就活生は複数の企業にエントリーするため、面接日が重なることがあります。また、本命企業の内定が出たので、当日になって辞退を申し出るケースも見られれるようです。しかし、面接当日に辞退するのは良いことなのでしょうか。そこで今回は、当日の面接辞退の是非とその理由などについて解説します。

面接の辞退連絡は当日にしない方が良い

原則的には、面接辞退の連絡は当日にすべきではありません。しかし、やむを得ない事情でどうしてもいけない場合には、ドタキャンするのではなく、必ず連絡を入れるのがマナーです。

企業は新卒採用にあたり、日時調整をして面接日を設けています。どんな事情があれ、企業が面接準備をして待っていることを考えれば、辞退するにあたって連絡を入れるのは当然のことです。

面接の辞退連絡を当日にしない方が良い理由については、次章で説明します。

面接の辞退連絡を当日にしない方が良い理由

当日になって面接の辞退を決めるには、何か理由があることでしょう。しかし、就活生としてだけでなく、これが社会人であっても、面接当日に辞退連絡を入れるのはマナー違反といわれても仕方がありません。

ここでは、面接の辞退連絡を当日にしない方が良い理由を具体的に説明します。

理由①｜企業が参加人数を直前まで把握できない

新卒採用にあたって、企業は複数の就活生の面接を行います。大企業の場合は特に、数百人単位で面接予定を組んでいます。そのため、面接をスムーズに行うために、きちんと段取りしなければなりません。

面接辞退の連絡が当日になると、企業は面接への参加人数を直前まで把握することができません。グループディスカッションの人数や、面接のタイムスケジュールに悪影響が及ぶこともありえます。

だからこそ、面接辞退を決めているなら、当日ではなく、1日も早く連絡を入れるのが望ましいのです。

理由②｜企業からの信頼がなくなる

大手企業の場合は面接期間を長く設け、対応する就活生の予定を勘案したうえで、面接日時を決定しています。

そのため、やむを得ない事情があって面接当日に行けないことがわかり、その旨を連絡したとしても、就活生の希望通りに面接日を再調整してくれるとは限りません。

特に応募者が多い企業の場合、当日に面接に行けない連絡をしてくる就活生に信頼を持てないと考え、再調整ではなく辞退として処理するケースも珍しくありません。その点は理解して、当日に連絡する必要があります。

どうしても面接の辞退連絡を当日にする場合の注意点

不測の事態により、面接当日にどうしても行けなくなってしまった時には、速やかに企業に連絡をしなければなりません。面接当日の連絡ですから、伝え方にも配慮が必要です。

ここでは、どうしても面接の辞退連絡を当日にする場合の注意点について説明します。

電話で伝える

前述しましたが、面接当日になっての辞退は、企業に迷惑をかけます。だからこそ、メールではなく、きちんと電話で伝えるのがマナーです。

また、採用担当者が不在でも伝言を残すだけでは足りないので、同時に採用担当者にメールを入れておきましょう。

電話の向こうで採用担当者が怒っているのでは…と考えて萎縮する気持ちはわかりますが、面接を辞退することで、当日のスケジュールなどの調整が必要になるかもしれません。自分の感情は脇において、相手の立場に立った真摯は対応をしましょう。

謝罪の意をきちんと伝える

当日に企業の採用担当者に、面接辞退を伝える時には、まず誠心誠意謝罪することが大切です。それには、敬語やビジネスマナーを守るだけでなく、丁寧に対応することが不可欠です。

面接を辞退する事情はきちんと伝える必要がありますが、「面接の機会を設けていただき、本当にありがとうございました」という一言を添えられるかどうかで、採用担当者の心象が変わります。

謝罪と感謝の気持ちが伝わるよう、話し方にも気をつけてください。

電話をかける時間・場所に注意する

面接辞退を伝えるために企業の採用担当者に電話する時は、かける時間帯や場所にも注意が必要です。まず、電話するのは就業時間に入ってからにしましょう。業務時間外に電話をすることは、ビジネスマナーに反しているからです。

