【例文】内定のお礼状の例文を4パターンに分けて解説!メールの例文も紹介!

内定が決まってまず最初にすることは「企業へのお礼状を書く」ということです。しかし普段手紙や改まったメールを書かない人にとっては、内定のお礼状にどんなことを書けば良いのかわからないかもしれません。今回は内定のお礼状の書き方や例文をご紹介します。状況別の例文についても解説しますので参考にしてください。

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内定のお礼状の書き方

内定をもらったら、まずは企業へお礼状を書きます。以下では、状況に応じた内定お礼状の書き方について、例を交えて解説します。

目次

【例文①】内定を承諾する場合

謹啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
○○大学○○学部の○○××(フルネーム)と申します。
この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
謹んで内定をお受けさせていただきます。
貴社より内定をいただけたことは私にとって望外の喜びであり、何度も内定通知を読み返しました。
貴社のご期待に添えるよう精進して参りますと共に、日々社会人として必要な知識やスキルを磨いて参る所存でございます。
至らぬ点は多々あるかと存じますが、何卒ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
この度は内定をいただき誠にありがとうございました。
まずは書面にて御礼申し上げます。
謹白
令和元年〇月〇日
○○大学○○学部 〇〇××
株式会社〇〇商事 採用ご担当者様

【ポイント①】入社への意欲を語る

内定を承諾する場合のポイントは2つです。

  • 入社への意欲を語る
  • 内定を受けることを明文化する

まず、入社が決まったからといってドライな文章や形式的な文章にするのではなく、面接では伝えきれなかった入社の意欲や熱意・やる気を言葉にしておくことが重要です。

また、こちらとしては、もちろん内定を受けるつもりであっても、書き方によっては文章に埋もれてしまって、内定を受けるのか受けないのかがわかりにくい文章になることがあります。「謹んで内定をお受けいたします」という一文を入れるようにしましょう。

【例文②】内定の承諾を保留する場合

謹啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
○○大学○○学部の○○××(フルネーム)と申します。
この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
本来であればすぐに承諾をさせていただく旨のお返事をしなくてはならないのですが、現在他にも選考の結果を待っている企業様がございます。
私といたしましては貴社へ強い魅力を感じているのですが、すべての結果が出そろってから、納得の上でお返事をさせていただきたく存じます。
大変勝手な御願いではございますが、内定をお受けするかどうかにつきましては○月○日までお待ちいただけませんでしょうか。
期日が参りましたら迅速にお返事させていただきます。
ご多用の中大変恐縮ではございますが、何卒ご検討いただきますようお願い申し上げます。
謹白
令和元年〇月〇日
○○大学○○学部 〇〇××
株式会社〇〇商事 採用ご担当者様

【ポイント②】回答期限は自分から提示する

内定を保留する場合のポイントは2つです。

  • 回答期限は自分から提示する
  • 保留の理由は正直に書く

まず、保留の回答期限は自分から提示をします。こちらの都合で保留をするのですから、先方は期限を決めることができません。また、回答期限は「○月○日」と明確にしましょう。可能であれば「○時までにはお返事をさせていただきます」と時間も決めてください。

次に保留の理由についてですが、これは必ず本当のことを書きます。相手企業に良く思われたい、という気持ちからもっともらしい嘘の理由を書いても、就活での嘘はバレる可能性が高いですし、バレると非常に印象が悪く、内定が取消しになることもあります。

【例文③】内定を辞退する場合

謹啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
○○大学○○学部の○○××(フルネーム)と申します。
この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
本日は大変勝手ながら、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
選考の上で内定までいただいておりますのに本当に申し訳ございません。
貴社の仕事には大変魅力を感じていたのですが、他社を含めた多くの選考を受ける中で、私には貴社の○○の仕事よりも強い興味を持てる仕事があることに気がつきました。
貴社のお気持ちに背く形となり、大変心苦しくはありますが、このような気持ちで貴社にお世話になることはできないと決断致しました。勝手ばかりで本当に申し訳ございません。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈りいたします。
謹白
令和元年〇月〇日
○○大学○○学部 〇〇××
株式会社〇〇商事 採用ご担当者様

【ポイント③】仕事の観点を理由にする

内定を辞退する場合のポイントは2つです。

  • 仕事の観点を理由にする
  • 内定辞退である旨を明確にする

まずは内定辞退の理由です。本当の理由が違ったとしても、仕事の観点を理由に辞退するというのは社会人としてのマナーであることを心得ておきましょう。条件的に気に入らなかった、もっと良い企業に決まったなど、本当のことを書く必要はありません。

