大学の卒業証明書が必要になったら!?発行方法や提出時の注意点を解説!

就職や転職にあたり、企業から卒業証明書の提出を求められる可能性があります。また受験するにあたって必要になるケースもあります。そこで今回は、大学の卒業証明書が必要になった際の発行方法や、提出時の注意点について解説します。ルールを守って提出するための参考にしてください。

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卒業証明書とは

「卒業証明書」とは、教育機関において必要な課程を修了したことを証明する書類を指します。大学だけでなく、高校や中学でも発行します。しかし発行される機会が少ないため、なじみがない人が多いはずです。

大学では卒業にあたり「学位記」を発行しますが、これは卒業証明書とは異なります。大学や大学院から学位が授与されたことを証明する書類のことです。

大学の卒業証明書が必要になるタイミング

卒業証明書の提出先は、2つに大別されます。どんな時に必要かについて、紹介しましょう。

目次

①転職活動で企業に提出する

転職活動を行い、内定を受諾した企業に卒業証明書の提出を求められることがあります。

これは履歴書の経歴や学歴詐称がないことを、企業側が確認するために提出を求めます。さらに偽造が容易な書類であるため、卒業証明書のコピーを提出することを不可とする企業が多いようです。

②進学で大学院に提出する

大学院に進学する際にも、卒業証明書の提出を求められることがあります。在籍大学によっては、調査書になることもあります。

学部生の場合、在籍大学とそれ以外の大学院のどちらに進むかによって、受験方法や提出書類が異なります。また、春入学と秋入学の2回、受け入れている大学も多いです。

卒業証明書の発行に緊張する人は多い

卒業後に出身大学に対し、卒業証明書の発行を依頼するのに緊張してしまうという人は、案外多いようです。

居住区から出身大学が近い場合は、窓口を直接訪ねる方が発行までの期間が短く済みます。しかし、出身大学の敷居が高いと感じる卒業生もいます。

出身大学が現住所から離れている場合、電話で問い合わせをするケースも少なくありません。しかし、大学職員と深く関わる人ばかりではないので、電話するにも緊張を隠せない人もいます。

大学の卒業証明書の発行方法

卒業証明書の発行方法は、大学の窓口に行くか、郵送で依頼するかの2つです。ここでは、それぞれの手続き方法について説明します。

①窓口で発行する

一番確実な方法は、出身大学の窓口に行って申請することです。大学で用意している、卒業証明書交付願を窓口に提出します。

その際、運転免許証・健康保険証・パスポート・マイナンバーカードなどの身分証明書が必要です。それがない場合は、発行してもらえません。必ず持参しましょう。

②郵送で発行する

卒業証明書の交付願は、大学によって書式が異なります。そのため、出身大学の公式サイトで確認のうえ手続きしましょう。

  • 公式サイトから必要な書式をダウンロードする
  • 必要事項を記入する
  • 切手を貼った返信用封筒を同封する
  • 書類を郵送する

卒業証明書の発行については手数料が必要ですが、大学によって徴収方法が異なります。証明書発行手数料分の切手・小為替・銀行振り込み控えを同封するなどがありますので、事前に確認しましょう。

大学の卒業証明書を発行する際の注意点

大学に卒業証明書の発行を依頼する際には、無駄足にならないようにしっかり準備することが大切です。気をつけたい注意点について、まとめてみました。

窓口でも身分証明証が必要

窓口で卒業証明書を発行してもらう際には、身分証明書の確認が必要なことは前述しました。これは、卒業生本人が窓口に行き、顔見知りの職員の方に依頼できるとしても変わらないルールです。

休日は窓口が空いていない

社会人の場合は、休日でなければ出身大学の窓口に行けない人もいることでしょう。しかし、大学が休日の時は当然窓口も空いていません。

大学によっては土曜日に窓口が開いているところもありますので、必ず出身大学の公式サイトで確認しましょう。

郵送の場合は数日かかる

卒業証明書は、郵送で依頼することも可能です。しかし、書類をポストに投函してから、大学から卒業証明書が返送されてくるまで、それなりに時間が必要です。

急ぎの場合は、返信用封筒を速達扱いにしておくなどの工夫が必要です。また、英文の卒業証明書は発行自体に時間がかかることも念頭におきましょう。

代理人でも受取可能

やむを得ない事情がある場合には、卒業生本人ではなく代理人であっても、卒業証明書を受け取ることができます。

しかしその際には、必要な書類に加えて、卒業生本人の身分証明書のコピーと委任状が必要です。きちんと代理人に渡しておきましょう。

出身校が統廃合したら教育委員会へ

中学や高校は統廃合が進んでいるため、出身校がなくなるケースが少なくありません。その場合は、学校のあった市区町村の教育委員会に問い合わせてみましょう。

大学が統合された場合は、統合先に問い合わせるのが基本です。閉学してしまった場合は、文部科学省が卒業生の履歴を引き継いでいますので、大学振興課に問い合わせてください。

