データ入力の主な仕事内容とは?評判や向いている人の特徴、役立つ資格も紹介します!

データ入力のアルバイト募集が多いこともあり、未経験者でもできる仕事だというイメージがあります。しかし実際にはスキルが必要で、有資格者が優遇される傾向が高いです。また、データ入力にも様々な仕事があります。そこで今回はデータ入力の仕事の需要から主な仕事内容、適性まで幅広く解説します。

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データ入力の仕事の概要

データ入力と聞くと、黙々と作業するイメージを持つ人が多いと思いますが、実情は違います。求人パターンが複数あり、求められるスキルも異なります。

ここでは、データ入力の仕事の概要について説明します。

目次

データ入力とは

データ入力は、指示された情報をデータとして入力・保存する仕事です。パソコンを使い、所定のフォーマットに添って作業します。

データ入力の仕事には3つの求人パターンがある

データ入力の仕事には求人パターンがあり、以下の3つに大別されます。

  • データ入力のみのパターン/与えられた資料をフォーマットに合わせて入力し、データ化する
  • コールセンター等で電話業務も兼ねてデータ入力をするパターン/お客さまと電話応対しながら、必要情報を入力する
  • 事務業務の一環としてデータ入力をするパターン/伝票や経理関係の書類など、事務作業で発生するデータを入力する

パターンによって求められるスキルが異なるので、自分の適性を考慮して応募するのがセオリーです。

データ入力の主な雇用形態

データ入力の場合、必ずしも正社員で採用されるとは限りません。主な雇用形態は以下の通りです、

  • アルバイト/単純なデータ入力を行うケースが大半です。大学生が行うことも珍しくない
  • パート/作業はアルバイトと同じ。アルバイトより短時間勤務の場合は、パート扱いになることが多い
  • 社員/事務職として正規雇用されるので、始業から就業まで勤務。データ入力だけでなく、事務作業全般を担当する
  • 在宅勤務(業務委託)/雇用形態に関わらず、自宅で作業を行う。納期を守る義務を負い、打ち合わせで外出することもある

大学生から一度離職した主婦まで、幅広い年齢層の人が様々な雇用形態でデータ入力を行っています。

データ入力には高度な資格は必要ない

単純なデータ入力であれば、基本的なパソコンスキルがあれば誰にでもできて、それほど難しくありません。しかし報酬アップを目指すなら、取った方が良い資格はあります。具体的な資格についてはこの記事で後述します。

データ入力の仕事に関する評判

データ入力は、作業としての難易度はそれほど高くありませんが、正確性が重視されるのも事実です。ここでは、データ入力の仕事に関する評判について考えてみます。

データ入力の仕事をしたい人は多い

データ入力は、1人で作業に没頭できる仕事でもあります。そのため、コツコツした作業が好きな人やパソコンスキルがある人に人気のようです。

自分のペースで作業ができるうえ、発注先によってはコミュニケーションする必要がないので、データ入力をやりたいと考える人がいることが見て取れるコメントです。

一方でデータ入力の仕事が苦痛だという人もいる

一方で、データ入力の仕事が苦痛だという人も一定数います。

データ入力は単純作業のくり返しですし、長時間パソコンを使って作業するため、肩こりや眼精疲労に悩む人も少なくありません。自分で考える、あるいは誰かとコミュニケーションをはかる機会が少ないことが、ストレスになる人がいるのがわかるコメントです。

データ入力は世界で最も嫌われている業務だという調査結果もある

2020年1月28日にアメリカのRPAプロバイダーであるオートメーション・エニウェアが「企業におけるデジタルの反復的な管理業務に費やしている時間と、それに対する従業員の姿勢」という調査結果を発表しました。その結果、世界中の従業員が最も嫌っている業務は「一般的なデータ入力」でした。

そして日本の従業員は「経理処理」と「デジタルデータの整理」を最も嫌っていること、にも関わらず1日に2時間は反復的なパソコン作業に従事していることもわかっています。

データ入力の主な仕事内容

企業がデータ入力する目的は、内容によって異なります。また作業に至る経緯も異なるので、求められるスキルも変わります。ここでは、データ入力の主な仕事内容について詳述します。

入力するデータの例

データ入力と一口に言っても、その内容は多岐にわたります。入力する内容として考えられるものに、以下があります。

  • 顧客情報
  • 企業における数値
  • アンケートの回答
  • 音声データ
  • 画像を伴うデータ

ここではデータ入力の主な仕事内容について、4つを取り上げて説明します。

例①|顧客情報を入力する場合

顧客情報には、取引先企業との契約内容や担当者の名刺、製品やサービスの利用者である消費者の個人情報など、様々なものがあります。それを特定のフォーマットに則って、入力します。