電話する場所は、静かで話しやすいところが良いでしょう。電車のホームなど、人の多いところではお互いの話がきちんと聞こえませんし、背後の音は案外電話を通じて相手に伝わるものです。

部屋にいる時もテレビやラジオ、音楽が聞こえないように消すのがセオリーです。

なぜ当日連絡になってしまったのか説明する

当日になって面接辞退を申し出る時には、企業の採用担当者に理由を伝えるのがマナーです。大抵の場合は、事故や急病・身内の不幸といった不慮の事態が起こったか、当日の体調不良、就活生が面接を受けたくないと思ったかの3つです。

本命企業から内定が出た、あるいは当日行きたくなくなった場合は、「他社から内定をいただきましたので、辞退させていただきます」と伝えましょう。こう伝えれば、納得してくれるはずです。

不慮の事態や体調不良の場合はその旨を告げ、日程変更をお願いできるかどうか、確かめましょう。電話をする前に、自分のスケジュールを確認しておくのがポイントです。

【電話】面接の辞退連絡の例文

当日の面接辞退を電話連絡する際に、話すべき内容は理解できても、どう伝えたらよいか悩む就活生も多いことでしょう。ここでは、電話で面接辞退の連絡する際の例文を、事例に合わせて紹介します。

再調整を希望する場合

不慮の事態や体調不良のため、当日には行けなくても、改めて面接の機会を設けてほしいと考える就活生もいるはずです。ここでは、面接日程の再調整を希望する場合の例文を紹介します。

例文

私、本日00時より面接のお願いをしております、〇〇大学△△学部の□□と申します。
大変申し訳ないのですが、本日の面接を辞退させていただきたく、連絡いたしました。
昨夜より体調不良だったのですが、今朝熱を測ったところ38度を越えており、御社の面接を辞退せざるをえなくなってしまいました。
お忙しい中、面接の機会を設けていただいたのに、誠に申し訳ございません。
もし可能でしたら、面接日程を変更していただきたいのですが、ご検討いただくことはできますでしょうか。
来週以降であれば、御社のご都合の良い日時でお伺いすることができます。
ご返答は後日で結構ですので、ご検討いただけると幸いです。

ポイント

面接日程を再調整してほしい場合には、以下のポイントを守ることが大事です。

• 採用担当者に面接に行けない理由を端的に伝える
• 面接日程の再調整が可能かどうかを打診する
• 自分が面接に行ける日程をあらかじめ伝えたうえで検討してもらう

就活生が誠意をもって謝罪し、事情を説明することで、便宜を図ってくれる採用担当者もいます。必ず再調整してもらえるとはいえませんが、試してみる価値はあります。

再調整を希望しない場合

自分の事情で当日になって面接辞退を申し出る場合、日程の再調整は必要ないはずです。その場合でも、面接辞退を申し出る企業に失礼にならないよう、丁寧に対応する必要があります。ここでは、再調整を希望しない場合の例文を紹介します。

例文

私、本日00時より面接のお願いをしております、〇〇大学△△学部の□□と申します。
大変申し訳ないのですが、本日の面接を辞退させていただきたく、連絡いたしました。
実は昨夜、他者から内定の連絡をいただきました。
お忙しい中、面接の機会を設けていただいたのに、誠に申し訳ございません。
ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

ポイント

理由をいわずに面接辞退をするケースもありますが、企業の採用担当者に「理由を教えていただけますか？」と聞かれる可能性があります。その場合、事実でなくても「他社から内定が出た」といえば、納得してもらいやすいです。

まとめ

今回は、当日の面接辞退の是非とその理由、企業への伝え方などについて解説しました。

様々な理由で当日に面接辞退せざるをえなくなった場合、電話で謝意と理由をきちんと伝えるのがマナーです。相手に対して誠意ある対応をした経験は、社会に出てからも生かされるはずです。決して面接をドタキャンせず、上記の方法を用いて連絡してみましょう。