就活で成績証明書を手渡しする際の注意点は!?書き方や入れ方も解説!

この記事では成績証明書の発行する方法、また手渡しで提出する際に気をつけることを紹介しています。成績証明書を提出するのに、郵送と手渡しとでは気をつけるポイントが異なります。この記事を読んで、注意点を抑え、間違いの無い提出方法を身につけてください。

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就活では成績証明書を手渡しすることもある

就活では成績証明書の提出を求められることが多々あります。その方法としては郵送の場合もありますが、手渡しの場合も多くあります。今回は成績証明書を手渡しで渡すときの注意点、マナーや、良く出る疑問に対しての答えを紹介していきたいと思います。

成績証明書を手渡しするのは面接が多い

成績証明書を提出するのは書類選考の時や、内定後など企業によって異なります。提出を求められることがない場合もあります。

数ある提出方法のなかでも手渡しで求められるのは、多くの場合2次面接、3次面接のときが多い傾向にあります。

選考を進めるなかで、成績証明書が必要になり、面接時に手渡しで提出して貰うことで企業側としても工数を少なくすることができるからでしょう。

就活で成績証明書を手渡しする流れ

成績証明書を手渡しする場合は選考途中が多いことがわかりました。では成績証明書を実際に手渡しするまでの流れをここからは紹介していきます。必要なものや書き方を紹介するので覚えておきましょう。

目次

クリアファイルと封筒を用意する

まず提出するために用意するのはクリアファイルと封筒です。

手渡しの場合クリアファイルは新品のものを用意しましょう。汚れていたり、折れ曲がっているのは面接官に良い印象を与えないので避けましょう。

封筒は基本的に白を選びましょう。このとき学校指定の封筒でも問題はありません。サイズは提出する成績証明書に合わせてください。

A4なら「角形2号・20号・A4号」B5なら「角形3号・4号」が余計なスペースが生まれることがないので、綺麗なまま提出することができます。

成績証明書を発行する

次に成績証明書を発行します。必要なものは学生証です。

各種証書を発行することができる自動発行機で「成績証明書」のボタンを押します。これで発行完了です。このとき300円ほど料金がかかる場合もありますので、現金を用意しておきましょう。

ここで紹介したのはあくまで一例です。発行方法は大学によって異なりますので、不安な場合は大学の学生課かホームページで発行方法がわかりますので、自分でチェックして見てください。

封筒に宛名を記入する

成績証明書を発行したら、次は宛名を記入しましょう。記入する項目は以下です。

まず表面に宛名と成績証明書在中と記入します。ここで注意すべきは、「成績証明書在中」は赤字で記入することです。そして裏面に自分の名前・住所・大学名を記入しましょう。

人事の方が面接後に「これは誰の成績証明書か」というのが一目でわかるようにしましょう。これで封筒の書き方はばっちりです。

封筒に入れる

封筒に必要事項を記載したら、クリアファイルごと封筒に入れましょう。封筒に入っていない、ということがないようにしてください。

この時のりなどで封をしなくても大丈夫です。面接時にすぐ確認するかも知れないですし、郵送の場合と異なりその場で渡しているので、中身の紛失する可能性がほとんどありません。

逆に厳封してしまうと開けるまでに手間がかかってしまうので、封をする必要はないと言えます。

手渡しする

渡す時は当たり前ですが、封筒のまま渡しましょう。わざわざ出す必要はありません。

手渡しする時、文章の向きが相手方になるように渡しましょう。このとき、片手は失礼に値するのでNGです。必ず両手で渡しましょう。

成績証明書を面接時に手渡しする2つの理由

成績証明書の手渡しの方法はわかりましたね。しかしなぜ手渡しで成績証明書を渡す必要があるのでしょうか?

ここからはなぜ企業が成績証明書を手渡しで欲しいのか、その理由を2つ紹介していきます。

履歴書の虚偽がないか確かめる

まず一つ目の理由として、履歴書の内容の虚偽がないかの確認をすることがあげられます。

例えば学歴の詐称があれば、就活生も問題となりますが企業側としても問題となってしまいます。内容をその場で確認したり、それを基に面接を進める場合もあります。

成績から人柄や適性を推測する

二つ目の理由として、成績から人柄や適正を推測する場合も考えられます。

成績はある程度の基準があって、その基準を基に判断されるので、その人のだいたいの能力値がわかります。また何の分野が得意か、何の分野が苦手かが分かる場合もあります。

専門性の高い職業ですと、得意分野や苦手分野がわかることで、「この会社で不足している部分を補える人材か?」と判断する材料にもなることがあります。

もちろん成績だけで人の人柄や適正を図りきるのは不可能ですが、選考時の判断素材として使われるのでしょう。

成績証明書を手渡しする際の3つの疑問

最後に、成績証明書を手渡しする際に生まれる疑問を解消していきたいと思います。ここでは3つの疑問に回答しますので、参考にしてください。

手渡しであれば添え状は不要

郵送の場合は成績証明書とともに添え状が必要ですが、手渡しの場合添え状は必要ありません。

郵送は届いた時に相手の顔を見ることが出来ないので、添え状と一緒に送るのがマナーとされています。しかし手渡しの際は相手の顔を見て渡せるので、必要がないと言えるでしょう。

成績が悪い場合は理由を用意する

成績が悪い場合はそれっぽい理由を用意しておくと万が一「なぜ成績が悪いのですか?」と聞かれた時に対処できます。

基本的に成績が悪いことが選考に響くことはありません。しかし、「なぜ成績が悪いのか」という理由を聞きたがる面接官がいることもまた事実です。

成績が悪かった理由については、嘘を並べるのはおすすめしません。ここで正直な理由を伝えた方が、嘘をつくよりも「この子は素直だな」という好印象を与えるので、なるべく嘘はつかないようにしましょう。

発行が間に合わない場合は早めに連絡する

もし発行が提出期限までに間に合わない場合は、間に合わないと分かった時点で企業に連絡しましょう。

提出ギリギリになって連絡したり、提出時に間に合いませんでした、と伝えるのは人として非常識ですし、自らの信用も失います。

なので、間に合わないと分かった時点で早めに連絡しましょう。もちろん提出期限までに提出することが一番良いので、なるべく提出期限までに成績証明書を準備しておきましょう。

まとめ

この記事では、成績証明書の発行の仕方から手渡しの時のマナーを紹介しました。成績証明書はただの書類ではなく、面接時の判断材料や信用に関わるモノです。

成績証明書の提出だけで気をつけることが何点かありました。この記事で紹介した注意点に気をつけ、自分の納得のいく就活ができるよう頑張ってください。

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