成績証明書を封筒に入れる際の疑問に回答!手渡しと郵送に分けて解説!

成績証明書はどのような封筒に入れて提出すれば良いのか、また封筒にはどのように書けば良いのかがわからないという人は多いようです。今回は成績証明書を入れる封筒や郵送・手渡しのマナーなどについて解説します。成績証明書の発行の仕方や提出する理由、成績が悪い場合の対処などについてもご紹介します。

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成績証明書の発行の仕方は2種類ある

成績証明書の発行方法は主に2つあります。どちらの方法でも発行することはできますが、大学によっては発行方法の詳細が違うことがあるので、事前に確認をしておきましょう。

目次

発行機で発行する

1つ目は大学内の発行機で発行する方法です。大学内の発行機を使えば、その場で発行されるため急いでいる人には大変便利です。発行物で混雑する時期であっても効率良く成績証明書を入手することができます。

ただし発行機での発行は、学生証などの証明書が必要なことが多く在学中でなければできないことがほとんどです。すでに卒業をしている場合は使えないと思っていた方が良いでしょう。

学生部で申請する

2つ目は大学の学生部で申請をする方法です。直接学生部に出向いて申請することもできますし、電話やメールなどを使って申請することもできます。

学生部に申請する場合は、直接手渡しで受け取るか郵送で受け取ることになります。郵送の場合は手元に成績証明書が届くまでに日数がかかりますので、時間に余裕を持って申請しましょう。

成績証明書自体については以下の記事で紹介しています。大学ごとの発行方法も紹介していますので、自分の大学でそうやって発行するのかを知りたい場合にはぜひご活用ください。

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就活における成績証明書の提出の仕方

成績証明書を就活で提出する場合、その方法は主に2つです。以下ではそれぞれの提出の仕方について解説します。

手渡し

1つ目は面接の際に、手渡しをする場合です。成績証明書が入った封筒をカバンから取り出したら、封筒の表書きを相手が読める方向に持ち変えて差し出します。

相手に渡すときには黙って差し出すのではなく「私の成績証明書です、よろしくお願い致します」など一言添えるようにしましょう。

手渡しをする場合は、面接会場に持っていくカバンに成績証明書を入れて行きますが、封筒にシワなどがよらないよう、書類ケースや大きめのクリアファイルなどに入れて行くことをおすすめします。

郵送

2つ目は先方からの要請によって郵送する場合です。最初の書類選考のときや、最後の内定承諾書を郵送するタイミングで成績証明書の提出を求められることがあります。

郵送の場合は先方に届くまでに時間がかかりますので、日数に余裕を持ってできるだけ早く発送するようにしましょう。

学生部で発行した、既に封がされている成績証明書の場合は、その封筒をさらにひとまわり大きな封筒に入れて郵送します。

共通する提出マナー

成績証明書を提出するときにはいくつかのマナーがあります。これらのマナーを守らなければ選考に残らないというわけではありませんが、マナーを守ることで常識のある人だと感じてもらうことはできます。

クリアファイルに入れる

まず、成績証明書はクリアファイルに入れるようにしましょう。クリアファイルの色は透明か白が無難です。

成績証明書が既に封筒に入っている状態であってもその封筒をクリアファイルに入れて提出または郵送をします。

クリアファイルに入れる目的は持参中や郵送中に、成績証明書にシワが寄ったり汚れがついたりすることを防ぐためです。きれいな状態で相手に受け取って欲しいという心遣いを表します。

封筒の色は白が無難

成績証明書を入れる封筒は白が無難です。白い封筒は清潔感があり、茶封筒に比べて素材も丈夫なことが多く、良い印象と安心感を届けることができます。

ただし手元に白い封筒がない場合は茶封筒でも良く、それが原因で選考に落とされるということはありません。茶封筒より白封筒の方が望ましいという程度に認識しておきましょう。

封筒の色よりも提出期限や面接に間に合わないことの方が問題です。白封筒がない場合は茶封筒に入れて郵送または持参をしてください。

間に合わない場合は正直に伝えれば良い

大学の学生部へ成績証明書の発行を申請しても、混み合っていて発行に時間がかかることがあります。面接日や郵送期限に間に合いそうもない場合は、事前にその旨を伝えましょう。

間に合わない場合は面接日や郵送期限を迎える前に、先方へ電話やメールで連絡を入れます。成績証明書を間に合わせることができない理由とお詫び、いつであれば提出ができるのかという2点を伝えましょう。

「大学側の都合により期限までに提出することができないことがわかりました、間に合わせられず大変申し訳ございません。○月には提出ができる予定なのですが、ご都合はいかがでしょうか」などと伝えて指示を仰ぎます。

また、就活で間違えがちな「成績証明書はコピーでもいいのか」という疑問についてはこちらの記事で紹介しています。基本的には成績証明書はコピーで提出すべきではないと考えられていますが、その理由などは以下の記事をご覧ください。

