就活や転職では卒業証明書を郵送で発行する、企業へ郵送で提出するという機会があります。しかし発行の方法や手順に迷う人は多いでしょう。企業へ提出するときのマナーや宛名の書き方がわからないという人もいます。今回は卒業証明書の郵送について解説します。就活時に必要な知識ですのでぜひ参考にしてください。

卒業証明書の郵送には2つの意味がある

卒業証明書は、その人が大学や高校を卒業したことを証明するための書類です。卒業した学校へ申請をすることで発行されます。

卒業証明書を郵送する場合のパターンは主に2つです。以下では卒業証明書を郵送する場面について解説します。

パターン①｜大学の卒業証明書を郵送で発行する

1つ目は、卒業した学校へ卒業証明書発行の申請をして、郵送で発行してもらうという場合です。卒業証明書は卒業生本人が申請をしなければ発行されることはありません。

卒業証明書は窓口や郵送で申請できますが、受け取りは基本的に郵送となります。これは卒業証明書がすぐに発行できるものではなく、申請から発行までに時間がかかるためです。

卒業証明書発行の申請から、数週間～1ヶ月ほど時間がかかることも多く、卒業証明書の準備ができ次第、登録されている住所へ郵送されます。

パターン②｜就活や転職で企業に卒業証明書を郵送する

2つ目は、就活や転職で企業に卒業証明書を郵送するという場合です。企業は、就活生や転職者を採用するときに、最終学歴の確認をすることがあります。その場合に学歴の証明をするのが卒業証明書です。

就活や転職で卒業証明書の提出を求められる場合、面接時に持参するよう指示されることもありますが、履歴書と一緒に郵送するよう求められることも多くあります。

この場合に、卒業証明書を郵送することになるのです。

大学の卒業証明書を郵送で発行する手順

ここからは、実際に卒御証明書を発行する手順について解説します。準備するもの・卒業証明書の入れ方など、を確認しておきましょう。

手順①｜封筒を用意して宛名を書く

まず1つ目は「封筒を用意して宛名を書く」という手順です。

封筒の色は茶色または白を使います。茶封筒よりも白封筒の方が目立ちますし、丁寧な印象にはなりますが、大学へ送るものですのであまり神経質になることはありません。

形や大きさは、A4サイズは角形2号・20号・A4号、B5サイズは角形3号・4号がおすすめです。封筒のサイズは封筒のパッケージに記載されているので確認してください。

また、発行した卒業証明書を返信してもらうための返信用封筒が必要となり、合計で2部必要となります。自分の住所と名前を書いて中に入れます。返信用の封筒は折って入れて良いため、郵送する封筒と同じ封筒で問題ありません。

手順②｜同封物を用意する

2つ目は「同封物を用意する」という手順です。卒業証明書の申請に必要なものがあれば、返信用封筒と一緒に入れて郵送します。

以下では、一般的な卒業証明書発行に必要な同封物を挙げています。尚、大学によっては同封する物が異なる場合もあるので、HPなどで確認をしておいてください。

大学HPからダウンロードした申請書

卒業証明書の申請に必要な「申請書」を同封します。この申請書は大学HPからダウンロードできることが多いようです。

申請書には必要事項を記入します。住所などは都道府県から書くようにし、名前の漢字は身分証と同じものを使って正確に書きましょう。

身分証のコピー

身分証は、運転免許証・健康保険証・パスポート・登録済みのマイナンバーカードなどがあります。自分が持っている身分証のコピーを取って、コピーの方を同封しましょう。

上記の身分証を所持していない場合は、他のもので代用できないか大学へ問い合わせをしてください。

証明書発行料金

卒業証明書は有料で発行されます。そのため所定の発行料金が必要です。申請書等に記載されている方法で料金を同封しましょう。

発行料金を現金で同封することはありません。同額の切手などに変えて同封するよう指示をされているはずです。

返送用封筒

大学が発行した卒業証明書を入れて、こちらへ返信するための返信用封筒も同封します。返信用封筒には、自分の住所・名前を書いておきましょう。

この場合、自分の名前に「様」は付けません。名前の後に「行」と書きます。また、住所は略さず、都道府県から建物名まで正確に書くようにしてください。万が一の誤配を防ぐために必要なことです。

手順③｜クリアファイルに入れる

卒業証明書の申請に必要なものは、すべてクリアファイルに入れてから封筒に入れます。必ずそうしなくてはならないというわけではありませんが、身分証のコピーや申請書がクリアファイルでひとまとめになっていた方が、大学も安全に管理することができます。

クリアファイルは、基本的には透明のものを使います。色付きのものは、大学で処理をするときに文字の確認がしにくく、手間がかかりやすいためです。

手順④｜封をして郵送する

必要なものをクリアファイルに入れたら、封をして郵送します。封はきちんとのり付けをするようにしましょう。セロハンテープなどだと郵送中に剥がれることがあります。

のり付けして封をしたら、封の真ん中に「〆」を書き入れておくとさらに良いです。

表書きの住所や宛名に間違いがないか、裏には自分の住所と名前が書かれているか、などを確認して投函します。郵送の料金は中身の重さなどによって異なるので、郵便局で計量をしてもらい、必要な金額の切手を貼るようにしましょう。

