お願いメールを送る機会は、誰にでも一度や二度はあるでしょう。ビジネスの場面では、特にお願いメールを送る機会は多くあります。あなたのお願いメールは失礼になっていないでしょうか？先方に送る際に気をつけるべきお願いメールのポイントや表現方法、更にはシチュエーション別のお願いメールの例文もご紹介します。

お願いメールのポイント

仕事などで何かをお願いする時、口頭ではなくメールにすることがあります。ただ、お互いに顔が見えませんから、書き方を間違うと相手に不愉快な思いをさせてしまうこともあります。お願いメールには大切なポイントがあるのです。

どのような点に注意すれば良いのか、お願いメールのポイントについて解説します。

①敬語を使う

相手にお願いするのですから、当然文章は敬語です。仮にお願いメールを送る相手が同僚や特別に親しくしている人であっても、お願いメールの場合は必ず敬語を使いましょう。敬語と一言で言っても、尊敬語・謙譲語・丁寧語の3種類があります。

尊敬語は相手を立てるいい方、謙譲語はへりくだった言い方です。「行く」という言葉で例えると、尊敬語の場合は「いらっしゃる」などになり、謙譲語は「伺う」となります。また、丁寧語は「行きます」などのように「～します」となります。

どんなに親しい人であっても、お願いメールを送る際には友達感覚の内容になってはいけません。失礼になりますから、必ず敬語を使いましょう。

②用件は一番最初に

お願いメールを送る時、まず最初に理由を書いてしまう人がいますが、これはマイナスです。用件は一番最初に書きましょう。用件を一番最初に書いておくと、読み手は心の準備をしてその後の文章を読むことができるからです。

相手にお願いをするということは、その人の時間と労力を使うということです。相手にも予定があり、心の準備も必要です。頭の中で心にゆとりを持って段取りが組みやすいようにするため、必ず用件は一番最初に書き、その後で理由などの細かな内容を書きましょう。

③ゆとりを持った期限を提案する

お願いメールを送る時には、ある程度期限を切る必要があるでしょう。ですが、あまり切羽詰まった期限では失礼になります。相手にも自分の予定があるからです。お願いしなければならないのは仕方のないことです。その代わりゆとりを持った期限を提案してください。

もし余裕があるのなら、まず最初に相手の都合をメールで尋ねると良いでしょう。その上で、お互いにとってちょうど良い日程を組むようにすると、相手に失礼になりませんし、こちらも心のゆとりが生まれます。

お願いメールで使いやすい表現・避けるべき表現

お願いメールでは、文章に気をつけなければいけません。こちらはあくまでお願いする立場ですから、文章で失礼があってはいけないのです。

そこで、お願いメールで使いやすい表現と避けるべき表現を、それぞれ紹介します。

お願いメールで使いやすい表現

• 大変恐縮ではございますが
• 勝手なお願いではございますが
• お手数をお掛け致しますが
• ご連絡頂けますと幸いです
• ご検討下さいますよう、お願い申し上げます

最初の3つは文頭に用いる場合の表現で、残り2つは文末で用いる場合の表現です。5つともすべて、お願いメールでは定番の表現でもあります。特に最後の2つは、締めの文章で使うと良いでしょう。

お願いメールで避けるべき表現

• お願いします
• ～してください
• 依頼させて頂きます

上記の3つは、お願いメールで間違いが多い表現です。一見、これらは丁寧な言い方のように感じます。ですが、受け取り方によっては上から目線になりますし、お願いメールでは避けるべき表現でもあります。

「お願いします」は「お願いできませんでしょうか？」、「～してください」は「して頂けませんでしょうか？」などのように表現します。選択権は相手にあるように表現することが大切です。

また「依頼させて頂きます」は、「依頼」という言葉そのものに上から目線のニュアンスが含まれています。仮に「ご依頼させて頂きます」と表現しても、不愉快に思う人もいるでしょう。「依頼」の代わりに「お願い」という言葉に変えて表現しましょう。

お願いメールの流れ

お願いメールを送る時、どのように作成して送れば良いのか、わからない人もいるでしょう。今までお願いメールを送ったことがない人はもちろんです。また、お願いメールを送った経験がある人も、もしかすると失礼なメールを送っているかもしれません。

そこで、一般的で失礼にならないお願いメールの流れについて解説します。参考にしてください。

①件名

内容がわかるような件名にすることが大切です。例えば「【至急】〇〇のお願い」などのようにすると良いでしょう。

メールボックスにはたくさんのメールが来ます。一つずつメールを開いて内容を確認するのは大変手間ですし、時間もかかります。件名に明確な要件を書いておけば、メールの受け取り手はメールを開かなくてもおおよその見当がつきます。

