【例文つき】内定辞退の手紙は出すべき?書く内容から折り方・宛名まで解説!

就職活動がうまく行った学生は複数の企業から内定を獲得することもあり、多くの企業に対して内定辞退の連絡をする必要があります。この記事ではそんな学生向けに内定辞退の手紙の書き方を紹介します。手紙で連絡すべきかの判断の目安も紹介していますので、参考にしてみて下さい。

就活の悩み内定

内定辞退をする場合は手紙を出すべきか

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内定を辞退した場合に、手紙を出すべきか否かは就活の経験がない学生にとっては迷いやすいポイントです。

丁寧な対応を心がけるという点では手紙を出した方が良いですが、相手によっては手紙は読む手間を嫌うこともあります。ここではまず手紙を出すべき相手・控えるべき相手の目安をお伝えします。

大手企業では電話で済む場合も多い

大企業の内定を辞退した場合は電話で済むことがあります。

上場企業や、社員数が何千人という規模の会社の場合、新卒の学生を100名単位で採用していることが多いです。その場合内定を辞退する学生も他社と比較して多くなります。

その内定辞退者一人ひとりから受け取った手紙に目を通すことは、採用担当者にとっても非常に時間がかかることです。電話で丁寧に辞退するお詫びや、選考過程中にお世話になったことへのお礼を伝えれば事足りることがあります。

以下の記事では、内定辞退を電話でするメリットや内定辞退の例文を紹介しています。ぜひご一読ください。

中小企業では丁寧な印象を与える

一方で、中小企業の場合は手紙を出した方が好印象となる場合があります

これは大企業と同じように採用を行っている規模から考えると、中小企業では多くても20〜30名程度です。中には新卒採用は10名以下という会社もたくさんあります。

そうした企業の場合は相手に採用担当者が対応する学生の人数が大企業と比べて少なくなるので、「手紙を読む」という行為自体に多くの時間を取られることはなくなります。そのため丁寧に手紙で内定辞退の旨を伝えた方が心証が良くなります。

内定辞退の手紙を出したほうが良い場合

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企業規模別に内定辞退の手紙を出す効用についてご紹介しましたが、具体的にどのような場合に手紙を出したほうが良いのでしょうか。 以下では3つの場合をご紹介します。

①内定者懇親会に参加した企業の内定辞退

内定者懇親会は通常、内定をした同期が本社のパーティー会場に集まり、社員も交えて飲食を共にするイベントです。 会社側の意図としては、内定を労うと共に同期間の親睦を深めること、ひいては内定辞退率を下げる効果を期待しています。

そもそも、入社する気がない企業の内定者懇親会には出席しない方が筋が通っています。万が一、入社企業を絞りきれず、内定者懇親会に出席するもその企業の内定を辞退したい場合は手紙を出す方が問題は少なく済みます。

内定後は時間的にも余裕がありますので内定辞退の手紙を用意するのが後回しになりがちです。思い立ったが吉日、「違うな」と感じたらすぐに手紙の準備に取り掛かりましょう。

②知人のコネで内定した企業の内定辞退

企業によっては親戚や親のコネで選考を優遇してもらえる人もいます。一次選考が免除されたり、場合によっては最初から役員面接で早期に内定が決まるケースもあります。

コネや紹介は、その知人の信頼あってのことでいわば自分のためにその人の信頼を切り崩してくれた善意の行いです。内定辞退をする場合はまずは誠実に知人にその想いを伝えるべきです。続いて、優遇して特例として時間を割いてくれた企業側にも内定辞退の旨、手紙を送るべきでしょう。

より確実な方法は、紹介してくれた知人に一度「手紙を出すべきかどうか」を相談してみることです。相当の信頼関係が出来上がっていれば知人の方から伝えておく、という場合もあるかもしれませんが大抵の場合そこまで甘くはありません。

知人にも企業にも、誠実な対応として電話やメールで済ますのではなく、せめて手紙を出して誠意を表すことが重要です。

③入社予定企業と取引関係にある企業の内定辞退

3つ目が最も落とし穴となる場合でしょう。入社予定企業と取引関係にある企業の内定辞退をする際に、存外なやり方をとってしまうと数年後の取引に影響を及ぼすことがあります。

不誠実な行いはなかなか忘れられないものです。特に以下の3つの業界は取引先が多岐に渡り、配属によっては取引関係につくことが多いため注意しましょう。

  • 金融業界
  • 商社業界
  • 広告業界

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監修者プロフィール

三浦拓巳みうらたくみ

1997年群馬県生まれ。20卒として就職活動を行う。就活中はエントリーシート15社中全て通過。大手広告会社志望から一転、スタートアップに内定を承諾。内定後は人材育成会社にて、エントリーシート、面接などの選考対策に従事し、約70人の生徒を担当。自身の就職活動での学びを活かし、教育事業に注力している。