【例文つき】質問メールの書き方とは?ポイントやビジネスメールの基本を徹底解説!

ビジネスメールの中でも質問メールが苦手という人は多いようです。件名や質問の書き方、自分が質問された時の回答メールの書き方などがわからず仕事の手が止まってしまうのではないでしょうか。今回は「質問メール」について解説します。質問メールへのお礼や締めの言葉などもご紹介しますので参考にしてください。

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ビジネスメールでの質問メールのポイント

ビジネスメールは、相手が読みやすく理解しやすく書かれていることが大切です。以下では、メールを読んだ相手がスムーズに内容を理解できるポイントを3つご紹介します。

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目次

ポイント①|要件が明らかな件名をつける

まずは、件名だけでおおよその内容がわかるように工夫しましょう。

  • ○○の件・○○について・○○のお願い、など短くわかりやすい件名にする
  • 件名の後で(○○株式会社)など自社名を入れてどこからのメールかわかりやすくする
  • メールのやり取りが続いても、基本的には件名は変えない

以上が賢明のポイントです。ビジネスマナーの観点と併せて、先方が理解しやすい件名であることに気を配りましょう。

件名で要件がわからないメールは、読み飛ばされるか後回しにされてそのままになりがちです。忙しい先方が一目でおおよその見当を付けられるような件名を心がけてください。

ポイント②|挨拶の後にすぐ質問内容を書く

次に、本文の最初の挨拶を終えたらすぐに質問内容を書きます。

「さて、」「早速ですが、」などを枕詞にして、早々に自分が何を聞きたいのかを先出しします。

質問の経緯や背景から書き始めると、先方がこちらの意図を汲み取りにくくなりますし、内容によっては先方の時間を無駄にする可能性もあるためです。最悪の場合は、途中で読むことをやめてしまう人もいます。

「早速ですが、本日は○○についてご教示いただきたくご連絡いたしました」など、簡潔に質問内容を書き、その後必要に応じて経緯・背景について触れるよう意識してみてください。

ポイント③|自分がどこまで理解しているのか伝える

最後に、その質問内容について自分がどこまで理解しているのかを伝えます。

「○○が××となることについては理解できているのですが、○○については調べても理解が追いついておりません」など、自分の理解度を伝えれば、先方も対応がしやすくなるためです。

また、ビジネスマナーのひとつとして「自分で調べられるところまでは調べてから質問する」「常識で考えられることは、そうであると仮定した上で質問する」という点も意識しましょう。

自分では何も調べず、想像もせずに質問だけをするのはマナー違反であるだけでなく、ビジネスマンとしての資質を疑われかねません。調べてもわからなかったことであれば、その点についても伝えておくと安心です。

本文の4つのポイント

ついに、本文を書く際にこれだけ覚えておけば大丈夫というポイントを4つ紹介します。実際にメールを書く際に参考になさってみてください。

ポイント①|複数質問は箇条書きする

複数の質問がある場合は読点で続けずに箇条書きで書くようにしましょう。そうすることで質問がいくつあるのかが一目瞭然になります。

1.プロジェクトの進度について
2.プロジェクトの内容について
3.今後の方針について

以上のように数字を用いても見やすくなります。

ポイント②|「?」は使わない

質問のメールとはいえ、就活の場合はOB、仕事の場合は取引先の社員に「?」を使うのは適切ではありません。また、同様に「!」や絵文字、顔文字、色文字などを使うのは避けましょう。

疑問を表したい場合は「?」の代わりに句点を使うよう心がけましょう。

ポイント③|期日などがあれば明記する

質問を送る際に、期日を一緒に送ることで、相手も「この日までに返信しよう」と意識づけできるので、期日がある場合は明記するのがよいでしょう。

ポイント④|締めの言葉を入れる

質問を書き終えたら、メールの締めくくりに言葉を添えましょう。

  • お手数ですが、ご返事いただけると幸いです。
  • お忙しいところ恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。

上記のような言葉を添えることで、気遣いができる人だと相手が思ってくれて印象もよくなります。

質問メールの例文

以下では「質問メール」の例文をご紹介します。社内宛・社外宛・返信用の3つのパターンに分けていますので、該当するものを参考に質問メールを作成してください。

社内の人に質問する場合

件名:A社訪問ご同行の件

経理部 田中課長

お疲れ様です。
営業部山田です。

本日は明後日(5/1)の、A社訪問について3点お伺いしたく存じます。

  • 5/1(水)のA社訪問にご同行いただくことの可否
  • 経理部からA社へ提出する資料の有無
  • 経理部から提出する資料がある場合、事前に営業部へ資料の共有をしていただけるか

以上です。
先日の会議の際、お時間があればご同行いただけるとのことでしたので改めて確認でございます。

ご同行自体が難しい場合は、大変お手数ですがその旨ご一報いただけますと幸いです。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、上記3点についての最終的なご回答を本日15時までにいただきますよう、お願い申し上げます。

