内定者懇親会の欠席理由|これはアリ?ナシ?欠席連絡のテンプレも紹介!

企業によっては、内定者懇親会が開催されますが旅行やバイトとの日程調整がつかず、欠席連絡をどうすべきか迷う方もいらっしゃいます。内定者懇親会の目的を考慮すると、参加率は比較的高いですが欠席の理由は体調不良や留学など様々なものが考えられます。本記事では、内定者懇親会を欠席する理由や注意点をご紹介します。

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内定者懇親会を欠席するデメリット

内定者懇親会とは、企業の採用選考を突破して内定を得た就活生を呼んだ懇親会であり、欠席をするデメリットがいくつか考えられます。

本見出しでは、内定者懇親会を欠席する3つのデメリットをご紹介しますので、出席か欠席かで迷われている方は参考にして決定をして下さい。

目次

社員との人脈が浅くなる

内定者懇親会を欠席する1つ目のデメリットは、社員との人脈が浅くなるです。内定者懇親会には、人事部の社員やメンターとなる若手先輩社員も参加します。

内定者懇親会に参加をすることで、内定者として顔と名前を覚えてもらえる可能性があるだけでなく、困ったときの相談相手として連絡先を交換できることもあります。

しかし内定者懇親会に参加をしなかった場合には、このような社員との人脈を作ることができないため、長きにわたる会社生活では多少なりとも不便さを感じることが懸念されます。

同期の輪に入りづらくなる

内定者懇親会を欠席する2つ目のデメリットは、同期の輪に入りづらくなるです。内定者懇親会の際に同期同士で連絡先を交換して、後日飲み会等を開催することもあります。

同期は、会社で働く中で辛い経験をした時に助け合える一番の仲間という存在だけでなく、社内婚に繋がる候補者も見つかることがあります。

内定者懇親会に参加しなかった場合、同期の輪に入ることを嫌がる消極的な印象を持たれてしまい、その後に何らかのイベントがあったとしても声をかけてもらえなくなる可能性もあります。

人事にネガティブな覚えられ方をする

内定者懇親会を欠席する3つ目のデメリットは、人事にネガティブな覚えられ方をするです。人事担当者は、採用選考から内定者1人1人を知っており就職後も面倒を見てくれます。

内定者懇親会に関しても、一般的には人事が主催をしており料理や場所の確保、また参加者の出欠調整などを全て行ってくれています。

内定者懇親会を欠席すると、人事から消極的な学生としてネガティブな印象を持たれる可能性もあります。人事査定にまで影響をすることは少ないですが、仕事で困った場合に相談はしにくくなります。

上記では内定者懇親会を欠席するデメリットを紹介しましたが、内定者懇親会に参加しないメリット・デメリットは他にも沢山あります。以下の記事では、内定者懇親会の開催目的などより概略的な情報を紹介していますので、こちらも併せてご覧ください。

記事に飛ぶ

内定者懇親会は参加必須というわけではない

内定者懇親会に欠席するデメリットを紹介してきましたが、本来は内定者と社員の交流が目的であり、必ずしも参加必須というわけではありません。

内定者懇親会には人脈を作れるというメリットがある一方、研究や体調の関係で参加が難しい学生が一定数いるということを、人事も理解しています。

そのため、内定者懇親会は参加か欠席かを自由に選べる場合が多いです。

内定者懇親会を欠席する際の理由

内定者懇親会は参加必須というわけではありませが、欠席によるデメリットもあることがわかりました。

そのため、内定者懇親会を欠席する際にどのような理由を伝えればよいのか、知りたい方もいらっしゃると思います。本見出しでは、止むを得ない欠席理由とネガティブに受け取られる欠席理由をご紹介するので、参考にしてください。

