【例文あり】不参加を伝えるメールのマナーとは?ケース別の例文についても紹介します!

面接や説明会などの不参加を伝える連絡はどなたでも気が引けるものです。しかし、早めに不参加の旨を伝えないと企業に迷惑がかかってしまいます。 この記事では面接や説明会に不参加の旨を連絡をするときのマナーを解説した上で、その他にもメール連絡の注意点やメール例文などもご紹介します。

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面接や説明会の不参加はきちんとメールすべき

「面接日程がかぶってしまった」「体調不良で説明会に参加できない」など、それぞれの事情で面接や説明会に不参加となることもあると思います。

そのような時、不参加の連絡はするべきかと悩む就活生も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、どのような理由であっても不参加の場合はきちんと連絡するのがマナーです。正しくマナーを守った上で不参加の旨をメールすることで企業からの印象は悪くならずにすみます。

不参加を企業に連絡する際のマナー

社会人として事前に連絡することは当たり前のことです。あなたの行動一つで大学の印象が悪くなってしまうこともあるので、不参加の場合は必ず連絡しましょう。

ここでは面接や説明会に不参加の旨を企業に連絡する際の基本的なマナーをご紹介します。

目次

①不参加が確定した時点ですぐに連絡する

不参加の場合はなるべく早く連絡してください。人事や面接担当者は忙しい中で説明会の準備をしたり、面接の時間を確保しています。

もちろん業務は準備や面接だけでなく、他にもたくさんあります。あなたのために貴重な時間を割いているということを念頭に置きましょう。

また企業としては1人でも多くの生徒を面接したいという気持ちがあり、「辞退する=1枠空く」ということになります。

早めに連絡することで、その他の就活生に連絡して日程調整ができますし、選考に落ちてしまった就活生にもチャンスが舞い降りることになります。

②当日連絡の場合は電話をする

日程に余裕がある場合はメール連絡で問題ありません。しかし、当日に不参加の連絡をする場合は電話連絡が必須です。

担当者はいつでもメールを確認できるわけではありません。忙しい日には朝から一日中席を外しており、夕方までメールのチェックができないことも日常茶飯事です。

そのため、確実に不参加の情報を担当者に伝えるためには電話で連絡しましょう。もし担当者が不在の場合でも、窓口の方に参加できない旨を伝えれば担当者も把握することができます。

また、電話をかける際には必ず時間帯などマナーを確認してからかけるようにしましょう。不参加の連絡をメールでするよりも、その場でのあい応力が求められるのが電話です。以下の記事で詳しく解説しておりますのでぜひご覧ください。

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不参加の連絡がこなかった時の人事の気持ち

社会人として連絡をすることは当たり前のことですが、不参加の連絡は気まずいという理由でなるべく避けたいと思う方もいるでしょう。

もし不参加の連絡がなかった場合、人事はどのような気持ちになるのでしょうか。

①正確な参加人数が把握できない

説明会の場合、参加人数に応じて資料の用意をしたり、会場の設営をしたりします。正確な参加人数が把握できないと、無駄に資料を用意してしまうことにも繋がります。

また面接の場合は、30分~1時間程あなたのためにスケジュールを空けています。特に選考が進んでいる場合は、忙しい役職者の時間を割いていることも忘れてはなりません。

また面接を有意義な時間にするため事前に履歴書をチェックする時間もあります。担当者もあなたのためにしっかり準備していることを忘れないでください。

②信用がなくなる

説明会に不参加の場合は、その後の選考にも影響が出てしまいます。もちろん今予約している説明会には参加できないが、その他の日程で参加したい場合もあるでしょう。

もしあなたが人事の立場だった場合、連絡もなしに不参加だった就活生を選考に進めたいと思うでしょうか。社会人として当たり前のことができない就活生と一緒には働きたくないと思うのが普通です。

たかが説明会と軽く見てはいけません。説明会から選考は始まっていると考えましょう。

不参加をメールで伝える際の注意点

不参加の場合でもきちんと連絡する必要があることが分かりました。ここからは不参加をメールで伝える際の注意点を2つご紹介します。

注意点①|感謝の気持ちを伝える

不参加の連絡はする側が気まずいように、受ける側も気持ちのいい内容ではありません。不快な思いにさせないためにも感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。

今までの説明会や面接対応、連絡などお世話になっていることはいくつもあると思います。「先日はご連絡を頂き誠にありがとうございました」でも構いません。

選考を辞退する場合はその企業との繋がりはなくなりますが、失礼とならないように、不参加の場合でも誠意をもって連絡をすることが社会人のマナーです。

注意点②|不参加であることをはっきり伝える

失礼にならないように細心の注意を払う必要はありますが、不参加であることははっきりと伝えましょう。

不参加であることを伝えることは非常に気まずいことです。しかし曖昧な言葉で伝えてしまうと、不参加であることが伝わらなかったり、かえって失礼になってしまうこともあります。