入力したデータの使用先

入力データを使用するのは、企業です。新しい製品やサービスをいち早く提案できるよう、細かく条件設定して入力作業を行うところも珍しくありません。

使用するソフト・スキル

顧客情報の入力フォーマットは、WordやExcelを使用している企業が多いようです。文字情報が多ければWord、数式やデータの抽出が必要な場合はExcelが使用されます。

また、企業が使用するものですから、ビジネス文書の提携を知っていると作業がしやすいです。

特徴

顧客情報の場合は、住所や電話番号、個人の氏名を入力することが多いです。そのため、誤変換に注意しなければなりません。

例②|数値データを入力する場合

企業の数値データには、売り上げや受注量、在庫量など、経営に関わるものがたくさんあります。その最新状況を把握するために、数値データは不可欠です。

入力したデータの使用先

入力した数値データは経営陣だけでなく、財務や各事業部でも使用されます。そのデータに基づき、生産計画や販売計画が変わることもある、重要なデータです。

使用するソフト・スキル

数値を管理する場合は、Excelでデータ入力するのが一般的です。またExcelで関数を使用することも多いので、きちんと理解しておく必要があります。

また売上管理のための数値データを入力する際には、簿記のスキルが求められることもあります。

特徴

売り上げや受注・在庫の状況は、企業の事業運営に直結しています。そのため、些細な入力ミスが大問題に発展するケースも少なくありません。

また1ヶ所でも入力ミスがあると、遡ってすべてチェックし直さなければならなくなります。

例③|アンケートの回答を入力する場合

新しい製品やサービスを提供するにあたり、モニターにアンケートを実施することがあります。その場合、手書きのケースも珍しくありません。そうしたアンケートの回答を入力するという、仕事もあります。

入力したデータの使用先

企業の中でも開発部や販売部が、アンケートの回答を業務に役立てることが多いです。プロモーションプランを立てる際に参考とします。

使用するソフト・スキル

アンケートの回答は後でデータ化しやすいように、Excelで作成するのが一般的です。フリーコメントについても、備考欄に入力して管理します。

特徴

新しい製品やサービスの販促に使うデータの場合、年齢や男女、職業などの項目が重要になることがあります。そのため決して自己判断せず、指示された通りにデータ入力をする必要があります。

例④|音声データを入力する場合

企業では会議やセミナー、講演会などを行うことも珍しくありませんが、この音声データを文字に書き起こして入力するという作業があります。

入力したデータの使用先

会議の議事録や社内報の記事など、入力データの用途は様々です。入力にあたっては、録音データが支給されます。

使用するソフト・スキル

音声データの書き起こしでは、Wordを使うのが一般的です。

特徴

音声データの場合、議事録のように要点をまとめて文字入力するものと、一語一句間違えずに書き起こすように指示されるものがあります。作業前に、どの程度の正確さが必要なのかを確認しておきましょう。

データ入力の仕事をする際の注意点

特にアルバイトやパート、派遣社員がデータ入力を行う場合、仕事の質によっては簡単にクビになる可能性があります。ここでは、データ入力の仕事をする際の注意点について説明します。

①入力ミスに気を付ける

データを納品するにあたり、入力ミスがないのが大前提です。気をつけるべき点は、以下の通りです。

  • 誤字脱字
  • 数値ミス
  • 適切な日本語表現

中でもよく見られるのが、漢字の誤変換です。漢字によって文意が大きく変わるので、校正しながら進める必要があります。入力する資料の言葉や数値、日本語表現に違和感がある時には、すぐに責任者に確認しましょう。

②納期を守る

派遣社員や在宅勤務(業務委託)の人がデータ入力を行う際に、アルバイトやパートより時給や出来高が高く設定されているものです。これは、納期を守って一定レベルの仕事を行うことを前提としています。

クライアントの指示間違いなどでない限り、納期厳守は絶対であると心得ましょう。

③ノルマをこなす

データ入力の場合、納期だけでなく1週間あるいは1ヶ月にどのくらいの量を納品するという、ノルマが課されることも珍しくありません。その場合も、指定されたノルマを守るのが原則です。

発注の時点でノルマ達成が難しいとわかった場合は、作業開始前に相談するのがおすすめです。

④守秘義務を守る

正社員以外がデータ入力を行う際には、守秘義務を守らなければなりません。特に在宅勤務(業務委託)の場合は、自分のパソコンから情報漏えいしないよう、環境を整える必要があります。

