【例文あり】入社書類に添え状は必要?添え状の基本的な書き方から注意点まで徹底解説します!

入社書類では、企業側に添え状や送付状を手書きで用意しますが、書き方を忘れたので例文やテンプレートが欲しいと感じる方もいらっしゃると思います。また入社書類の添え状は、転職やパートでも役立ちますので、いらないと判断するのは適切ではありません。本記事では、添え状の基本情報や例文をご紹介します。

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添え状の基本情報

学生の皆様にとって、添え状とは既に見たことがあっても具体的に何かを説明することが難しいものではないでしょうか。

本見出しでは、添え状の基本情報としてその役割、内容と注意点をご紹介します。

目次

添え状の役割

添え状の役割としては、大きく3つが挙げられます。以下では、添え状の役割をそれぞれご紹介していきますので、特にいらないとお考えの方はご参照下さい。

役割①|差出人と送付先をはっきりさせるため

1つ目の役割は、差出人と送付先をはっきりさせるためです。添え状には、送った差出人の情報と受け取った送付先の情報を記載するので、差出人と送付先が明確になります。

就活では、人事担当者が一度に数百人から数千人規模の学生を相手にするので、添え状を見ることで送付された入社書類の送り主が誰かを正しく把握することが期待されます。

役割②|送付した目的を説明するため

2つ目の役割は、送付した目的を説明するためです。添え状に明記する目的としては、大きく分けて以下2つのポイントが挙げられます。

  • 就活や転職などの現在の状況
  • 送付した書類の中身やその提出目的

1つ1つ入社書類を確認すると、送付目的を把握するのに時間がかかってしまいがちですが、添え状に記載された送付目的を見ればその手間を一挙に省くことも可能なのです。

役割③|郵送物の中身の概要を説明するため

3つ目の役割は、郵送物の中身の概要を説明するためです。郵送物の中身の概要とは、どのような書類が何部ずつ入っているかをまとめたものです。

  • 入社承諾書 1部
  • 健康診断結果 1部
  • 賃金振込の登録書 1部

例えば、上述のように送付した書類の中身を箇条書きでまとめて記載しておくことで、企業の人事担当者は必要な書類が封入されているか否かを即座に確認することができます。

添え状の内容

こちらの見出しでは、添え状に記載する内容を5つご紹介していきます。具体的にどのようなことを書くべきかや、書き方もご説明しますのでぜひご参照下さい。

①それぞれどのようなことを書くのか具体的に説明してください②必要に応じて箇条書きで記載していただいて構いません③右寄せで書く等、紙のどこに書くべきなのかも記載してください

内容①|日付

1つ目の内容は、添え状の日付です。添え状に記載する日付は、送付日を記載することが一般的だと言えます。添え状の右上に西暦と年月日を記載して、いつ送られた添え状かを明示しましょう。

添え状を準備した日付にしてしまうと、送付が遅れてしまった場合他の目的で用意した添え状を転用しているのではないかと思われてしまう懸念があるので、やめておきましょう。

内容②|宛先

2つ目の内容は、添え状の宛先です。宛先とは、添え状を送付する企業の人事担当者に届くために必要な情報を意味します。

  • 企業名
  • 部門名
  • 採用担当者の名字

例えば、最もオーソドックスな添え状に書くべき宛先として、上述の3つが挙げられます。仮に採用担当者名が不明な場合は、「ご担当者様」などと書けば大丈夫です。

内容③|本文

3つ目の内容は、添え状の本文です。添え状に記載される本文は、出来を左右する最も重要なポイントとなります。

  • 拝啓
  • 時候の挨拶
  • 本文
  • 敬具の順番

以上は、添え状に本文を書くまでの順序です。冒頭からいきなり本文を書くのではなく、拝啓やご挨拶をしっかりと行ってから、本文に移り敬具で終えるようにしましょう。

内容④|別記

4つ目の内容は、添え状の別記です。別記とは、本文が書かれた添え状ではなく、具体的な中身を記載する別の用紙を指します。

  • 別記
  • 別記本文
  • 以上

添え状には、挨拶と簡潔な文章のみを記載して、中身を別記に書くことが一般的なビジネスマナーであり、記載の手順としては以上となります。

内容⑤|差出人

5つ目の内容は、添え状の差出人です。添え状の差出人とは、自分の連絡先や氏名など受取主が誰から送られてきた添え状かを知るための情報です。

  • 住所
  • 電話番号/ メールアドレス
  • 氏名

添え状に記載する差出人は、これらの3つを必ず含めるようにしましょう。電話番号やメールアドレスは、万が一に備えて両方併記しておく方がより無難であると言えます。

添え状の注意点

添え状に記載する内容をご紹介しましたが、どのような点に注意すべきか知りたいと感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本見出しでは、添え状の注意点を3つご紹介します。

