内定通知書とは?返信方法やケース別の対処法について解説します!

「内定通知書」とは、企業が学生に内定を出したことを証明する書類です。この記事では内定通知書に類似する書類やそれぞれの特徴・内定通知への正しい返事の仕方などを紹介します。内定通知書の扱い方は、入社後のビジネス書類の扱い方に通じる部分もあるので、その正しい扱い方を学びたい方はぜひご一読下さい。

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内定通知書とは

「内定通知書」とは、企業が選考を通過した学生に対して、内定を与えたことを証明する書類です。

内定通知書の交付自体は、企業が法的に義務付けられているものではなく、交付しない企業もあります。ただし、内定の通知を行ったことを証拠付けるものになるので、内定通知書を受け取った場合は、しっかりと保管しておくべきです。

この記事では内定通知書にまつわる対処方法や、正しい返事の仕方について紹介しますが、まずはそもそも「内定」とは何なのか、また内定通知書に類似するいくつかの書類の特徴や扱い方について紹介します。

目次

内定の法的意義

そもそも「内定」とは、企業からの内定通知に対して、学生側が承諾書に記名・押印した書類を返送することで、お互いに労働契約への意思を確認した状態のことを言います。

「内定」は、法的には「解約権留保付労働契約」と呼ばれます。「解約権留保付」とある様に、実際の入社日までに各企業で定めた「内定取り消し事由」に抵触した学生に対して、内定取り消しが出来るということです。

よく似た言葉に「内々定」という言葉もあります。日本経済団体連合会では内定通知は10月1日以降に出すよう決めており、それよりも前に内定を出す場合は「10月1日に内定通知を出す」という、「内定の内定通知」として内々定を出します。

内定通知書の記載内容

内定通知書には以下の内容が記載されていることが多いです。

  • 入社日
  • 入社日に必要な書類
  • 内定取り消し自由

シンプルに上記項目のみです。特に、内定通知書が届いてから入社日までは期間が空いているため、内定者は必要な書類の準備を前広にしておくことをおすすめします。

また、内定取り消し自由は必ずその場で確認しておくようにしましょう。事由該当後に「知りませんでした」では済みません。

内定通知書と類似書類の違い

次は、内定通知書のよく似た就活関連で登場する書類をいくつか紹介します。

ここでは「採用通知書」「内定承諾書」「内定証明書」の3つを紹介します。これらはいわば形式的に交付されるものと、学生側が記名・押印などをする必要がるものもあるので、各書類の性質を正しく理解しておく必要があります。

採用通知書

「採用通知書」は「内定通知書」と同じと考えて問題ありません。

「採用通知書」の役割も「内定通知書」と同様に、企業が学生に内定を出したことを証明する書類ですが、企業側に法的に交付義務があるものではありません。

同じ役割を果たす書類でも企業によって呼び方が異なるだけであったり、「内定通知書→内定承諾書の返送→採用通知書」という順で書類を送る企業もあります。どちらにしても「採用通知書」は内定の事実を証明する書類以外の役割はありません。

内定承諾書

「内定承諾書」は、学生が企業から出された内定通知を承諾することを証明するための書類です。

この書類は非常に重要で、多くの場合、何らかの形で企業から内定を通知された後に自宅に内定承諾書が郵送されます。学生はこの書類を確認次第、記名・押印して内定承諾の意思を企業側に示す必要があります。

内定承諾書の返送が送れると、企業側に悪い印象を持たれ、入社後の人事考課に影響する1つの材料にもなりかねないので、扱いに注意が必要な重要書類です。

内定証明書

「内定証明書」は、名前の通り内定を証明する書類で、多くの場合内定式で授与されます。

この書類の役割は「採用通知書」「内定通知書」と同じで、企業が学生に内定を出したことを証明する書類ということで、「内定証明書」も企業側に法的に交付義務があるものではありません。

イメージとしては、大学の卒業式に授与される「卒業証書」と同じで、持っていることで内定を通知された証明にはなりますが、その後に記名・押印などの手続きが発生するものではありません。

