メールの署名を学生はどう書くべき?罫線の入れ方や住所、教授に送るポイントも解説!

就活で使うメールには署名を設定する必要がありますが、書き方を間違えると送り先に対して失礼になることもあります。この記事では就活で使うメールの署名について、正しい書き方を紹介しています。これから就活を始める方は、正しい書き方を押さえて、余計なところで採用担当者の印象を悪くしないようにしましょう。

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学生でもメールの末尾に署名を入れるべき

これから就活を始める学生は、企業の採用担当・OBやOG・各種就活イベント参加のためにメールを使う機会が多くなります。

しかし、これまでの学生生活でメールを使ったことがない学生の中には、ビジネスマナーでもあるメールの署名をどのように書くべきかが分からず、混乱してしまう方もいると思います。

就活で送るメールには署名を入れる必要があるので、この記事で紹介している署名を入れるべき理由・署名に記載する内容・署名を書く時に注意すべきポイントなどを押さえておきましょう。

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学生がメールの末尾に署名を入れる理由

まずは、学生がメールを送る時に、メールの末尾に署名を入れるべき理由を確認します。

ここで紹介する2つの理由が押さえていなければ、正しい署名の書き方も理解できません。紹介する理由は署名を書く「目的」でもあるので、しっかりと内容を押さえておいて下さい。

目次

①誰からのメールかを明らかにするため

メールの末尾に署名を書くべき1つ目の理由は、誰からのメールかを明確にするためです。

就活のメールでも文頭で簡単に名乗りますが、要件を手短に伝える必要があるため、学科・専攻・年次・研究室などを全て書くことはありません。一方で、署名を書くことで、そうした情報を全て記すことができ、誰からのメール化を明確にできます。

②メールの送り主が本人であることを示すため

2つ目の理由は、メールの送り主が本人であることを証明するためです。

就活のメールでは件名に【〇〇大学 田中太郎】などと名前を記載します。ただし、本人からのメールであることを証明できるのは電話番号・メールアドレスなどの個人情報を記載している署名なので、メールの最後に記載しておく必要があります。

学生がメールの末尾の署名として記載すべき内容

次は、学生がメール末尾の署名で書き記すべき内容を紹介します。

ここで紹介する3つの内容は必ず書く必要があります。どれか一つでも欠けるとあなたからのメールであることが証明できなかったり、相手に余計な手間をかけさせてしまうことにもなります。

①所属(大学名・学部名・学科名・専攻名・研究室名)

署名に書く1つ目の内容は、あなたの所属です。「所属」とは以下の項目です。

  • 大学名
  • 学部名
  • 学科名
  • 専攻名
  • 研究室名

署名には上記の項目をすべて記載します。大学によっては学科・専攻などがない場合がありますが、その場合は各必要はありません。

理系の学生の場合は所属している研究室も書きましょう。また、文系の学生で学科・専攻などはない場合、所属しているゼミ等がある場合は、そのゼミの名前も記載しておきましょう。

②氏名・ふりがな

2つ目の内容は、「氏名」と「ふりがな」です。

先述の通り、署名には「誰からのメールか」を明確化する役割があるので、名前も記載します。また「ふりがな」は、「たなかたろう」などの簡単な読み方の場合でも、念の為記載しておきましょう。

③連絡先(メールアドレス・携帯電話)

3つ目の内容は、メールアドレスや携帯電話やスマートフォンなどの電話番号です。

どちらもあなたの個人情報なので、これらを記載しておくことで、あなたからのメールであることを証明する1つの要素となります。

また、メールの送り先の採用担当者やOB・OGがあなたに電話する場合、メールに番号が記載されていれば、電話帳を探さずにそのまま電話ができます。そうした配慮という観点からも連絡先は必ず記載しておきましょう。

学生がメールの末尾に署名する際のポイント

ここからは、署名の見栄えやあなたがメールを送る際の手間を最小限に留めるための工夫を8個紹介します。

ここで紹介するような一手間や工夫をしておくことで、メール対応の丁寧さが相手に伝わり好印象を持たれたり、余計な時間をかけずにメール処理ができるようになります。

①罫線は引いた方がよい

まず、署名を書く際は罫線を引いておきましょう。

後ほど詳述しますが、「罫線」とは署名である箇所をわかりやすくするために引く線のことです。この罫線の有無によって、本文と署名をひと目で判断しやすいかが決まります。

就活に限らず、ビジネスメールでは署名欄に罫線を引いてメールの本文と区別しやすくするものなので、就活の時点からその習慣をつけておきましょう。

②記号を使う必要はない

署名を書く際は、記号を使う必要はありません。

これは名前や連絡先を書く時に、各項目の手前に「・田中太郎」のように記号を付ける必要がないということです。見栄えを気にして「・」や「◯」などを付ける方がいますが、その必要はありません。

③住所は必ずしも記載する必要はない

就活生のメールの署名では、住所は記載してもしなくてもどちらでも構いません。

個人情報が気になる方は記載しなくても構いません。住所も記載しておいた方が、メールを受け取る側にとっては便利です。なので、利便性を重視して住所を記載するのであれば、就活専用のアドレスを用意しておきましょう。

