インターンシップを辞退する場合、メールよりも電話の方が良いか悩む方も多いでしょう。また、その理由やいつまでにしたら良いかなど、気になる方も多いと思います。本記事では、メールによるインターンシップ辞退、キャンセルの方法を、例文をもとに紹介していきます。

インターン辞退の連絡は電話が好ましい

ゼミや部活、他のインターンなどが被ってしまうことや体調不良により、インターンシップを急遽辞退せざるを得ない場合もあります。

辞退の連絡はできるだけ早く行う

インターンシップを辞退する場合は、予定が分かった時点でなるべく早く企業へ連絡しましょう。 無断で欠席したり、いつまでも連絡しないのは、社会人として非常識です。

辞退の連絡は電話+メールが理想

インターンシップ辞退の連絡をする方法として、電話の方が好ましい場合とメールでもよい場合があります。どちらの連絡方法がよいのかは、その時の状況によって変わります。

メールの場合は記録として残る点で優れていますが、送信して相手に伝わるまでにタイムラグがあります。

そのため、すぐに連絡を取らなければいけない時や、インターンシップの期日や締め日が迫っている場合は、電話の方が良いでしょう。

また、いつまでに連絡すればよいかは、企業によって異なりますのでインターンシップに申し込む際に確認しておきましょう。

インターン辞退の連絡をメールでする場合のポイント

しかし、どうしても電話をかけることが難しいという就活生も多いのではないでしょうか。本見出しでは、インターンシップの辞退、キャンセルをメールでする場合のポイントを紹介します。

メールで連絡する場合、以下の５つポイントがあります。

• 件名
• 冒頭
• 内容
• 締め
• 署名

件名｜用件を記載する

件名は一目でどのような要件のメールかわかるようしましょう。

• 件名｜インターン辞退に関するご連絡

件名が明記されていると、担当者がメールを開く際の優先度も高くなり、連絡が伝わっていないという事態を防ぐこともできます。企業には沢山のメールが届きますので見落とし防止にもなります。

冒頭｜企業名と挨拶文を書く

企業へのメールを送る際、冒頭にはまず以下の2つの要素を明記します。

• 宛先
• 挨拶文

最初に宛先を明記し、その後に挨拶文や本題へと入ります。

宛先は詳細にかつ正式名称で記入しましょう。例えば「株式会社」を「(株)」と省略するのは失礼になりますので気を付けましょう。また、部署名と、分かる場合は担当者名は必ず記述します。

挨拶文は「お世話になっております」程度でも構いませんが、入れ忘れに注意しましょう。

内容｜インターンシップを辞退する理由を述べる

内容にはインターンシップを辞退、キャンセルする理由を書きましょう。体調不良の場合や、家庭の事情などの場合は、そのまま伝えればよいのです。

しかし、他の企業のインターンシップと重なってしまった場合や、他の企業の選考試験と重なってしまった場合などのときは「一身上の都合により」としましょう。

締め｜謝罪の言葉を付記する

企業の担当者に不快な印象を与えない為にも、謝罪の気持ちを表す言葉を入れましょう。また、電話でなく何故メールで連絡したのか、その理由がない場合はメールでの連絡となってしまった旨も謝罪しましょう。

伝え方によっては悪い印象を与える場合もありますので、丁寧に誠意をもって対応しましょう。

署名｜自分の所属・連絡先を書く

文の末尾に署名を入れることを忘れてはいけません。署名には以下の情報を正確に記入しましょう。

• 学校名・学部名
• 名前
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

万が一、相手先の企業が連絡を取りたい場合、連絡がつかないと失礼になってしまいます。そのようなことがないように、特に電話番号や住所など、間違いがないか確認しましょう。

以下の記事ではメールを送る際の署名に関して詳しく解説しています。メールを送り慣れていない就活生は気を抜きがちなポイントですので、署名まで気を配ると丁寧な印象を与えることができます。

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インターン辞退の連絡をメールでする場合の注意点

メールの場合は、迷惑メールフォルダに入ってしまたり、他のメールに埋もれてしう場合なども考えられます。そのため、インターンシップまで余裕をもって、辞退の連絡を送るようにしてください。

直前にメールで連絡すると伝わっていない場合があり、企業に迷惑をかけることになりますので気を付けましょう。

メールマナーに気を付ける

メールはできるだけ丁寧な言葉で書きましょう。メールが正しく送れるかでマナーがあるかどうか判断されます。例えば、メールは文語なので「貴社」を使います。このような細かいマナーを守ることで好印象なメールを送ることができます。

メールを送る時間帯に気をつける

メールは基本的にいつでも送ることができます。しかし、メール連絡の通知が個人の携帯電話へ転送されることもありますので、深夜や早朝などは避けた方が良いでしょう。

また、昼休憩時や退勤時間直前だと担当者が気づくのが遅れる可能性が高いです。

緊急の時以外は、相手の立場に立って、失礼にならないような時間帯に連絡するように心がけましょう。

返信が来ない場合は電話で確認する

インターンシップを辞退するときはメールだけで済まさず、電話で連絡するという手もあります。辞退を連絡する場合に、まずは電話で連絡し、その後メールで再度辞退の旨と謝罪の気持ちを送信するという手もあります。

もし、メールを送ったのに何の返信も来ない場合は電話で確認しましょう。担当者がメールを見逃してしまっていたり、迷惑フォルダに入ってしまっている場合もあります。

1週間以上返信が来ない場合は再度連絡した方が無難です。

また、悪い評価になる可能性もありますので、しっかりとメールが届いているか確認は重要です。連絡ミスによるトラブルを避け、辞退の連絡をしたという証拠を残しておくためにも、メールでの連絡は効果がありますが、相手に伝わらなければ何の意味がありませんので注意しましょう。

インターンの辞退メールの例文・テンプレ

例文

件名：■月■日インターンシップ辞退に関するご連絡

株式会社〇〇

人事部○○様

お世話になっております。

▲大学▲学部3年の●●と申します。

先日は■月■日に開催されるインターンシップの採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

大変申し訳ないのですが、一身上の都合により、やむを得ずインターンシップへの参加を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

貴重な機会を設けていただいたのにも関わらず、このような結果になってしまい大変申し訳ございません。

本来ならば、直接お電話でご連絡すべきところをメールでの連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社の益々の発展とご活躍をお祈り申し上げます。

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▲大学▲学部

○○（氏名）

住所：××県××市1-1　Syu-katsuハイム101号室

携帯電話:000-1111-2222

メール：sakura-mankai@ggmail.com

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以下の記事では、そのまま使える理由別のメールのテンプレを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

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まとめ

大事なのは、失礼にならないように、誠意をもって対応することです。相手は学生ではなく社会人ですので、しっかりとビジネスマナーを守ることを心掛けましょう。また、メールで伝える際には、悪い印象を持たれることのないように、この記事のポイントを押さえて連絡するようにしてください。