不採用だった時の返信は必要?ケース別の返信の例文も紹介します!

最終面接まで進んだ就活生すべてが、内定を得られるわけではありません。「お祈りメール」と呼ばれる不採用通知が届き、返信すべきかどうか悩む人が数多くいます。そこで今回は不採用通知メールが届いた際に返信すべきかどうか、返信する際のポイントなどについて解説します。

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不採用通知への返信に悩む人は多い

2018年4月12日にマイナビがリリースした「2019年卒マイナビ学生就職モニター」によると、就活生の平均エントリー社数は20.7社でした。しかし書類選考の時点でふるいがかかり、さらに採用面接まで進んでも不採用となるケースも少なくありません。

それが本命の企業でなくても、面接を突破できずに不採用になると落ち込んだり、自分を否定したように感じる就活生もいることでしょう。自分を不採用にした企業に対し、例を尽くして返信すべきかどうか悩むのは当然のことです。

結論|不採用通知には返信しなくて良い

企業から届いた不採用通知メールには、返信しなくても問題ありません。不採用通知メールの文面がビジネス文書になっているため、マナーとして返信をした方がよいという考えもありますが、気にし過ぎなくて大丈夫です。

ただし、返信してはいけないというルールがあるわけではありません。採用面接の際にお世話になったお礼だけは伝えたいなど、気持ちがある時には返信しましょう。また、定型文だけでなく、個人的な感想が添えられていた場合は、返信するのがマナーです。

不採用通知に返信する際のポイントと注意点

不採用通知メールに返信すると決めたら、ビジネスマナーを守って文章を構成するのがセオリーです。ここでは、不採用通知に返信する際のポイントと注意点について説明します。

目次

不採用通知に返信する際のポイント

企業の採用担当者は、不採用通知メールに返信がくるとは考えていません。人によっては、受信メールが増えることを快く思わない可能性もあります。だからこそ、ビジネスマナーを守った返信にする必要があります。

ここでは、不採用通知メールに返信する際のポイントを紹介します。

ポイント①|お礼を述べる

不採用通知メールに返信する時には、必ずお礼を入れるのがマナーです。結果的に不採用になったとしても、面接までの過程で多くの時間を割いてもらったことに変わりはありません。

採用面接までの過程で、個人的に特に目を掛けてくれた採用担当者に関しては、礼を尽くすことを心がけましょう。

ポイント②|今後への前向きな姿勢を示す

不採用という結果は、就活生にとって喜ばしいことではありません。しかし、不採用通知メールで落ち込んでいる様子を見せれば、採用担当者は自社の選考に不満があるように感じてしまいます。

だからこそ不採用だった現実も踏まえて、採用選考で経験したことを今後に生かそうという前向きな姿勢を示すことが大事です。就職後に仕事でつながる可能性も考慮して、丁寧な文面にするよう意識してください。

不採用通知に返信する際の注意点

不採用通知メールに返信する際には、受け取る企業の採用担当者に配慮する必要があります。ここでは、不採用通知に返信する際の注意点について説明します。

注意点①|件名はそのままにする

企業の採用担当者がタイトルを見ただけでわかるように、メールの件名はそのままにするのが原則です。これは、就活で採用担当者とやりとりする際に共通するルールです。覚えておきましょう。

注意点②|落選理由をしつこく聞かない

就活生の中にはその後の就活に役立てるために、落選理由を聞きたいと考える人もいることでしょう。大企業の場合は特に不採用者も多く、採用担当者は個々の事例を把握していないケースも珍しくありません。

だからこそ、不採用通知メールの返信の中では、落選理由をしつこく聞かないよう意識してください。

ケース別|不採用通知に返信するときの例文

不採用になった就活生が、それでも採用担当者にメールを返信したいと考えるケースがいくつかあります。ここでは不採用通知に返信するときの例文を、ケース別に紹介します。

ケース①|担当者に個人的にお世話になっていた時

株式会社●●
人事部 採用担当 ▲▲様

いつもお世話になっております。
■■大学■■学部△△△△△です。
この度はご多忙中の中、面接の機会をいただきまして、本当にありがとうございました。

今回は私の力不足で、不採用という残念な結果に終わりましたが、▲▲様から様々なアドバイスをいただき、とても参考になりました。感謝の気持ちでいっぱいです。

▲▲様及び貴社のさらなるご繁栄をお願いいたします。

■■大学■■学部
△△△△△
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇 0-0-0(住所)
TEL:000-000-0000
Mail:〇〇@〇〇

ケース②|最終面接まで残っていた時

株式会社●●
人事部 採用担当 ▲▲様

いつもお世話になっております。
■■大学■■学部△△△△△です。
この度はご多忙中の中、面接の機会をいただきまして、本当にありがとうございました。

選考結果については誠に残念ではありますが真摯に受け止め、今後の就職活動に励んでいく所存です。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と▲▲様のご健勝をお祈り申し上げます。

■■大学■■学部
△△△△△
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇 0-0-0(住所)
TEL:000-000-0000
Mail:〇〇@〇〇

ケース③|どうしても諦めたくない時

株式会社●●
人事部 採用担当 ▲▲様

いつもお世話になっております。
■■大学■■学部△△△△△です。
この度はご多忙中の中、面接の機会をいただきまして、本当にありがとうございました。

面接で貴社の活気あふれる雰囲気に触れ、▲▲様にご親切に対応していただき、入社したいという意欲がさらに高まりました。
今回の結果は残念なものとなりましたが、いつか貴社で働けるように、さらに実力をつけるべく努力してまいる所存です。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と▲▲様のご健勝をお祈り申し上げます。

■■大学■■学部
△△△△△
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇 0-0-0(住所)
TEL:000-000-0000
Mail:〇〇@〇〇

ケース④|フィードバックをもらいたい時

株式会社●●
人事部 採用担当 ▲▲様

いつもお世話になっております。
■■大学■■学部△△△△△です。
この度はご多忙中の中、面接の機会をいただきまして、本当にありがとうございました。

今回はご縁がなかったということで、非常に残念に思います。
今後の就職活動に生かす意味でも、私の至らなかった点を教えていただけると幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と▲▲様のご健勝をお祈り申し上げます。

■■大学■■学部
△△△△△
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇 0-0-0(住所)
TEL:000-000-0000
Mail:〇〇@〇〇

不採用通知に返信が来た際の人事の気持ち

企業の採用担当者は、不採用通知メールへの返信がくるとは思っていません。しかし予想外に返信メールが届いたからといって、嫌な気分になることもほとんどないようです。

ここでは、不採用通知に返信が来た際の人事の気持ちについて考えてみましょう。

気持ち①|印象が良くなる

不採用通知メールに対し、ビジネスマナーを守り気持ちのこもった返信をくれた応募者に、悪い印象を持つ採用担当者はいません。返信メールにより印象がよくなれば、内定辞退が出た時に思い出してもらえる可能性を残すことにもつながりそうです。

気持ち②|アドバイスしようという気持ちになる

採用選考の過程で印象に残り、不採用にしたものの好印象を持った就活生に対し、アドバイスしてあげたいと思う採用担当者も少なくないようです。そこでアドバイスをもらえれば、その後の就活に生かすこともできます。

まとめ

今回は不採用通知メールが届いた際に返信すべきかどうか、返信する際のポイントなどについて解説しました。

原則的に不採用通知メールには返信しなくて問題ありませんが、お礼メールを入れることで心象を良くしたり、自分を成長させることにもつながります。返信する際には自分のケースを考慮しながら、適切な文面にすることをおすすめします。

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