就活をしている中で、メールの返信に困ったことはありませんか。お礼をするべきか、了解を伝えるべきか、遅れた時にはどうすればいいのか、などどこまで返せばよいのかしばしば迷うこともあるでしょう。今回は就活メールの返信の仕方について説明します。就活メールの返信の文面例も記載しているので、ぜひ採用担当者に返信する時の参考にしてください。

就活のメールの返信は重要

就活のメールの返信は重要です。採用担当者と1対1でやりとりする場なので、マナー違反や失礼な返信をしてしまうと選考から落とされる場合さえあります。逆に、メールでのマナーがしっかりしていれば、採用担当者からプラスの評価を得ることができます。

以下で就活のメールの基本から解説していくので、これを機にしっかり返信マナーを身につけておきましょう。返信マナーにのっとった返信ができれば、社会人としての基礎が身についている印象を与えられます。

就活の返信のメールはどこまで必要なのか

就活の返信のメールをどこまですべきか迷うかもしれません。相手から連絡がきた際には、確認した旨を必ず返信しましょう。ただし、自動送信と思われる文面の場合には返信がいらないこともあります。

システムではなく採用担当者個人からメールが来ている場合には、返信するようにしておくと無難です。「ありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします」の一文だけでも、返しておくと丁寧な印象となります。

次に、就活メールを書く際の基本事項について紹介します。

就活のメールの基本

まずは、就活メールの基本から身につけておきましょう。以下で就活のメールの構成とポイントについて解説します。

就活のメールの構成

就活のメールの構成は以下の通りです。

• ①件名
• ②宛先
• ③挨拶
• ④本文
• ⑤締め
• ⑥署名

それぞれの役割や書くべき内容についてお伝えします。

件名

相手にわかりやすいように、「用件・名前」という形にしましょう。就活生の中には採用担当者に気を使って敬語を使ったり、わかりやすいように必要以上に長くしてしまったりする人もいますが、あくまでも簡潔な件名を目指しましょう。

例は以下の通りです。返信を続けると増えていく「Re」は件名が見えなくなるくらい増えたら1，2個消すのが妥当です。

• Re：面接の日程調整について　（××大学・〇〇 〇〇（氏名））　
• Re：採用内定のご連絡　（△△大学・〇〇 〇〇（氏名））

宛先

宛先として相手の会社名・所属先の部署名・フルネームを記載してください。また、この時会社名の法人格は略さずに正式名称で起債するように気を付けましょう。

相手からのメールに対して1通目の返信をする時は上記の型に従うことをおすすめします。ただし、2通目、3通目とやりとりが続くようであれば相手の苗字のみ「◯◯様」と記載する方が読みやすくなります。

例は以下の通りです。名前や会社目の誤字に気を付けましょう。

• 株式会社〇〇
  人事局　人事部
  ◯◯　◯◯様

部署名や担当者名が不明の場合は、「採用ご担当者様」と記載するのがよいでしょう。

挨拶

メールの挨拶は初めてのやりとりの場合は「お世話になります。」、何度かやりとりをした場合は「お世話になっております。」と始めるのが通常です。挨拶の後には名乗りましょう。名前も、2通目以降は省いてもかまいません。

• お世話になっております。◯◯大学の◯◯です。
  先日の選考では個人的な質問にも丁寧に回答いただきありがとうございました。

上記の例文のように、相手と印象的な会話をした場合には一言触れてみるのもおすすめです。

本文

本文は簡潔に、要点をわかりやすく述べるよう意識しましょう。採用担当者は多数の就活生を相手にメールのやりとりをしているので、できるだけ相手に手間をかけない配慮をすることが大切です。

また、段落分けや改行をうまく使うことで相手が見やすい構造を意識しましょう。

後の見出しで面接の日程調整や内定通知に返信する場合の本文の書き方の例を紹介します。

締め

締めの言葉は通常「何卒よろしくお願いいたします。」を使います。より丁寧さを表現するには、「何卒よろしく申し上げます。」としてもよいでしょう。

• 引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
• ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

