インターン辞退の連絡は電話でする?体調不良の場合は?例文付きで疑問に答えます!

インターンを辞退しなければならなくなった時、メールや電話などの連絡手段や、理由を伝えるタイミングなど様々な疑問が浮かんできますよね。今回はその不安解消のために、辞退方法と注意すべき点をご紹介します。

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インターン辞退で悩む人は多い

本選考の前に開催する企業が多いインターン。最近ではインターンに参加するためにも選考が行われることが多いです。

しかし、せっかくインターン選考を通過しても、様々な理由で辞退を検討する場合がありますよね。そんな時、どう断ればいいかなど頭を悩ませる人が多いようです。

せっかくインターン選考を通過したのに辞退しなければならないときは、心苦しく感じるもの。また辞退の方法はメールなのか電話なのかも後ほど説明していきます。

また、長期インターンとなると時間的拘束も大きいため、参加を躊躇する場合もあるようです。辞退することで後々どんな影響があるかも見ていきましょう。

結論|インターンは辞退してよい

結論から言うと、インターンは辞退して問題ありません。

学校行事や他の選考と被ったり、体調不良になったりすることもあると思います。

これは仕方のないことですし、企業側もある程度の人数のキャンセルは想定内ですので辞退できないということはありません。

ただし、辞退する際には以下の2つのポイントに注意しましょう。

目次

但し、辞退の連絡をいれる

当たり前のことですが、辞退するとなれば企業にその旨を伝えなければなりません。

  • 「本選考でもないし行かなくてもいいだろう」
  • 「この企業の本選考は受けないし連絡しなくていいだろう」

などという考えは危険ですのでやめましょう。参加できなくなった理由と、参加できないことへの謝罪をきちんと述べるのが就活生としてのマナーです。

連絡手段や辞退の例文などは後ほどご説明しますので、参考にしてみてください。

但し、然るべきやり方で行う

また、辞退の伝え方なども、注意が必要です。連絡手段としては電話やメールが一般的です。手紙は一見丁寧ですが、届くまでに時間を要しますし、きちんと届いたのかが不明です。確実に伝えるためにも手紙はなるべく避けましょう。

一方、より確実なのが直接辞退を伝えに行くことですが、こちらも現実的とは言えません。突然企業に訪問して時間を頂くことは失礼にあたりますし、アポイントメントをとるために結局メールか電話をしなければいけないので二度手間です。

辞退の連絡は常識の範囲内で電話かメールにするのが無難です。

インターンの辞退は本選考に影響するのか

インターン辞退が本選考に直接影響することは一般的にはありません。

ただ、あくまでもこれは、辞退の理由を失礼ない方法とタイミングで伝えた場合ですのでご注意ください。

インターンの参加が選考通過の条件の場合もあります。事前にきちんと確認しましょう。

インターンを辞退する連絡は早めに行う

インターン辞退をする際のポイントはできるだけ早めに連絡を入れることです。企業はあなたのために席をとってくれていますし、書類や映像など様々な準備もしています。

体調不良など突発的なことなら直前の連絡でも仕方ないですが、それ以外の場合は事前に伝えるようにしましょう。

このようにあなたが辞退したことによって別の就活生が参加できる、なんてことも珍しくありません。あなたもどこで助けられているかわからないので、他の就活生のためにも即連絡を心がけましょう。

インターン辞退の連絡はメールか、電話か

さて、インターン辞退の連絡をする際は、メールか電話どちらがよいのでしょうか。メールと電話どちらが間違っているということはありません。

ただ、どちらの方がより確実で丁寧なのかという差はあります。

電話の方が筋が通っている

メールか電話どちらでも可能な場合は、電話を選びましょう。電話の方がいい理由は「確実性」です。

メールは人事の手間をとらせないというメリットもある一方で、確実に届いたのかが不明というデメリットも抱えています。

送ったメールが迷惑メールに分類されてしまったり、アドレスを間違えてしまったりする可能性もゼロではありません。

辞退の旨を、あなたの言葉で誠意をもって確実に伝えるためにも、電話での連絡をおすすめします。

メールでした場合は、返信がきたかを確認する

といっても、電話がなかなか繋がらない場合などは、辞退の連絡をメールで行わなければなりません。その際注意しなければならないことは、きちんと企業から返事が来たかを確認すること。

返信が来るまでは伝わったことにはなりません。もししばらく待って返信がない場合は人事担当に確認の電話をしましょう。

メールでインターン辞退の連絡をする場合には、いくつかの注意点や気を付けるポイントがあります。以下の記事で紹介していますので是非参考にしてみてください。

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理由別|インターン辞退の連絡の例文・テンプレ

では、いよいよ辞退の連絡の仕方について見ていきましょう。

辞退する際には様々な理由があると思いますので、理由と連絡手段別に例文をご紹介します。

インターン前に体調不良で辞退する場合

まず、インターン当日以前に体調不良になり、参加そのものが難しいと判断した場合の連絡についてです。

電話

「お忙しいところ失礼致します。私、○○大学の○○と申します。恐れ入りますが、人事部の○○様にお繋ぎ頂けますでしょうか。」

→人事部担当者に繋がる

「お忙しいところ失礼致します。○○大学〇〇と申します。

今お時間頂戴してもよろしいでしょうか。」

→許可を頂く。

「〇月〇日のインターンシップに参加させて頂く予定でしたが、体調を崩し、辞退させて頂きたくご連絡致しました。せっかくの貴重な機会を頂戴したにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。」

