内定のお礼状を入れる封筒の色・サイズは?封筒の書き方から郵送まで解説!

内定をもらった後のお礼状を送る際に封筒の種類や書き方で悩んだことはありませんか。また、今後内定を獲得した時に困らないようにするために、今回は内定のお礼状を送る封筒の種類・宛名の書き方や、封筒へ書類を入れる時の三つ折りの仕方や封入の仕方などについて詳しく解説しています。

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内定のお礼状を送る封筒の選び方

今回は内定を企業からいただいた際にお礼状を送る時の注意点やマナーについて解説していきます。

まずは封筒の選び方を理解しましょう。内定を獲得したということは社会人のスタートラインに立ったということです。しっかりとマナーを守っていきましょう。

目次

封筒のサイズ

封筒のサイズは同封物によって異なります。同封物別に紹介します。

便箋のお礼状のみ|長形4号に三つ折りで封入

便箋のお礼状のみの場合は、封筒のサイズは長形4号を選びます。お礼状は三つ折りにして封入しますが、その際の注意点があります。詳しくは後ろの見出しで説明していますので参考にしてください。

A4の同封物がある|角形2号・20号

A4サイズの同封物がある場合は角形2号・20号の封筒を選びます。20号は2号に比べ幅が少し狭くなっているので、厚みのない場合にはおすすめです。

ちなみに、お礼状に関わらず、企業から送られてきた書類と同じような形式で返送することが一般的なので、内定通知書が郵送の場合は同形式で返送します。

通知書が折り目のないA4の状態で送られてきた場合は、お礼状のみでもA4の用紙を折らずに入れられるこれらの封筒にする方が無難です。

B5の同封物がある|角形3号・4号

B5の同封物がある場合は角形3号・4号を選びます。どちらもB5対応していますが、A4の時と同じように4号の方が幅が狭くなっています。

A4・B5に最適として紹介した封筒はいずれも定形郵便物ではなく、定形外郵便物(規格内)にあたるので、切手の種類などは注意が必要です。

封筒の色

封筒の色に関しても場合によって適切なものが異なります。基本的には白か茶を使用しますが、その使い分けについて紹介します。

白|正式な書類で使用される

お礼状など正式な書類を送る際は白色の封筒を選びます。これはビジネス上のマナーです。お礼状を茶封筒で送ったからと言って内定取り消しとはならないですが、気を付けたいマナーの一つです。

社会に出てからも、重要な書類や正式・公的な書類は白色封筒で送るというように覚えておきましょう。

茶|事務的な郵便に使用される

白封筒に対して、茶封筒は事務的な郵便に使用されるため、お礼状を送る際には使わない方が良いでしょう。

茶封筒は一般郵便物や簡易的な書類といった重要度の低い書類を送る際に使うというように覚えておいてください。

封筒の宛名の書き方

封筒の宛名の書き方にもマナーがあります。しっかりとマスターして間違えないようにしていきましょう。

①企業の住所を書く

まずは企業の住所を書きます。都道府県は省略せずに書き、住所に出てくる数字は漢数字で書きます。郵便番号はアラビア数字で書きましょう。

住所は1行で書ききるのが理想ですが、2行に渡る場合は、縦書きの時には1行目より1マス分下げて書くようにしてください。最後に住所や郵便番号が間違っていないかよく確認してください。

②宛名を書く

宛名は封筒の中央に住所よりも少し大きめに書いてください。会社名などは略さず正式名称で書きます。株式会社なども(株)と省略するのは良くありません。

宛名の書き方や、「御中」の使い方についてなどは以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてください。

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③表面左下に「○○在中」と書く

縦書きの場合、封筒の表面左下に「○○在中」と書きます。お礼状の場合は「お礼状在中」といったように書類内容がわかるように書きます。この際赤字で書くのがおすすめです。