注意点①|角形2号の白い封筒を使用する

1つ目の注意点は、角形2号の白い封筒を使用することです。添え状を送る際、別記とともに封入するための封筒が必要ですが、丸角や茶封筒などは望ましくありません。

大きな文具店や書店などでは、添え用に適した角形2号の白い封筒が販売されていますので、必ずそれを購入して利用することを心がけましょう。

注意点②|郵便物の一番上に入れる

2つ目の注意点は、郵便物の一番上に添え状を入れることです。既にご紹介した通り、添え状の目的は差出人が誰かやどのような中身かを伝えるためであり、一番先に目につく必要性があります。

そのため、複数の郵便物を一度に送る場合でも、書類の一番先頭が添え状になるよう順序に気を付ける必要性があります。

注意点③|郵便物はクリアファイルにまとめる

3つ目の注意点は、郵送物はクリアファイルにまとめることです。書類は湿気に弱く、また輸送中に他の物品とぶつかって破損しやすいことが想定されます。

クリアファイルに添え状などをまとめていれることで、それらの懸念に対処することができるだけでなく、受取主が開封後一度に書類を取り出せることも期待されます。

入社書類に添え状はいらないのか

前述の見出しでは、添え状の基本情報をご説明しましたが、わざわざ添え状を用意する必要性は無いのではと考えた方も多いのではないでしょうか。

  • 郵送では、添え状を含めることが必須
  • 入社書類に留まらず、ビジネスマナーとして添え状は不可欠

添え状は、あくまでも送り主と受取主のやりとりと円滑にする機能があるだけでなく、マナーとしての評価にも直結するので、面倒だと思わずに必ず用意することが求められます。

内定者からの入社書類に添え状がない時の企業側の気持ち

添え状が必要な理由をご説明しましたが、仮に添え状のない書類を企業の人事担当者が受け取った場合にどのような気持ちとなるのでしょうか。

本見出しでは、入社書類などで添え状を必ず入れるべき必要性をお伝えするため、内定者からの入社書類に添え状が無い時の企業側の気持ちを2つご紹介します。

差出人がわかりにくいと感じる

1つ目は、差出人がわかりにくいと感じることです。就職活動は、3月の解禁から8、9月頃までのおよそ6カ月と期間が限られており、一度に膨大な数の応募者が殺到します。

一方で、新卒採用の人事担当者は多くても3名~5名程度であり、1人1人が効率的に応募者の事務処理を進めていかなければなりません。

入社書類に添え状が入っていない場合、封筒の宛名を見直して差出人を確認しなければならないので、非常にわかりにくくて不便だと感じるのです。

ビジネスマナーがなっていないと感じる

2つ目は、ビジネスマナーがなっていないと感じることです。入社書類での添え状は、学生の皆様が社会人として働き始める準備ができているか否かを見ることにも繋がります。

仮に添え状が入っていない場合、社会人としてのビジネスマナーが身についていないと判断されてしまう恐れもあるので、学生側にとっては好ましくない状況だともいえます。

入社書類の添え状の例文

前述の見出しでは、添え状の重要性をご理解頂けたと思うので、本見出しでは入社書類の添え状の書き方をご紹介します。

添え状の中でも、本文と別記に分けて添え状の例文を用意しましたので、準備が必要な方は以下をご参照下さい。

例文①|本文

以下は、添え状に記載する本文の例です。

拝啓

貴社におかれましては、ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。この度、令和3年度の新卒採用で内定を頂き入社書類一式を送付致しました。

別記にて、送付した書類一式の内容を記載致しましたので、誠に恐れ入りますがご確認を頂きますようお願い申し上げます。

敬具

本文では、拝啓と敬具の間で時候の挨拶と送付目的等を手短に記載しましょう。

例文②|別記

以下は、添え状に記載する別記の例です。

別記

  • 入社承諾書 1部
  • 個人情報登録書 1部
  • 履歴書に記載した資格の証明書 1部
  • 交通情報の登録書 1部

別記では、送付した書類の中身が何かとそれぞれ何部ずつ封入しているかを、箇条書きでまとめて記載しましょう。

まとめ

入社書類の添え状は、書き方がわからないと困ってしまいますが、内容と手順に沿って準備すればとても簡単であり受取主である採用担当者にも好印象であるとわかりました。

内定を取得してからは、入社までに必要な書類等のやりとりをすることが考えられますので、見落としや対応不備が無いように注意して添え状と共に送りましょう。

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