体調不良の欠勤メールの例文・返信のテンプレを一挙公開!宛先別(上司、部下、取引先)に紹介

健康管理に気をつけているつもりでも、出勤日に体調不良が起こることはあります。その場合、上司や取引先などに連絡しなければなりません。近年は携帯メールを利用する人も少なくありませんが、問題ないのでしょうか。そこで今回は、体調不良の連絡をメールでする是非や伝え方について解説します。

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体調不良は無理せずに休むべき

体調不良の時には休むかどうか、迷ってしまうものです。しかし、無理して仕事に行くよりも、まずは体調の回復に努めることをおすすめします。

その理由として、以下が挙げられます。

  • 体調不良の中働いても周りに気を遣わせてしまう
  • 体調不良だと仕事の効率が大きく落ちてしまう
  • 自分の風邪を周りにうつしてしまう可能性もある

無理して仕事に出向いてもあまりいいことはありません。ぼやけた頭で仕事をしてミスでもしたら、自分の今後の評価に大きく関わることになるかもしれません。

体調不良の場合は、無理せずに休みましょう。きちんと連絡すれば、誰も欠勤に対して文句を言いません。

体調不良の連絡はメールでなく電話が好ましい理由

会社によってはメールやLINEでも可というところもありますが、基本的には上司に欠勤の連絡をする際には、メールではなく電話で伝えるのがマナーです。

ここでは、体調不良の連絡はメールでなく電話が好ましい理由について説明します。

目次

緊急性を要するから

出勤日に体調不良で休む場合、通常業務の引継ぎや取引先への連絡をしなければならず、緊急性を要します。メールの場合、上司がどのタイミングで読むかの予測ができません。だからこそ、当日に欠勤する連絡は、電話の方がよいのです。

上司に電話連絡する場合は、始業時間の10~15分前に電話をするのがマナーです。

会社に電話をして上司が不在だった場合、所属部署で2番目の役職の人に代わってもらうとよいでしょう。体調不良で欠勤する旨の伝言を残し、後で上司に再び電話します。

声色を伺えるから

体調不良で欠勤する際に電話連絡をすることで、上司は自分の声色を伺うことができます。声の大きさやトーン、話し方が伝わるので、その時点での体調を把握してもらえます。

高熱が出ているなど病状が重いことを理解してもらえれば、会社からの問い合わせを最小限にしてくれるなど、上司も配慮してくれるはずです。

体調不良でメールの連絡でもよいケース

上司への欠勤の連絡は電話が基本ですが、状況によってはメール連絡でもかまいません。

ここでは体調不良の時に上司に対しメールの連絡でもよいケースを2つ、紹介します。

体調不良になって2日目以降の連絡

体調不良での欠勤が2日目で、前日に上司に電話をしている場合は、メールでの連絡でも問題はありません。上司も一度話をしているので、部下の病状についてはある程度理解できているからです。

ただし、上司に送るメールの文面はビジネスマナーに則ったものにする必要があります。

電話すらできないほど体調不良

高熱で起きられない、吐き下しがひどくて話ができないなど、電話すらできないほど体調が悪い時も、メール連絡でかまいません。その場合は、病院に行くあるいは病状が落ち着いた時点で、一度連絡を入れるのがマナーです。

また、すでに病院にいて電話できる状況にない時も、メールでの連絡でかまいません。

基本|体調不良のメールの例文・テンプレ

体調不良のため欠勤または遅刻することを上司にメールで伝える際には、ビジネスマナーに即し、内容が的確である必要があります。また、始業時間前に少しでも早く連絡を入れる必要があります。そしてメールに入れるべき内容は、以下の通りです。

  • どんな症状があらわれているか
  • 欠勤する予定日数・遅刻の場合は出社予定時間
  • 欠勤または遅刻の際の業務の引き継ぎ事項
  • 署名(名前・所属部署・メールアドレス)