また、この手紙が内定辞退を知らせるものであることを明確にしてください。断りにくいからと言って、どちらとも取れるような書き方をしないことです。お詫びの気持ちは伝えますが、その前に「辞退させていただきたく」という言葉を必ず入れるようにしましょう。

そもそも内定を辞退していいのか という疑問に関しては以下の記事を参考にしてください。内定辞退する際に使える理由を4つ、また企業に呼び出されたときの対応もご紹介しております。

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【例文④】社会人の転職の場合

謹啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
私は先日貴社の選考を受けさせていただいた、○○××(フルネーム)と申します。
この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
貴社からの内定がいただけることは、私にとって望外の喜びであり、家族ともども大変喜んでおります。
貴社のご期待に添えるよう、精一杯勤めて参りますので何卒ご指導のほどお願い申し上げます。
面接でお伝えした通り〇月〇日までは現在の会社に在籍しておりますので、立つ鳥跡を濁さずの気持ちで誠心誠意尽くしてから、晴れて貴社へ入社させていただきます。
この度は内定をいただき、誠にありがとうございました、心より御礼申し上げます。
まずは書面にて御礼申し上げます。
謹白
令和元年〇月〇日
○○大学○○学部 〇〇××
株式会社〇〇商事 採用ご担当者様

【ポイント④】今の会社を批判しない

社会人転職の場合のポイントは1つです。

  • 今の会社を批判しない

どんな理由で転職するのだとしても、今働いている会社を批判するような文章は含めないことが大切です。今の会社を悪く思っていたとしても、その気持ちは今後働く会社には関係のないことです。自分の心にとどめるようにしてください。

内定のお礼状の構成

手紙には特有のマナーや形式があります。また、口頭であれば自然な言葉でも文章にすると違和感が出るものもあるのです。以下10の構成でそれぞれ解説します。

①頭語

まずは「頭語(とうご)」です。頭語は手紙のいちばん初めに書くもので、相手への敬意を表します。お礼状では「謹啓(きんけい)」や「拝啓(はいけい)」が使われることが多いでしょう。

謹啓や拝啓には、相手に対して頭を下げながら挨拶をする様子が込められています。他にも「前略」や「急啓」などの頭語もありますが、いずれも内定のお礼状にはふさわしくありません。

頭語は便箋の1行目、行のいちばん上から書きます。横書きの場合はいちばん左端からです。

②時候の挨拶

時候の挨拶とは、その季節に合った文章上での挨拶、もしくは相手の発展や健康を称える文章です。例文で使っている「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」という部分が、時候の挨拶にあたります。

季節に合った「晩秋の候、寒さが厳しい夜も増えて参りました」なども、お礼状で使えないことはありませんが、ビジネス感に欠けます。企業向けの手紙には「時下」で始まるものが良いでしょう。

ちなみに「時下(じか)」とは「今この時」「この瞬間」という意味で、「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」とは「こうしている今もきっと貴社は発展・繁盛していることだろうと喜んでいます」という意味です。

時候の挨拶は、便箋の2行目、上(横書きなら左)に1文字分空間を開けたところから書き始めます。

③氏名と所属大学

氏名と所属大学は明確に書くようにしてください。大学名は略すことなく、正式名称で書きます。学部・学科についても同様です。

企業には多くの就活生が応募していますし、同姓同名の人もいるかもしれません。人違いを防ぐためにも所属大学は必ず書いておいてください。

また、氏名については必ずフルネームで書きます。名字だけを書いたり、正式な表記と違う漢字を使ったりすることがないようにしましょう。

④内定に対するお礼

内定に対するお礼は、お礼状のもっとも重要な部分です。このお礼を伝えるために手紙を書いているということを意識しておいてください。

また、口頭であれば「ありがとうございました」などでも、頭を下げる様子や恐縮した表情などと相まって気持ちを伝えることができますが、手紙ではその様子を伝えることができません。

そのため「心より御礼申し上げます」「誠にありがとうございます」など、フォーマルな言葉を使うようにしましょう。

⑤入社後の抱負・意気込み

お礼状に入社後の抱負や意気込みを書くのは、採用をしてくれた相手への心遣いのひとつです。「この人を採用して良かった」と思ってもらえるような、抱負・意気込みを書くようにしてください。