内定通知書は必ず返信する

内定通知は郵送・メール・電話など、企業ごとに様々な方法で行われますが、内定を頂いた企業へのマナーとして、必ず返信する必要があります。

内定通知が行われる際は、多くの場合「内定承諾書」が同封されているので、その記名・押印とともに、就職活動中にお世話になった採用担当者・リクルーターなどへの謝辞を綴った書類を1枚同封し返送します。

後ほどその書き方についても例文と合わせて紹介しますが、内定通知に対しては速やかに返事を出す必要があることを覚えておいて下さい。

内定通知書の返信時期

内定通知書の返信は、できる限り速く行いましょう。

先述の通り、企業によって内定通知の方法は様々ですが、メールで内定の通知を受け取った場合は、メールを確認した時点で直ぐに返信、電話で通知を受けた場合はその場で喜びと感謝の気持を伝えましょう。

郵送で通知が行われた場合も、できればメールや電話で一度お世話になった人事の方に連絡を行います。内定承諾書などが同封されている場合は、速やかに記名・押印を行い、遅くても翌朝には投函しておきましょう。

内定通知書の返信の例文

次は、内定通知への返信(返事)の仕方を紹介します。

返事の仕方も通知のようにメール・電話・郵送どれでも構いませんが、志望度が高い企業からの内定を受けた場合には、返事のスピードを考慮して電話かメールを使いましょう。

ここでは、内定の承諾・保留・辞退の3つの返事の内容ごとに、郵送・メール・電話それぞれの返信の例文を紹介します。内定獲得後の対応も企業側に見られていますので、マイナス評価を与えられないよう、正しい対応方法を確認しておいて下さい。

内定を承諾する場合

まずは、内定を承諾する場合の返事の仕方です。

内定を承諾する場合は、そのスピードが肝心です。志望度が高い企業から内定を通知されたのに、返事に3日や1週間もかかってしまうと、自社への真剣度が低いと評価される可能性があります。

それで内定を取り消されることは基本的にはありませんが、「仕事が遅い」といった評価を与えられてしまうので、「即レス」を心がけましょう。

郵送の場合

まずは、郵送で内定承諾の意思を伝える場合です。基本的に内定承諾はメールなり電話で一度人事に伝えておくべきで、その後に郵送で内定承諾書と共に自分の意志を表明することになります。

拝啓 初春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定の通知を頂き、誠にありがとうございます。貴社の内定をお受けしたくご連絡を致します。
入社後は、貴社に貢献できるよう精進して参りますので、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い致します。
つきましては、ご指示頂きました下記の書類を同封致しましたので、ご査収ください。

内定承諾書 1部
運転免許証のコピー 1部

郵送で内定承諾の意思を伝える場合は、上記のような文章を記した書類を1部用意しましょう。先述の通り郵送で内定承諾を行う場合には、多くの場合内定承諾書を同封して返信する場合です。

なので、「内定の喜び」や「今後の取り組みへの熱意」を述べた後に、指示されている書類を同封していることも記載しておきましょう。

メールの場合

次は、メールで内定承諾の意思を伝える場合の例文です。

株式会社〇〇商事 人事部 
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学△△学部□□学科 内定太郎と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をありがたくお受けしたいと思い、ご連絡致しました。
入社後は、貴社に貢献できるよう努力して参りますので、今後ともどうぞ宜しくお願い致します。
(署名)

メールで内定承諾の意思を伝える場合は、上記のような文を送ります。ポイントは以下の3つです。

  • 内定を頂いたことへの感謝
  • 内定を承諾する意思
  • 入社への熱意

内定承諾の意思はなるべく早い方が良いので、メールで行う前に電話を試みるのもありです。もし電話に人事の方が出なかった場合は、名乗った後に「お電話致しましたが、ご多用のようですので、メールにて失礼致します」などを記載しましょう。

