エントリーシートをメールで送信する際の基本マナーや間違えやすいポイントを徹底解説!

エントリーシートを書く際、例文やタイトルなど、どのようにするべきなのか悩む就活生は多いです。エントリーシートをメールで送る時間帯、手書きする場合に注意すべきこと、返信方法などエントリーシートを志望する企業へメールで送る時のノウハウについて説明します。

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エントリーシートをメールで送信する際にミスをしてしまう人は多い

このツイートのように、エントリーシートを添付し忘れるなど、エントリーシート提出におけるミスは起こりがちです。

この記事では、エントリーシートをメールで提出する際の例文、送るべき時間帯など、失敗しないためのポイントについてまとめてみました。
ぜひ参考にしてみてください。

そもそもエントリーシートとは

「エントリーシート」は、「ES」とも略され、就活において欠かせないアイテムです。

企業は志望者の人柄、特徴を調べるために、エントリーシートを利用します。

エントリーシートの内容次第では、一次選考を突破できなくなってしまいますので、記入の際には、十分に注意しましょう。

目次

エントリーシートの記載内容

エントリーシートには次のような記載内容があります。それぞれの項目について、記入する際のポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

内容①|基本情報

エントリーシートには、あなたの氏名、生年月日、住所やメールアドレスなどの基本情報を書きます。

「ふりがな」と書かれている所にはひらがなで書き、「フリガナ」とカタカナで書かれている所にはカタカナで記入するようにしましょう。

また、住所を書く際は、アパート名まで書いてください。連絡先は、携帯電話など、連絡がつきやすい番号を書くようすることをおすすめします。

内容②|志望動機

志望動機を書く際は、簡潔に書くことを心がけましょう。

人事担当者は、多数の志望者の志望動機に目を通しますので、インパクトを与えるような内容を書くことが大切です。

「結論→企業への興味→将来へのビジョン」の順に記入すると、人事担当者が読みやすい文章になります。

内容③|自己PR

自己PR文は、あなたの人格を見る際に判断材料となります。自分自身のことをよく理解してもらうためにも、自己PR文を書く前の準備作業として、しっかりと自己分析を行うようにしましょう。

自己PR文の欄に空欄が目立つと、アピール力が欠けてしまいますので、長所、短所、学生時代に頑張ったことなど、できる限り多くの情報を書くことをおすすめします。

エントリーシートの提出形式

エントリーシートの提出形式には、4通りの方法があります。企業によって、提出形式が異なりますので、提出形式を間違えないよう注意しましょう。

それでは、4通りの提出形式について詳しく説明していきます。

形式①|web提出

最近では、webにて提出するよう指示する企業が増えています。

web提出には、「切手を購入する手間が省ける」「直筆する必要がない」などのメリットがありますが、web提出ならではのデメリットもあります。
web提出の際には、以下の点に注意しましょう。

  • 誤字脱字がないかチェックする
  • 電波状況によっては、エラーとなる可能性もあるため、1度送信する前にWordに内容を保存しておく

提出後は、面接に備え、エントリーシートをプリントアウトして保存しておくことをおすすめします。

形式②|一般的な履歴書を提出

一般的な履歴書を提出する際には、以下の点に注意しましょう。

  • 修正液は使わない
  • 「趣味・特技」を書く際は、簡潔に内容をまとめ、自己PR文を書く
  • 学生時代に頑張ったことを書くことを忘れない

履歴書はエントリーシートと比べ、記入欄が少ないという特徴があります。情報がたくさんありすぎると、結局読み手に伝わらなくなってしまいますので、簡潔にまとめることを心がけるといいでしょう。

形式③|指定用紙を印刷し、手書きかPC入力で提出

企業が指定した様式を印刷し、手書きかPC入力で提出する際には、以下の点に注意しましょう。

  • PC入力の場合は、誤字脱字がないかをチェックする
  • 指定用紙を印刷する場合は、指定されたサイズで印刷する
  • 印刷がスレていないかチェックする

印刷がスレていたり、用紙のサイズが指定とは違うと、「雑な人」という印象を与えてしまう可能性もあります。悪印象を与えてしまわないためにも、エントリーシートにふさわしい用紙を選び、提出しましょう。