そもそも在中表示をするのには相手に封筒の中身を知らせるためなので、目立ちやすい色がおすすめです。黒色でもマナー違反ではありませんが、赤色の方が一般的です。

④裏面に差出人を書く

差出人の情報は裏面の左下に書きます。郵便番号+住所+名前を記入しますが、その際は表の宛名よりも大きな字にならないように気を付けてください。

自分の住所を書く時も都道府県名の省略は避けます。郵便番号は住所の上部に横書きで記入するのが一般的です。

内定のお礼状の郵送方法

お礼状の郵送方法について解説しています。最後まで気を抜かないように完璧な状態で発送できるよう目指しましょう。

①宛名を書いた封筒を用意する

前項の注意点を踏まえて宛名等を記入した封筒を用意します。封入前にもう一度漢字などが間違っていないか確認することをおすすめします。

②三つ折りにして入れる

封筒に入れる書類は、最初に文字が書いている面を自分に向けた状態で、下3分の1を上部に向かって折ります。次に上3分の1を下部に向かって折ります。つまり折った後は書類の中身は見えない状態になっています。

封筒への入れ方は、封筒を裏返して見た時に、書類の書き出し部分が右上に来るようにします。

③封をして「〆」と書く

封筒に封をする時にはのりを使用してください。テープは良くありません。封をしてのりがしっかり乾いたのを確認したら、「〆」という文字を封筒接着部の中心に書き入れましょう。

この「〆」という文字は封字と呼ばれ、封筒を締めているという意味があり、必ずしもなくても構いませんが、〆文字があった方がスマートな印象を相手に与えることができます。

④切手は十分な金額を用意する

冒頭の項目で触れた通り、封筒の種類や重量によっては切手の金額が異なります。万が一切手の金額が足りていなければ、相手が負担することになるのでかなり失礼に当たります。

そのため、郵便局へ直接封筒を持ち込み、その場で金額を聞いて切手を購入し郵送することをおすすめします。

⑤余裕を持って発送する

郵送にかかる日数は郵便局のHPで調べることができますが、予想外の事故や自然災害などで遅延することも考えられます。締め切り日に遅れないよう余裕をもって発送してください。

万が一普通郵便では間に合わず速達郵便にした場合は、速達代がかかるので注意が必要です。

内定承諾書などを同封する場合の郵送方法

お礼状以外に内定承諾書などを同封する場合の注意点について解説します。

①折らずにクリアファイルに入れる

内定承諾書はA4サイズであることが多くあります。内定承諾書は決して折らずにクリアファイルに入れて適切なサイズの封筒で郵送してください。

クリアファイルに入れる理由は、折り目がつきにくくなること以外にも、汚れにくい・万が一雨が降った時の配達時にも中身が濡れにくいなどの利点があるからです。

②お礼状にも同封する旨を書く

お礼状にも、内定承諾書を同封する旨を書きましょう。今回はお礼状と内定承諾書の場合ですが、実際ビジネスの場で何かを郵送する際には必ず添え状が必要になります。

添え状とは、挨拶文に加え、同封物の内容と枚数を記入したものです。お礼状を一緒に送る今回のような場合は、お礼状が添え状の代わりになるので、添え状自体は不要です。

内定のお礼状を封筒に入れて手渡す方法

お礼状を手渡しする時のマナーを簡単に箇条書きでまとめました。参考にしてください。

  • 企業を訪問する前には電話でアポを取る。
  • 郵送の時と同じように封筒には宛名と差出人住所はきちんと記入する。
  • 宛先の住所、封筒ののり付けは不要。
  • 持参の場合も折り目を付けない書類はクリアファイルに入れる。
  • 封筒ごと渡すのはNG。あいさつの後、自ら封筒から書類を取り出し、上から「書類→封筒」となるようにして相手が読む方向に向けて手渡す。

これまで内定のお礼状に使う封筒や郵送方法を解説してきましたが、以下の記事では、お礼状自体の書き方やそもそも送る必要はあるのかという概略的な情報を解説しています。こちらも併せてご覧ください。

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まとめ

内定のお礼状の封筒についての宛名の書き方や郵送方法について解説しました。内定が決まっているので、多少のマナー違反があったとしても内定取り消しにはならないでしょう。

しかし郵送に関するマナーは、これから社会人になる上で身に着けておくべき業務でも活かせるマナーです。この機会にぜひ身に着けてみてください。

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