上記の例のように、相手を気遣う文章を追加し、メールを読んでくれたことへの感謝を伝えましょう。

署名

署名の一番上には氏名が来るように設定しておきましょう。所属先である大学と学部、連絡先の電話番号とメールアドレスが署名に含まれているよう確認してください。

また、「-」「=」といった記号を使って、どこからが署名なのかをわかりやすくしましょう。

• 〇〇 〇〇（氏名）
  東京大学　〇〇学部
  TEL：080-000-XXXX
  email：xxx-xxx@tokyo-u.co.jp

以上が基本的なメールの構成とそのポイントです。

また、返信を続けると、以前のやり取りが本文内に残ると思います。これは、相手が以前の内容を確認しやすいように残したままで大丈夫です。

就活のメールで気を付けたいポイント

就活のメールのポイントは以下の5つです。

• ポイント①｜気がついたらすぐに返信する
• ポイント②｜件名は残して返信する
• ポイント③｜正しい敬語を使用する
• ポイント④｜メールアドレスに気を付ける
• ポイント⑤｜改行・段落分けをする

5つのポイントについて詳しく下記で解説するので、最低限この5つはマナーとして身につけておきましょう。

ポイント①｜気がついたらすぐに返信する

就活メールは返信が早ければ早いほどよいものです。早すぎる返信によって採用担当者が困ることは決してなく、早いほどありがたがられます。もし用事があってすぐ返信できない時も、最低でも24時間以内に返信しましょう。

また、面接日程が未定ですぐに返信できない時でも、「〇日までに日程をお送りいたします。」といった返信をしましょう。

返信をする時間については、極力企業の就業時間内が好ましいです。夜中の返信などは採用担当者に不規則な生活を送っているというマイナスの印象を与えがちです。アルバイトなどで就業時間内にメールを返信できない場合は、送信予約機能などをうまく使いましょう。

「後で返信しよう」と思って忘れてしまうと問題なので、メールに気づいたらできる限りその場で返信するようにしてください。

ポイント②｜件名は残して返信する

相手からのメールの件名は消したり変えたりせずに、そのままにして返信するようにしてください。

件名は、メールの内容について簡潔に表すものです。件名を変えてしまうと相手が何について話をしていたかわからなくなる可能性があります。

また、先ほど述べたように、「Re」については長すぎて件名が見えなくならないように適度に消して返信しましょう。

ポイント③｜正しい敬語を使用する

敬語を使おうとするあまり、誤用をしてしまうとかえってマイナスの印象となってしまいます。以下は、間違いやすい敬語と正しい例です。

丁寧なつもりで敬語を間違ってしまうと、相手を目下にみる表現になってしまうことも考えられます。

失礼で常識がないようなイメージを相手に与えてしまうので、敬語の使い方に自信がない場合には例文を参照したり、使い方を一つずつ調べるようにしてください。

ポイント④｜メールアドレスに気を付ける

メールアドレスの＠の前は自分で自由に設定できます。しかし、企業へのメールに対して「aiko_love_1234@」「dream.flower22@」といったようなカジュアルなメールアドレスを使うと、採用担当者に少々砕けた印象を与えてしまします。

このようなことを避けるために、フリーアドレスを取得して、「k.sato@」「i.suzuki0907@」といったような無難なものを用意しましょう。就活用にアドレスを一つ取得しておくと普段のメールアドレスと区別がつきやすく便利です。

ポイント⑤｜改行・段落分けをする

本文を書く際に相手が読みやすいように適度に改行しましょう。また、内容ごとに段落分けをすることでさらに読みやすさが増します。

また、就活生はスマートフォンでメールの返信をすることが多いと思われます。スマートフォンでメールを作成する場合、改行が多くなりがちです。しかし、社会人は多くの人がパソコンから返信します。そのため、パソコンで見ることを想定した改行を心がけましょう。

