内定先からのメールの返信の仕方とは!?件名・締め・署名やポイントを徹底解説!

就活で内定を獲得すると内定先からたくさんのメールが来ますが、その対応方法も知っておくことが大切です。そこで、この記事では内定先からの返信のポイント・返信文の例や、学生から内定先にメールを送る際のポイントやメール例を紹介します。例文も記載するので参考にしてください。

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内定先からメールが来ることは多い

内定を獲得した後、内定先からメールで連絡が来るタイミングは以下の通りです。

  • 内定通知
  • 内定式の日時の連絡
  • 内定者研修の日時や詳細の連絡

この見出しではこのような内定先からの連絡への対応方法の原則について紹介します。

目次

内定先からのメールには原則返信すべき

まず、内定先からのメールには基本的に返信するようにしましょう。

内定先だからといって特別な返信のルールはありません。あなた個人に対して送られてくるメールには、あなたが「読んだ」ということを相手に知らせる意味も込めて返信しましょう。

一方で、内定者全員に向けて一括送信されているようなメールの場合は、返信すると企業の採用担当者も返信が多すぎて煩わしくなるので、返信は控えてください。

どこまで返信を続けるべきか

また、内定先からの連絡について返信する必要があるかは迷いどころです。

ただ、これも基本的には先述のように、あなた個人に対して送られているメールに対しては必ず早めに返信をするようにしましょう。

特に、「○月○日に□□に来てください」といった簡単な連絡の場合には、返信すべきか迷います。しかし、送信者の立場からすると、返信が来なければ相手が認識しているか分からないので、返信することをおすすめします。

内定先からのメールに返信する際のポイント

次は、内定先からのメールに返信する際のポイントを紹介します。

ここで紹介するポイントは「内定先だから」という特別なことではなく、今後社会人として取引先や上司から連絡が来た際のメールのやりと変わりません。

ですので、今後社会人となるうえでの最低限のマナーとして、紹介するポイントをしっかり押さえておきましょう。

①速やかに返信する

1つ目のポイントは速やかに返信することです。

アルバイト・部活動・サークル活動でメールが確認できていなかった場合はその旨を添えて、メールを確認した時点で返信します。スケジュール調整が必要な場合はいつまでに返信するかなどをすぐに伝えましょう。

メールの送信社側からすれば、メールを送ってから何時間も返信がないとストレスが溜まります。なるべく速く返信して採用担当者にストレスを与えないようにしましょう。

②件名はそのままにする

2つ目のポイントは件名はそのままにしておくことです。

内定先から来るメールは、なんの要件なのかわかりやすい件名が記されています。件名をそのままにして返信すれば、その学生から何の件に関する返信が来たのか分かるので、メールを受け取る側としても便利です。

もし件名を変えるのであれば、どのメールへの返信か件名だけでわかるようにしておきましょう。

③件名のRE:は消さずにそのまま付けておく

3つ目のポイントは返信する際に件名につく「RE:」をそのままつけて送信するということです。 メールのやり取りをしていくと、その分「Re:」も増えていきますが、消さないようにしましょう。

「Re:」が付いていることで、企業側は自分側からで送信したメールの返信だということが一目で分かります。企業には毎日数多くのメールが届くので、新規のメールと区別するために、「Re:」は消さずにそのまま返信したほうが良いです。

④本文は引用する

4つ目のポイントは内定先からのメールの本文はあなたのメールに引用しておくことです。

多くの場合、採用担当者はあなた以外の複数の内定者とも連絡を取り合っています。それぞれの内定者とは必要事項の確認がどこまで進んでいるのか事細かに覚えることはできません。

なので、返信する際は直前までのやり取りで確認がどこまで進んでいるかすぐに確認できるように、直前までのメールを引用しておきましょう。

⑤挨拶を省略しない

5つ目のポイントは挨拶を省略しないことです。

メールでは要件を手短に分かりやすく伝える必要があります。ただメールの最低限のマナーとして、送信先への挨拶は必ず添えましょう。具体的には下記のような書き出しがあれば問題有りません。

株式会社〇〇
人事部採用担当○○様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の田中です。

上記の書き出しの後に要件を分かりやすく手短に伝えましょう。

⑥締め・結びの一言を

6つ目のポイントは締め・結びの一言を添えることです。

これも社会人としてのメールの基本で、要件を伝えたら最後に締め・結びのの一言を添えましょう。これは「これで本文は終了です」と読者に伝えることにもつながります。

結びの一言には「何卒よろしくお願い致します。」と添えましょう。

⑦署名を付ける

7つ目のポイントは署名を付けることです。

署名とはメールの末尾に記載されるあなたの氏名・電話番号・メールアドレスのことです(その他、大学名や学部名なども設定可能です)。これがあることで、誰からのメールか企業側にわかりやすくなります。

就活中は企業とのメールのやり取りを何回もしなくてはいけなくなるので、署名などの定型的な要素は事前に登録しておくと便利です。

⑧誤字脱字がないか確認する

8つ目のポイントは誤字脱字がないか確認するということです。誤字脱字があると印象がよくありません。特に件名と署名に間違いがないかはよく確認しましょう。

署名が間違っていると、あなたが返信したと認識されないこともあります。また返信内容によってはすぐに採用担当から電話などが来ることもあるので、正しい連絡先を記入しておく必要があります。