止むを得ない欠席理由

本見出しでは、内定者懇親会を欠席する止むを得ない欠席理由を3つご紹介します。ネガティブな印象を与えないように、欠席する場合にはこれらの理由を提示しましょう。

冠婚葬祭

内定者懇親会を欠席する止むを得ない1つ目の欠席理由は、冠婚葬祭があるからです。冠婚葬祭とは、結婚式やお葬式などであり最も優先すべき事情だと考えられています。

仮に内定者懇親会を欠席する場合、冠婚葬祭であれば根掘り葉掘り聞かれることも、ネガティブな印象を持たれることも少ないと考えられます。

留学

内定者懇親会を欠席する止むを得ない2つ目の欠席理由は、留学に行くからです。内定を得てから入社までの間は、学生生活の限られた時間となります。

留学は、短期間で語学力を高めるだけでなく見分や価値観を広げるのに最適な方法です。企業側にとっても、留学で内定者懇親会を欠席するのであれば仕方がないと捉えられます。

急な体調不良

内定者懇親会を欠席する止むを得ない3つ目の欠席理由は、急な体調不良です。就職活動後は、緊張のゆるみから疲れを感じやすく体調を崩してしまう学生もいます。

内定者懇親会への参加を予定していたけれども、急な体調不良によって来られなくなったのであれば、納得もされやすいです。

ネガティブに受け取られる欠席理由

本見出しでは、内定者懇親会を欠席する際にネガティブに受け取られる欠席理由を2つご紹介します。このような理由を提示すると印象が悪くなることに注意しましょう。

旅行

内定者懇親会を欠席するとネガティブに受け取られる1つ目の欠席理由は、旅行です。旅行は、就職活動を終えた学生にとって最も楽しみの1つです。

しかし、長期の旅行などを計画していて内定者懇親会と日程がぶつかってしまった場合、欠席理由として旅行を使うとネガティブに受け取られる懸念があることに気を付けましょう。

事前に旅行の日程が決まっている場合は、内定者懇親会の開催を見込んで人事に話しておくとネガティブな印象を軽減することも可能です。

面倒・遠いなど

内定者懇親会を欠席するとネガティブに受け取られる2つ目の欠席理由は、面倒・遠いです。Uターン就職や生活圏外での就活を行った場合、内定者懇親会が遠方で開催されることもあります。

そのため、内定者懇親会への参加を要請されても面倒・遠いと感じてしまいがちですが、欠席する理由としては不適切でありネガティブに受け取られてしまいます。

ストレートに面倒・遠いと断るのではなく、別の欠席理由を考えましょう。

内定者懇親会を欠席する場合の注意点

内定者懇親会を欠席する際には、いくつかの注意点があります。失礼な方法で欠席をしてしまうと、人事や同期にマイナスのイメージを持たれてしまうことに気を付けましょう。

本見出しでは、内定者懇親会を欠席する際の2つの注意点をご紹介します。

できるだけ早めに伝える

内定者懇親会を欠席する際の1つ目の注意点は、できるだけ早めに伝えるです。内定者懇親会では、参加者の人数に応じて会場や食べ物の調整がなされるので出欠連絡は不可欠です。

仮に、内定者懇親会を欠席せざるを得ない場合にはできるだけ早めに人事へ伝えましょう。直前になってからの欠席連絡は、社会人としてのマナーを問われる懸念も大いにあります。

誠実・丁寧な説明をする

内定者懇親会を欠席する際の2つ目の注意点は、誠実・丁寧な説明をするです。内定者懇親会の欠席連絡をする場合、人事や同期からその理由を聞かれることがあります。

そのため、なぜ内定者懇親会を欠席せざるを得ないのか誠実・丁寧な説明をすることをこころがけましょう。いい加減な対応をすると、単に嫌で欠席をしたと考えられてしまいます。

パターン別|欠席の連絡手段

内定者懇親会は、欠席理由によって止むを得ない、もしくはネガティブに受け取られることがわかりました。では、具体的にどのような手段で欠席の連絡をすべきでしょうか。

本見出しでは、3パターンそれぞれにおける欠席の連絡手段とそのポイントをご紹介します。

内定者懇親会案内メールがある場合|返信の形で連絡

本見出しでは、内定者懇親会案内メールがある場合に返信の形で連絡をする方法です。採用活動を担当していた人事が、そのまま内定者懇親会の案内メールを送ることがあります。

