インターン先の企業から来たメールには返信するべきでしょうか。返信するとしたらどのように作成すればよいのでしょう。今回は「インターン先からのメール返信」について解説します。返信不要への対処や参加可否のメール返信など細々としたビジネスメールマナーもご紹介します。各種例文もありますので参考にしてください。

インターン先の企業からメールが来た場合は返信した方が良い

インターン先の企業からメールが届いた場合、返信をするべきか迷う人は多いようです。

インターンの返信メールの有無に悩むTwitterの声

ビジネスメールの知識皆無すぎてインターンの返信でめちゃくちゃググッてるしこれ返した方がいいのか〜？？？
って永遠になってる。
あと日本語力ゴミなので敬語の使い方が分からん

— たくや (@abacus_16b) August 3, 2019

上記はインターンに応募した学生のツイートです。返信をするべきかがわからず、ネットで答えを探し続けている様子がうかがえます。敬語に不安があることも返信をためらう理由なのかもしれません。

インターンの合格だしたのに返信がなくて困っているブロックチェーン企業やAI企業をしばしば見るが、
数人の零細企業だとインターン合格出してインターンに来てもらうのをすごく楽しみにしてるので断るときはせめてメール一行でいいので送ってあげてほしい。無言は悲しいっておっさんが言ってた😖💦

— Atsushi (@AtsushiMKT) June 17, 2019

上記は企業側の立場から、学生にインターン合格メールには返信をして欲しいと訴えています。企業によってはインターンを迎えることを楽しみにしている、という一文からビジネスマナー云々よりも人として返信をして欲しいという気持ちが強いようです。

1dayや数日のインターンでもメールの返信をした方が好印象

結論は「インターンのメールには返信をした方が好印象」です。これは1dayインターンや数日だけの短期インターンでも同じです。

インターンは希望する学生が企業へ申し込むものなので、コミュニケーションマナーの側面からも、要望を聞き入れてくれた相手に返信するのは当然と考えて良いかもしれません。

メールの返信が不要な場合もある

ただし、企業からのインターンに関するメールの中には返信が不要なパターンもあります。

場合①｜リマインド用のメール

1つ目は「リマインド用のメール」です。リマインド用のメールとは、約束や予定の日時の前に送られて来る確認メールのことです。

リマインド用のメールは、内容を確認して予定の変更などがなければ、返信せずに終わらせるのが一般的です。

場合②｜返信不要と付記してあるメール

2つ目はメールの本文中やタイトルに「返信不要」と付記してあるメールです。ビジネスメールでは、この返信不要が頻繁に使われます。

「返信不要」の意図は「読んでくれたらそれでいい、返信はしなくていい」というものです。返信不要と書かれているメールに返信するのは、内容に疑問点がある場合などに限られます。

場合③｜やり取りが終了しているとはっきりわかるメール

3つ目は、メールの内容から「やり取りが終了しているとはっきりわかる」メールです。インターン先からのメールの場合は「それでは当日お待ちしております」などの言葉がやり取りの終了と見分ける目安になります。

反対に「ご確認の上ご返信ください」など、こちらの返信を促す言葉で締められている場合は、返信が必要です。

ビジネスメールの返信に関わる基本マナー

企業にメールを返信するときは、ビジネスメールのマナーを守るようにしましょう。以下では代表的な3つのマナーについて解説します。

①返信メールは企業の営業時間内に送る

まず、ビジネスメールは相手企業の営業時間内に送ります。メールは24時間いつでも送信できますが、それでも営業時間内に送るのがマナーです。通常の営業時間前後2時間を目安に送りましょう。

何らかの事情で先方の営業時間外に送信しなけらばならない場合は、その旨を詫びる一文を入れておきましょう。

②返信するときは件名・メール本文を残しておく

次に、ビジネスメールには「受信したときの件名・本文を残しておく」というマナーもあります。メールソフトで「返信」とすると、タイトルに「Re」と記載され件名と本文がそのまま残るはずです。

これはメールのやり取りをお互いが残すことで、認識の相違を無くすという目的があります。また、件名が残っているとメールの検索もしやすくなるので、勝手に書き換えないようにしましょう。

