【新卒】添え状の書き方とは!?成績証明書、卒業証明書の郵送方法を解説!

成績証明書に添え状を添付することは、必要なビジネスマナーになりますが添え状の書き方が分からない人も中にはいるのではないでしょうか。今回は添え状のテンプレートや記載の仕方まで詳しく解説しています。また成績証明書を送付する封筒の種類や成績証明書に関する疑問にも言及しています。ぜひ参考にしてみてください。

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成績証明書は添え状をつけて郵送する

成績証明書などを企業に送付する際には、必ず添え状を同封するのがビジネスマナーです。

企業の採用担当者は就活生から膨大な書類を受け取っていますので、添え状を見ることで誰から、どこから、どのような書類が送られてきたのか、一目瞭然で認識することができます。

採用担当者への最低限の配慮ともいえるでしょう。

添え状を手書きする必要はない

添え状を手書きで書くのか。PCを使用して書くのか。迷っている就活生もいるのではないでしょうか?

添え状は必ずしも手書きする必要はなく、PCで作成することが基本です。

逆に、手書きをすることで字の綺麗さなどが判明していまいますから、PCで作成することをおすすめします。

現在の就職活動は履歴書もPCで作成する人も数多くいることが分かります。

添え状などをPCで作成したら手抜きとは採用側に捉えられることはないので、PCでの作成で十分です。

添え状の書き方とテンプレート

実際に添え状を書くにあたり、注意すべきポイントをご紹介していきます。

添え状に不備があるからといって、不採用になることは基本的にはありませんが、きちんとルールに沿って記載できていることで、最低限のマナーがある人と認識してもらえます。

