【例文あり】不参加を伝えるメールのマナーとは?ケース別の例文についても紹介します!

面接や説明会などの不参加を伝える連絡はどなたでも気が引けるものです。しかし、早めに不参加の旨を伝えないと企業に迷惑がかかってしまいます。 この記事では面接や説明会に不参加の旨を連絡をするときのマナーを解説した上で、その他にもメール連絡の注意点やメール例文などもご紹介します。

面接就活の悩み

面接や説明会の不参加はきちんとメールすべき

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「面接日程がかぶってしまった」「体調不良で説明会に参加できない」など、それぞれの事情で面接や説明会に不参加となることもあると思います。

そのような時、不参加の連絡はするべきかと悩む就活生も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、どのような理由であっても不参加の場合はきちんと連絡するのがマナーです。正しくマナーを守った上で不参加の旨をメールすることで企業からの印象は悪くならずにすみます。

不参加を企業に連絡する際のマナー

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社会人として事前に連絡することは当たり前のことです。あなたの行動一つで大学の印象が悪くなってしまうこともあるので、不参加の場合は必ず連絡しましょう。

ここでは面接や説明会に不参加の旨を企業に連絡する際の基本的なマナーをご紹介します。

①不参加が確定した時点ですぐに連絡する

不参加の場合はなるべく早く連絡してください。人事や面接担当者は忙しい中で説明会の準備をしたり、面接の時間を確保しています。

もちろん業務は準備や面接だけでなく、他にもたくさんあります。あなたのために貴重な時間を割いているということを念頭に置きましょう。

また企業としては1人でも多くの生徒を面接したいという気持ちがあり、「辞退する=1枠空く」ということになります。

早めに連絡することで、その他の就活生に連絡して日程調整ができますし、選考に落ちてしまった就活生にもチャンスが舞い降りることになります。

②当日連絡の場合は電話をする

日程に余裕がある場合はメール連絡で問題ありません。しかし、当日に不参加の連絡をする場合は電話連絡が必須です。

担当者はいつでもメールを確認できるわけではありません。忙しい日には朝から一日中席を外しており、夕方までメールのチェックができないことも日常茶飯事です。

そのため、確実に不参加の情報を担当者に伝えるためには電話で連絡しましょう。もし担当者が不在の場合でも、窓口の方に参加できない旨を伝えれば担当者も把握することができます。

また、電話をかける際には必ず時間帯などマナーを確認してからかけるようにしましょう。不参加の連絡をメールでするよりも、その場でのあい応力が求められるのが電話です。以下の記事で詳しく解説しておりますのでぜひご覧ください。

不参加の連絡がこなかった時の人事の気持ち

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社会人として連絡をすることは当たり前のことですが、不参加の連絡は気まずいという理由でなるべく避けたいと思う方もいるでしょう。

もし不参加の連絡がなかった場合、人事はどのような気持ちになるのでしょうか。

①正確な参加人数が把握できない

説明会の場合、参加人数に応じて資料の用意をしたり、会場の設営をしたりします。正確な参加人数が把握できないと、無駄に資料を用意してしまうことにも繋がります。

また面接の場合は、30分~1時間程あなたのためにスケジュールを空けています。特に選考が進んでいる場合は、忙しい役職者の時間を割いていることも忘れてはなりません。

また面接を有意義な時間にするため事前に履歴書をチェックする時間もあります。担当者もあなたのためにしっかり準備していることを忘れないでください。

②信用がなくなる

説明会に不参加の場合は、その後の選考にも影響が出てしまいます。もちろん今予約している説明会には参加できないが、その他の日程で参加したい場合もあるでしょう。

もしあなたが人事の立場だった場合、連絡もなしに不参加だった就活生を選考に進めたいと思うでしょうか。社会人として当たり前のことができない就活生と一緒には働きたくないと思うのが普通です。

たかが説明会と軽く見てはいけません。説明会から選考は始まっていると考えましょう。

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監修者プロフィール

三浦拓巳みうらたくみ

1997年群馬県生まれ。20卒として就職活動を行う。就活中はエントリーシート15社中全て通過。大手広告会社志望から一転、スタートアップに内定を承諾。内定後は人材育成会社にて、エントリーシート、面接などの選考対策に従事し、約70人の生徒を担当。自身の就職活動での学びを活かし、教育事業に注力している。