就活の電話をかけていい時間帯とは?|その他の電話のマナーについても紹介します!

就活では企業と電話に電話をかける機会がたくさんあります。企業に電話かけるときに一番気をつけたいのは、電話をかける時間帯です。避けるべき時間帯に電話をかけてしまうと、知らず知らずのうちにあなたの評価が下がってしまう恐れがあります。就活の電話マナーについて確認をしていきましょう。

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就活の電話をかける時間帯

企業に電話をかけても良い時間を表にしてみました。

企業の営業時間内(お昼休みを除く)であれば、基本的にいつ電話をかけても構いません。急ぎの要件ではないなどの理由で配慮をするのであれば、朝一と昼、帰り際の時間帯は避けましょう。

就業時間が9時~18時(12時~13時は昼休み)という企業を想定した場合、10時~11時もしくは14時~17時の時間帯がベストです。以下では避けるべき時間帯の理由について、詳しく説明をしていきます。

目次

就活の電話で避けるべき時間帯

就活では求人への応募や折り返し・内定や入社手続きに関してなど、様々な場面で企業宛に電話をする機会があります。

当然ですが、いつでも電話をしていいというわけではありません。電話連絡には避けるべき時間帯があります。何も考えずに電話をかけてしまうと、自分の気がつかないところで人事担当からの評価を下げてしまうような行動をしてしまう恐れがあります。

ここでは電話をかけるときに避けるべき時間帯の代表的な「営業時間外」「始業後すぐ」「終業間近」「昼食休憩の時間」の4つについて、理由を含めて説明します。

営業時間外

営業時間外に電話をすることは御法度です。また、基本的に土日祝日は電話をすることは控えましょう。営業時間は大抵ホームページや求人情報に記載されていますので、電話をする前に確認しておくことをお勧めします。

サービス業の企業では土日祝日も誰かしら社内にいることも考えられますが、人事担当者は土日祝日が公休の場合も多く、電話を取り次いでもらえる可能性は低いです。

万が一、取り次いでもらえたとしても、土日祝日に採用関連の話が進むことはありませんし、あまり良い印象は与えません。平日に連絡をするようにしましょう。

始業後すぐ

始業直後に電話をすることも控えましょう。始業直後は企業によっては朝礼をしていたり、溜まっているメールの確認をしていたりします。また、状況によっては朝一で緊急のトラブル対応に追われてしまっていて、あなたの電話対応をしている場合ではない可能性も0ではありません。

電車などの遅延によって、面接時間に間に合わないなどの緊急の連絡であれば仕方がないですが、緊急性の低い用件であれば、始業時間から30分〜1時間程経ってから連絡をするようにてください。

終業間近

終業間近に連絡をすることもやめておいた方が無難です。始業直後と同様にバタバタしています。

人事担当者は面接をしていたり、企業説明会を開催していたりと席を外していることも多く、そのまま取り次いでもらえずに折り返しになることも珍しくありません。それに、終業間近で連絡をしたところで、結局翌日対応になるというケースがほとんどです。

また、日によっては人事担当のプライベートな事情で定時上がりを目指している場合もあり、急用ではないことで終業時間ぎりぎりで連絡をしてしまうと、印象が悪くなる可能性も否定できません。

昼食休憩の時間

昼食休憩の時間も連絡は控えるべきです。その時間は社員のほとんどが席を外しており、電話番として数名席に残っている程度です。この時間帯は人事担当が電話に出る確率はかなり低いですし、お昼時間の連絡はあまり良い印象に繋がりません。電話をかけるのはお昼時過ぎ以降にするようにしましょう。

昼食休憩時間は企業によって若干異なる場合がありますが、概ね12:00〜13:00のことが多いです。または、11:30〜12:30や12:30〜13:30というパターンもありますので、14:00過ぎの連絡が無難です。

就活の電話をかけるべき時間帯

上記では電話をかけるべきではない時間帯について、「営業時間外」「始業後すぐ」「終業間近」「昼食休憩の時間」の4つをお伝えしました。

ではいつであれば電話をしても良いのでしょうか。それは、ずばり平日の10:00〜11:00及び14:00〜17:00の時間帯です。

これは社会人としても常識的な時間帯であり、就活生が電話をした用件次第ではその日のうちに進展も見込めます。何より、電話を掛ける就活生自身が後ろめたい気持ちになる必要がありません。企業・就活生のどちらから見ても、最適な時間帯と言えます。

時間帯以外の就活の電話のマナー

電話をする際には、電話をかける時間帯以外にも意識すべきマナーはたくさんあります。どれが欠けてもあなたの評価が下がってしまうことに繋がりかねません。

ここでは特に注意した方が良い6つのマナーについて説明します。電話をかける前にはこれら6つを思い出し、人事担当者に失礼のないようにしましょう。

静かな場所でかける

駅内や車の多い大通りで電話をかけることは避けましょう。周囲の雑音は想像している以上に相手に聞こえています。

就活時に関わらず、電話をしている時に「お電話が遠いようですが…」と言われた経験はありませんか。この問いかけは電波が悪い時だけでなく、声が小さかったり、周囲の音が大きすぎて聞き取れなったりしたときに、相手に失礼のないように聞き返すときの常套句です。

