【例文つき】正しい面接の断り方って何?気になるポイントを徹底解説!

就活生は数多くの企業にエントリーするため、複数の会社から面接の連絡を受けることもあります。しかし、そのすべてを受けなければならないというルールはありません。いざという時のために、面接の断り方は覚えておきたいところです。そこで今回は、面接の断り方を解説します。

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面接を断る前に

複数の企業から面接の連絡がくるのはうれしいことですが、そのすべてを受けるべきかどうか、悩む就活生がいるという現実があります。面接を辞退すべきかを悩む理由として、以下のものがあげられます。

  • 第一志望の企業から内定の連絡があった
  • 他の企業と面接日が重なってしまった
  • 諸事情で指定された日に面接ができなくなった
  • 業界や会社にそれほど強い興味を持っていない

1つめの理由であれば迷わずに断れますが、残る3つはそれで本当に後悔しないのか、考えてしまう就活生もいることでしょう。面接は一度断ってしまうと、同じ企業で再挑戦するというわけにいかないからです。だからこそ、面接を断っても絶対に後悔しないと自分で思いきれるまで、連絡を入れるべきではありません。

他の企業や諸事情で指定された面接日に行くのが難しい場合は、応募企業に問い合わせて日程変更を依頼するという方法もあります。また、興味がない業界や会社でも、行ってみれば印象が変わるかもしれません。それも含めて、熟考してから結論を出すことをおすすめします。

面接の断り方〈基本編〉

熟考したうえで、それでも面接を辞退すると決めたら、企業に断りの連絡を入れる必要があります。そして、面接を断る際にはマナーを守るのが基本です。ここでは、基本的な面接の断り方について、具体的に説明します。

目次

①早めに連絡する

1つめは、早めに連絡をすることです。特に二次面接以降は、人事部の採用担当者だけでなく、配属の可能性がある部署の上長や経営陣が行うことも珍しくありません。当日のキャンセルによって、面接官の時間をムダにしてしまうのは失礼な話です。

また、面接当日に連絡されると、相手にかける迷惑が大きくなります。そのため、面接辞退を決めたなら、面接日より1日も早く伝えるのが誠意です。相手にかける迷惑を最小限にすることを、重視しましょう。

②簡潔かつ丁寧に伝える

2つめは、簡潔かつ丁寧に伝えることです。その場合は、以下の内容をきちんと伝えるのが基本です。

  • 自分の名前と出身大学・学部
  • 面接の連絡をいただいたお礼
  • 面接を辞退するという意思
  • 迷惑をかけることに対する謝罪

また、正しい敬語を使うことはいうまでもありません。誠意を持って、面接辞退を伝えましょう。

③電話・メールどちらでも大丈夫

3つめは、面接辞退の連絡は電話でもメールでも大丈夫だということです。面接日まで余裕があれば、メールで辞退する旨を伝えてかまいません。目安としては面接日の1週間前、遅くても3日前にメールが届く必要があります。

面接日の2日前移行など時間が迫っている時には、面接辞退の連絡は電話が原則です。その基本ルールを守るようにしてください。

④無断の辞退はNG

4つめは、連絡もせずに無断で面接を辞退するのは絶対にNGということです。特に大学推薦枠で応募し、面接まで進んだ場合は、無断の事態をしてはいけません。その場合、あなた個人の問題だけでなく、求人を出した企業と大学の信頼関係にひびを入れることになりかねないからです。

その結果、次年度以降に自分の後輩たちのチャンスを奪う可能性もあります。また、社会人としても無断で約束を反故にするのはNGですので、良識ある行動を心がけてください。

面接の断り方〈応用編〉

前章では、基本的な面接の断り方について説明しましたが、応募企業に好印象を残したいなら、さらに配慮ある行動をすることをおすすめします。ここでは、面接の断り方の応用編として、2つのポイントを紹介します。

①連絡の時間帯に配慮する

1つめは、採用担当者への連絡の時間帯に配慮することです。まず、採用担当者への連絡は勤務時間内にするのが原則です。そして、何かと忙しい始業時間や就業時間の前は避けます。

また、12時~13時が昼の休憩時間になっている会社が多いので、この時間帯も避けた方が無難です。このように、電話連絡の時間帯に十分気をつけましょう。

②電話でのフォローを入れる

2つめは、面接辞退の連絡をメールで送ったとしても、電話でフォローを入れることです。メールがきちんと届いていたかの確認のためと話しつつ、面接を辞退したことの謝罪を誠意をもって伝えます。

合わせて電話を切る前に、「お忙しい中、お時間をいただきましてありがとうございました」と言い添えると、より採用担当者の好感度を上げられるはずです。

面接を断る時の伝え方

面接を辞退する際に、伝えるべきことについては前述しました。しかし、実際にどう伝えればよいのか、悩む就活生もいるはずです。ここでは面接を断る時の伝え方を、例文を交えて説明します。

