就職活動に際して、企業の採用担当者と直接メールや手紙のやり取りをする機会も増えてくるかと思いますが、そこで気になるのが宛名。担当者名が分かっていれば良いのですが、そうでない場合、宛名に「採用担当者様」と書くのはありなのでしょうか。今回は宛名がはっきり分からない場合の対処法について解説していきます。

宛名に「採用担当者様」と書くのは正しいのか

結論から申し上げますと、メールや郵便物を送付する相手の名前や役職が分からない場合、宛名に「採用担当者様」と書くことに問題はありません。

また、この「担当者様」という宛名は、就職活動のみならず、実際に入社をしたあとも使用することができる表現です。

例えば、とある商品について、メールなどで別の企業に問い合わせる際にも、宛先として「担当者様」を使用することができます。

このように、「○○担当者」という宛名は様々な場面で用いることができる言葉ですが、使い方を間違えると、受け取った相手に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。

今回は就職活動中の皆さんにとって最も使用頻度が高い「採用担当者」を例に取り、次項から具体的な使用方法についてご紹介していきますので、参考にしてみてください。

状況別の宛名の書き方

続いては状況別の宛名の書き方について解説していきます。

個人に送る場合と部署に送る場合の2つに分けてご紹介していきますので、ご自身の状況に合わせて活用してみてください。

個人に送る場合

採用担当者個人に送りたいが、その方の名前が分からない場合は、宛先を「採用担当者」とすることができます。

その際は「株式会社△△　人事部　採用担当者様」のように、後ろに「様」を付けて書きましょう。

「様」は人名に対して付ける敬称ですが、「採用担当者」のように具体的な個人名ではない場合でも用いることができます。

ただし、詳しくは後述しますが、個人名が分かっている場合は、「採用担当者」という表現は使わず、「□□株式会社　人事部　山本様」のように、そのまま個人名を書くのが良いでしょう。

担当者が2人いる場合もまとめず、「株式会社△△ 人事部　山本様、高橋様」のように書いた方が好印象です。

部署に送る場合

企業によっては履歴書やエントリーシートの送付先および採用に関する問い合わせ先として部署が指定されている場合があります。

そのようなときは、採用担当者ではなく、部署を宛先にして送ることができます。

部署を宛先にするときは、部署名のあとに「御中」という敬称を付けて送りましょう。

御中を使用して宛先を書いた場合、例えば以下のようになります。

• 「株式会社□□　人事部　御中」
• 「株式会社△△　総務部　人事課　御中」

この「御中」という敬称は、「様」や「殿」のように、直前の宛名に敬意を表したいときに使う言葉です。

「御中」は部署名以外にも、会社名、学校名、官公庁名といった団体や組織に郵便物やメールを送る際に使用することができます。

宛名に「採用担当者」と書く場合の注意点

続いては宛名に「採用担当者」を使う場合の注意点についてです。

「採用担当者」はメールや郵便物を送る際に、宛先が分からない場合に用いられる便利な表現ですが、使い方によってはマナー違反になってしまうこともあります。

企業によっては、メールや郵便物のマナーが守れているかどうかを採用試験の評価に含めているところもありますので、送付の際は以下の点に気を付けて、正しい使い方をするようにしましょう。

注意点①｜個人名が分かっている場合は使用しない

「採用担当者」という宛先を使用するタイミングは、採用担当者の個人名が分からないときです。

採用担当者の名前が分かっている場合に、宛名に「採用担当者」と書くのは避けましょう。

求人やメールに採用担当者の名前が記載されているにもかかわらず、「採用担当者」という宛名を使ってしまうと、相手に求人やメールをしっかり読んでいないと判断される可能性があります。

また、間違いなく相手に届けるためにも、個人名を書くことは大切です。

ただし、名前が分かっていても、漢字が分からない場合は「採用担当者」でも許容される場合があります。例えば、担当者が「ナカジマ」という名前であっても、漢字が「中島」なのか「中嶋」なのか分からないときなどがそれに当たります。

相手の名前を間違えるというのは失礼になりますので、当てずっぽうで書いて間違えてしまうよりは「採用担当者」と書いた方が良いでしょう。

注意点②｜「御中」と一緒に使用しない

履歴書やメールの送付先として「人事部」など部署が指定されている場合、部署名のあとに「御中」という敬称を付ける必要があるというのは前述の通りです。

しかし、その場合、「採用担当者様」という宛先を一緒に使用することはできません。

「御中」と「様」はどちらも敬称です。1つの宛先に使用できる敬称は1つと決まっているので、例えば「○○株式会社　人事部御中　採用御担当者様」のように用いいるのは誤用ということになります。

