会社に就職したい」または「絶対にこの仕事がしたい」という場合には最大の武器になるでしょう。

ただし、推薦書は自分を企業にアピールするためのものでもあります。特に自己推薦書の場合は自己分析がどれだけできているかが鍵です。自分のことを客観的に見つめてから、推薦書の作成に取り掛かると良いでしょう。