成績証明書を封筒に入れる際の疑問に回答!手渡しと郵送に分けて解説!

成績証明書はどのような封筒に入れて提出すれば良いのか、また封筒にはどのように書けば良いのかがわからないという人は多いようです。今回は成績証明書を入れる封筒や郵送・手渡しのマナーなどについて解説します。成績証明書の発行の仕方や提出する理由、成績が悪い場合の対処などについてもご紹介します。

提出書類

成績証明書の発行の仕方は2種類ある

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成績証明書の発行方法は主に2つあります。どちらの方法でも発行することはできますが、大学によっては発行方法の詳細が違うことがあるので、事前に確認をしておきましょう。

発行機で発行する

1つ目は大学内の発行機で発行する方法です。大学内の発行機を使えば、その場で発行されるため急いでいる人には大変便利です。発行物で混雑する時期であっても効率良く成績証明書を入手することができます。

ただし発行機での発行は、学生証などの証明書が必要なことが多く在学中でなければできないことがほとんどです。すでに卒業をしている場合は使えないと思っていた方が良いでしょう。

学生部で申請する

2つ目は大学の学生部で申請をする方法です。直接学生部に出向いて申請することもできますし、電話やメールなどを使って申請することもできます。

学生部に申請する場合は、直接手渡しで受け取るか郵送で受け取ることになります。郵送の場合は手元に成績証明書が届くまでに日数がかかりますので、時間に余裕を持って申請しましょう。

成績証明書自体については以下の記事で紹介しています。大学ごとの発行方法も紹介していますので、自分の大学でそうやって発行するのかを知りたい場合にはぜひご活用ください。

就活における成績証明書の提出の仕方

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成績証明書を就活で提出する場合、その方法は主に2つです。以下ではそれぞれの提出の仕方について解説します。

手渡し

1つ目は面接の際に、手渡しをする場合です。成績証明書が入った封筒をカバンから取り出したら、封筒の表書きを相手が読める方向に持ち変えて差し出します。

相手に渡すときには黙って差し出すのではなく「私の成績証明書です、よろしくお願い致します」など一言添えるようにしましょう。

手渡しをする場合は、面接会場に持っていくカバンに成績証明書を入れて行きますが、封筒にシワなどがよらないよう、書類ケースや大きめのクリアファイルなどに入れて行くことをおすすめします。

郵送

2つ目は先方からの要請によって郵送する場合です。最初の書類選考のときや、最後の内定承諾書を郵送するタイミングで成績証明書の提出を求められることがあります。

郵送の場合は先方に届くまでに時間がかかりますので、日数に余裕を持ってできるだけ早く発送するようにしましょう。

学生部で発行した、既に封がされている成績証明書の場合は、その封筒をさらにひとまわり大きな封筒に入れて郵送します。

共通する提出マナー

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成績証明書を提出するときにはいくつかのマナーがあります。これらのマナーを守らなければ選考に残らないというわけではありませんが、マナーを守ることで常識のある人だと感じてもらうことはできます。

クリアファイルに入れる

まず、成績証明書はクリアファイルに入れるようにしましょう。クリアファイルの色は透明か白が無難です。

成績証明書が既に封筒に入っている状態であってもその封筒をクリアファイルに入れて提出または郵送をします。

クリアファイルに入れる目的は持参中や郵送中に、成績証明書にシワが寄ったり汚れがついたりすることを防ぐためです。きれいな状態で相手に受け取って欲しいという心遣いを表します。

封筒の色は白が無難

成績証明書を入れる封筒は白が無難です。白い封筒は清潔感があり、茶封筒に比べて素材も丈夫なことが多く、良い印象と安心感を届けることができます。

ただし手元に白い封筒がない場合は茶封筒でも良く、それが原因で選考に落とされるということはありません。茶封筒より白封筒の方が望ましいという程度に認識しておきましょう。

封筒の色よりも提出期限や面接に間に合わないことの方が問題です。白封筒がない場合は茶封筒に入れて郵送または持参をしてください。

間に合わない場合は正直に伝えれば良い

大学の学生部へ成績証明書の発行を申請しても、混み合っていて発行に時間がかかることがあります。面接日や郵送期限に間に合いそうもない場合は、事前にその旨を伝えましょう。

間に合わない場合は面接日や郵送期限を迎える前に、先方へ電話やメールで連絡を入れます。成績証明書を間に合わせることができない理由とお詫び、いつであれば提出ができるのかという2点を伝えましょう。

「大学側の都合により期限までに提出することができないことがわかりました、間に合わせられず大変申し訳ございません。○月には提出ができる予定なのですが、ご都合はいかがでしょうか」などと伝えて指示を仰ぎます。

また、就活で間違えがちな「成績証明書はコピーでもいいのか」という疑問についてはこちらの記事で紹介しています。基本的には成績証明書はコピーで提出すべきではないと考えられていますが、その理由などは以下の記事をご覧ください。

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監修者プロフィール

三浦拓巳みうらたくみ

1997年群馬県生まれ。20卒として就職活動を行う。就活中はエントリーシート15社中全て通過。大手広告会社志望から一転、スタートアップに内定を承諾。内定後は人材育成会社にて、エントリーシート、面接などの選考対策に従事し、約70人の生徒を担当。自身の就職活動での学びを活かし、教育事業に注力している。