目次

日付

日付の記載ルールを紹介します。

日付を記載する位置は書面の一番上の右側になります。西暦と和暦はどちらでも大丈夫です。

日付に関しては、書類の作成日ではなく、実際にポストに投函する日付を記載します。

宛名

宛名の記載ルールを紹介します。

宛名の記載する位置は、日付より下の左側に記載するのがルールです。

1行目に会社の正式名称、2行目に担当部署(課)や担当者の名前を書きます。

担当者が判明してる場合、個人名を記載しても良いのですが、名前の記載間違い等を防ぐために次の記載をおすすめします。

【例】「人事部 採用グループ 御中」もしくは、「人事部 採用グループ 採用担当者様」

部署等であれば「御中」、採用担当者であれば「様」を使用します。

差出人

差出人の記載ルールを紹介します。

差出人の記載する位置は2種類あります。日付の下に記載する方法、書面の一番下の右端に記載する方法です。

上の画像のテンプレートでは日付の下に記載しています。こちらがポピュラーな位置になりますので、参考にしてください。

大学名、学部、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを順に記載すると良いでしょう。

メールアドレスを記載しない例もありますが、現在ではメールでやり取りすることも頻繁にある為、記載しておくことをおすすめします。

表題・件名

表題・件名についての記載ルールです。

表題や件名を記載する位置は書面の中央になります。表題や件名に決まった内容は特にないので、担当者が見て、分かりやすい表題・件名を記載することがポイントです。

本文

本部についての記載ルールを紹介します。

本文は「頭語」+「時候の挨拶」+「用件」+「結語」の4つで構成されています。

頭語と結後語は2つでセットになっています。例を紹介します。

1番ポピュラーな拝啓+敬具を使用すれば問題はありません。

時下は時候の挨拶でも1年中使用することができる便利な言葉です。

基本的には「時下」を使用すれば問題はないです。更に丁寧に記載したい場合は下記を参考にしてください。

「用件」に関しては、書類を送付する旨を記載すれば問題ありません。

書類送付の旨以外にも、企業に対する志望熱意や伝えたいメッセージがあれば、記載するのもおすすめです。

記書き

記書きとは、本文の中で「以下の書類を送付いたします」と示した事項に対して、内容を詳細に別途記載するルールを指します。

記書きにもルールがありますので、解説していきます。

記書きを示す文字として「記」の文字を書面の中央に記載します。記の下に送付書類の内容を箇条書きすることで、採用担当者が書類の内容を確認しやすくなります。

記書きで一番忘れがちなのが、最後に以上と追記することです。記載する位置は書面の右下になり、敬具の記載位置と揃っていると綺麗に書類を作成することができます。

成績証明書・卒業証明書の郵送方法

成績証明書や卒業証明書を郵送する際にも、ビジネスマナーとして守っておきたいルールが存在します。

下記で詳しく説明していきます。

クリアファイル・封筒を用意する

成績証明書など企業に書類を送付する場合には、添え状と共に透明のクリアファイルを使用するのが常識です。

雨などや郵送の間に書類が折れ曲がったり、濡れて破れたりするのを防ぐ目的があります。

折れ曲がった書類などが企業に到着してしまうと、だらしない印象を与えることにもつながってしまうからです。

封筒の色は白と茶色が存在しますが、茶色は業務用に使用する目的ですので、白い封筒を選択してください。

封筒の大きさは書類の大きさがA4であれば、角形2号、角20号、A4号のいずれかを、B5サイズであれば、角形3号もしくは4号を使用すると良いでしょう。

封筒に記入する

封筒の記入方法にもルールがありますので、紹介いたします。

住所は都道府県から記載します。省略は不可です。また社名に関しても(株)と省略する記載はルール違反になります。

封筒の表面左下には「応募書類在中」「○○書類在中」と記入するのが基本です。また、封筒の裏面には忘れずに自分の氏名、住所を記載するようにしましょう。

作成した添え状と証明書を封入する

作成した添え状と証明書をクリアファイルに重ねて封入します。書類が複数ある場合は、添え状が一番上にくるように書類をならべてください。

封筒に入れる際に、書類が折れ曲がったり、シワが付かないように丁寧に封入することが大切です。

余裕を持って郵送する

期限が決められている場合には、確実に期限内に必着することを心掛けてください。

期限に間に合うか、微妙な際には速達や宅配便を利用することが重要です。

確実に担当者のもとに届くために書留を利用するひともいますが、採用担当者の手を煩わせるのでおすすめの方法とはいえません。控えることが無難です。

成績証明書の郵送に関する2つの疑問

成績証明書を郵送する際に感じることが多い2つの疑問について解説しています。

多くの学生が疑問に感じるポイントですので、しっかりと把握しておくことが重要です。

遅れる場合は担当者に連絡する

書類の提出期限内に間に合わない場合は、必ず担当者に連絡することが常識といえます。

1日、2日なら大丈夫と自身で判断する学生もいますが、「ほうれんそう」ができない学生とみなされ悪い印象を与えてしまうことにも繋がります。

とはいえ、採用担当者に連絡すれば、期限内に間に合わなくても良いということではないので、期限内に提出することは当たり前と考えることが重要です。

成績が悪い場合は理由を考える

成績証明書の評価が悪い場合には、ネガティブな内容をポジティブな内容に変換するやり方がおすすめです。

例えば成績証明書に可の評価が多い場合などがこれに当たります。

その際には「アルバイト先でリーダーを任されていた為、授業は最低限の出席に留まってしまったが、社会経験は他の人より積むことができた。」

上記のようにネガティブな内容をポジティブな内容に転換して採用担当者に伝えることが重要です。

対策をしっかりとすれば、合否に直接影響する度合いは低いので、そこまで気にする必要はありません。

まとめ

今回は成績証明書に添付する送付状の書き方のルールを中心に解説してきました。ルールを確認しながら作成していけば、そこまで難しく考える必要はありません。

添え状のルールなどは、最低限身につけておきたいビジネスマナーです。

ぜひ、記事を参考にしっかりとした印象が採用担当者に伝わるように作成してみてください。

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