③返信はできるだけ早く返す

最後は、「ビジネスメールはできるだけ早く返す」というマナーです。特に学生の場合はビジネスメールに返信すべきか迷っている内に数日過ぎてしまうこともあるようです。

しかし、メールは確認したら基本的にはその場で返信をするようにしましょう。スピーディーな返信は、相手の返信を待つ時間や何度もメールチェックをする手間を省けます。

ビジネスメールを返信する際の注意点

ビジネスメールを送るときは、書き終えた後に必ず読み直しをしましょう。読み直すときには、以下の7つに注意してください。

①誤字脱字に気を付ける

まずは「誤字脱字」に注意しましょう。パソコンでメールを作成すると、誤字脱字に気がつかないことが多々あります。特に何度も書き直しながら完成させたメールは誤字脱字が多くなりがちです。

【主な誤字脱字】

• 「てにをは」の間違い・抜け
• 句読点の位置の間違い・抜け
• 同音異義語の漢字間違い

これらの間違いは、相手が読みにくいだけでなく丁寧な印象も受けません。一度声に出して読んでみるなど、きちんと確認をしてから送信しましょう。

②正しい敬語を使う

苦手な人も多いかもしれませんが「正しい敬語を使う」という点にも注意しましょう。自分では正しいと思っている敬語も、実は誤っている可能性はあります。

【誤った敬語の例】

• よろしかったでしょうか　
• （比較対象がないのに）～の方
• ご苦労様です

これらは敬語を使いなれていない人に多い間違いです。自信を持てない敬語は辞書などで調べるか、先生や家族など年上の人に確認すると良いかもしれません。

③曖昧な表現を避ける

ビジネスメールでは「曖昧な表現を避ける」ということも大切です。友人や家族とのメールと違って、ビジネスメールでは言い切りが基本です。

【曖昧な表現の例】

• ～だと思います
• ～かもしれません
• たぶん

これらの表現が入ると、信憑性が低いメールとなります。現時点でハッキリと言えないことは、いったん「分かり次第ご連絡いたします」などと返信し、明確な返事ができるようになってから先方に伝えましょう。

④適度な改行を心掛ける

ビジネスメールでは適度な改行をしましょう。目安は本文2～3行ごとに1行の改行です。適度な改行がされていないメールは非常に読みにくく、内容によっては正確な情報が伝わらないこともあります。

また、改行は基本的には1行です。SNSのように何行も改行するのはマナー違反となります。もしくは、話の内容が変わる部分で2行くらいまでなら改行しても良いかもしれません。

⑤顔文字や感嘆詞の使用は避ける

ビジネスメールでは、顔文字や感嘆詞（！・？・（笑）・ｗなど）は使いません。メールで伝えたい感情は言葉で伝えます。

もちろん入社してからも、ビジネスメールで顔文字や感嘆詞は使いませんので、インターンメールのときから慣れておいた方が良いでしょう。

⑥英数字は半角・カタカナは全角にする

メール内で使う「英数字は半角」「カタカナは全角」にします。これもビジネスメールのマナーです。

【NG】

• １月２１日
• ｴﾚﾍﾞｰﾀｰﾎｰﾙ前
• ９：００集合

【OK】

• 1月21日
• エレベーターホール前
• 9:00集合

英数字が全角、カタカナが半角だと急にメールが読みにくくなるというビジネスマンは多くいます。一般的な表記ルールとして覚えておきましょう。

⑦メールはテキスト形式にする

企業に送るメールは「テキスト形式」にします。Eメールには「テキスト形式」と「HTML形式」の2種類があります。

• テキスト形式：文字だけのメール（データは添付となるので開封だけではデータの読み込みをしない）
• HTML形式：画像や音声などを含んだメール（開封と同時に画像などのデータを読み込む）

HTML形式は見た目はきれいですが、ウィルスを含んでいるデータでも自動的に読み込んでしまう危険性があります。そのため多くの企業では「テキスト形式」しか受信できないように設定されています。