また、住所を記載する場合は都道府県名から書き、一人暮らしの場合は就活関連の書類を確実に受け取るために一人暮らしをしている住所を書きましょう。

④項目ごとに改行すると見やすい

署名を書く時は、項目ごとに改行しましょう。

署名の書き方の例は後述しているので、それをご覧頂ければ分かりますが、署名の項目を横に羅列すると見づらくなります。

メールの署名は選考に影響するものではありませんが、こうした細かい部分で採用担当者の心証を悪くしないように、見やすさを心がけた署名を書きましょう。

⑤署名登録機能を活用すると手間が省ける

メールの署名は、署名登録機能を活用することで、毎回書く手間が省けます。

大学で使えるメールサービスや、Gmail・ヤフーメールなど無料で使えるメールサービスでも、署名登録機能がある物がほとんどです。

一度登録しておけば、毎回署名を擱筆手間を省けるので、設定方法を調べて就活が本格化する前に設定しておきましょう。

⑥就活なら就活用のアドレスを用意しておく

就活で使うメールは、プライベートや学校の活動で使っているメールとは別のものを用意しておいた方が良いです。その理由は以下の通りです。

  • シンプルなアドレスなら送り先がメールの送り主を認識しやすくなる。
  • 就活関連の連絡を見逃すことが無くなる。
  • 住所の設定ができる。

就活用のメールアドレスは「tarou.tanaka@—.com」のように、名前を設定したシンプルなアドレスにしましょう。そうすることで、送り先の相手がアドレスからも誰からのメールか分かりやすくなります。

また、他の用途のアドレスと分ければ就活関連の連絡を見逃すことがなくなります。また先述の通り、他の人宛に使うメールでなければ住所の設定も可能なので、送り先の利便性も向上します。

⑦教授に送る場合でも大学名・所属は書くべき

教授宛てのメールでも大学名・所属などは記載しましょう。

理系の就活では、研究室の教授宛にメールを送ることもあります。その際、署名を書くべきか悩みますが、教授は学生以外の方ともメールでやり取りをしているので、あなたからの連絡であることが分かるように、所属は全て記載しましょう。

⑧最後に誤字脱字を確認する

メールの本文を書いたら、最後にかならず誤字脱字を確認しましょう。

これは就活に限らず、全ての文章に言えることです。人に見られる文章を書く時には、文章を読みやすくするために必ず誤字脱字を確認して、正しい表記に書き直しておきましょう。

【具体例】学生がメールの末尾に署名する際の例

ここまで署名の書き方について様々なポイントを紹介してきました。

ここでそのポイントを踏まえた正しい署名の書き方を紹介します。テンプレートとして使えるものなので、紹介しているものにあなたの情報を当てはめて使ってみて下さい。

学生のメールの末尾の署名の具体例

まずは学生が就活で使うメールの署名の書き方の具体例です。

名前のふりがなをひらがなで書く場合、ローマ字で書く場合、住所を書く場合の3つを紹介しています。

例①|ふりがなをひらがなで書くケース

まずは、ふりがなをひらがなで書くケースです。

田中太郎(たなか・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年生
携帯電話:090−XXXX−XXXX
メール:tarou.t@—-.ne.jp

この例では「たなか・たろう」と、名字と名前の間に「・」を入れていますが、名字と名前の区別ができればいいので「たなか たろう」でも構いません。

例②|ふりがなをローマ字で書くケース

次はふりがなをローマ字で書くケースです。

田中太郎(Tarou Tanaka)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年生
携帯電話:090−XXXX−XXXX
メール:tarou.t@—-.ne.jp

ふりがなをローマ字で書く場合は「名前 名字」の順に書き、名前と苗字の最初のスペルは大文字で記載しましょう。

例③|住所を記載するケース

署名に住所を記載する場合は以下のように書きます。

田中太郎(Tarou Tanaka)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年生
〒111−1111
〇〇県〇〇市〇〇区〇〇町X丁目X番地X号  
〇〇ハイツXXX号室
携帯電話:090−XXXX−XXXX
メール:tarou.t@—-.ne.jp

各場所は所属と電話番号などの連絡先の間です。また郵便番号と住所は一行で書いた場合長くなってしまう可能性があるので、改行して書きましょう。特にマンション・アパートなどに住んでいる場合、表記が横に長くなる場合は更に改行しましょう。

罫線の引き方に関する具体例

次は、メールの署名に設定する罫線を3つ紹介します。

罫線はシンプルなものを設定し、「◆◇◆◇」や「★☆★☆」のような派手な物は使用しないようにしましょう。また、罫線には「誰宛のメールではどの罫線を使う」などのルールはないので、下記の3つの中から好きなものを使って下さい。

罫線の例①

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
田中太郎(たなか・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年生
携帯電話:090−XXXX−XXXX
メール:tarou.t@—-.ne.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

罫線の例②

============================
田中太郎(たなか・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年生
携帯電話:090−XXXX−XXXX
メール:tarou.t@—-.ne.jp
============================

罫線の例③

■■□――――――――――――□■■
田中太郎(たなか・たろう)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年生
携帯電話:090−XXXX−XXXX
メール:tarou.t@—-.ne.jp
■■□――――――――――――□■■

学生のメールでは署名以外に宛名も重要

この記事ではメールの署名について書き方を紹介してきましたが、就活のメールでは宛名にも気をつける必要があります。

「宛名」とは「田中太郎様」のように、連絡先の相手の名前の後に付ける「様」や「御中」のことで、この書き方にもルールがあります。

詳細は、下記の記事で紹介しています。宛名はビジネスマナーの基本なので、記載方法を間違えてネガティブな印象を持たれないように、記載方法を確認しておきましょう。

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まとめ

この記事では就活のメールで使う宛名について、書くべき内容・書き方のポイント・書き方の例などを紹介しました。

署名は就活においては採用・不採用に大きく影響するものではありません。ただし、見ずらかったり不適切な表記によって心証を悪くする必要はないので、正しい書き方を押さえておきましょう。

正しい書き方は例として紹介していますので、紹介した例を書き換えて署名登録機能に設定しておきましょう。

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