また、お願いメールを送る時には期限が必ずあります。少しでもゆとりを持たせるために「【至急】」などのように目立たせることも大切です。

②本文

本文で大切なことは、遠回しな表現は使わないということです。言い訳めいたことなどを書いて長文メールにしてしまうと、読み手はそれだけで大幅な時間を取られてしまいます。無駄な時間を使ってしまうということです。アポイントメールを例にしてみましょう。

「お世話になっております。この度は突然のメールをお送りし、誠に申し訳ございません。お忙しい中、誠に恐縮ではございますが、〇〇の件につきまして〇月〇日にお会いしてお話させて頂きたく、メールを差し上げました。ご都合はいかがでしょうか？」

上記のようにまず最初に突然メールを送ったことに対して謝罪します。その上で、何の件についていつに会いたいのかを伝えます。この時、所要時間も明記すると更に良いでしょう。最後に相手の都合を尋ねると、失礼になりません。

③締め

締めでは、お願いする文章と共に、返信の期日も明記しておくと良いでしょう。返信期日を明記しておくと、先方はそれまでに返信を送ってくれます。

「〇月〇日までにご連絡を頂けますと幸いです。お手数をお掛け致しますが、何卒よろしくお願い致します」

返信期日を記載する場合も、必ず下手に出るような表現を使いましょう。あくまでこちらはお願いする立場にあるのですから、相手を立てることが前提です。

状況別｜お願いメールの例文

お願いメールはそのシチュエーションによって内容が異なります。一つのテンプレートを使いまわす、ということが難しいのです。そこで、考えられるシチュエーションに合わせたお願いメールの例文を紹介します。参考にしてみてください。

①何かを送って欲しい場合

「お世話になっております。実は手続き上、〇〇の書類が必要であることが判明致しました。大変お手数ではございますが、〇月〇日までに〇〇の書類をお送り頂くことは可能でしょうか？誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します」

ーー

上記の例文は、先方に何かを送って欲しい場合に送るお願いメールです。例えば、会社の資料や請求書、見積書や納品書などを依頼する場合には、上記のようなメールを送ると良いでしょう。

ポイントは、期限を必ず記載しておくことです。もし事務処理上、タイトなスケジュールになってしまう場合は、その旨についての理由を書いた上でお願いしてください。社内の場合でも社外の場合でも同じです。

②期限を遅らせて欲しい場合

「いつもお世話になっております。この度は〇〇の期限につきまして延ばして頂けないかご相談させて頂きたく、ご連絡致しました。＜具体的な理由を書く＞〇月〇日までに延長して頂くことは可能でしょうか？勝手ではございますが、ご連絡頂ければ幸いです」

ーー

当初の期限内では難しいという場合は、上記のお願いメールを例にしてください。当初の予定よりも大幅に遅れることは、先方に迷惑をかけることになります。そのため、謝罪の気持ち込めた内容にすることが大切です。

ポイントは、具体的な理由とおおよその希望期限を明記することです。なぜ期限を延長する必要があるのかを述べた上で、ゆとりを持った希望期限を明記しましょう。これはどちらかというと無理なお願いメールになりますから、低姿勢が大切です。

③日程を変更して欲しい場合

「大変お世話になっております。先日ご連絡を頂戴しておりました〇〇の件につきまして、日程変更のご相談をさせて頂きたく思い、ご連絡させて頂きました。〇月〇日以降に変更して頂きたいのですが、ご都合はいかがでしょうか？よろしくお願い致します」

ーー

これは日程を変更して欲しい場合のメールです。アポイントやミーティングなどの日程を変更して欲しい場合には、上記のような内容のメールを送ると良いでしょう。

ポイントは、〇日〇日以降などのように、先方の都合に合わせることです。こちらの予定に合わせてもらうことになるので、必ず先方の都合に合わせた日程を組む意思があることを明確にしましょう。

まとめ

お願いメールについて解説しました。お願いメールは、相手に迷惑をかけてしまうことが前提です。そのため、謝罪の気持ちを表す意味でもへりくだった文面にすることが大切です。

例え送信する相手が大変仲のいい人であったとしても、「親しき仲にも礼儀あり」という言葉もあります。誠意や誠実性を見せることも大切ですから、必ず敬語を使った内容にして送るようにしてください。