ビジネスメールの基本的な構成とポイント

ビジネスメールの基本的な構成は以下の通りです。

• 宛先
• 件名
• 冒頭（宛名）
• 内容（本文）
• 締め
• 署名

以下ではそれぞれのポイントについて解説します。

宛先｜会社名+部署名+担当者名+様

宛先の書き方は、社内宛・社外宛で変わります。

• 社外宛：「株式会社○○　○○部　○○課　○○様」
• 社内宛：「○○部　○○課　○○さん」「○○部　○○課　○○部長」

社外から企業の中の人へ宛てて書く場合は「社外宛」に当てはまります。尚、先方の名前がわからない場合は「ご担当者様」でも構いません。

件名｜○○の件

件名は「○○の件」など、見ただけで内容がわかるようにします。また大学名と氏名を件名に入れましょう。「お世話になっております」などでは内容が予測できず、忙しいときでもメールを開かなければなりません。

• 件名｜インターン参加申し込みの件　（▼大学　氏名）

忙しいときにメールを開いてしまうと、中身をざっと見ただけで後回しにされることも多く、最悪の場合はそのまま忘れられてしまいます。企業には就活生以外からも毎日数多くのメールが届くので、一目で誰から来たメールなのか、何の要件なのかがわかる件名をつけましょう。

冒頭｜お世話になっております+名乗り

ビジネスメールの冒頭は「お世話になっております。自分の所属+氏名　でございます」が一般的です。

• 「お世話になっております。○○大学○○学科の○○でございます」

これまでまったく付き合いのない企業へ送るメールの場合は、名乗りの後に「初めてご連絡いたします」など一言付け加えておくと良いでしょう。

内容｜結論→詳細の流れ

内容は、結論を先に述べてから詳細に入ります。「本日は○○の件でご相談したくご連絡いたしました」など、最終的に自分が望んでいることを先に伝えます。

• 本日はインターン参加の件でご相談したくご連絡いたしました。
• 本日はインターン辞退を申し込みたくご連絡させていただきます。

これは、結論から物事の詳細へと続けば、読み手が内容を理解しやすくスムーズなコミュニケーションが取れるためです。

締め｜何卒よろしくお願い申し上げます

ビジネスメールの最後は「何卒よろしくお願い申し上げます」が一般的です。「失礼します」「さようなら」などは使いません。

• お忙しいところ恐縮ですが何卒宜しくお願申し上げます。
• お手数をお掛けしますが何卒宜しくお願いいたします。
• 何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
• 何卒ご教示のほどよろしくお願いいたします。

メールの内容によって締めの言葉を書き換えましょう。

署名｜名前+電話番号+メールアドレス

ビジネスメールの署名は「名前（フルネーム）+所属+電話番号+メールアドレス」が基本です。先方がこちらと連絡を取りたい、と思ったときのことを考えて作成するようにしましょう。

• 氏名
• ○○大学○○学科
• 電話番号：×××ー××××
• メールアドレス：bisutaro@maru.com

尚、署名を絵文字などで装飾するのは控えた方が良いです。—–など、シンプルな罫線で見やすくする程度なら問題ありません。

【場合別】インターンに関する返信メールの例

以下では、インターンに関する返信メールの例を5つご紹介します。

例①｜インターン先の企業に質問をする場合

株式会社○○　人事部ご担当者様

【インターンシップ○○についての質問】Re:インターンシップのご案内

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の田中一郎と申します。
この度はインターンシップについてのご連絡をいただき誠にありがとうございました。インターンシップについて1点お伺いしたいことがありご返信いたしております。

（質問内容）

質問は以上でございます。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご回答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————–
田中一郎（○○大学　○○学部）
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：xxx@xxxx.xx
————————————–

ポイント

質問をするメールでは、何が聞きたいのかが明確に伝わることを意識しましょう。聞きたいことを先に述べ、なぜそれを聞きたいと思ったのか、どこで迷っているのかを簡潔に続けます。

件名は先方から来たメールに返信するので「Re:」の前に【】を使ってわかりやすく書きます。

例②｜インターン参加の日程調整の返信メールを送る場合

株式会社○○　人事部　鈴木様

【日程についての回答】Re:インターンシップの日程についてのご案内

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の田中一郎でございます。
この度はインターンシップの日程調整についてご連絡をいただき誠にありがとうございました。