尚、本日は終日社内におりますのでご回答は内線でも結構です。ご連絡をお待ちしております。

営業部
山田武(内線:1234)
yamada@kaisha.jp

-----

この例文は、他部署の上司へ質問をするメールです。単純な質問だけでなく、見方によっては催促とも取れる内容で、下の立場としては気を使う内容でしょう。

ポイントは複数の質問を簡潔にしている点です。箇条書きを使うことで、相手は質問内容を理解しやすくなります。

これをすべて文章で伝えようとすると、長文となるだけでなく相手によっては内容の見落としをするかもしれません。

また、回答の期限や回答方法を伝えることも大切です。相手がすぐにアクションを起こせるような心配りをしましょう。

社外の人に質問する場合

件名:ご挨拶のお願い(株式会社ABC)

株式会社○○産業
販売促進部 鈴木様

いつも大変お世話になっております。
株式会社ABC 営業部の高橋でございます。

本日は、弊社新商品発売のご報告と今後についてのご相談を兼ねました、貴社へのご挨拶に伺いたくご連絡いたしました。

ご多用のところ大変恐縮ではございますが、お時間を20分ほどいただけませんでしょうか。

以下日程候補の中から、ご都合の良いお日にちをお知らせいただけますと幸いです。

  • 7月1日(火)
  • 7月3日(木)
  • 7月7日(月)

上記以外の日程でも、ご都合の良いお日にちがございましたらご遠慮なくお知らせください。

急なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

株式会社ABC
営業部 高橋一朗
電話:03-1234-5678(内線:1234)
携帯:090-1234-5678
東京都港区六本木1-2-3

-----

この例文は、新商品発売をきっかけに、これまで付き合いのある企業へ新たな提案をしたい場合の質問メールです。

ポイントは、こちらの都合を提示している点です。訪問についての質問メールは、ビジネスシーンで良く使われますが「いつでも良いです」では、先方も決めきれない部分があります。

同時に、候補以外の日程が良い場合は申し出ていただくようお願いしておくことも必要です。

質問メールの返信へのお礼メール

件名:【田中様】Re:商品価格変更についての質問

いつも大変お世話になっております。
株式会社ABCの佐藤でございます。

この度は弊社商品Aの商品価格についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。

以下、回答でございます。

(質問についての回答)

以上でございます。
何かご不明点などあれば、ご遠慮なくお問い合わせくださいませ。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社ABC
佐藤はなこ
03-1234-5678(内線1234)
東京都渋谷区神南1-2-3-4F

-----

この例文は、取引先からの質問に回答しているものです。

ポイントは、質問に対するお礼を伝えている点です。社内間での質問と違い、社外からの質問には「お問い合わせありがとうございます」などのお礼が必要となります。

これは質問の内容にかかわらず、自社へ興味を持ってくれたことへのお礼です。必ず一言添えるようにしましょう。

また、質問内容への回答部分はできるだけ簡潔に、わかりやすく書くことが大切です。箇条書きなどを使って、相手が理解しやすいよう意識してください。

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールにはさまざまなマナーがあります。すべてを一度に覚えるのは難しいでしょう。まずは以下に挙げる基本的なマナーから身につけてみてください。

マナー①|TO・CC・BCCを使い分ける

メールの宛先にはTO・CC・BCCの3つがあります。それぞれの欄には、適した宛先を入れなくてはいけません。以下でそれぞれの違いについて解説します。

  • TO:通常の宛先・メールを受信したすべての人がTOに入っている宛先を見ることができる
  • CC:そのメールの存在や内容を知っておいて欲しい人を入れる・TOと同様に受信したすべての人がCCに入っている宛先を見ることができる
  • BCC:TOやCCに入っている人に知られずに、メールを共有したい人の宛先を入れる(TOやCCに入っている人は、BCCに入っている宛先や宛名を見ることができない)

特にBCCに入れるべき人をCCに入れるなどの間違いは致命的です。それぞれの特徴を把握して間違いのないようにしましょう。

マナー②|顔文字や(笑)は使わない

一見当たり前のことですが、ビジネスメールに顔文字や(笑)などは使いません。恐らくほとんどのビジネスマンが理解していると思います。

しかし、仕事に慣れて来た人や取引先と良好な関係を築いている人は案外やってしまいがちです。

メールや文章は、相手との関係性がどれだけフランクなものでも一定のマナーを守らなければならないものです。馴れ合いになって失礼なメールを送らないように注意しましょう。