それを踏まえて、体調不良で欠勤または遅刻する際のメールの作成ポイントについて、説明します。

体調不良の欠勤メール

体調不良で欠勤する旨をメールで連絡する時には、書き方に配慮が必要です。ここでは、メール作成のポイントと例文を紹介します。

ポイント

体調不良で欠勤する旨をメールで連絡する際のポイントは、以下の通りです。

  • 現在の状況を簡潔に伝える
  • 今後の予定を伝える
  • 業務の引き継ぎについて、最低限の連絡を入れる

そして文面を作成する際には、簡潔な表現を心がけ、文章が長すぎないように気をつけましょう。以下に例文を紹介します。

例文

件名:【勤怠連絡】体調不良による欠勤のご連絡 ●●部 ▲▲
本文:●●部 ■■課長

おはようございます。●●部の▲▲です。

大変申し訳ありませんが、昨夜から発熱しており、今朝になっても高熱のため出勤が難しい状態です。本日は、欠勤させていただいてよろしいでしょうか。

急ぎの用件があれば、メールまたは携帯電話に連絡をいただけると幸いです。
なお、本日の業務については◎◎さんに引き継ぎをお願いしました。

職場の皆さまにはご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。

体調不良の遅刻メール

体調不良で遅刻することをメールで連絡する場合には、欠勤とは違い必ず入れなければならない要素があります。ここでは、メール作成のポイントと例文を紹介します。

ポイント

体調不良で遅刻する旨をメールで連絡する際のポイントは、以下の通りです。

  • 遅刻の理由を明確に伝える
  • 出社予定時間を知らせる
  • お詫びの言葉を述べる

体調不良で遅刻する場合には、始業時間前にメール連絡するのがセオリーです。以下では例文を紹介します。

例文

件名:【勤怠連絡】体調不良による遅刻のご連絡 ●●部 ▲▲
本文:●●部 ■■課長

おはようございます。●●部の▲▲です。

大変申し訳ありませんが、昨夜から微熱を伴う腹痛があり、治まる気配がありません。病院で診察を受けてから、出社させていただきます。

尚、出社は12時を予定しています。取引先には私から連絡を入れておきます。

誠に申し訳ございません。 何卒、よろしくお願いいたします。

体調不良の早退メール

体調不良で早退する場合は、基本的に上司に連絡メールを入れる必要はありません。職場の同僚が体調不良であることをわかっているので、上司にその旨を伝えてもらえるからです。

しかし上司が出かけている、あるいは部下が出先で体調不良になった時には、メール連絡のうえ早退するのがおすすめです。取引先への連絡については後述します。

宛先別|体調不良のメールの例文・テンプレ

体調不良で欠勤する場合、連絡を入れる必要があるのは上司だけとは限りません。業務を引き継いでもらう同僚や部下、職種によっては取引先への連絡が必要なケースもあります。

ここでは宛先別に、体調不良を連絡するメールの作成ポイントと例文を紹介します。

体調不良の欠勤メールを上司に送る

ここでは上司に対し、体調不良による欠勤連絡のメールをする場合に、気をつけてほしいポイントと文面例を紹介します。

ポイント

上司に体調不良による欠勤メールを送る際のポイントは、以下の通りです。

  • メールは始業時間前にできるだけ早く入れる
  • 上司や職場に迷惑をかける謝罪を必ず盛り込む
  • 病状をきちんと伝える(前日に救急病院で診断が出ている場合は、診断内容を伝える)
  • 欠勤当日に締切がある業務がある場合は、先に同僚などに引き継ぎを依頼し、その旨を伝える

病状によっては長期欠勤もありえますが、その場合は予定日数を伝える必要があります。

例文

件名:【勤怠連絡】インフルエンザ罹患(りかん)による欠勤のご連絡 ●●部 ▲▲
本文:●●部 ■■課長

おはようございます。●●部の▲▲です。
昨夜高熱を伴う体調不良のため救急病院を受診したところ、インフルエンザと診断されました。

大変申し訳ありませんが、〇日まで出社することができません。
誠に申し訳ございません。

なお、業務については◎◎さんに引き継ぎをお願いしました。

熱が下がりましたらご連絡差し上げますので、急ぎの用件はメールまたは携帯電話に連絡をいただけると幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

体調不良の欠勤メールを同僚・部下に送る

体調不良で欠勤するにあたり、同僚や部下に業務を引き継がなければならないケースがあります。その場合、仕事をお願いする文面を入れる必要があります。ここでは、体調不良により欠勤するメールを同僚・部下に送る際のポイントと例文を紹介します。

ポイント

同僚や部下に体調不良による欠勤メールを送る際のポイントは、以下の通りです。

  • 件名に要件と自分の名前を入れる
  • お詫びの言葉を忘れない
  • 引き継いでほしい業務についての説明を入れる

そして復帰後には、業務を引き継いでくれた同僚や部下に対し、感謝の気持ちを必ず伝えてください。

例文

件名:【△△の件でのお願い】体調不良のため業務引き継ぎのお願い ●●部 ▲▲
本文:□□さま

おはようございます。●●部の▲▲です。

大変申し訳ありませんが、昨夜からの体調不良により、■■課長に休みをいただきたい旨のメールを差し上げました。

お忙しい中大変恐縮なのですが、△△の件でお願いがあります。

本日提出予定の資料があるのですが、前年度のデータのみ入力が済んでいません。

資料がデスク右側の上から2段目の引き出しにある、黄色のファイルに入っていますので、私のパソコンのデスクトップにある「××」というエクセルファイルに対応部分を入力し、■■課長に提出していただけないでしょうか。

□□さんには負担をかけてしまい、本当に申し訳ございません。

緊急の確認事項がある場合は、携帯電話に連絡をいただけますでしょうか。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、何卒、よろしくお願いいたします。

体調不良の欠勤メールを取引先に送る

体調不良で出勤が難しい日に、取引先にアポイントが入っていることもありえます。多少の無理はすべきですが、インフルエンザなど感染症の可能性が高い時には、アポイント時間より前に電話連絡するのがマナーです。

しかし、先方が不在で連絡がつかないこともあります。その場合は、担当者に伝言を依頼すると共にメールで連絡を入れるのがマナーです。ここでは、取引先へのメールを作成する場合のポイントと例文を紹介します。取引先へのメールは、会社の署名と同じものを文末に入れることを忘れないでください。