形式④|指定用紙に手書きで提出

指定の用紙に手書きし、郵送もしくはPDFデータで提出する場合があります。PDFデータで提出する場合は、無料ソフトをダウンロードしておくと簡単に変換ができるため便利です。
指定用紙に手書きする場合は、以下の点に注意しましょう。

  • 読みが読みやすいサイズで書く
  • 文字が潰れない細さのペンを選ぶ
  • 修正液を使わない

文字のサイズがまばらだと、読み手は読みづらくなってしまいますので、統一するよう心がけるといいでしょう。また、ペンの色は黒とし、文字が潰れない細さのペンを選ぶと、より統一感が出ます。

文字には人柄が表れてしまいますので、丁寧に書くことが大切です。

エントリーシートは手書きかPC入力どちらがいいのか

エントリーシートの記入方法が、手書きでもPC入力でも可である場合、どちらにすべきなのか迷う人もいるでしょう。

「PC入力の方が文字のサイズが統一されていて見やすい」という考え方もあれば、「手書きのほうが伝わりやすい」という考え方もあります。

企業によって、様々な考え方がありますので、志望する企業の傾向に合わせるようにしてください。
手書きであってもPC入力であっても、情熱が伝わる内容を書くこと、そして、簡潔に内容をまとめることを心がけることが大切です。

エントリーシートはweb提出がもっとも多い

一昔前まではエントリーシートに手書きし、郵送で提出する方法が主流でしたが、現在はweb提出が最も多くなっています。

web提出する際に、webフォーマットに入力後提出する方法と、PDFデータに変換後提出する方法の2パターンがありますので、提出方法について必ずチェックしておきましょう。

また、web提出する場合は、企業にメールの送信が必要となります。
失敗しないメールの送信方法について、この後紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

エントリーシートを送信するメールはビジネスメール

エントリーシートを送信する時点で、あなたの人柄は審査されています。メールを送る際はきちんとマナーを確認しておきましょう。
ビジネスメールの構成、マナーについて紹介します。

ビジネスメールの構成

メールを書く際は、「二重敬語になっていないか」「尊敬語と謙遜語の使い分けができているか」など文書スキルが問われます。ビジネスメールにおける構成をきちんと守り、相手が読みやすい文章になるよう心がけましょう。

宛名→挨拶→名乗り→本文→結び→署名の順番で書くと、簡潔に内容を伝えることができます。

以下のことに注意すると、簡潔に内容をまとめることができます。

  • 宛名を書く際には、企業名の正式名称で書く。
  • 株式会社の場合は「㈱」と書くのではなく「株式会社」と書く。
  • 挨拶文は、「お世話になっております。」のみで、「こんにちは。」などの挨拶文は加えない。
  • 名乗る際には、氏名だけではなく大学名、学部も含める。
  • 本文を書く際は、「エントリーシートを作成いたしましたので、送信いたします。」ではなく、「エントリーシートを送信します。」のほうがすっきりとした文章に見える。
  • 結びは「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」よりも、「ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。」のほうが丁寧な印象を与えることができる。
  • 署名を書く際は、氏名、大学名、学部、繋がりやすい電話番号、Eメールアドレスを書く。

文書を入力し終えたら、並びを間違えていないかチェックすることが大切です。自信がない場合は、メールの例文をweb上で探して参考にするといいでしょう。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールを送る際の基本マナーについて説明します。

マナー①|簡潔明瞭な文章を心がける

情報がぎっしりと書かれたメールよりも、内容だけが簡潔に書かれている方が読み手は読みやすくなります。敬語を使おうとして文章がくどくなっていないか、二重敬語になっていないかチェックしてから、送信するようにしましょう。

マナー②|企業の営業時間内に送信する

メールを送る時は、あなたの都合がいい時に送信するのではなく、企業の営業時間内に送信するようにしましょう。営業時間外に送ってしまうと、「自分勝手な人」「相手の都合を考えない人」という印象を与えてしまいます。