マナー③|役職の後に様をつけない

メールの相手に役職がついている場合は、役職と「様」を正しく使うようにしましょう。

  • × 田中部長様
  • ○(社内) 田中部長
  • ○(社外) 部長 田中様

役職はどんな役職であっても「役職+様」とはしません。役職はそれだけで敬称の役割を果たすためです。

特に相手の地位が高くなるほど、役職だけでは足りないのではないかと不安になるかもしれませんが、相手が社長でも会長でも変わりません。

マナー④|指示語は最低限にする

これ・この・あれ・それ・彼・彼女などの指示語は最低限しか使わないようにしましょう。

対面と違い、メールの中ではそれらを手で示すなどの動作ができません。指示語を相手が勘違いすると、認識の相違が生まれやすくなります。

少し面倒であっても「今回の○○の件については」「部下の山下については」など、具体的な文字にすることが大切です。

反対に、自分が指示語が多いメールを受け取った場合で、指示語が指すものに多少でも迷いがある場合は必ず先方に確認するようにしましょう。

マナー⑤|添付資料は種別・容量・セキュリティに注意

メールに資料を添付する場合は、資料の種別・容量とセキュリティ面に注意が必要です。

  • 先方が希望する種別で送る
  • 添付資料の容量はできるだけ小さくする
  • 容量が大きな資料を送る場合は、前もって先方に希望容量を確認する
  • 複数の資料を送る場合は圧縮する
  • 送信前にウィルスチェックソフトで確認をする

メールや電話でのやり取りの後に資料を送る場合は、先方に希望する種別を確認しましょう。特に指定がなければWord・Excel・PDF・テキストファイル・JPEGなどで送ります。

容量はあまりに大きすぎると先方のネット環境に影響がでますので、あらかじめ小さくして送るのがマナーです。

ウィルスについても、万が一ウィルス感染している資料を送って先方が開封すると、先方に多大な迷惑をかけることになります。必ず確認をしましょう。

ビジネスメールで気をつけるべき敬語表現

最後は、ビジネスメールで気をつけるべき敬語表現についてです。どれも一見正しいように見えて、使う状況によっては誤りとなるもの、そもそも誤っているものを4つご紹介します。

伺う

まずは「伺う(うかがう)」です。「伺う」には2つの意味があります。

  • 話を聞く
  • 訪問する

どちらも漢字が同じ「伺う」なので、前後の文章でどちらの意味かがわかるようにしましょう。

「ご意見を伺いたく存じます(話を聞きたい)」「来週貴社へ伺いたく存じます(訪問したい)」など、同じ「伺いたく存じます」でも、その前が「意見」なのか「来週貴社へ」なのかによって、先方の受け取り方は大きく異なります。

先方の意見を聞きに行きたい場合は「ご意見を賜りたく、来週貴社へ伺いたく存じます」など別の言葉を使うようにしましょう。

ご苦労様です

結論から言えば、ビジネスメールで「ご苦労様です」は使いません。社内宛なら「お疲れ様です」、社外宛なら「お世話になっております」を使います。

「ご苦労様です」とは、目上が目下へ向けて相手の苦労や働きを労う言葉です。さらには、ビジネスシーンにおいてメールの文章内では、目上から目下へ向けてであっても「ご苦労様」はほとんど使われません。

そのため、取引先などへ向けて「ご苦労様」を使うとかなりマイナスなイメージとなるので「ご苦労様です」自体を使わないようにした方が良いでしょう。

了解しました

「了解しました」は敬語ではありません。そのため目上の人や取引先の人へ向けて使うのはマナー違反です。「了解しました」は対等な関係で使われる丁寧語に過ぎません。

目上や取引先の人からの指示に従う場合は「承知いたしました」「かしこまりました」を使います。これはメール内でも対面でも同じです。

ちなみに「承知いたしました」とは「理解しました」というニュアンスで、「かしこまりました」とは「その通りにします」という意味です。状況により合った受け答えをするよう意識しましょう。

お世話になっております

多くのビジネスメールは「お世話になっております」で始まります。これは正しいビジネスマナーです。しかし「初めて連絡をする相手」には「お世話になっております」は使いません。

新規営業などで初めて連絡をする相手には「初めてご連絡いたします」を使います。「初めてご連絡いたします、私は株式会社○○ 営業部の田中はじめと申します」などが主な挨拶です。

これまで付き合いがないのに「お世話になっております」を使うと、深く考えずただ形式的に挨拶をしていると思われてしまいます。

また、相手によっては自分が忘れているだけで過去にお付き合いがあった人かもしれない、と余計な気を使わせてしまうでしょう。

まとめ

ビジネスメールで相手に何かを質問する、という場面は毎日のようにあるのではないでしょうか。人によってはビジネスメールのマナーがわからないことで質問を避けるようになり、仕事に影響が出ることもあるようです。

しかし、ビジネスメールは形式さえマスターすれば、質問でも意見でも自分が伝えたいことを書けるようになります。まずは基本に忠実な、失礼のない質問メールを作成してみましょう。

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