またいざという時のために、バックアップをとっておくのが基本です。企業にクラウドを用意してもらい、そこに保存するのがベストでしょう。

データ入力の仕事のメリット・デメリット

単調と思われがちなデータ入力ですが、企業経営のうえでなくてはならない仕事です。ここでは、データ入力の仕事のメリット・デメリットについて説明します。

メリット

データ入力の仕事におけるメリットには、以下のものがあります。

  • パソコンのスキルアップができる
  • 1人作業なので人間関係が仕事に影響しにくい
  • 外勤のないデスクワークに専念できる
  • 未経験者でも採用される可能性が高い

上記の点に魅力を感じて、データ入力を続ける人も多いようです。

デメリット

データ入力の仕事におけるデメリットには、以下のものがあります。

  • 正確性とスピードが求められる
  • ノルマを設定されることも多い
  • 単調な作業が続く
  • 眼精疲労や肩こりが起こりやすい

データ入力は就業時間中ずっと、同じ作業を1人で進めることになります。それがつまらないと感じる人が、いるのも事実です。

データ入力の仕事に向いている人の特徴

仕事をするうえで、適性があることは重要です。中でもデータ入力に向いている人に見られる、共通する特徴は以下の通りです。

  • 集中力がある人
  • 忍耐力がある人
  • 業務を効率化するのが得意な人
  • パソコンスキルが高い人
  • 自己管理能力がある人

根気よく、正確かつスピーディーに作業をするためには、上記の特徴を満たしている必要があるようです。

データ入力の仕事のやりがい・魅力

単純作業と思われがちなデータ入力ですが、魅力を感じやりがいをもって取り組んでいる人がたくさんいます。データ入力の仕事のやりがいや魅力には、以下があります。

  • データ入力後に達成感がある
  • 自分のスキルアップを実感できる
  • 自分の作業が企業を支えていると感じられる

この他にも、デスクワークなので仕事環境が整っており、身だしなみに神経質にならずに済む点が魅力と感じている人もいるようです。

データ入力の仕事の採用基準や応募する際の確認事項

データ入力といっても、ケースによって求められるスキルも報酬も異なります。そのため時給に惹かれて申し込んでも、不採用というケースも少なくありません。

ここでは、データ入力の仕事の採用基準や応募する際の確認事項について説明します。

採用基準

経験者の採用も多いデータ入力作業は、正社員として雇用されることはほぼありません。その場合は事務職採用となり、データ入力以外の業務を担うことになります。

また未経験者といっても、Wordや・Excelなど基本的なパソコンスキルがある方が、採用される確率があがります。そして採用にあたり、性別が問われない傾向が高いです。

応募する際の確認事項

データ入力に応募する時には、業務内容と責任の所在を明確にしておく方が安心です。応募する際に確認しておくべき事項は、以下の通りです。

  • 仕事範囲/入力作業だけか、事務作業も含まれるのか
  • 仕事内容/何をどのように入力するのか
  • 納期やノルマの有無/業務の納期と業務量のノルマとできなかった場合の罰則
  • 作業場所の指定の有無/出勤が必要か、在宅勤務が可能か
  • 使用ソフトなどの作業条件の有無/使用するソフトとバージョン、入力の仕方
  • 専門知識・資格の有無/データ入力にあたり必要なスキルや資格があるか否か

事前にこうした項目を確認しておくと、トラブル防止につながります。

データ入力の仕事に役立つオススメの資格

データ入力スキルを武器に正規雇用を目指す、あるいは時給を上げたいと考えているなら、自分の実力を伝えるための資格取得がおすすめです。

ここでは、データ入力の仕事に役立つおすすめの資格をいくつか紹介します。

データ入力に関する資格

データ入力にまつわる資格は、公的資格や民間資格と様々です。そして難易度も異なります。ここでは、代表的な資格をいくつか取り上げて説明します。

①日本語ワープロ検定

日本語の入力や文書処理能力・コンピュータ活用能力の向上を目的につくられたのが、「日本語ワープロ検定」です。

  • 正式名称/日本語ワープロ検定試験
  • 実施時期/年4回(7月・10月・12月・2月)
  • 難易度/3~4級はそれほど高くないが、準2級以上は難易度があがる
  • 合格基準/級によって異なる
  • 公的資格か民間資格か/民間資格

作業の正確さやスピードをアピールしたいなら、この資格がおすすめです。ただし、準2級以上でなければ、採用のアドバンテージにはならないようです。

②パソコンスピード認定試験

日本語あるいは英語のワープロソフトの入力技能とコンピュータ活用能力の向上のために行われているのが、「パソコンスピード認定試験」です。

  • 正式名称/パソコンスピード認定試験(日本語または英語)
  • 実施時期/年4回(7月・10月・12月・2月)
  • 難易度/3級までは低めだが、2級以上になるとかなりの勉強が必要
  • 合格基準/級によって異なる
  • 公的資格か民間資格か/民間資格