以下に私の参加可能日を記載いたします。

○月○日
○月○日
○月○日

以上でございます。
定員等ご都合に合わない場合は、他の日程も調整いたしますのでお知らせくださいませ。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————–
田中一郎（○○大学　○○学部）
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：xxx@xxxx.xx
————————————–

ポイント

日程調整の返信では、こちらの都合が先方に伝わりやすい書き方を意識しましょう。○日はダメで、○日ならいいという書き方よりも、参加できる日を箇条書きにした方が良いかもしれません。

例③｜インターン選考合格後、参加可否の返信メールを送る場合

株式会社○○　人事部　ご担当者様

【インターン参加希望】Re:インターンシップの参加可否ついてのご案内

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の田中一郎でございます。
この度はインターンシップへの参加を認めていただき、誠にありがとうございました。

謹んでインターンシップへの参加を希望いたします。至らぬところばかりかと存じますが、精一杯勤めさせていただきます。

簡単ではございますが、まずは参加のお返事をいたしたくご連絡いたしました。何卒引き続きよろしくお願い申し上げます。

————————————–
田中一郎（○○大学　○○学部）
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：xxx@xxxx.xx
————————————–

ポイント

ポイントは「参加する」という意思が明確に伝わるメールにすることです。「参加します」と意思を伝える部分は、他の文章に埋もれないよう意識しましょう。

例④｜インターンの面接・参加辞退の返信メールを送る場合

株式会社○○　人事部　鈴木様

【インターン選考辞退】Re:インターンシップの参加可否ついてのご案内

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の田中一郎でございます。
この度はインターンシップの日程調整についてご連絡をいただき誠にありがとうございました。

せっかくご連絡をいただきましたが、今回は辞退をさせていただきたく存じます。選考の場をご用意いただきましたのに、大変申し訳ございません。

理由はスケジュール上の都合でございます。本来なら直接伺うべきところ、メールでのご連絡になり申し訳ございません。勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく存じます。

ご対応いただき心より御礼申し上げます。末筆ながら御社の益々の発展とご活躍をお祈り申し上げます。

————————————–
田中一郎（○○大学　○○学部）
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：xxx@xxxx.xx
————————————–

ポイント

辞退の連絡は何と書いたら良いか特に迷いやすいものです。以下の記事では「そもそもインターン辞退はして良いのか」「いつまでに辞退すれば良いのか」などについて詳しく解説しています。

辞退は仕方を間違えると大変失礼になります。辞退前に必ず目を通しておきましょう。

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例⑤｜インターン参加後のお礼の返信メールを送る場合

株式会社○○　人事部　鈴木様

1dayインターンシップ参加の御礼【○○大学○○学部　田中一郎】

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の田中一郎でございます。
先日は貴社1dayインターンシップにて大変お世話になりました。ありがとうございました。

1dayインターンということで、今思えばあまり深く考えず参加していたかもしれません。しかし、現場で実際の業務を目の当たりにし、社員の皆様より多くのご指導を賜り、私にとって忘れられない実に貴重な1日となりました。

鈴木様をはじめ、皆様ご多忙の中、丁寧にご指導いただき誠にありがとうございました。一言御礼を申し上げたくご連絡いたしました。

末筆ながら御社の益々の発展とご活躍をお祈り申し上げます。

————————————–
田中一郎（○○大学　○○学部）
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：xxx@xxxx.xx
————————————–

ポイント

お礼メールのポイントは、メールの最初と最後でお礼を伝えることと、自分の気持ちを伝えることです。

長い文章でなくても良いので、明確なお礼と「自分がどんな風に感じたのか」ということを伝えるよう意識しましょう。

【参考】異例の事態が生じたときにとるべき対応

インターンの連絡において、異例の事態が生じることがあります。以下では想定できる4つの自体についての対応策をご紹介します。

異例①｜当日の急な連絡が必要になった

まず、インターン当日に急な連絡が必要となった場合は「すぐに電話」です。メールでは、先方がいつ読んでくれるかわかりません。

急な病気や事故、その他急用などが発生した場合は電話をし「本日インターンに参加する○○大学の田中一郎です。急な○○が発生したためご連絡いたしました」と伝え、先方の指示に従ってください。