内定先からのメールへの返信例

次は内定先からのメールへの返信例を紹介します。

前の見出しで紹介した6つのポイントを踏まえて、それぞれのシーンで適切な返信例を紹介します。

返信内容に困った時にはここで紹介する例文をテンプレートにして本文を作りましょう。

内定通知に関する返信例

まずは、内定通知に対する返信例です。内定通知に対する返信には内定を承諾する場合と、内定を断る場合の2通りが考えられます。

それぞれの場合の例文を紹介するので、参考にしてみて下さい。

【例文】内定を承諾する

まずは、内定を承諾する場合の例文です。署名の例も記載しています。

株式会社〇〇
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部 田中太郎と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、有難うございます。
内定をお受け致しますことをご返信致します。
貴社より内定を頂きますこと、大変嬉しく思います。
貴社で1日も速く活躍できるよう、努力してまいります。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

*************************
【大学】〇〇大学〇〇学部
【氏名】田中 太郎
【電話】090-1234-5678
【メール】taro-tanaka@—.jp
【住所】〒000-0000 東京都〇〇区〇〇1-1-1

内定の承諾の場合は上記の例文を参考にしてください。挨拶・締めと結びの言葉を省略せず、用件を簡潔に伝えるメールとなっています。

【例文】内定を断る

次は内定を辞退する場合の返信例です。

株式会社〇〇
人事部採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部 田中太郎と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいことではございますが、この度は御社より頂きました内定を辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。
就職活動に際し、自身の適性を改めて鑑みてみた結果、他社様とのご縁を感じました。誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を相手頂いたにも関わらず、このような返事となり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。
本来なら、直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところを、メールでのご連絡となりますこと、何卒ご了承頂きたくお願い申し上げます。
就職活動を通して、貴社の採用担当者の方々に大変お世話になりましたこと、心より感謝致します。
末筆ながら、貴社のますますの発展を心からお祈り申し上げます。
(以下、署名)

内定辞退のメールの例文は上記のとおりです。本文が長くなりますが、内定を辞退した企業は、今後取引先になる可能性もあります。内定辞退・お詫び・メールでの返信・感謝の気持ちなどを丁寧に伝えましょう。

内定式・懇親会の出欠確認に関する返信例

次は内定式・懇親会の出欠確認に対する返信です。

内定式・懇親会への出席確認の場合には、出席する・欠席する・保留の3通りの返信内容が考えられます。

それぞれの返信例を紹介しますので、参考にしてみて下さい。

【例文】内定式・懇親会に出席する

まずは出席する場合の返信例を紹介します。ここでは内定式への出席への返信ですが、懇親会の場合も本文の書き方は同じです。

株式会社〇〇

人事部採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部 田中太郎と申します。
内定式の件でご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
○月○日の内定式には、是非参加させて頂きたく存じます。
何卒、宜しくお願い致します。
(以下、署名)

出席する際は、「日時を把握したこと」と「出席」の旨を簡潔に伝えましょう。担当者の目的は「出席確認」なので「出席」することがわかればOKです。

【例文】内定式・懇親会に欠席する

次は、内定式・懇親会に欠席する場合の返信方法です。こちらでは「株式会社〜田中太郎と申します」は省略し、本文のみを紹介します。

内定式のご案内、誠にありがとうございます。
現在、海外留学中で帰国が11月下旬となるため、
誠に恐縮ですが、内定式への参加は辞退させて頂きたく存じます。
せっかくの機会を設けて頂きましたが、
出席できないこと、大変残念に思います。
また、内定式の日に提出・配布される資料等ございましたら、
今後の対応方法についてご相談させて頂けますでしょうか?
大変お手数をおかけ致しますが、
何卒、宜しくお願い申し上げます。
(以下、署名)

内定式・懇親会などではその場で記入・配布される資料や、場合によっては当日提出する必要がある資料などがあります。対応方法について相談をしたい旨を本文に記載しておきましょう。

【例文】内定式・懇親会の出欠を保留する

3つ目は内定式・懇親会の出欠を保留する場合の返信例です。こちらも本文のみを記載します。

内定式のご連絡、誠にありがとうございます。
現在、海外留学中で帰国日の調整をしております。
来週の水曜日までには帰国日が確定致しますので、
調整でき次第、改めてご連絡させて頂いてもよろしいでしょうか?
お忙しいところ大変申し訳ございませんが、
何卒宜しくお願い致します。
(以下、署名)

出欠の保留は、当日のスケジュールが未確定の場合です。当然スケジュールが決定次第連絡する必要があるので、スケジュールが確定する日とその後の出欠連絡で問題ないかの確認をしましょう。

