就活中の学生にとって、会社訪問や卒論のために教授室を伺う際のアポイントは緊張を伴います。また社会人でも、上司同行の年始挨拶やお歳暮の時期にはメールでのアポが不可欠となります。本記事では、アポをメールで取るのが難しいと感じる方に対して、メールでアポを取る時のポイントや例文をご紹介します。

アポをメールで取るのは難しい

アポをメールで取るのは難しいと考える方は大勢いますが、なぜ苦手意識を持ってしまうのでしょうか。

• どのようなメールを書いてアポを取るのかわからない
• アポのメールで、スムーズなやりとりができるか自信がない
• メールでアポを取っても、断られてしまうのが不安である

考えられる理由としては、上述の3つが挙げられますが、適切な対応方法を学べば大丈夫です。後続の見出しをご参照ください。

アポをメールで取る際のポイント5選

本見出しでは、以下のようにアポをメールで撮る際のポイントを5つご紹介します。

• 件名で内容がわかるようにする
• しっかりと自分の身の上を名乗る
• メールに至った経緯をきちんと説明する
• 日程は複数打診する
• 相手のメリットについて説明する

メールでアポを受けた際、送り手が不明で目的や意図も曖昧だと懸念を抱かれてしまいます。

また、日程調整は相手の手間や都合を最優先して、速やかに決まる手順を考えましょう。

ポイント①｜件名で内容がわかるようにする

1つ目のポイントは、件名で内容がわかるようにすることです。

多忙な会社の社員や教授は、一件のメールにつき数秒から数十秒程度しかかけておらず、件名で中身を読むか否かを判断しています。

• 卒業論文の構成に関するご相談のお願い
• ご相談のお願い

例えば、上述の件名で大学教授にアポイントのメールを送った場合、前者では何のための訪問かわかりますが、後者ではわかりません。

件名は、読み手がメールの中身を熟読せずとも理解をする手助けになりますので、具体的かつ端的に書く習慣を身につけましょう。

ポイント②｜しっかりと自分の身の上を名乗る

2つ目のポイントは、しっかりと自分の身の上を名乗ることです。

身の上を名乗ることは、相手に自分がどのような組織や集団に所属しており、何という個人名を持っているのかを伝えることを目的としています。

• W大学文学部心理学専攻の原田知世と申します。
• 原田知世と申します。

上述の2例で比較した場合、前者ならどこの大学で何を学んでいるのかという情報がありますが、一方で後者にはその情報が欠けています。

人は相手を知る際に、集団や組織といった所属情報を頼りにするため必ず含めるようにしましょう。

ポイント③｜メールに至った経緯をきちんと説明する

3つ目のポイントは、メールに至った経緯をきちんと説明することです。

経緯とは、過去に何が起きてどのようなことを考察した結果、どんな行動をするに至ったかという一連の流れを説明することと言えます。

例えば、「弊社では、過去5年に渡り耐水性を高めるために接着剤を開発してきましたが、ついに製品化を実現するに至りました」という内容です。

新しい製品の営業訪問をする場合、以上のような経緯を伝えることが推奨されます。

ポイント④｜日程は複数打診する

4つ目のポイントは、日程は複数打診することです。

日程は、相手と自分の予定次第なので、互いの都合が合うようにできる限り候補を増やすことが理想だと言えます。

• 毎週月曜日から木曜日の午前中
• 水曜日と金曜日の午後以外の全て

例えば、自分自身の都合がいつ空いているかを提示する際にはこのように良い日程を提示するか、ダメな日程を提示する方法が良いと言えます。

• いつが良いでしょうか？
• ご都合に合わせます

反対に、候補日時を明示せずに上記のようなオープンクエスチョンで聞くと、相手の指定日以外は選べないことに注意しなければなりません。

"ポイント⑤｜相手のメリットについて説明する

5つ目のポイントは、相手のメリットについて説明することです。

メールでアポを取る場合、何らかのお願いをこちらからする確率が高いので、交渉として何かしらのリターンを提示することも効果的です。

• 相手の欲しい情報やお願いごとを聞く
• 相手が困っていることを手助けする

メリットとして、度が過ぎたオファーをする必要性はありませんが、このように相手が何かを頼みやすいきっかけを作ると良いでしょう。

状況・形式別｜アポをメールで取る際の例文

前述のみだしでは、メールでアポを取る際のポイントを5つご紹介しましたが、実例を見たいと感じた方もいらっしゃると思います。

そこで以下では、状況別と形式別の2パターンにてメールでアポイントを取る例文をお伝えしますので、ぜひ参考にご一読ください。

状況別｜アポをメールで取る際の例文

1つ目は、状況別でアポをメールで取る際の例文となります。

社会人では、企業に就職し取引先企業を訪問したり、新たな顧客を開拓するために訪問のアポイントを取ることが多々あります。

状況①｜すでに取引がある場合

「来期の価格交渉に関する訪問のお願い」