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手渡しの場合の提出マナー

成績証明書を手渡しする場合には、主に2つのマナーがあります。どちらも簡単なマナーですが、守られていれば先方も違和感なく成績証明書を受け取ることができるでしょう。

封筒の書き方

成績証明書を手渡しする場合は、封筒に先方の住所は必要ありません。封筒の表面の真ん中に「採用担当者様」とやや太い黒字で書くようにしましょう。

さらに封筒表面の向かって左端やや下方に「成績証明書在中」とやや太い赤字で書き、同じペンで文字を四角く囲います(いずれも「」は不要です)。

誰が見ても誰宛の封筒で何が入っているかということがわかるようにしておきましょう。

成績証明書の入れ方

成績証明書を手渡しする場合は、先方が受け取ったその場で中身を見ながら面接を進めることがあります。その場合は渡したすぐ後に開封することになるので、手渡しをする時点では封をのり付けする必要はありません。

また、大学から発行された成績証明書が既に封筒に入っている場合は、郵送のようにその上から封筒に入れる必要はありません。

裏書きには自分の名前だけでなく、郵便番号や住所、大学名と学部なども書いておきます。企業には毎日多くの郵便物が届くことを考えて、わかりやすく丁寧に書きましょう。

成績証明書の送り方のマナー

成績証明書を郵送する場合には、主に2つのマナーがあります。郵送の場合は、手渡しよりもやや細かいマナーが必要となりますので注意しておきましょう。

封筒の書き方

まず成績証明書を入れた封筒の表書きと裏書きが必要です。表書きはやや太めの黒ペンで、先方の郵便番号・住所・企業名・宛名を書きます。この時、宛名は「○○部 採用ご担当者様」とするのが一般的です。

封筒の表面向かって左端下方には「成績証明書在中」とやや太めの赤ペンで書いて、同じペンで文字の周りを四角く囲みましょう。

裏書きには自分の郵便番号・住所・名前・大学名と学部名を黒ペンで書きます。

成績証明書の入れ方

宛名を書いた封筒に、クリアファイルにはさんだ成績証明書を入れます。入れる方向は、封筒の表面側と成績証明書(あるいは成績証明書が入った封筒)の表をそろえます。

また、郵送する場合は「添え状」が必要です。添え状とは簡単な手紙のようなもので、市販の縦書き便せんに書いて構いません。添え状を入れて封をし、郵送します。

添え状の例文は以下の通りです。文末には和暦での日付・名前・住所・大学名・学部名を書きます。

○○株式会社 ○○部 採用ご担当者様 拝啓 貴社ご清栄のこととお喜び申し上げます。この度貴社の新卒選考に応募をいたしました。ご担当者様より成績証明書の提出についてご指示をいただきましたため、送付させていただきます。何卒よろしくお願い申し上げます。敬具

書類の郵送によく使われるのは角型2号とされていますが、この封筒を使用する際の切手代などについては以下の記事で解説しています。ぜひご一読ください。

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就活で成績証明書を提出する理由

多くの企業では採用にあたって成績証明書の提出を求めますが、これは成績の良し悪しを見るためだけではありません。

成績証明書を見ることでわかる2つのことについて、確認をするべく、提出が求められていることを知っておきましょう。

卒業できるか確かめたい

1つ目は「卒業ができるかを確かめるため」です。採用をしても、卒業ができないのでは入社することができません。確実に卒業できることを確かめた上で採用をするために、成績証明書の提出を求めています。

もしも卒業が危うい場合は、その点についての説明や対策などについて答えられるよう準備をしておきましょう。

履修科目から適性を見極めたい

2つ目は「履修科目から適正を見極めるため」です。入社後に、できるだけ本人の適性にあった部署へ配属したいと考えている企業は履修科目に注目しています。

この場合は履修科目に関連して、希望する職種やその理由などを聞かれることがあります。自分の適性と合った職種を希望するのか、これまで自分の適性にはなかった職種への挑戦を希望するのかなど、あらかじめ考えておきましょう。

成績が悪い人は理由を考えておくべき

成績証明書に書かれている成績に自信がない場合は、あらかじめその理由を考えておきましょう。

たとえばサークル活動に専念をしていた、研究が楽しく学業が疎かになってしまったなど、何かに熱中したことが原因であると答えれば、さほど印象は悪くないかもしれません。

成績が悪いことで成績証明書を持っていきたくない、と言っている人のツイートです。成績が良ければ持って行けますが、悪いと持って行くことに気が引けると言う人は多いようです。

面接で成績が悪い理由について聞かれた人のツイートです。やはりあらかじめ理由を考えておかなければ、スムーズに回答することは難しいのかもしれません。

まとめ

成績証明書の提出は発行から郵送や手渡しをするまで何かと手間がかかるものです。時間に余裕を持って申請をし、丁寧に準備ができるようにしましょう。先方が成績証明書を見たいと言っている意味を認識して、面接での受け答えに対する準備をすることも大切です。

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