内定先にメールを送る機会もある

ここまでは内定先からのメールへの返信を想定してメールの内容を紹介しましたが、下記の場合学生側からメールを送ることもあります。

  • 就活中お世話になった社員に御礼のメール
  • 以前連絡した内容の修正・キャンセルの連絡
  • 内定式・入社式・提出資料などの質問

このような場合にもメールを書く際のポイントが何点かあります。内定先に失礼にならないようなメールの書き方を心がけましょう。

内定先にメールを送る際のポイント

ここからは学生側から内定先にメールを送る場合のポイントを紹介します。

ポイントは全部で4つ有り、件名は簡潔に書く・質問は1度にまとめる・企業名は正式名称で書く・締めの言葉に気をつけるの4つです。

それぞれのポイントについて詳しく見てみましょう。

①件名は簡潔に書く

1つ目のポイントは件名は簡潔に書くことです。件名の例は以下の通りです。

  • 社会人訪問のお礼
  • 内定式出席のご連絡
  • 社会人訪問日調整のお願い

件名のポイントは「相手にしてほしいこと」「返事の内容」がパッと見でわかることです。複数人採用している企業であれば採用担当への連絡は膨大になるので、件名だけで受信者が知りたいことが分かるようにしましょう。

また、大人数採用を行っている内定先への返信では、件名に大学名と氏名を記入するのもよいでしょう。「何の件で誰から連絡が来たか」が分かりやすくなるので、担当者の手間を省くことにも繋がります。

②質問は1度にまとめて送る

2つ目のポイントは質問は1度にまとめて送ることです。

内定を獲得してからは提出資料の書き方・内定式などの各種イベントの詳細などで、内定先にメールを送ることがあります。メールを送る前に「他に質問事項がないかどうか」を確認して、1度のメールでまとめて質問しましょう。

ただし、送信する前に内定獲得時にもらった資料やすでに公開されている情報に質問への回答が記されていないか確認しておきましょう。すでに案内されている情報を質問することは担当者の仕事を増やすだけです。

③企業名は正式名称で書く

3つ目のポイントは企業名は正式名称で書くことです。

これは「〇〇株式会社」と「株式会社〇〇」のどちらなのか・漢字の表記方法などがあります。企業名を間違えることは非常に失礼なことなので、細心の注意を払うべきところです。

身近な会社でもキヤノン・キユーピー・ブリヂストンなど間違えやすいものがあります。就活中でも注意が必要ですが、内定後も企業名の表記も注意しましょう。

④締めの言葉に気をつける

4つ目のポイントは締めの言葉に気をつけることです。締めの言葉はパターンが決まっているので、本文の内容に応じて使い分けましょう。

お願いをした時:何卒宜しくお願い致します。
質問をした時:お手数をお掛け致しますが、お返事頂けますと幸いです。
謝罪をした時:ご理解の上、ご容赦頂ますようお願い申し上げます。

締めの言葉の代表的なパターンは上記の通りです。本文の内容で締めの言葉は変わるので、基本的なこの3つを使い分けるようにしましょう。

【例文】質問や連絡があって内定先にメールする場合

最後に質問や連絡があって内定先にメールをする際の挨拶・本文・締めの一言などを確認しましょう。例文を2つ紹介します。

質問例:勤務地に関する質問

件名:入社後の勤務地に関するご質問
〇〇株式会社

人事部採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部 田中太郎と申します。
入社後の勤務地について2点質問があり、ご連絡を致しました。
大変恐縮ですが、差し支えない範囲で結構ですので、
ご教示頂けますと幸いです。
質問1:〜
質問2:〜
お手数をお掛け致してしまい、大変申しがけございませんが、
何卒、宜しくお願い致します。(以下署名)

件名は分かりやすく、本文は要点を簡潔にしています。また採用担当者の手間を増やしてしまうことへの配慮の文章も書かれています。

複数ある質問を1つのメールにまとめ、何度もやり取りする必要がないように工夫しましょう。

連絡例:メールアドレスの変更に関する連絡

件名:メールアドレスの変更に関するご連絡

○○株式会社
人事部採用担当 ○○様

貴社で内定を頂いております、○○大学○○学部の○○と申します。
大変お世話になっております。
今回、これまで使用しておりましたメールアドレスが、大学卒業に伴い利用できなくなりますので、メールアドレスを変更いたしました。
変更前と変更後のメールアドレスは以下の通りです。

変更前アドレス bizualtaro@g-mail.com
変更後アドレス bizualhanako@g-mail.com

お手数をお掛けしますが、何卒よろしくお願いいたします。(以下署名)

メールアドレスを変更する場合、即座に企業に連絡しましょう。その際は以下の2点は必ず記載してください。

  • 変更前のアドレス
  • 変更後のアドレス

また、企業と連絡を取る際に使用するメールアドレスは就活にふさわしいものを利用しましょう。メールアドレスも見られていると意識して、適切なメールアドレスを作成してください。

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まとめ

今回は内定先とのメールのやりとりについてポイントや実際の例文を紹介しました。様々なポイントを紹介しましたが、メールを書く際の一番のポイントは「相手への配慮」です。

採用担当者は忙しい中であなたのメールに目を通すので、要旨が分かりやすく何をして欲しいのか簡単に理解できるメールを書きましょう。

また、内定辞退や会の欠席など失礼に値することを伝える時は、それまでの尽力への感謝やお詫びを丁寧に伝えるようにしましょう。

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