【ケース別】就活のメールの返信例文

続いてはケース別に、返信メールの例文を紹介します。

「面接の日程調整」「内定通知への返信」は誰もが経験するものです。メール本文の書き方を身につけておきましょう。

1.面接の日程調整の返信メールの場合

面接の日程調整の返信メールの例文を2つ紹介します。

面接の日程調整については、就活開始初期から採用担当者とやりとりすることになります。失礼のないよう、丁寧かつ簡潔に返信するようにしてください。

1-①.企業が打診した日程を承諾するメール例文

件名：Re　面接の日程調整について　（△△大学・○○ ○○）

株式会社〇〇 人事局　人事部 ◯◯　◯◯様

お世話になっております。△△大学の◯◯ ○○です。
面接の日程のご案内ありがとうございます。
以下の日程で貴社にお伺いいたします。

• 6月2日（火）　15:00〜

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

———————
〇〇 〇〇（氏名）
東京大学〇〇学部
TEL：080-000-XXXX
email：xxx-xxx@tokyo-u.co.jp
———————-

本文には日程の案内をしてくれたお礼を述べましょう。また、企業から提示された日程を本文中で再確認するようにしてください。「曜日と日付が合わない（例文の場合6月2日（水）など）」というミスがよく見られるので、企業側・自分ともに間違いがないか確認しておきましょう。

1-②.企業が打診した日程に変更を依頼するメール例文

件名：面接日程の変更について（△△大学・○○ ○○）

お世話になっております。△△大学の◯◯ ○○です。
面接の日程のご案内ありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、ご提示いただいた時間帯にゼミの発表が入っております。
以下のいずれかの日程でご調整をお願いできますか。

• 6月2日（火）　12:00〜4:00
• 6月3日（水）　9:00〜12:00
• 6月5日（金）　終日

こちらの都合でお手数おかけいたしますが、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

———————
〇〇 〇〇（氏名）
東京大学〇〇学部
TEL：080-000-XXXX
email：xxx-xxx@tokyo-u.co.jp
———————-

たとえ他の面接の予定があっても、他社の選考には言及しないことをおすすめします。日程返信の場合やりとりに時間をかけないことが大切です。できるだけ代替の日程を多く示すことをおすすめします。

また、「お願いできますでしょうか。」は二重敬語なので、使わないよう注意しましょう。

2.内定通知への返信メールの場合

内定通知へ返信する場合のメール例文を3つ紹介します。

内定を辞退する場合、保留する場合には特に丁寧さに気を配りましょう。内定を承諾する場合には社員の一員となる自覚や意気込みを見せると好印象です。

2-①.内定を承諾するメール例文

件名：Re 採用内定の連絡について（△△大学・○○ ○○）

お世話になっております。△△大学の◯◯ ○○です。
この度は、内定の通知をいただき誠にありがとうございます。
第一志望の貴社で働くという目標が叶い、非常に嬉しく感じております。

4月から社会人として貴社に貢献できるよう精進して参ります。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

———————
〇〇 〇〇（氏名）
東京大学〇〇学部
TEL：080-000-XXXX
email：xxx-xxx@tokyo-u.co.jp
———————-

内定を承諾する場合には、熱意や嬉しさを素直に表現しましょう。4月からは同じ社員という立場になります。表現に失礼がないように気をつけてください。

2-②.内定を辞退するメール例文

件名：Re 採用内定の連絡について（△△大学・○○ ○○）

お世話になっております。△△大学の◯◯ ○○です。
この度は、内定の通知をいただき誠にありがとうございます。

嬉しいお知らせをいただいた上で大変恐縮なのですが、この度内定を辞退いただきたくご連絡いたしました。

就職活動の中で自分の適性を振り返り、他の業界の方が自分の強みを活かせるのではないかと考えた次第です。

選考でも大変丁寧にご対応いただき、たくさんのお時間を割いてくださったのにこのような返事となってしまい申し訳ございません。採用担当者である◯◯さんにはとてもお世話になり感謝しております。