このような誤用をしている方は意外と少なくないので、皆さんも注意するようにしてください。

その他のビジネスメールでのマナー5選

さて、続いては、企業の採用担当者にメールを送る際に知っておきたい、ビジネスメールのマナーについてご紹介していきます。

宛名以外にも、ビジネスメールを送るときには気を付けなければならないポイントが複数あります。

すぐに使えるものばかりですので、今回一緒に覚えて、本番でも気をつけるようにしましょう。

マナー①｜企業名、担当者名は正しく書く

面接の日程調整などで企業の担当者にメールを送る際は、企業の名前を間違えないようにしましょう。

就職活動中は似た内容のメールを複数送るため、中にはコピー&ペーストをして使い回している方もいるかと思います。

それ自体は問題ないのですが、手軽であるが故に、企業名や担当者名を修正せずに送ってしまうミスが起きやすいので注意しましょう。

また、意外と多いのが、企業名の「株式会社」を（株）と省略して書いてしまうミスです。

例え企業の採用担当者が署名などで「○○商事（株）」のように自社名を省略していたとしても、皆さんが送るときは「○○商事株式会社　人事部　採用ご担当者様」のように、省略せずに書くのがマナーです。

マナー②｜署名を入れる

メールの最後には署名を入れましょう。

署名は送信者、つまりあなたが何者なのかを示すための情報です。

署名というと、社会人がメールの最後に書いているような印象を持つ方もいるかもしれませんが、就職活動を行う以上、大学生であっても署名を入れておく必要があります。

大学生の場合、以下のような情報を入れておくと良いでしょう。

• 大学名
• 学部、学科、学年
• 名前
• 郵便番号および住所
• 電話番号
• メールアドレス

補足ですが、電話番号については、日中連絡が取れる番号が望ましいでしょう。携帯電話の番号でも構いません。

また、メールアドレスに関しては、大学で使用しているアドレスを使用するのが最も一般的です。

大学で使用しているアドレスは、Gmailなどのフリーアドレスよりも信頼性が高いため、就職活動におすすめです。

また、メールアドレスの@以前は、基本的には名前にしておきましょう。あまりにカジュアルなものは就職活動というオフィシャルな場には相応しくないとして、採用担当者の心象を下げる可能性があります。

メールアドレスに注目する担当者などいないだろうと思っている方もいるかもしれませんが、自分の名前以外の言葉が入ったアドレスを使用している人物は珍しいので、意外と印象に残ります。

マナー③｜件名は分かりやすく簡潔に

企業宛にメールを出す場合、内容だけでなく件名にも注意を払いましょう。

ダラダラと長いものや、極端に短いものはNGです。ひと目で内容が分かるような、簡潔なものにしましょう。

企業の採用担当者には、特に採用活動が活発化する頃に、毎日大量のメールが届きます。そのため、分かりにくい件名にしてしまうと、読まれずに他のメールに埋もれてしまう可能性があります。

件名はメールを送った目的が分かるようにし、20文字程度で収まるようにすると良いでしょう。

マナー④｜添付ファイルの容量に注意する

企業によっては、エントリーシートなどの各種書類を、郵送ではなくメールで送付するよう指定しているところもあります。

その場合、それらの書類をメールに添付して送ることになりますが、データの容量に注意しましょう。

大きすぎるデータを電子メールで送付することはマナー違反に当たります。Zipファイルにするなどして、最大でも2MB以内に収めるようにしましょう。

それ以上の容量になってしまうと、メールの送受信に時間がかかってしまったり、最悪の場合、相手が受信できない可能性もあります。

どうしても2MBに収まらない場合は、分割してメールを送るか、大容量ファイルの転送サービスなどを利用するようにしましょう。

また、受け取る相手への配慮として、添付ファイル名は分かりやすいものにしておきましょう。

マナー⑤｜スマートフォンからのメールに注意

現在は複数のデバイスを連携して使用することができますので、企業とのメールのやり取りにPC以外だけでなく、スマートフォンやタブレットを使用するという方もいるかと思います。

スマートフォンやタブレットは、使用する際にPCよりも場所の制約を受けにくいため、便利なデバイスですが、それらからメールを発信する際は注意が必要です。

スマートフォンなどから発信されたメールをPCから見ると、レイアウトが崩れて見にくくなってしまうことがあります。

そのため、適度に改行を入れるなどして、相手がどのデバイスで見ても違和感なく読めるよう、工夫をしましょう。

一般的な改行の目安は20〜30文字です。また、文章の途中で改行を行う場合は、句点の位置で区切るようにすると良いでしょう。

分かりやすい内容であることももちろん大切ですが、見た目に対しても配慮をするようにすると好印象を与えることができます。

まとめ

メールや郵便物を送る際に、個人の名前が分からない場合、宛名を「採用担当者様」としても問題ありません。ただし、採用担当者の個人名が分かっているときには使用できないので、注意しましょう。こうしたビジネスマナーの知識の有無が評価の対象になることもありますので、しっかり覚えて、就職活動を成功させましょう。