内定を受領した後でも、スムーズに連絡が就くように人事のメールアドレスは登録しておきましょう。

テンプレ

人事部 採用担当者様

お世話になっております。先日、2020年度内定者懇親会のご案内を頂きましたT大学のAと申します。この度は、お忙しい中内定者懇親会のご調整とご案内を頂きありがとうございます。

誠に残念ながら、来月15日よりシンガポールへの留学を予定しているため、内定者懇親会を欠席させて頂きたくご連絡差し上げました。

内定者懇親会は、同期だけでなく先輩社員の皆様とも親交を深める機会であるためとても残念ですが、残りの学生生活で少しでも学びを得たく留学を調整しておりました。

恐れ入りますが、ご理解と欠席のご調整をお願い致します。

T大学〇〇学部4年 A(氏名)

ポイント

内定者懇親会の案内メールに対して返信をする場合は、まず初めに内定者懇親会の調整と案内をして頂いたことへの御礼をお伝えしましょう。

そして、内定者懇親会を欠席する理由としては止むを得ない欠席理由の1つを選び、具体的にいつから留学するので欠席せざるをえないかを明確にしましょう。

最後に、簡単でも良いので留学を通しての意気込みなどを伝えられれば尚良いです。

内定者懇親会案内メールがない場合|メールでOK

本見出しでは、内定者懇親会案内メールがない場合にメールで連絡をする方法です。内定者懇親会の欠席連絡は、採用活動を担当していた人事のメールに送りましょう。

人事は、採用活動から入社後の配属まで面倒を見てくれます。必要な時に連絡先が分からないという状況にならないよう、電話番号と合わせて登録しておくことが推奨されます。

テンプレ

件名:内定者懇親会の件について

人事部 採用担当者様

ご無沙汰しております。先月、内定を頂きましたK大学のBと申します。改めまして、長きにわたる就職活動を通して様々なサポートを頂きありがとうございました。

この度、私事で恐縮ですが祖母が他界をしたため、内定者懇親会を欠席せざるを得なくなってしまいました。内定者懇親会で、同期や先輩社員の方々とお会いできることを楽しみにしていたため非常に残念です。

もし差し支えなければ、上長のO様へもお詫びのご連絡をしたいので、メールアドレスをご教示頂けますでしょうか?お手数をお掛け致しますが、どうぞ宜しくお願い致します。

K大学〇〇学部4年 B(氏名)

ポイント

メールで内定者懇親会を欠席する連絡をする場合には、まず初めに就職活動における御礼を伝えると好印象です。

続いて、欠席をせざるを得ない理由では止むを得ない欠席理由を伝えましょう。最後に、今後お世話になる上司やメンターの連絡先を伺い、別途謝罪の連絡をするとより良いです。

直前に連絡する場合|電話が好ましい

本見出しでは、直前に連絡する場合の方法として電話が好ましいです。企業のホームページなどに掲載されている代表電話番号ではなく、人事担当の電話番号が必要となります。

通常、緊急の連絡先は企業側から指定されていますが、何かが起きた時を見越してあらかじめメモを取っておくと良いでしょう。

テンプレ

こんにちは、先日最終面接通貨のご連絡を頂きました、W大学のCと申します。改めまして、御社で働く機会を頂きありがとうございました。

本日は、明日に予定されている内定者懇親会の欠席をさせて頂きたく、ご連絡を差し上げました。就職活動終了後、再びアメフト部の練習に参加したのですが試合中に足を骨折してしまいました。

歩行することが難しいので、非常に残念ですが内定者懇親会を欠席させて頂きたいと考えております。自己管理が不十分であったためにご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。

ポイント

電話で直前に内定者懇親会を欠席するのは、最も印象が悪いと考えられます。そのため、欠席する理由としては客観的に考えても出席ができないと言える理由を説明しましょう。

場合によっては、病院での診断書なども用意しておく方が説得力が増します。

まとめ

内定者懇親会は、欠席する理由を間違えるとネガティブに受け取られてデメリットが多々あることがわかりました。

また、欠席する連絡の手段もパターン別にご紹介しましたので、欠席せざるを得ない場合には適切な手段によって連絡をしましょう。

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