就活で不採用の電話がくることはほとんどありません。ただ、たまに電話で連絡をしてくれる企業があります。不採用にも関わらず、電話で連絡する意図は何なのでしょうか。また、不採用を通知する電話にどう対応するのが適切なのでしょうか。この記事では、不採用の電話がくる理由と適切な対応方法を解説しています。

就活で不採用の電話はあまりこない

不採用の場合の連絡方法の大半はメールや手紙です。

理由は、応募者が多数の場合、ひとりひとりに電話するのは手間がかかるからです。

企業側にとって、不採用の連絡を電話でわざわざするメリットは特にありません。メールや手紙なら、同じ文面を送るだけで済みますし、時間などを気にする必要はありません。

しかし、電話をかけるのは、就活生が確実に出る補償もないですし、1度で就活生が電話を出なかった場合は改めて連絡する必要があるので人的なコストがかかります。

そんななか、電話で連絡をくれる企業は非常に珍しいです。電話で連絡をする企業にはどのような意図があるのでしょうか。

不採用なのに電話をする理由

理由①｜早く結果を知らせてあげたいから

採用内定の場合には、企業は急いで電話で連絡をします。理由はカンタン。早くしないと他の企業にいい人材を取られてしまうからです。

しかし、不採用の通知となると、連絡は遅れがちです。

そんな中、わざわざ電話で伝えてくれるのは、手紙よりも電話のほうが早く結果を知らせてあげられるから。

就職活動ができる期間は限られています。その中で就活生は、いま受験している企業がダメなら、次の企業に素早く気持ちを切り替えなくてはいけません。

電話で結果を知らせてくれるのは、そんな就活生に対する、企業側の思いやりなのです。

理由②｜面接にきてくれた学生に対する誠意

採用担当者にとって、学生に不採用の連絡をするのはつらい時間です。

電話越しに直接伝えれば、相手の反応がわかります。もし学生がショックを受けていれば、伝えた側も少なからず気まずい思いをするでしょう。

またすぐに話が終わればいいですが、不採用の理由などをきかれたときには、どう伝えたものか考えるのもしんどいはずです。

それでもメールや手紙で済ませずに電話で伝えるのは、受験をしてくれた学生に対して誠意を示したいからです。このような企業は、思いやりがある素敵な企業といえるでしょう。

不採用の電話がきた際の対応

ポイント①｜丁寧な対応をする

不採用になったからといって、適当な対応をしてはいけません。わざわざ連絡をしてくれた先方の誠意に答えて、丁寧な対応を心掛けましょう。

また実際的な話として、不採用になった会社と、社会人になったときに取引をするようなことがあるかもしれません。そのときにもし覚えられていたら気まずいはずです。

加えて、不採用になった学生が繰り上げで採用になる場合があります。他の学生が辞退したときに「この子は不採用の連絡をしたときの態度がひどかった」と覚えられていたら、チャンスをひとつ逃すことになるでしょう。

ポイント②｜早めに切り上げる

採用担当者は、他にも何人か電話をかけないといけないかもしれません。特に伝えることがなければ、早めに切り上げたほうがよいでしょう。

不採用の理由をききたいという人もいると思いますが、はっきりとした理由は答えてもらえず、参考にならないことが多いです。不採用の理由を質問するのは、採用担当者の負担になりますし、やめておいたほうがよいでしょう。

電話をくれたことに対する感謝を伝えて、通話を終了するのが基本です。

不採用の電話の受け答え

それでは不採用の通知がきたとき、具体的にどのように対応したらよいのでしょうか。ここでは、不採用の電話を企業側がどう伝えるのか、また就活生がそれにどう答えるのか、例文とポイントをご紹介します。

企業側の伝え方

まずは企業側の伝え方です。

学生に電話がつながったら、今話しても大丈夫か確認してから、以下のように伝えます。

例文

「この度は当社へのご応募ありがとうございました。残念ながら今回は不採用とさせていただきました。ご縁がありましたら、またよろしくお願いいたします。」

ポイント

デリケートな話題なので、言葉選びは気をつけましょう。余計なことを話して、学生の心の傷を増やさないために、結果のみ簡潔に伝えます。数ある中から、自社を選んで応募してくれたことに対する感謝の気持ちを持って、誠実な対応を心掛けましょう。

就活生の答え方

次に就活生の答え方です。

企業から結果を伝えられたら、以下のように答えましょう。

例文

「わざわざご連絡ありがとうございます。また何か機会がございましたら、よろしくお願いいたします。」

ポイント

まずは忙しいなか、わざわざ電話で連絡をくれたことに対する感謝を伝えましょう。不採用でショックを受けても、ぶっきらぼうな対応をしてはいけません。何かいいたことがあるかもしれませんが、担当者の方にもご都合があるので、できるだけ簡潔に切り上げましょう。

電話に出れなかった場合は折り返す

採用の結果通知と思われる電話に出れなかった場合は、必ず折り返しましょう。当日中に折り返すのが基本ですが、タイミングによっては翌日や週明けの折返しでも大丈夫です。

基本的な敬語マナーはもちろん、電話を掛ける時間帯にも注意が必要です。

「企業からの電話に折り返すのははじめて」という方や「電話は苦手、自信がない」という方は、以下の記事を読んでみてください。

折返しをするタイミングや、折返しをするときのマナーを解説しています。折返しをするときの例文もあるので、この通りにいえば失礼にはなりません。

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まとめ

不採用の連絡はつらいものです。しかし、大切なのは気持ちの切り替え。

結果の連絡をしてくれた企業にはしっかりと感謝を伝えましょう。お互いに気持ちよく電話を終えれば、嫌な思い出にはなりません。

その企業が合わなかったというだけなので、気落ちせず次の面接に向けてがんばりましょう。