成績証明書を郵送・送付する際の手順を解説!遅れる場合の対処法も紹介!

就職活動において、提出が必要な書類はエントリーシートの他に成績証明書です。成績証明書を郵送で提出することを求める企業もありますが、対応方法がわからない方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、郵送の期日、手順、送付時の注意点や、万が一郵送が遅れてしまった場合の対処法をご紹介します。

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就活では成績証明書を郵送・送付することもある

就職活動では、学生に成績証明書を郵送で提出するよう求める企業もあります。なぜなら、企業側は学生の学業レベルを確認する必要があるからです。

通常、提出が必要な書類はエントリーシートです。しかし、エントリーシートに加えて成績証明書を郵送するように要請されることもあり、郵送方法を知っておく必要があります。

郵送・送付は早めに行うべき

成績証明書を郵送する場合、送付日をできるだけ早くする必要があります。送付は、最低でも期限の1週間前までに完了しておくことが望ましいと言えます。

なぜなら、送付の期日をギリギリにしておくと見落としてしまう可能性があるからです。あえて早い期日を送付日とすることで、郵送が遅れる可能性を減らせます。

実際に、転職時に成績証明書の送付が求められた例もあります。成績証明書が要請されると予想していなかったために、応募ができなかったというのは辛いですよね。なので送付はなるべく早く行いましょう。

成績証明書を郵送・送付する手順

成績証明書を郵送して提出する際に、手順は決まっているのでしょうか。普段、成績証明書を郵送する機会が無い方は、郵送の手順がわからないかもしれません。

以下では、成績証明書を郵送する手順を解説します。それぞれの手順では、何をすべきか正しく理解し適切な方法で成績証明書を郵送できるようにしましょう。

目次

適切な色とサイズの封筒を用意する

成績証明書を郵送する際、まず第一に決めなければいけないのは封筒の色とサイズです。なぜなら、企業は郵送された封筒によって適切か否かを判断できるからです。

成績証明書の郵送で用いるべき適切な封筒は白色です。また、封筒のサイズはA4→角形2号・20号・A4号、B5→角形3号・4号のものが良いと言えるでしょう。

就職活動では、誤った情報が知人や先輩から拡散されることが多いです。しかし、郵送に使う封筒では適切な色とサイズが決まっていますので、間違えないようにしましょう。

添え状を作成する

成績証明書を郵送する場合、ただ成績証明書だけを郵送してはいけません。大学や企業から郵便物を受け取ったことがある方はご存知かもしれませんが、添え状が必要です。

添え状とは、企業に履歴書や成績証明書を郵送する際に添付する挨拶状です。一般的に、送付日、宛先や送付先などを添え状に記載して送ることがマナーとなります。

企業の採用担当者は、就職を希望する膨大な数の成績証明書や履歴書を見ることになります。そのため、添え状は採用担当者への挨拶という重要な意味を持つと言えます。

成績証明書はクリアファイルに入れる

成績証明書を郵送する際には、必ずクリアファイルに入れて送りましょう。この場合、使用するクリアファイルの色は無色透明なものが理想的です。

なぜクリアファイルに成績証明書を入れるべきかというと、成績証明書が郵送中に曲がってしまったり、染みて汚れたりすることを防ぐ必要があるからです。

就職を希望する他の応募者は皆、クリアファイルを使っているのに自分だけ使っていない。そんな状況は、成績証明書の送付時に大きな懸念となるのでクリアファイルを使いましょう。