ビジネスメールの注意点

ビジネスメールは1度送信してしまうと、取り消すことができません。以下のことに注意しながらメールを作成しましょう。

注意点①|誤字脱字に気をつける

メールを送る際は、誤字脱字がないか何度もチェックしてから送信するようにしましょう。

特に、担当者の名前や志望する企業名を間違えてしまうと、とても失礼になってしまいます。送信前に手元にある資料等をよく確認することをおすすめします。

注意点②|敬語表現に気をつける

正しい敬語表現になっているかについても注意が必要です。

「送信させていただきます」は一見敬語のように見えますが、実は「送信いたします。」が正しい敬語です。
敬語が正しく使えるということは、立派なアピールポイントとなりますので、敬語の使い方について学んでおくといいでしょう。

注意点③|メールはテキスト形式にする

メールの形式には、「テキストメール」と「HTMLメール」がありますが、ビジネスメールでは、「テキストメール」を使うようにしましょう。

「HTMLメール」にしてしまうと、文字化けしてしまう可能性があります。
志望する企業に迷惑をかけてしまわないためにも、送信前にはきちんとテキスト形式になっているかチェックすることが重要です。

エントリーシートをメールで送信する際の重要なポイント

エントリーシートを送信する際には、次の内容のように簡潔な内容にまとめることが大切です。

件名「エントリーシート送付について(○○大学 ○○学部 氏名)」

本文

株式会社〇〇 
人事担当 ○○様

大変お世話になっております。
○○大学 ○○学部 氏名 です。

エントリーシートを添付しております。
ご多用の中大変恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

氏名
○○大学 〇〇学部
電話番号
Eメールアドレス

では、押さえるべきポイントについて説明します。

ポイント①|宛先

宛先を書く際は、「株式会社〇〇  人事担当 ○○様」のように、企業名だけではなく、担当者名も書くようにしましょう。
また、担当者名を書く際は、誤字脱字がないよう、チェックすることがポイントです。

ポイント②|件名

エントリーシートをメールで送信する際には、必ず「エントリーシート送付について(○○大学 ○○学部 氏名)」のようにエントリーシートが送信されてきたことがパッと見て分かる件名にするようにしましょう。
無題で送ることがないように注意してください。

ポイント③|署名

氏名
○○大学 〇〇学部
電話番号
Eメールアドレス

上記の例文のように、電話番号、Eメールアドレスを書くと、親切な印象を与えることができます。書き忘れることがないよう注意しましょう。

エントリーシートをメールで送信する際に間違えやすいポイント

エントリーシートをメールで送信する際に間違えやすいポイントを「形式編」と「フレーズ編」に分け、まとめてみました。
次のようなミスがないよう、メールを送信する前にチェックしましょう。

間違えやすいポイント【形式編】

指定された形式とは違う形式で送ってしまうと、人事担当者に一手間かけさせてしまいます。
自分のミスにより迷惑をかけることがないよう、次のことに注意しましょう。

形式①|エントリーシートのファイルを添付しない

文面には「エントリーシートを添付しております。」と書いているのに、添付ファイルが見当たらない場合、人事担当者はあなたにファイルの添付方法が適切だったかをわざわざ確認しなくてはいけません。
これでは一手間増えてしまいます。

メールを送信する時には、きちんとエントリーシートが添付されているか確認しましょう。
タイトル名を「○○大学 ○○学部 氏名」にすると、企業側はひと目見ただけであなたが提出したエントリーシートだと判別することができます。

形式②|エントリーシートのファイルをwordファイルで送信する

エントリーシートをメールにて送信する際は、Wordファイルではなく、PDFデータで送るようにしましょう。
Wordデータだと、改ざんされてしまう危険性があります。

PDFデータで送る際は、重要な個人情報が記載されていますので、パスワードを設定することも忘れないようにすることが大切です。
設定したパスワードを人事担当者に伝え、チェックしてもらうようにしましょう。