電話の場合

3つ目の方法は、電話による内定承諾の返事の仕方です。ここでは電話をした際の基本的なやり取りのトークスクリプトを紹介します。

会社:お電話ありがとうございます。株式会社〇〇商事です。
自分:私、内定を頂きました〇〇大学の内定太郎と申します。人事の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
人事:お電話変わりました。〇〇です。
自分:この度は内定のご連絡ありがとうございます。本日は御社からの内定をありがたくお受けしたく、ご連絡致しました。
人事:了解致しました。
自分:これからは一日も速く御社に貢献できるよう努力してまいりますので、どうぞ宜しくお願い致します。
人事:こちらこそ宜しくお願い致します。

内定承諾の際の電話の流れは上記のようになります。郵送・メールと同じ様に、謝辞と今後の熱意を伝えましょう。

企業によってはねぎらいの言葉をかけてもらうことなどもあるので、それにも感謝の気持ちを伝えましょう。また、その電話の中で今後の手続きの流れなどを伝達される可能性もあります。なので、電話をする時はメモの準備もしておきましょう。

内定を保留する場合

次は、内定を保留する場合の連絡の仕方です。

内定の保留は、自分の意志決定と連絡の時期を先延ばしにする行為で、企業側に迷惑を掛ける事になります。

採用担当者は、内定承諾者の人数に応じて内定式の準備を行ったり、入社後の研修の準備などを進めます。その業務に取り掛かる時期を遅らせることになるので、そのことへの配慮も含めた内容を伝えしましょう。

郵送の場合

まずは、郵送で内定保留の意思を伝える場合の方法です。基本的に内定保留を郵送で伝えることはなく、電話か最低でもメールで行います。何らかの理由でそれらの手段が取れない場合は、郵送の場合もあるので下記の例文を参照して下さい。

拝啓 
初春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度は、内定の通知を頂き、誠にありがとうございます。
貴社より評価を頂きましたこと、大変光栄に思いますが、入社のお返事について○月◯日までお待ち頂きたく思います。
現在、他社の選考が進んでおり、○月◯日に選考結果が決まる予定となっております。
他社により魅力を感じているのではなく、会社への入社という大きな決断のため、しっかりと考えて判断したいと考えております。
お待ち頂くことで、貴社にご迷惑をおかけすることになり大変心苦しく思いますが、ご理解頂けますと幸甚でございます。
何卒宜しくお願いします。

保留の場合は、上記のような文章を記した書類を1枚用意しましょう。文章のポイントは以下の5つです。

  • 内定をもらえて嬉しいこと
  • いつまで決断を待たせるかの具体的な日時
  • 待たせる理由
  • 他社の方に強く魅力を感じているわけではないこと
  • 迷惑を掛ける事への謝罪

上記のポイントを記して内定保留の意思を伝えましょう。また、この書類に記した日時までに、内定を受けるか辞退するかを必ず伝える必要があります。

メールの場合

メールの場合も、郵送の時と伝える内容は変わりません。

株式会社〇〇商事 人事部 
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学△△学部□□学科 内定太郎と申します。
この度は、内定の通知を頂き、誠にありがとうございます。
貴社より評価を頂きましたこと、大変光栄に思いますが、入社のお返事について○月◯日までお待ち頂きたく思います。
現在、他社の選考が進んでおり、○月◯日に選考結果が決まる予定となっております。
他社により魅力を感じているのではなく、会社への入社という大きな決断のため、しっかりと考えて判断したいと考えております。
お待ち頂くことで、貴社にご迷惑をおかけすることになり大変心苦しく思いますが、ご理解頂けますと幸甚でございます。
何卒宜しくお願いします。
(署名)

メールの例文は上記の通りです。伝える内容は郵送と同じで、本文前後に宛名・署名を記載するのみです。また先述の通り、内定承諾の保留は企業に迷惑を掛ける行為なので、基本的にはメールではなく電話の方が企業側の心証は良いです。