封筒に宛名を記入して封をする

成績証明書を封筒に入れたら、必ず宛名を記入して封をしましょう。宛名は、その郵送物が誰に対して送られてきたものかを受け手が知るために、不可欠な情報です。

縦書きの封筒を使う場合、封筒の右上から住所を書き始め中央に宛名を書きます。その際、個人宛であれば様を、グループや部署宛であれば御中と書きましょう。

成績証明書、添え状をクリアファイルに入れて、封筒に入れれば準備完了です。封筒の宛名が正しく記載されていることを再確認したら、できるだけ速やかに郵送しましょう。

郵送・送付が遅れた場合の対処法

成績証明書の提出が求められているのに、発行自体や郵送が間に合わない場合もあります。その際は、郵送先企業へその旨を伝えてお詫びをしなければなりません。

なぜ成績証明書を期日までに郵送できないのか。理由を正直に伝えるため、最低でも先方へ電話を差し上げ真摯にお詫びを申し伝えましょう。印象が大きく変わります。

成績証明書を郵送・送付する場合の注意点

成績証明書を郵送する際に気を付けるべきことは2つあります。これらの注意点を知っているか否かで、対応を適切に行える応募者かどうかという判断がなされます。

以下では、2つの注意点を説明します。成績証明書を郵送するとき、これらに気をつけておかないと採用担当者は悪い印象を抱いてしまう可能性があります。

絶対に折り曲げない

成績証明書は、絶対に折り曲げてはいけません。折れ曲がった成績証明書は、見た目が悪いだけでなく不誠実でいい加減な応募者というイメージを与えるからです。

成績証明書が発行されたら、速やかにクリアファイルに入れておきましょう。郵送にあたっては、これに添え状を追加して封筒に同封することになります。

些細なことかもしれませんが、仕事ができる人は求められることに加えて細かな気配りもできます。たかが成績証明書と思わずに、選考過程の大切な書類と考えましょう。

成績が悪い場合は理由を用意しておく

成績証明書は、応募者の学業、および教育レベルを確認するための書類です。そのため、もしも成績が著しく悪い場合、採用担当者にその理由を伝えなければなりません。

例えば、成績が悪くなってしまった背景や、その代わりに何を頑張ったのか。また、悪い成績を挽回できるほど、他の候補者よりここが優れているといった理由が必要です。

就職活動において、成績が選考判断の全てではありません。しかし、成績が悪い場合には相手の疑問に答えた上で、更に自分を売り込む必要性があります。

成績証明書の発行方法

ここまでで、成績証明書が就職活動において必要とされることもあるとわかりました。では、実際に成績証明書をどこで入手しておけばよいのでしょうか。

以下では、具体例として慶応義塾大学における成績証明書の入手方法を紹介します。注目すべきは、成績証明書の発行を依頼してから入手までに数日がかかることです。

自動発行機で発行する

成績証明書を発行する際に、まず自動発行機で発行手続きを行います。学籍番号や氏名などを記入すると、成績証明書のタイプが選べるので日本語や英語などを正しく選びましょう。

そして、成績証明書の発行にかかる費用として数百円を投入します。就職活動で忙しい中、わざわざ大学まで行ったのに、発行に必要なお金がないという事態は避けましょう。

成績証明書の発行手数料を投入すれば、その場で自動発行機から発行されます。汚したり折れ曲がったりしないよう、成績証明書を大切に保管して遅れずに郵送しましょう。

窓口で申請する場合は自宅に郵送される

大学によっては、成績証明書の発行を窓口で申請しなければならない場合もあります。この場合、自動発行機での発行と比較して数日かかることに注意しましょう。

大学の窓口で成績証明書の発行を申請した場合、その場では受け取ることはできません。後日、発行された成績証明書が自宅に郵送されることとなります。

上記の自動発行機による場合と比べると、その場で成績証明書が手に入らない不便さがあります。また、発行から自宅までの郵送で数日が必要なので早期の準備が不可欠となります。

まとめ

就職活動では、成績証明書の郵送提出が必要な場合もあるとわかりました。郵送時には、郵送方法、手順や成績が悪い場合の対処法も考えておく必要があります。

また、成績証明書の発行から入手までの時間を理解しておくのも大切です。提出期限に間に合わせるため、成績証明書の発行から郵送までの流れを覚えておきましょう。

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