卒業証明書を企業に郵送する

次は、大学から発行された卒業証明書を企業に郵送する場合についての解説です。準備するものの他に、郵送のマナーについても確認しておいてください。

手順①｜封筒とクリアファイルを用意する

企業へ卒業証明書を郵送する場合は「白封筒」を使います。企業には毎日多くの郵便物が届くので、茶封筒では紛れ込んでしまい、先方へ思わぬ迷惑をかけることになるためです。

封筒の大きさはA4サイズは角形2号・20号・A4号、B5サイズは角形3号・4号が良いでしょう。中に入れる卒業証明書を、折り曲げなくても入る大きさのものを選びます。

手順②｜大学で卒業証明書を発行する

次に、企業へ郵送するための卒業証明書を発行します。大学の窓口で直接申請をする、という方法以外にも大学HPから申請書をダウンロードして、郵送で発行してもらうという方法もあります。

いずれにしても、卒業証明書の発行には時間がかかることが多く、数週間～1ヶ月ほどは見ておいた方が良いでしょう。

手順③｜添え状を作成する

企業に提出する書類には「添え状」を同封することがマナーです。卒業証明書を送る場合も同様ですので、添え状を作成してください。

添え状とは簡単な挨拶文のようなもので、特に決まった書き方はありません。以下は添え状の例文です。

「拝啓　貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。先日採用御担当者様よりご連絡をいただきました「卒業証明書」をお送りいたしますのでご査収いただきますようお願い申し上げます。」

添え状はA4用紙に書きます。宛名は「株式会社○○　ご担当者様」などです。本文は簡潔に書くよう意識をしてください。また文章中に「、」は不要ですので、「。」だけつけるようにしましょう。

手順④｜封筒に宛名を書く

郵送する封筒には、先方の郵便番号・住所・会社名・宛名を書きます。

郵便番号は封筒の郵便番号スペースにきちんと収まるよう、丁寧に書いてください。住所は基本的には都道府県から書きます。封筒の真ん中に会社名と宛名を書きたいので、その点を計算して住所を書くようにしましょう。

会社名は住所よりも高い位置から書くようにします。一般的には宛名は「採用御担当者様」などですが、部署宛に送る場合は「○○部御中」となりますので注意してください。

「○○部」の「採用ご担当者様」に送る場合は「○○部　採用御担当者様」となり、「御中」は不要です。

手順⑤｜クリアファイルに入れて郵送する

封筒の中に入れる卒業証明書や添え状などは、クリアファイルに入れましょう。郵送中に封筒の中で中身がバラバラになると、印象が良くありません。

クリアファイルは透明で無地のものが好ましく、色付きや柄つきののものは使いません。中身一式をクリアファイルに挟んで、封筒の中に入れます。

企業に卒業証明書を郵送する際の注意点

企業に卒業証明書を郵送する場合は、確実に届けることと、最低限のマナーを守ること、この2点に注意しましょう。

以下では卒業証明書を郵送する場合の注意点について解説します。

マナーが良いと好印象

まずは「自分が志望している企業に送る」ということをしっかりと自覚しておきましょう。そうすれば、少しでも丁寧に、良いマナーで送りたいという気持ちが強くなります。その気持ちは文字や書類の入れ方などにも表れるものです。

宛名などは上手な字でなくても良いので、一文字ずつ丁寧に気持ちを込めて書いてください。書類や添え状はきちんと角を揃えてからクリアファイルに入れるだけでも、取り出したときの美しさが違います。

マナーが良い人だと思ってもらえれば、選考に有利ですし、何より相手に気持ちよく卒業証明書を受け取ってもらうことができるでしょう。

郵送には数日かかるので早めに出す

次は「できるだけ早めに投函する」ということです。郵送には日数がかかります。しかも必ずしも最短の日数で届くという保証はありません。天候などによっては大幅に遅れることもあります。

卒業証明書を郵送する準備ができたら、できるだけ早く投函してください。早すぎていけないことはありません。

間に合わない場合は連絡を入れる

もしも、郵送が間に合わない場合は必ず先方へ連絡を入れましょう。1日でも間に合わなければ、提出期限を守れなかったことになります。

社会では「間に合わないときは事前に連絡を入れる」というのが当然のマナーとして求められます。少しくらい良いだろう、と軽く考えずに電話やメールで連絡をしてください。

連絡の内容は「間に合わないという事実」「期日を守れないことについてのお詫び」「間に合わない理由」「いつであれば確実に届くのか」という4点です。

選考中で成績が悪い場合は理由を用意する

卒業証明書は内定後に提出する場合と、選考中に提出する場合があります。選考中に提出する場合は、卒業証明書を確認した上で採用するかどうかを検討したいという意図があるはずです。

そのため、卒業証明書を手元に置いた状態で行われる面接では、成績について聞かれることがあります。もしも成績が良くない場合は、その理由を答えられるように準備しておきましょう。

「サークルで責任者をしていたため、学業が疎かになってしまった」など、何か他のことに注力していた、ということをアピールすればさほど悪い印象にはならないかもしれません。

まとめ

卒業証明書の存在を、就活のときに初めて知るという人は少なくありません。いざ必要となったときは、迅速に申請をして郵送するようにしましょう。企業へ郵送する場合は、添え状を忘れないように注意してください。