お世話になっております。株式会社ABC物産の和田です。

この度は、現在ご購入頂いております各種穀物の価格に関して、来期のご購入価格をご相談させて頂きたくアポイントを取らせて頂けますか。

候補日時としては、今週の木曜日と金曜日か、来週の月曜日であれば、何時からでもご訪問することが可能です。

誠に恐れ入りますが、ご検討の上で候補日時をご指定頂きますようお願い申し上げます。

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上述の例では、件名にて訪問する目的を伝えており、本文にて自らの名前と日時調整をしています。

状況②｜今まで取引がない場合

「オフィス用品の営業販売に関する訪問願い」

先日、弊社の製品プレゼンテーションにお越し頂いた際に名刺を頂戴致しました、株式会社DEFの山口と申します。

この度は、弊社がご提供しておりますオフィス用品のラインナップをご説明させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

日時はいつでも構いませんので、ご都合の良い日にちと時間を伺えれば幸いです。どうぞ宜しくお願い申し上げます。

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上述の例では、件名で訪問の目的を伝えて、本文では経緯と氏名を述べて日時調整をしています。

状況③｜取引はないが、訪問した経験はある場合

「業務最適化のための施策説明のご訪問」

お世話になります。先日、御社をご訪問した際に業務改善の課題を伺いました、XYZコンサルティングの石渡と申します。

本日は、弊社のソリューションをご提案させて頂きたくプレゼン資料を用意致しましたので、お手数ですが候補日時を頂けますでしょうか？

毎週火曜日と金曜日の午後以外であれば、いずれの時間帯でも構いません。何卒宜しくお願い致します。

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上述の例では、前回の訪問をきっかけとして今回新たにメールでアポを取る理由を述べています。

形式別｜アポをメールで取る際の例文

2つ目は、形式別でアポをメールで取る際の例文となります。

訪問のアポイントをメールで取る場合、誰とどこへ何の目的で行くのかを考慮することが求められます。

形式①｜上司同行の場合

「新年のご挨拶のご訪問」

いつも大変お世話になっております。株式会社アルファの佐野です。

この度、1月1日付で私の上司が変わりましたので、新しく着任した原田とともに新年のご挨拶に伺わせて頂きたいと考えております。

直近の訪問願いとなり誠に恐縮ですが、今週水曜日と金曜日のご都合はいかがでしょうか？

お手数をおかけ致しますが、ご都合のよい日時をご指定頂きますようお願い申し上げます。

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上述の例では、新たな上司が着任したことと新年のご挨拶という、経緯と目的が明確に伝えられています。

形式②｜会社訪問の場合

「OBOG訪問のお願い」

初めまして、先日の合同説明会に出席致しました、K大学理工学部の鹿島と申します。

この度は、御社の選考へ臨むにあたり母校の先輩にお話を伺う機会を頂戴したくご連絡差し上げました。

開発部門の佐野学様と生産管理部門の田口有里華様にお会いできればと考えております。

大学のキャリアセンターでは、お2人のご連絡先を確認できたため個別にアポイントも取らせて頂きますが、日時調整をお願いできれば幸いです。

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上述の例では、OBOG訪問をするために会社訪問の連絡をしていることと、今後の流れも簡単に説明できています。

形式③｜取材の場合

「時短勤務の取材に関するお願い」

初めまして。T大学法学部法律学科の長野と申します。本日は、御社が推進されている時短勤務の実情を取材させて頂きたくご連絡差し上げました。

大学では、司法予備試験の準備をする一方で、法律事務所にて雇用問題を抱える方への支援をしております。

御社は業務が特に多忙な投資銀行の中でも、効率と健全な働き方を実現されており、今後のキャリアに向けてお話を伺いたいと考えております。

誠に恐れ入りますが、ご訪問の候補日時を2、3頂けますでしょうか？宜しくお願い致します。

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上述の例では、どこの誰が何のために取材をしているのかが網羅されたアポイントのメールとなっています。

まとめ

アポイントのメールは、学生でも社会人でも送る機会が多々あるため、注意点に気をつけながら書くことが必要だとわかりました。

また、状況別と形式別でご参考頂けるアポイントのメール例文も6つ提示致しましたので、まずは下書きを用意されてみてはいかがでしょうか。