騒がしい場所で電話をしたときにこの問いかけがあった場合は、遠回しに「周りがうるさくて聞こえない」と言われているに等しいです。気をつけてください。

必ず挨拶をする

電話をしたときは必ず「お世話になっております。私、○○大学の△△です。」と挨拶とともに自分の名前を名乗りましょう。

電話に慣れていないと、相手が電話に出た時に緊張をしてしまって、挨拶もなく名乗ることもなく「○○の件でお電話したのですが」といきなり用件を伝えてしまう方がいます。

あなたからだけでなく、毎日たくさんの電話が企業の各部署にかかってきます。唐突に用件を話されても、聞いている側は何の話をされているのかわかりません。

用件を伝えたい気持ちが先行し、一方的にならないように注意しましょう。

言葉遣いに気をつける

言葉遣いは最低限意識するようにしてください。尊敬語・丁寧語・謙譲語をマスターして使いこなさなければいけないとは言いません。社会人でもこの3つの敬語を完全に使いこなせている人は少ないです。

極端な話をすると、「ですます調」で話せているならば大丈夫です。また、「~なんですけど」という言い回しはやめましょう。相手に「ダラダラ話をする人」という印象を持たれてしまいます。

「~です。ですが」「~でした。なので」というように細かく文章を区切って話すようにすると、話の内容も伝わりやすくなり、印象も良くなります。

会話の内容をメモする

電話でのやり取りの際は、必ずメモを取るようにしましょう。メモすることで「何だっけ?」となった時にもすぐに確認できます。

「メモではなく録音しておく」という方がいますが、その方法はお勧めできません。一度試してみるとわかりますが、録音をしてもあとから再度聞くことはほとんどありません。文字の情報と違って、録音は秒数単位でしか操作ができませんから、聞きたいポイントで再生したい場合は面倒です。

また、録音をしていることへの安心感から「今の話は覚えておかないといけない」という意識が薄れ、頭に残りにくくなります。

復唱する

面接の日時や地名など、メモを取った内容は必ず復唱して確認をしてください。復唱をすることでメモの取り間違いにすぐに気がつくことができますし、相手も「よし、ちゃんと理解してくれているな」と安心します。

数字を復唱するときは特に注意が必要です。「1(いち)と7(しち)」は電話口では聞き間違いやすいので、「1(いち)と7(なな)」と使い分けるようにしてください。

時間についても、「4時だと思っていたら14時だった」といったミスは意外と多いので、復唱するときは「午後4時」と言い換えて確認すると良いでしょう。

自分からかけた場合、自分から切る

あなたから電話をかけた時は自分から電話を切るようにしてください。「自分から電話を切ることは失礼」と勘違いをし、相手が切るまでずっと待っているという方がいます。

あなたが切らずにいると、相手も電話を切るタイミングを見失ってしまいます。正しい電話マナーは「自分からかけた電話は自分から切る」です。

自分から切るといってもガチャ切りにならないようにしましょう。「失礼します。ガチャ、ツーツー」では印象は良くありません。電話を切るときは最後の言葉から3~5秒程経過してから静かに切ボタンを押すようにしてください。

就活の電話を折り返す場合のポイント

就活では自分から電話をするだけでなく、企業からの電話を受ける機会が多々あります。

就活中とはいえ、アルバイトや講義を受けていて電話に出られなかったという状況は十分考えられます。その際は折り返しの連絡が必要です。この時にも2つ気をつけなければいけないポイントがありますので、詳しく解説をしていきます。

ポイント①|電話の基本マナーを再確認

折り返しの電話をするときも、基本的にはこれまで解説してきたことを実践すれば問題ありません。

気をつけるべき事項は主に以下の7つです。

  • 時間帯
  • かける場所
  • 挨拶
  • 言葉遣い
  • メモの準備
  • 復唱確認
  • 電話の切り方

もしも夕方の時間帯に電話があって折り返しのできない時間に電話に気がついた場合は、取り急ぎメールにて一報を入れておき、翌営業日の朝に連絡を入れると良いでしょう。

今回のようなケースの場合、用件があるのは人事担当の方ですから、急ぎの用事だろうと判断をして、始業時間直後に電話をしても構いません。

ポイント②|留守番電話をチェックする

留守番電話にメッセージが残っていないかチェックをしてください。メッセージが残っている場合は、誰から電話がかかってきたのか・どのような用件なのかを確認しておくと、電話を掛け直した後のやり取りがスムーズになります。

ここまで確認をしてから折り返しの電話をするようにしてください。その時は挨拶と名前を名乗ることに加えて、「先程○○様から□□の件でお電話をいただきましたので、折り返し致しました」と伝えるようにしましょう。

担当の方がいればそのまま取り次いで貰えますし、不在の場合は折り返し待ちになります。

以下の記事では、就活で電話を折り返す際の注意点やマナーをより詳しく解説しています。こちらも併せてご覧ください。

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まとめ

電話対応は直接人事担当者と話すため、苦手と感じる就活生は多いと思います。しかし、本記事で紹介したポイントを意識して丁寧対応を心掛け、適切な時間帯に電話をすれば特に構える必要はありません。

就活での電話は「面接の一環」という意識で臨み、自信を持って対応しましょう。

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