気が引ける気持ちもよく分かりますが、担当者に迷惑をかけないためにも不参加であることの旨は明確にはっきりと伝えることが大切です。

注意点③|正しい敬語で不参加のメールをする

細かい点ですが印象に差が出るのがメールでの敬語マナーです。

LINEなどくだけた会話をすることが多い方にとっては、同じ調子でメールも書いてしまうとビジネスマナーがなってないと企業側から烙印をおされてしまいかねません。

メールでは御社ではなく貴社と書く、など初歩的な敬語から頻出表現の敬語までメールで連絡する前に一度確認しておくことをおすすめします。

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ケース別|不参加を伝えるメールの例文

では実際に不参加を伝えるメールの例文をご紹介します。先ほどの注意点を踏まえた例文を作成しました。ぜひ参考にしてみてください。

ケース①|説明会の不参加のメール

件名「会社説明会欠席のお詫び【〇〇大学 ○○(氏名)】」

本文「株式会社○○ 人事部 ○○ 様

お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。

〇月〇日〇時~の会社説明会に参加させて頂く予定でしたが、一身上の都合によりお伺いすることができなくなってしまいました。

自ら申し込みをしておきながら大変申し訳ございません。

お手数をおかけし大変恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようよろしくお願い申し上げます。

ケース②|面接の不参加のメール

件名「面接辞退のお詫び【〇〇大学 ○○(氏名)】」

本文「株式会社○○ 人事部 ○○ 様

いつも大変お世話になっております。〇〇大学の○○です。

先日は一次面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。

〇月〇日〇時より一時面接のお約束をしておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。

これまで貴重なお時間を割いて面接の機会を頂いたにも関わらず、このような形になってしまい大変申し訳ございません。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒ご了承いただきますようよろしくお願い致します。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

不参加の理由について盛り込むべきか

面接や説明会に不参加の理由は正直に記載しても、記載しなくてもどちらでもかまいませんが、詳細に伝えるよりは曖昧に伝える方が一般的です。

不参加の理由を伝える際は「体調不良」や「一身上の都合」が無難で使いやすいでしょう。

不参加を伝えるメールに使われがちな表現

ここからは不参加の旨を伝えるメールで使われがちな表現を紹介した上で、それぞれの特徴や使っても良い表現かどうかを解説します。

欠席させていただきます

「欠席させていただきます」は正しい敬語と言えます。

「させていただきます」には相手に許可をお願いするニュアンスが含まれています。つまり、「欠席させていただきます=欠席することをお許しください」というニュアンスになります。

同時に「せっかく選考を進めてくださったのに申し訳ないです」という気持ちも伝えることができるため、不参加メールには使い勝手がよいでしょう。

参加を見送らせていただきます

「参加を見送らせていただきます」も正しい敬語であり、ビジネスでもよく使われる表現です。

「見送る=差し控える」+「させていただく=お許しください」となるので、「差し控えることをお許しください」といったニュアンスになります。

相手に許しを請うニュアンスなので、失礼なく不参加の旨を伝えることができるでしょう。

不参加とさせていただきます

「不参加とさせていただきます」は必ずしも間違っているわけではありませんが、「不参加」を使うよりは「欠席」を使う方が良いでしょう。

「不参加」を使うケースは、例えば飲み会を断るときに「不参加でお願いします」のように「でお願いします」という表現を使うことがほとんどです。

また「させていただきます」は「する」の謙譲語です。「不参加する」とは言わないので、この表現は使わない方が無難でしょう。

【参考】ケース別|社会人の不参加のメールの例文

社会人になってからも、不参加の旨をメールで伝えるシーンは多々あります。ここでは会議や懇親会など飲み会の不参加メールの例文をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ケース①|会議の不参加のメール

ビジネスでは会議や打ち合わせが多々あり、もちろん他の業務と重なり参加できない状況もあります。そのような場合は下記のようにメールを送ると良いでしょう。

例①「本日の会議ですが、急きょ取引先へ伺う予定が入ってしまったため欠席させていただきます」

例②「〇日の会議ですが、その日は取引先のアポが入っているため欠席させていただきます」

このようになぜ参加できないのか、理由を述べた上で不参加の旨を伝えましょう。

ケース②|懇親会の不参加のメール

社会人になると、懇親会や新年会などの飲み会に誘われるシーンもあります。もし参加できない場合は、下記のようにメールを送ると良いでしょう。

例「〇日の懇親会ですが、所用により欠席させていただきます。」

このように会議の不参加メールのように参加できない理由を述べる必要はありません。業務と関係がないプライベートな事情は「所用により」と伝えるとよいでしょう。

不参加の連絡は迅速に行おう

「連絡はなるべく早く行う」はビジネスマンの基本です。説明会や面接はもちろん、どのようなシーンでも不参加の旨は早く伝えましょう。

欠席や断る連絡は気が引ける気持ちも分かりますが、早く伝えることでありがたいと感じるケースもあります。

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まとめ

今回は面接や説明会の不参加を伝える際の注意点やメール例文をご紹介しました。不参加の場合はすぐに連絡しないと、企業や担当者に迷惑をかけてしまいます。

選考は自らエントリーし、貴重な時間を割いてもらっているという姿勢を忘れないようにしましょう。

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