ポイント

取引先に体調不良による欠勤メールを送る際のポイントは、始業時間前にアポイントの延期をお願いするメールを入れておくことです。そのうえで、アポイント時間前に電話連絡し、事情を説明するのがマナーです。

信頼関係のある取引先から電話を入れる前に返信がきた場合には、メールでお礼を返信しておき、回復してから改めて電話をしてもかまわないでしょう。

例文

件名:【★★株式会社●●部▲▲】本日のアポイントの日時延期のお願い
本文:○○○○株式会社 ○○様

いつもお世話になっております。★★株式会社の▲▲でございます。

急なお願いで申し訳ございませんが、本日いただいておりましたアポイントの日時変更をお願いできないでしょうか。

実は昨夜から高熱を伴う体調不良が続き、今朝になっても熱が下がっておりません。
時節柄インフルエンザの可能性があり、感染の恐れがあるため、恐れ入りますが日時を延期していただけると幸いに存じます。

私の方からお願いしていたにも関わらず、このようなこととなり、誠に申し訳ございません。後ほど改めてお電話を差し上げますのが、急ぎご一報申し上げます。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒、よろしくお願いいたします。

体調不良の欠勤メールを海外の取引先に送る

体調不良で欠勤することを伝える旨を取引先に連絡する必要があるのは、国内外問わず変わりません。ここでは、海外の取引先へのメールを作成する場合のポイントと例文を紹介します。

ポイント

体調不良の欠勤メールを海外の取引先に送る場合は、英文メールが基本となります。先方との取引に支障が出ないように、英文でのビジネスメールのマナーを守ってメールを作成しましょう。

例文

Subject: Absence from work – Sachiko Ito

Dear ◯◯,

Hello ◯◯.

I am writing to infrom you that I will be absent today as I have a bad cold.

I will check emails afternoon and evening, and please email me if you have something to reach me out.

I am sorry that this may cause some delay.

Regards,

Sachiko

体調不良の欠勤メールの返信の例文・テンプレ

仕事関係者から体調不良で欠勤する旨のメールを受け取ったら、返信してあげるのがマナーです。ここでは、相手別に体調不良の欠勤メールの返信例を紹介します。

部下からの体調不良の欠勤メールへの返信

部下から届いた体調不良による欠勤連絡のメールに返信する場合のポイントと例文は、以下の通りです。

ポイント

部下は欠勤してよいかどうかのお伺いをたてているので、メールにはできるだけ早く返信してあげましょう。

シンプルな文面で大丈夫ですが、「怒っている」と思われないようにしてください。

例文

件名:Re【勤怠連絡】体調不良による欠勤のご連絡 ●●部 ▲▲
本文:▲▲さん

おはようございます。■■です。

体調不良による欠勤の旨、了解しました。お大事になさってください。

よろしくお願いいたします。

上司・同僚からの体調不良の欠勤メールへの返信

上司や同僚から届いた体調不良による欠勤連絡のメールに返信する場合のポイントと例文は、以下の通りです。

ポイント

上司や同僚から体調不良で欠勤する旨のメールを受け取った場合は、業務の引き継ぎを依頼されることが多いです。依頼内容を確認してから、メールに返信することを心がけましょう。

例文

件名:Re【△△の件でのお願い】体調不良のため業務引き継ぎのお願い ●●部 ▲▲
本文:▲▲さん おはようございます。□□です。

本日欠勤の旨、承知しました。 お大事になさってください。

△△の件でわからないことがあれば、メールで連絡します。
確認できるようであれば、連絡をいただけるとありがたいです。

よろしくお願いいたします。

取引先からの体調不良の欠勤メールへの返信

取引先から届いた体調不良による欠勤連絡のメールに返信する場合のポイントと例文は、以下の通りです。

ポイント

取引先から欠勤メールが届くのは、その日にアポイントが入っているか、依頼していた仕事に返答をもらうことになっていたかのいずれかが多いです。その際には、日時変更の依頼であることが多いので、次につながる返信をしてあげましょう。

例文

件名:Re【★★株式会社●●部▲▲】本日のアポイントの日時延期のお願い
本文:★★株式会社●●部▲▲さま

いつもお世話になっております。○○○○株式会社の○○です。

本日のアポイントの日程調整の件、承知いたしました。

体調を崩されているとのことですので、まずはゆっくり休養してください。

次回のアポイントの件ですが、下記の日程ではいかがでしょうか。

  • 6月10日(火)14:00~
  • 6月11日(水)11:00~

急いではおりませんので、▲▲さまの体調が回復してから、お伺いしたく存じます。

季節の変わり目ですので、ご自愛くださいませ。
今後とも、よろしくお願いいたします。

まとめ

今回は、体調不良の連絡をメールでする是非や伝え方について解説しました。

体調不良で欠勤する旨の連絡を上司にする場合は、メールより電話がおすすめです。

しかし同僚や取引先に対しては、始業時間前に連絡をすることを考えると、メールの方が良いこともあります。ビジネスマナーを守り、適切なタイミングで連絡できるよう、定型文を覚えておくことをおすすめします。

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