①メールの場合

メールで面接辞退を伝える場合の例文は、以下の通りです。

件名:面接辞退のご連絡/■■大学▲▲学部●●●●
本文:株式会社□□ 人事部 採用担当 △△様
先日、面接のご連絡をいただいた■■大学▲▲学部●●●●です。
先日は、面接日程のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。
この度、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
面接のチャンスをいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
本来ならば直接ご連絡を差し上げるべきところを、メールとなってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社ますますのご隆盛をお祈り申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
■■大学▲▲学部●●●●
住所・電話番号・メールアドレス

メールで面接辞退を伝える場合に、注意してほしいポイントは以下の通りです。

  • 件名に「面接辞退のご連絡」と明記する
  • 名前は件名と本文の冒頭、署名欄の3カ所に入れる
  • 面接連絡のメールに返信し、その内容は消さない
  • 正しい敬語で書く
  • 文章中の表記を統一させる

上記を意識して、メールを作成しましょう。

②電話の場合

電話で面接辞退を伝える場合の例文は、以下の通りです。

お忙しいところ恐れ入ります。私は■■大学▲▲学部●●●●と申します。面接の件でお電話いたしました。人事部 採用担当 △△様はいらっしゃいますか?
(担当者が電話口に出たら)◯月◯日◯時より面接のお約束をいただいております、■■大学▲▲学部●●●●と申します。今お時間いただいてよろしいでしょうか?
ありがとうございます。先日は面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
大変お手数をおかけいたします。お時間をいただきまして、ありがとうございました。失礼いたします。

電話の場合は、相手の言葉を聞いてから話すことを徹底しましょう。また、電話の場合は面接辞退の理由を聞かれることがあります。その返答方法については、次章で説明します。

面接を断る時の理由

就活生が面接辞退を考える理由は、前述しました。そして面接辞退の連絡をした際、企業の採用担当者に理由を聞かれることがあります。基本的には、自分が考えた理由を率直にいってかまいません。具体例として、以下の理由があげられます。

  • 応募の際にイメージしていたより幅広い範囲の業務遂行を求められるようですが、私自身は専門職としてスキルを深めていきたいという思いがあるため、辞退させていただきたいです
  • 一次面接の際の説明が、当初私が思い描いていた内容と異なっており、自分の能力について改めて考慮した結果、御社に貢献していくことが難しいと思い至り、面接を辞退させていただきたく思いました

しかし、場合によっては面接辞退の理由で嘘をついた方がよいこともあります。以下では、面接辞退で伝えることの多い理由を2つ、紹介します。

①他社からの内定

嘘をつく必要がない理由が、他社からの内定です。この場合は、以下のように伝えます。

誠に申し訳ございませんが、先日他社から内定をいただき、そちらの会社でお世話になることに決めました。
そのため、〇月〇日〇時に予定している面接を辞退させていただきたく思います。

この場合は、採用担当者の方もソフトな対応をしてくださることが多いです。面接の機会をいただいたお礼と、迷惑をかける謝罪と共に、素直に伝えましょう。

②家庭の事情

家族のケガや病気などの不幸によって、面接日に行けなくなった場合、まず日程調整をお願いするのがスタートです。一方で家庭の事情は、企業風土やスキルとのミスマッチを感じたり、興味が薄れたので面接に行きたくない時の言い訳としても使えます。具体的には、以下のように使います。

誠に申し訳ございませんが、家庭の事情で就業するのが難しくなってしまったため、〇月〇日〇時に予定している面接を辞退させていただきたく思います。

家庭の事情が面接辞退の言い訳の場合は特に、明確をかけたことに対する謝罪を丁寧に行うのがマナーです。

面接を断る時は失礼のないように

企業は新卒採用において、かなりの時間と費用を割いています。また、エントリーから面接に至るまでの間に、何人もの応募者を落としてもいます。そう考えると、面接まで進んで辞退することは、相手の労力をムダにすることに他なりません。

また、自分の面接の断り方によって、在籍する大学の後輩に迷惑がかかる可能性も否定できないと前述しました。そうした悪影響を最小限にするためにも、面接を断る際には失礼がないように誠意を尽くすよう心掛けてください。

まとめ

今回は、面接のを断る前に考えるべきことから、実際の断り方まで幅広く解説しました。

面接の連絡があった企業が何社あっても、就活生自身が入社したい会社は決まっているものです。また、複数の内定が出たことで、就活を止めることを決心する人もいるでしょう。その場合はいち早く、企業に連絡するのがマナーです。この記事を参考に、誠意ある断り方を実践してみてください。

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