また、この入社後の抱負や意気込みはダラダラと長く書かないこともポイントです。「ご期待に添えるよう精進いたします」「貴社が求める社員像へと近づけるよう日々学んで参ります」など、簡潔に伝えられるようにしましょう。

⑥結びの挨拶

内定のお礼状であれば、結びの挨拶は「この度は内定をいただき誠にありがとうございました」となります。最後にもう一度お礼を伝えることで、文章全体を締めるためです。

内定を保留したい場合は「ご多用の中大変恐縮ではございますが、何卒ご検討いただきますようお願い申し上げます」など、相手にお願いをしたいことを結びの挨拶とすることもできます。

また、内定を辞退する場合は「末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈りいたします」など、相手の発展を祈る文章が結びの挨拶です。

⑦結語

「結語(けつご)」とは、頭語と対になっている言葉で、手紙の最後に書きます。結語には頭語と同じで、頭を下げる様子が含まれており、結語を入れることで頭を下げながら退くイメージです。

謹啓には謹白(きんぱく)もしくは敬具(けいぐ)、拝啓には敬具、と組み合わせが決まっています。

ちなみに、謹白と敬具では謹白の方がフォーマルな印象が強く、企業へのお礼状におすすめです。

結語は、縦書きなら便箋の行のいちばん下に書きます。横書きの場合はいちばん右端です。

⑧日付

手紙の内容が終わったら、手紙を書いた日付を書き入れます。このとき日付は和暦で書くようにしてください。「令和〇年 〇月〇日」と日にちの部分まできちんと書きます。

3/1などのように、/を使って日付を書くことはしませんし、令和をRと表すこともしません。曜日については、特に必要とはされていないので特別な事情がない限りは書きません。

⑨署名

署名とは自分の名前のことです。手紙の最初に「〇〇大学〇〇学部の〇〇××です」と名乗っているので、署名の部分では「〇〇××」という名前だけで問題はありません。

しかし、学生の場合はできるだけ「○○大学○○学部 〇〇××」と大学名まで書いておきましょう。先方が、どこの誰からの手紙だったかを確認したいときに、わざわざ文中から大学名を探すよりも、文末を見た方が早いためです。

⑩宛名

手紙では最後に、誰に宛てた手紙かということを書きます。それが宛名です。宛名は行のいちばん上(横書きの場合はいちばん左)から、空間を開けずに書き始めてください。

また、宛名は「採用ご担当者様」とするのが一般的ですが、同じ採用担当者とたびたびやり取りをしている場合や、内定通知に担当者名がある場合、個別に名刺をもらっている場合は「株式会社〇〇商事 採用ご担当〇〇様」と名前を入れることもできます。

内定のお礼状はメールでも構わない

内定のお礼状はメールで送ることもできます。以下では、メールで内定のお礼を送る場合の例文をご紹介します。

【例文】内定を承諾する場合

株式会社〇〇商事
採用ご担当者様
大変お世話になっております。
本日貴社より内定の通知をいただきました、〇〇大学〇〇学部の〇〇××と申します。
この度は貴社採用の内定をいただき、誠にありがとうございます。
謹んでお受けいたします。
貴社のご期待に添えるよう、入社までの期間も自分を磨いて参ります。
至らぬ点ばかりかと存じますが、何卒ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
まずは書面にでお礼申し上げたくご連絡いたしました。
内定のご連絡、誠にありがとうございました。
〇〇大学〇〇学部 〇〇××

【例文】社会人の転職の場合

株式会社〇〇商事
採用ご担当者様
大変お世話になっております。 本日貴社より内定の通知をいただきました、〇〇××と申します。
この度は貴社採用の内定をいただき、心より御礼申し上げます。
貴社から内定をいただけるとは、まさに望外の喜びでございます。
内定につきまして、謹んでお受けいたします。
貴社のご期待に添えるよう、入社までの期間も自分を磨いて参ります。 至らぬ点ばかりかと存じますが、何卒ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
まずは書面にでお礼申し上げたくご連絡いたしました。
内定のご連絡、誠にありがとうございました。
〇〇××

内定の保留・辞退をメールで伝える方法

手紙と同じように、メールでも内定の保留や事態を伝えることはできます。以下の記事では、そもそも内定保留することで企業が抱く疑念、またそのまますぐ使えるメールのテンプレも掲載していますので、ぜひ参考にしてください。