本来貴社までお伺いして直接お詫びすべきところをメールでのご連絡となりますことご容赦いただきますようお願い申し上げます。

末筆ながら貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

———————
〇〇 〇〇（氏名）
東京大学〇〇学部
TEL：080-000-XXXX
email：xxx-xxx@tokyo-u.co.jp
———————-

本来ならば電話もしくは直接の内定辞退が望ましいのですが、メールで内定辞退を伝えるなら上記のような書き方をしてください。内定辞退の旨とお礼、お詫びを誠実に伝えましょう。

メールでの連絡となってしまったお詫びと締めの言葉はそのまま引用してください。本文、採用担当者と印象的なやりとりをしたことや個人的にお世話になったことがあれば、その旨にも触れてお礼を言っておきましょう。

2-③.内定を保留するメール例文

件名：Re 採用内定の保留について（△△大学・○○ ○○）

お世話になっております。△△大学の◯◯ ○○です。
この度は、内定の通知をいただき誠にありがとうございます。

嬉しいお知らせをいただいた上で大変恐縮なのですが、内定への回答を少々お待ちいただくことは可能でしょうか。

今後の人生を左右することなので、他社の選考状況も考慮しながら後悔のない決断を下したいと考えております。

勝手なことを申し大変恐縮ですが、◯月◯日まで回答期限をいただけると幸いです。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————
〇〇 〇〇（氏名）
東京大学〇〇学部
TEL：080-000-XXXX
email：xxx-xxx@tokyo-u.co.jp
———————-

内定を保留したい時には「内定へのお礼」「保留の旨」「回答期限」の3つを必ず押さえるようにしてください。特に回答期限の設定には注意しましょう。

あなたが内定を辞退するなら他の人に内定の枠が譲られることになるので、できる限り早く回答することが最も誠実な対応です。一度設定した回答期限を延期することがないようにしましょう。

就活のメールの返信の疑問

就活のメールを返信する際に、以下の2点に対して疑問に思うことがあるかもしれません。

• 疑問①｜企業はメールの返信を見ているのか
• 疑問②｜返信に「了解しました。」は適切か
• 疑問③｜メールに気付かず遅くなってしまった場合はどう返信すればよいか

それぞれの疑問について説明します。

疑問①｜企業はメールの返信を見ているのか

企業はメールの返信を見ています。冒頭で述べたように、メールの返信のマナーが悪ければ選考で落とされる可能性もあります。

就活のメールの返信内容には失礼がないよう気を付けることが大切です。ぜひ、企業の就活のメールに返信する時にはぜひ、この記事を役立てて丁寧に文面を作成するようにしてください。

疑問②｜返信に「了解しました。」は適切か

「了解しました」という言葉は敬語ではありません。「了解」という熟語に丁寧語の「しました」を付けた表現です。また、この言葉は自分と同等、またはそれ以下の立場の人に使う表現です。

そのため、何か承諾したことを返信で伝えたい場合、「承知いたしました。」や「かしこまりました。」えお使うようにしましょう。

疑問③｜メールに気付かず遅くなってしまった場合はどう返信すればよいか

就活生は様々な企業からメールが来るため、メールボックスが見づらくてメールを見逃してしまうということも少なくありません。メールを見逃してしまっていた場合はすぐに返信し、本文内で「返信が遅れて申し訳ありません」という言葉を加えましょう。

また、大事なメールを見逃すことがないように1日に数回メールボックスをチェックするように気を付けましょう。

まとめ

今回は就活メールの返信について解説しました。

就活メールの返信は、内容によっては選考結果に影響するほど採用担当者は見ているものです。マナー違反のないよう、しっかりと返信の基礎を押さえておきましょう。

就活メールは丁寧さに加えて返信のスピードも大切です。メールを受け取ったらできるだけ早く返信することを心がけてください。