主要大学の卒業証明書発行方法一覧

卒業証明書の発行方法やかかる期間は、大学によって異なります。ここではいくつかの大学を例にあげて、説明します。

東京大学

東京大学の場合は、大学の学部あるいは大学院の教務係が卒業証明書の担当窓口となります。申請方法は、窓口と郵送の2つです。

卒業生本人が窓口で申請する場合は、証明書交付願に必要事項を記入のうえ、公的機関が発行した身分証明書と共に提出します。厳封を希望する場合は、無地封筒も同時に提出し、その旨を伝えてください。

郵送の場合は、証明書交付願と共に戸籍謄本または戸籍抄本(コピー不可)、公的機関が発行した身分証明書のコピーと、本人宛先の切手を貼った返信用封筒を同封して送る必要があります。卒業証明書代は無料です。

横浜国立大学

横浜国立大学では、卒業した学部・研究科・各府の担当窓口もしくは郵送で卒業証明書の依頼を受け付けています。証明書は有料で、和文は1通につき500円、英文は1通につき1000円かかります。

証明書交付願を提出する前に、必ず指定口座に発行手数料を振り込まなければなりません。その控えと共に、証明書交付願を郵送するのが原則です。その際は、身分証明書のコピーと切手を貼った返信用封筒を同封します。

窓口での申請も可能ですが、その場合は公的機関の身分証明書の提示が義務付けられています。即日交付はできないので注意が必要です。

青山学院大学

青山学院大学は、各キャンパスの窓口と郵送で、卒業証明書の発行を受け付けています。

8月7日から14日まで(2019年実績)は、青山キャンパス・相模原キャンパスでの郵送申し込みを受け付けていませんでした。また窓口も、月曜から金曜の9時から16時と取扱時間が限定されていました。

発行手数料は和文・英文共に1通400円です。身分証明書として、マイナンバーカードは認められていません。また、郵送の場合は身分証明書のコピーと発行手数料分の定額小為替、返信用切手を同封してください。

法政大学

法政大学は、窓口と郵送以外に、オンラインでも卒業証明書の発行が依頼できます。窓口の場合は、学部やキャンパスによって申請窓口が異なります。公式サイトで確認しましょう。

郵送での申し込みは、国内外共に受け付けています。公式サイトから証明書発行申請書をダウンロードし、必要事項を記入のうえ、厳封希望の有無を明記してください。発行手数料は1通200円で、切手付きの返信用封筒とは別に、切手で支払う必要があります。必ず、公的機関の身分証明書のコピーを同封しましょう。

オンライン申し込みの場合は、1通200円の発行手数料の他に、返信のための郵送料金とシステム手数料300円がかかります。1回で申し込みできる上限は10通です。支払いは、本人もしくは親族名義のクレジットカードでできます。身分証明書の画像データをアップロードし、提出しなければならないので注意しましょう。

学習院大学

学習院大学では、教務課窓口に卒業証明書を申請した場合は即日で発行します。これは、和文・英文ともに変わりません。発行手数料は和文が1通200円、英文が1通600円となっています。証明書自動発行機で申込書を購入し、必要事項を記入のうえ、公的機関の身分証明書を添えて提出します。

郵送の場合は、公式サイトから卒業生等の証明書発行願フォーマットをダウンロードして必要事項を記入し、身分証明書のコピーと手数料と同額の定額小為替または普通為替証書、切手を貼った返信用封筒を同封して送ります。

まとめ

卒業証明書はなじみが薄い書類ではありますが、就職や転職、大学院への進学に伴い、提出を余儀なくされることがあります。大学によって発行までにかかる時間も費用も異なりますので、必ず出身校の公式サイトで確認しましょう。母校が統廃合された場合には、卒業証明書の発行までさらに時間がかかりますので注意が必要です。

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