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内定のお礼状を文面で送る時との違い

メールは文面で送るお礼状と、やや異なる点があります。以下3つがその違う点です。

①宛名は冒頭に書く

まずメールは、宛名を冒頭に書きます。メール本文のいちばん上から「社名・部署名・担当者名」と続きます。

手紙は宛名を最後に書きますが、それは封筒に宛名が書いてあるためです。メールは基本的には本文から読み始めることになるので、最初に誰に宛てたメールかということがわかるようにしなければいけません。

②頭語・時候の挨拶・結語・日付は必要ない

次に、メールには頭語・結語や時候の挨拶・日付などを書く必要がありません。メールは、そもそも手紙を簡素化したものがモデルになっているので、これらの要素は省略されています。

丁寧に書きたいという気持ちであっても、メールに頭語・結語、時候の挨拶などが入っていると違和感がありますし、何よりビジネスマナーを知らない人と思われてしまうので、控えておきましょう。

③返信がくる可能性もある

最後に、メールは当日中に返信が来る可能性があるということも手紙との違いです。手紙は返信が来るとしても、数日後ですが、メールは即あるいは当日中などタイムリーに返信が来るかもしれません。

基本的に、メールは立場が下の人の送信で終わることがマナーと言われています。そのため、お礼メールに返信が来たら、簡単な文章で良いので返信をするようにしてください。

「お忙しいところ、ご返信をいただき大変恐縮でございます。〇〇様からご返信がいただけるとは思っておらず、大変光栄です。ご迷惑をおかけするかと思いますが、何卒よろしくお願い申し上げます。ありがとうございました」などと送信して終わります。

【例文】場合に応じて付け加えるべき文言

内定のお礼と一緒に、先方に伝えたいことがある場合は、一文付け加える必要があります。

その他の書類を同封する場合

たとえば、必要書類の送付時にお礼状を同封する場合は、以下の一文を加えておきましょう。

「尚、貴社よりご指示をいただきました必要書類を同封させていただきます。何卒ご査収くださいますようお願い申し上げます」

ご査収とは、よく確認して受け取ってください、という意味です。この場面でご査収を使うことで、暗に「何か不足や誤りがあれば連絡をしてください」という意図を伝えることができます。

内定のお礼状の提出が遅れた場合

内定をもらったら、お礼状はすぐに出すことがマナーです。しかし事情によって、お礼状の提出が遅れたのであれば、その旨を詫びる一文を付け加えておきましょう。

「本来であれば内定の通知をいただいてすぐにお礼状をお送りするべきでしたが、私の都合によりお礼が遅くなってしまいました。大変失礼をいたしました、申し訳ございません」

お礼状が遅くなった事情をこまごまと説明するよりも、「自分の都合で」と簡潔にまとめた方がスマートですし、言い訳がましくありません。

【例文】お世話になった人への感謝の伝え方

内定のお礼状以外にも、お世話になった人へ感謝の気持ちを伝える場面は多くあります。特に就活にいろいろと協力をしてくれた先輩や親戚、いつも気にかけてくれた両親や家族などへも、必要に応じてお礼状を送ってみましょう。

拝啓
高く澄みきった空に、心も晴れ晴れとするこの頃、○○様には笑顔が広がる毎日をお過ごしのことと存じます。
さて、私事ではございますが先日無事に〇〇商事株式会社の内定をいただくことができましたことをここにご報告申し上げます。
〇〇先輩には就活の先輩としてだけでなく、人生の先輩としてもさまざまなアドバイスをいただきました。私が就活という戦いを制すことができたのは、ひとえに〇〇先輩からのアドバイスによるものです。心より御礼申し上げます。
まずは就活にご協力をいただいたお礼をお伝えしたく、筆を執った次第です。近日中に改めてお礼に参ります。
本当にありがとうございました。
肌寒い日も増えて来ております、何卒ご自愛くださいませ。
敬具
令和〇年〇月〇日
〇〇××(自分の名前)
□□△△様(先輩の名前)

まとめ

就活生や転職をする人にとって、内定は本当にうれしいものです。友人や家族に連絡をしたりであっという間に時間が過ぎてしまうかもしれません。しかし、まずはお礼です。

お礼状を書いている内に気持ちも落ち着いてきますし、これから自分が何をすべきかということも見えて来そうです。企業へ採用のお礼をしてから、ゆっくりと喜びをかみしめても遅くはありません。

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