なので、こちらの場合も内定承諾時のように、「お電話致しましたが、ご多用のようですのでメールで失礼致します。」と一筆添えても構いません。

電話の場合

最後は、電話で保留の意思を伝える場合です。こちらも基本的な会話のスクリプトを紹介します。

会社:お電話ありがとうございます。株式会社〇〇商事です。
自分:私、内定のご連絡を頂きました、〇〇大学の内定太郎と申します。人事の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
人事:お電話変わりました。〇〇です。
自分:この度は内定のご連絡ありがとうございました。御社より評価を頂きましたこと、大変光栄に思いますが、〇月〇日まで承諾のお返事をお待ち頂きたく思います。
人事:なぜですか。
自分:現在他社の選考も進んでおり、その結果が〇月〇日に決まります。他社により魅力を感じているのではなく、会社への入社という大きな決断ですので、しっかり考えて判断したいと考えているためです。
人事:分かりました。
自分:お待ち頂くことで御社にご迷惑をおかけ致しますこと、大変心苦しく思いますが、ご理解頂きありがとうございます。
人事:では〇月〇日にご連絡をお待ちしております。
自分:承知致しました。では、失礼致します。

電話の場合は、上記のような流れで話を進めましょう。上記の例文は基本的なやり取りの流れですが、企業によっては保留している理由について具体的に質問される可能性もあります。

その際、相手に対して失礼な回答をしてしまうことがないように、予め想定問答を用意しておき、納得してもらえる解答や、志望度が低い企業であれば当たり障りのない解答を用意しておく必要があります。

内定を辞退する場合

最後は、内定を辞退する場合の連絡方法です。内定承諾・保留の場合には郵送・メールの方法も紹介しましたが、内定を辞退する場合は、失礼に値するので必ず電話で連絡しましょう。

会社:お電話ありがとうございます。株式会社〇〇商事です。
自分:私、内定のご連絡を頂きました、〇〇大学の内定太郎と申します。人事の〇〇様いらっしゃいますでしょうか。
人事:お電話変わりました、〇〇です。
自分:この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、検討の結果、この度は御社からの内定を辞退させて頂きたいと考えております。
人事:なぜですか。
自分:就職にあたって、私がどの様に社会に貢献できるかを考えましたところ、他社にご縁を感じ、そちらへの入社を決意したためです。
人事:分かりました。
自分:本来であれば、直接お詫びにお伺いすべきところ、お電話でのご連絡となったこと、また就職活動中に大変お世話になりましたが、御社からのご期待に沿うことができず、大変申し訳ございません。
人事:分かりました。では、失礼致します。

基本的な会話の流れは上記の通りです。会社によっては辞退の理由を詳しく聞かれたり、他にどんな企業を志望していたのかといったことも聞かれる可能性があります。それらについても想定問答を用意し、失礼のない回答が出来るよう準備しましょう。

上記の他に、内定辞退を電話でする際の注意点・メリットなどを詳述しています。内定辞退は、今後その企業と関わる可能性を踏まえて慎重にすべきことです。失礼に当たる断り方にならないよう、下記の記事もぜひご一読下さい。

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内定通知書の返信にはお礼状を添える

内定通知書の返信には必ずお礼状を添えましょう。

内定を頂いたことへの感謝と、就職活動中に社内のリクルーターや採用担当者にお世話になった場合などに、感謝の気持や入社後の熱意を伝えるにあたって最適な方法と言えます。

下記の記事ではお礼状を書く際の封筒の選び方・郵送方法・内定承諾書とともに送る場合の注意点などを詳述しています。内定を頂いた企業に送る書類扱い方で、とても重要な無いようなので、ぜひご一読下さい。

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内定通知書の返信で差をつけよう

内定通知書の返信は、その方法によっては入社後の人事評価にも響く1つの材料となりかねません。

ここでは、内定通知書の返信でも他の内定者にを付けるためのポイントを3つ紹介します。入社後に管理職者としてのポジションを狙う方、出世を目指す方などは最低限ここで紹介する3つのポイントを押さえておく必要があります。

返信を素早く行う

1つ目のポイントは、返信は素早く行うことです。

内定獲得は就職活動のゴールではありますが、社会人生活のスタートでもあります。つまり他の内定者との競争が始まるということですが、内定通知書への返信が遅い場合は「仕事が遅い人」という評価を下されます。