間違えやすいポイント【フレーズ編】

間違えやすいフレーズについてまとめてみました。次のフレーズは特に注意しながら、メールを作成しましょう。

フレーズ①|御社

「御社」と「貴社」どちらが正しいのか迷う人は多いのではないでしょうか。

「御社」は立派な敬語ですが、話し言葉です。メールを送信する際には「貴社」を使うようにしましょう。

フレーズ②|お世話さまです

「お世話さまです」は、一般的に相手への苦労を労う時に言葉と言われています。志望する企業に対しては、「お世話さまです」ではなく、「お世話になっています。」というフレーズを使うようにしましょう。

フレーズ③|〜になります

「こちらが私のエントリーシートになります。」という文章は、正しく敬語を使っているように見えますが、実は、 「こちらが私のエントリーシートとなります。」が正解です。

「来年から私は社会人になります」というシーンで使うのならば、「〜になります」というフレーズで合っているのですが、この場合、あなたがエントリーシートになることはないため、不適切となります。

このような微妙な差で使いまわしが違う敬語になりますので、十分に注意しましょう。

エントリーシートをメールで送信する時間帯

エントリーシートをメールで送信する場合は、企業の営業時間内に送信することを心がけるようにしましょう。

ただし、人事担当者が「営業時間外でも構いません。」とあえて通知してくれている場合は、営業時間外でも構いません。それでも、深夜に送るのはマナー違反となりますので、日中に送るようにしましょう。

企業から返信が来た場合

企業から返信が来た場合は、すぐに返信した方がいいです。

返信が遅いと、「実は、あまり興味がないのではないか」という印象を与えてしまう可能性があります。
そして、返信した後に、また企業から返信があった場合は、必ず返信するようにしましょう。
こちらからメールを終わらせるのは、失礼な態度だと受け取られる場合があります。

【補足】エントリーシートは早く提出するべき

エントリーシートは、できるだけ早く提出することが望ましいです。
エントリーシートを早く提出するメリット、早く出す方法について紹介します。

エントリーシートを早く提出するメリット

エントリーシートを早く出すことは、次のようなメリットがあります。

メリット①|通常より早い選考に呼ばれることがある

エントリーシートを早く提出することで、通常より早い選考に呼ばれるというメリットがあります。

大手企業の中には、締切を待たずとも、選考を開始する企業もあります。選考が早く開始するということは、早めに内定も決まるということですので、第一志望の企業の場合は、なおのことできるだけ早く提出したほうがいいでしょう。

メリット②|リクルーターイベントに呼ばれることがある

早期提出することで、リクルーターイベントに呼ばれることもあります。

リクルーターイベントは、志望者全員が参加できるわけではありませんので、参加したい企業の場合は、できるだけ早くエントリーシートを提出したほうがいいでしょう。

エントリーシートを早く出す方法

エントリーシートは考え抜いて作成するため、時間を要してしまいがちですが、次の方法を実践してみると、効率よく作成することができます。

方法①|あらかじめ想定される質問への回答を考えておく

「この質問にはこの答えを書こう」と、自分なりにまとめておきましょう。あらかじめ想定される質問への回答を考えておくと、エントリーシートを作成する際に時間をかけずに作成することができます。

「何を聞かれるのか検討もつかない」という人は、ネットで検索すると、エントリーシートで聞かれた項目を就活経験者がアップしている情報を見つけることができます。

方法②|他企業で使用したエントリーシートを一部使い回す

エントリーシートの質問項目は、ある程度決まっています。
「他企業で使用したエントリーシートの一部を使い回す」というのもおすすめの方法です。

しかし、その際は、企業名を変更することを忘れないよう注意しましょう。提出前に企業名は合っているか、きちんとチェックすることが大切です。

まとめ

エントリーシートは、選考時の第一段階で使用されるものです。今後の選考に十分影響してきますので、好印象を与えるためにも、「この人に会ってみたい」と思えるような内容となるよるよう、心がけながら作成していきましょう。

また、人柄が表れてしまいますので、丁寧に作成することが大切です。

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