異例②｜パソコンがなくスマホでしかメールが送れない

外出先などからメールを送る場合、スマホで送っても問題ありません。ただし、スマホ画面で作成したメールは、先方がパソコンで開いたときに読みにくい場合があります。

メールの最後で良いので、一言「ただ今外出中のため、スマホよりメールにて失礼いたします」など添えておくようにしましょう。

異例③｜宛先を間違えてメールを送信してしまった

メールの宛先を間違えて送信してしまった場合は以下の対処が必要です。

• ①誤送信先へ電話で謝罪
• ②誤送信先へ開封せずに削除が可能か確認
• ③本来送信するはずだった企業へ電話し②の結果を伝え指示を仰ぐ
• ④③の指示に従う
• ⑤誤送信先へ謝罪のメールを送る

メールの宛先間違いは、内容によっては大問題に発展します。送信前には必ず宛先を確認し、万が一間違えて送信してしまった場合は、即電話で対応してください。

異例④｜容量オーバーでメールに資料を添付できない

メールに添付したい資料の容量が大きく、メールに添付できない場合は「圧縮」や「クラウド保存」がおすすめです。特に「圧縮」は圧縮ボタンを押すだけで簡単に容量を小さくできます。

添付できる範囲の容量でも、先方での開封や保存にも時間がかかる場合があります。スムーズに開けない可能性がある資料は、念のため圧縮の処理をして添付するようにしましょう。

インターン・就活に役立つメール返信のテクニック

最後に、インターンや就活に役立つメールテクニックを7つご紹介します。どれも小さな工夫ですが、あるとないとでは大違いです。

①就活専用のメールアドレスを作成する

「就活専用のメールアドレス」を作成しておくと便利です。就活の大事なメールが、プライベートメールや広告メールなどに埋もれることを防げます。

Gmailであれば一人で複数のアドレスを所有できますし、企業側も使いなれていることが多いのでおすすめです。

②インターン先の企業のアドレスを登録する

「インターン先企業のアドレスの登録」はぜひ行っておきましょう。質問があるときや、急な連絡を取りたいときに、過去のメールからアドレスや電話番号を拾うのはかなりの手間です。

また、他の企業と間違えてメールや電話をする危険も防げます。

③メールのテンプレートを作成する

「企業へ送るメールテンプレート」は作成しておくととても便利です。毎回「何と書こうか」と迷う必要がなくなります。

相手や内容によって文章を変える箇所だけ空欄にしておき、冒頭や結びの文章はテンプレートを使うようにすれば、スムーズなメール作成ができます。

④署名を設定する

ビジネスメールには「署名」が欠かせません。毎回手打ちするのは手間であるだけでなく、打ち間違いの危険もあります。

以下の記事では署名に作成について詳しく解説しています。署名に必要な項目や書き方など細かいポイントまでご紹介していますので、署名作成の前に目を通しておきましょう。

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⑤辞書登録を有効活用する

就活やインターンで作成するメールでは、毎回使う文言があります。「お世話になっております」「ありがとうございます」「よろしくお願いいたします」などです。

パソコンやスマホの辞書登録をしておけば、最初の一文字を入力するだけで定型句が入力できます。非常に便利ですし打ち間違いも防げますのでぜひ活用してください。

⑥メールをフォルダごとに整理する

就活やインターンで使うメールは、フォルダごとに整理しておきましょう。就活中には大量のメールをやり取りすることになります。企業ごと、選考段階ごとなど分けておくと便利です。

また、フォルダごとに整理をした場合は、各フォルダの通知ON／OFFも設定しておきましょう。

⑦フラグ設定を利用して重要なメールを区別する

特に重要なメールには「フラグ設定」をしておくと見落としにくくなります。重要フラグを設定しておけば、メールの重要フォルダに自動的に振り分けられるためです。

反対にフラグ設定をしていないと、他のメールに埋もれて見逃しやすくなります。併せて不要なメールの削除も定期的に行うようにしましょう。

まとめ

今回は「インターンのメール返信」について解説しました。インターンは、学生が企業と直接かかわる最初のステップです。ビジネスメールになれていないのは当然ですし、知らないマナーがあってもこれから覚えれば良いだけです。

大切なことは、ビジネスメールのマナーを「今だけのこと」と考えず、自分の中に知識として吸収していくことです。