この資格の初段を取得すると、正確にブラインドタッチができる証明になります。音声入力に挑戦したい人に、おすすめの資格です。

③キータッチ2000

初心者が入力作業や正しいキーボードの使用方法を証明するうえで役立つのが、「キータッチ2000」です。

  • 正式名称/キータッチ2000
  • 実施時期/随時
  • 難易度/低い
  • 合格基準/合否判定ではなく、入力できた文字数によって技能認定証明書を発行
  • 公的資格か民間資格か/公的資格

日本商工会議所が認定しており、日本語や英語、記号が混ざった2,000文字程度の文章を、10分間で何度入力できたかを判定されます。文字入力の基本操作ができる証明になります。

④ビジネスキーボード

日本商工会議所がパソコンスキルの中級・上級であることを証明するために設けているのが、「ビジネスキーボード」です。

  • 正式名称/ビジネスキーボード
  • 実施時期/随時
  • 難易度/中級は中程度、上級は中の上程度
  • 合格基準/中級・上級共に5段階に分かれており、難易度が異なる
  • 公的資格か民間資格か/公的資格

試験時間は日本語が10分、数値は5分となっており、より具体的に得意な作業を可視化できる資格です。入力内容にこだわりがある人に、ピッタリといえるでしょう。

⑤パソコン検定タイピング試験

入力スキルの正確さとスピーディーさに特化してているのが、「パソコン検定タイピング試験」です。

  • 正式名称/パソコン検定タイピング試験
  • 実施時期/年6回(令和2年度の予定は4月・5~6月・8月・10月・11~12月・1~2月)
  • 難易度/タイピング慣れしている人には中程度。1級の難易度はかなり高め
  • 合格基準/級によって入力数と正答基準が異なる
  • 公的資格か民間資格か/民間資格

ビジネス文書や解説文など、資料を見ながら正確に入力できる能力を示す資格です。資料を入力する作業をしたい人におすすめです。

⑥パソコン速記検定試験

音声入力の書き起こしのスキルを証明してくれるのが、ク「パソコン速記検定試験」です。

  • 正式名称/パソコン速記検定試験
  • 実施時期/年3回(5月・9月・1月)
  • 難易度/2級までの難易度は低いが、準1級・1級はかなり難しい
  • 合格基準/級によって入力数と正答基準が異なる
  • 公的資格か民間資格か/民間資格

試験はリスニング問題のみで、2回は文字変換なし、3回目は漢字やカタカナに変換しながら文字入力し、校正も自ら行います。音声入力の仕事がしたい人は、取得すべき資格です。

⑦タイピング技能検定

キーボードのタイピング機能を証明してくれるのが、「タイピング技能検定」です。

  • 正式名称/タイピング技能検定
  • 実施時期/随時
  • 難易度/5~7級は初級、3~4級は中級、特級・1~2級は上級レベル
  • 合格基準/級によって出題数や合格基準が異なる
  • 公的資格か民間資格か/民間資格

1級の場合、10分間に900文字以上を入力し、正答率が95%を超えていなければなりません。しかし取得すると、正確さとスピーディーさを併せ持つ証明となります。

⑧パソコン入力スピード認定試験

2013年まで商業高校に通う高校生と対象に実施されていたのが、「パソコン入力スピード認定試験」です。現在は行われておらず、代わりに「ビジネス文書実務検定試験」が行われています。

  • 正式名称/ビジネス文書実務検定試験
  • 実施時期/年2回(7月・11月)
  • 難易度/1~4級に分かれ、2~3級は中程度。1級は難易度があがる
  • 合格基準/1~3級は2部門合格が条件
  • 公的資格か民間資格か/民間資格

1~4級に分かれ、「ビジネス」「速度」の2部門で判定します。1~3級は2部門共合格しなければなりません。商業高校在校者は、取得しておくことをおすすめします。

その他の資格

データ入力をきっかけに、キャリアアップを図りたい人は、もっと難易度の高い資格を取得するのがおすすめです。具体例を以下にまとめます。

  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 日商PC検定
  • 文書情報管理士
  • ビジネス文書実務検定試験
  • 秘書技能検定
  • TOEIC®

データ入力のスキルに加えて、こうした資格があれば、キャリアアップや正規雇用のチャンスが広がるはずです。自分の適性を考慮して、チャレンジしてみましょう。

まとめ

今回はデータ入力の仕事の需要から主な仕事内容、適性まで幅広く解説しました。

誰でもできるように感じるデータ入力ですが、キャリアや報酬をアップさせるためにはスキルを磨き、資格を取得しておくにこしたことはありません。雇用形態の幅も広いので、自分のライフスタイルに合わせた選択ができるのは魅力です。興味がある人はアルバイトなどで、一度体験してみることをおすすめします。

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