一事が万事ではありませんが、入社前・入社後には様々な提出書類があり、入社後は当然仕事の納期が発生します。それらをギリギリに提出するようなことが続けば評価はどんどん下がります。その1つとして内定通知書への返信も素早く行いましょう。

お礼状を丁寧にする

2つ目のポイントは、お礼状は丁寧に扱うことです。

お礼状の書き方・扱い方については、前の見出しで紹介した通りです。ご紹介した記事にも詳述していますが、お礼状の扱い方が雑な場合も、「仕事を雑にこなしそう」という評価が下される可能性があります。

そうなれば、入社後も責任ある仕事や管理職への登用が遠のく可能性があります。余計なところで評価を落とさないよう、人の目に触れる書類の扱いは丁寧に行いましょう。

誤字脱字を徹底的に見直す

3つ目のポイントは、誤字脱字を徹底的に見直すことです。

誤字脱字が多い文章を書く人も、評価は下がります。また単純に誤字脱字が多い文章は読み手に負担があるので、良い印象は持たれません。

内定通知への返信に限ったことではありませんが、他人に読んでもらう文書は、かきあげた後に最初から最後まで目を通し、誤字脱字の確認・修正を行いましょう。

ケース別|内定通知書への対処法

最後に内定通知書にまつわる様々な対処法を3つ紹介します。

内定通知書が来ない・紛失した・内定通知書発行後に内定を取り消されたという事も、全く無いわけではありません。

これらの事象に対する対処法を押さえておきたい方は、ここでお伝えする内容をしっかりと理解しておきましょう。

ケース①|内定通知書が来ない時

まず、内定通知書が来ない場合の対処法は、以下の2通りです。

  • 内定通知期限のギリギリまで待つ。
  • 通知が来ない場合は会社の人事に連絡する。

まずは内定通知期限のギリギリまで待ってみましょう。ただし、既にお伝えした通り、法的には企業に内定通知書の交付義務は無く、電話やメールのみで済ませる場合があります。

本当に内定を獲得できたのが不安な場合は、「内定承諾書」への記名・押印をしたか、内定通知書が企業に受理されたかを確認しましょう。受理されていれば基本的には内定を取り消されることはありません。

ケース②|内定通知書を紛失した時

内定通知書を紛失した場合の対処法は、以下の2通りです。

  • そのままにする。
  • 企業に連絡して謝罪・再発行の依頼をする。

先述の通り「内定通知書」や、これと同じ役割を果たす「採用通知書」「内定証明書」などは、紛失しても全く問題ありません。卒業証書を失くすのと同じで、失くすことで重大な問題が発生することはありません。

ただ、もし内定を取り消されたり、「内定を出していない」などの行き違いが発生した場合に、企業から内定を出された証明ができる役割はあるので、どうしても再発行してほしい場合は、企業に連絡して謝罪と再発行依頼をしましょう。

ケース③|内定通知書発行後に内定を取り消された

内定通知書発行後に内定を取り消された場合の対処法は、以下の4通りです。

  • 文書回答を要求する。
  • 大学に相談する。
  • 就活エージェントにも相談してみる。
  • 弁護士をつけて交渉する。

上記の方法で、対処しましょう。先述の通り、「内定」とは「解約権留保付労働契約」なので、企業には内定取り消しの権利があります。ただ、明らかな「内定取り消し事由」違反でもない限り、学生側にも取り消しを撤回させる権利があります。

下記の記事でも、内定を取り消された場合に学生が主張できる権利や、過去に実際に起きた内定取り消しに関する裁判の例を紹介します。もしもの場合の正しい対処法を知りたい方は、下記の記事もご一読下さい。

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まとめ

この記事では、内定に関わる様々な書類の特徴・内定通知への正しい返信の方法・返信時に他の内定者に差をつけるポイントなどを紹介しました。

内定を獲得した後は、その企業の社員としての正しい立ち振舞や、同期との競争が始まります。その中で、人事はあなたの一挙手一投足全てを評価対象として見ています。

仕事が雑・遅いという評価によって、ライバルに差をつけられないためにも、当記事で紹介した内容を押さえて、社内でも活躍できる人材を目指しましょう。

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