最後は相手が電話を切ったのを確認後に切りましょう。

メール

件名「インターンシップ辞退のご連絡<○○大学○○>」

本文「株式会社○○人事部○○様

お世話になっております。○○大学の○○です。

〇月〇日のインターンシップに参加させて頂く予定でしたが、体調を崩してしまったため、欠席させて頂きたくご連絡差し上げました。

貴重な機会を頂いたにも関わらず、自己管理不足でこのような事態となり、大変申し訳ございません。

また、本来ならば直接お伝えするべきところをメールにてご連絡差し上げますこと、重ねてお詫び申し上げます。」

最後には自分の連絡先などを記載しましょう。

インターン中に体調不良で辞退する場合

数日間や長期にわたるインターンの場合、途中で体調を崩すこともあると思います。その場合は直前の連絡となると思いますので、そのことに対するお詫びも忘れないようにしましょう。

電話

人事担当者に電話を繋いでもらうまでの流れは同じですので省略します。

「お世話になっております。〇月〇日より開催されているインターンシップに参加させて頂いております、○○大学の○○です。実は、昨晩から発熱してしまい、現在も熱が下がっていません。そのため本日欠席させて頂きたくご連絡差し上げました。どうしても参加させて頂きたく、直前まで様子を見ていたため、ご連絡が遅くなり大変申し訳ありません。」

その後も続くインターンの場合は、今後の予定なども話し合っておきましょう。

メール

件名「インターンシップ欠席のご連絡<○○大学○○>」

本文「株式会社○○人事部○○様

お世話になっております。○○大学の○○です。

〇月〇日から行われているインターンシップに参加させて頂いておりますが、昨晩より体調を崩してしまったため、欠席させて頂きたくご連絡差し上げました。

本日どうしても参加させて頂きたく、直前まで様子をみていましたので、ご連絡が遅くなってしまったこと、お詫び申し上げます。」

風邪などで声が出ないなど、やむを得ない場合を除いて、当日連絡でメールを用いるのはなるべく避けましょう。

他のインターンと日程がかぶるため辞退する場合

基本的にこの場合は本当の辞退理由を伏せます。

わざわざ、「あなたの会社は第一志望じゃありません」と伝える必要はないですし、今後状況が変わって第一志望になる可能性もなくはないので、正直に伝えなくても結構です。

電話

人事担当者に名乗るまでの流れは同じです。

「〇月〇日のインターンシップに参加させて頂く予定でしたが、一身上の都合により、辞退させて頂きたくご連絡致しました。せっかくご案内頂いたにも関わらず、身勝手な都合でこのようなお返事となり、大変申し訳ございません。誠に勝手ながら、もし今後、再度機会が頂けましたら、ぜひ参加させて頂きたいと思っております。この度は貴社に多大なご迷惑をおかけし、本当に申し訳ありませんでした。」

今後機会が貰えたら参加したいと考えているなら、その旨を伝えておくのもいいでしょう。

メール

件名「インターンシップ辞退のご連絡<○○大学○○>」

本文「株式会社○○人事部○○様

お世話になっております。○○大学の○○です。

〇月〇日のインターンシップに参加させて頂く予定でしたが、一身上の都合により辞退させて頂きたくご連絡差し上げました。

せっかく貴重な機会を頂いていたにも関わらず、身勝手な都合で貴社にご迷惑をおかけしますこと、大変申し訳なく思います。誠に勝手ながら、もし今後機会がありましたら、ぜひ参加させて頂きたいと思っております。この度は本当に申し訳ございませんでした。」

インターン辞退の連絡をする際のポイント

インターンを辞退するということは少なからず企業に迷惑をかけてしまうということを忘れないようにしましょう。

また、インターン参加が選考通過の必須条件となっている場合もありますので、事前にきちんと確認しておいた方が確実です。

その上で辞退する場合は以下のポイントに気を付け、失礼のないようにしましょう。

ポイント①|できるだけ早く連絡する

企業はあなたのために席や資料を用意してくれています。また、あなたが辞退をすることで他の就活生が参加できることもあります。

そのため、辞退することが決まった時点ですぐに連絡するのが就活生としてのマナーです。

さらに、早く連絡すれば他のインターンの日を案内してくれる可能性もあります。

もしあなたが参加したかったのにやむを得ず辞退することになったのなら、早めに連絡して、他に空きがないか確認してみてもいいかもしれません。

ポイント②|確実に伝わったかを確認する

辞退する際にはメールと電話、どちらで連絡しても間違いではありません。

重要なのは、確実に伝わったかどうかです。

電話の場合は直接話せるので、問題ないと思いますが、メールの場合は送ったら終わりでなく、返信が来ない場合には必ずもう一度メールか電話にて連絡しましょう。

直前の場合は確実性の低いメールは避け、電話で連絡するのが望ましいです。

まとめ

今回は、インターンを辞退する際の連絡手段や例文をご紹介しました。辞退しても後の選考に影響はないと書きましたが、連絡手段や伝え方を一歩間違えると不利になることもあります。「早め」に、そして「確実」に企業に連絡することを意識して、誠実な対応を心がけましょう。

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