【就活】提出する成績証明書はコピーでもいいのか!?理由と併せて解説!

成績証明書はコピーでもいいと思っていませんか。今回は就活に必要な「成績証明書」について解説します。成績証明書の金銭的負担や、提出のタイミングとその意図、成績証明書のコピーを提出するべきでない3つの理由や、成績証明書を提出する際の注意点などについてご紹介します。

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成績証明書の提出を求める企業もある

就活のときに、企業によっては大学の成績証明書の提出を求めることがあります。成績証明書とは、名前の通りその人の成績を証明する書類のことです。

成績証明書は卒業証明書とは違い、成績だけを証明します。卒業証明書は卒業をしたことを証明するものなので、混同しないようにしましょう。

成績証明書を毎回発行するのは金銭的負担

成績証明書は発行するために手数料がかかります。選考を受ける企業の中で、成績証明書の提出を求める企業が複数あれば、その数だけ成績証明書の発行をしなければならず金銭的負担が発生します。

発行費用は大学によって異なりますが、例えば慶應大学では1通200円~数百円かかるそうです。

このツイートは成績証明書の発行で思ったよりも大きな費用が発生した人のものです。1通あたりの金額が安くても、複数枚発行すると案外大きな出費となります。

成績証明書を提出するタイミング

成績証明書を提出するタイミングはいつと決まっているわけではありません。企業から提出を求められたときに提出をします。

以下では成績証明書の提出が求められる、主な3つのタイミングをあげています。それぞれのタイミングに渡し方や提出を求める意図があるので確認しておきましょう。

目次

書類選考時

書類選考時に成績証明書の提出を求められる場合の多くは、履歴書に同封して郵送します。企業によっては別郵送を希望されたり、1次面接のときに持参するよう指示されることもあるようです。

書類選考時のタイミングで成績証明書の提出を求める意図は、成績証明書の内容を選考の材料にしたいというものです。1次面接時に持参するよう指示する場合も、成績証明書の内容をもとに面接を行いたいという意図があります。

成績証明書は選考の材料とするために提出させるものですが、郵送や手渡しのマナーをアピールする良い機会でもあります。迅速で丁寧な対応を心がけましょう。

2次~最終面接時

2次面接や最終面接時に成績証明書の提出を求められた場合の多くは、持参した上での手渡しとなります。面接に訪れた際に、受付に提出するか面接官に直接手渡しをすることがほとんどです。

2次~最終面接時のタイミングで成績証明書の提出を求める意図は、選考が終盤に入ったため成績証明書で応募者をふるいにかけたいというものです。

これは内定に近づいていると考えることもできますが、成績証明書の内容によっては選考からもれる可能性が高くなるタイミングと言うこともできます。

内定後

成績証明書の提出を求められるタイミングとして、もっとも多いのが内定後です。内定後の内定承諾書と一緒に成績証明書を提出するよう指示されます。

内定後のタイミングで成績証明書の提出を求める意図は、卒業の見込みがあるかということを見たいというものです。

新卒の採用条件には内定が決まることと、卒業ができることの2つがあります。企業は内定者が本当に大学を卒業できるのかということを確かめるために成績証明書の提出を求めているのです。

成績証明書のコピーを提出すべきではない3つの理由

成績証明書はコピーでも良いと考えている人もいるようですが、コピーを提出すべきではありません。成績証明書は正式な書類ですので、安易にコピーを提出せず原本を提出するようにしましょう。

以下では成績証明書のコピーを提出すべきではない3つの理由について解説します。

コピーを利用した改ざんは簡単

まず1つ目は「コピーを利用した改ざんは簡単にできるから」というものです。原本を修正してコピーをすれば、修正した形跡を簡単に消すことができます。

当然、成績証明書は改ざんしてはいけません。自分では改ざんの意図などなく、ただ費用の節約などが理由でコピーをしたとしても、企業側には改ざんを疑われることになります。

誠実さに欠ける印象を与える

2つ目は「誠実さに欠ける印象を与えるため」というものです。ほとんどの学生は成績証明書のコピーを提出することがありません。そのため面接のときに、ひとりだけコピーの成績証明書を提出していると、どうしても印象が悪くなります。

さらには、就活という人生の大事な場面でコピーを使うような人物だと、信頼に足りないと考える面接官もいるでしょう。

「面接でやることは仕事でもやる」という理論

3つ目は「面接でやることは仕事でもやると思われるため」というものです。人生の岐路を決める大事な場面でコピーを使うような人であれば、仕事の大事な場面でも同じようなことをするだろう、と思われてしまいます。

これはいわゆるTPOに合った対応ができないと判断されるということです。入社後、大事な顧客や上司に対しても、同じように何か代用品で対応してしまうだろう、と思われるでしょう。

成績証明書を提出する際の注意点

成績証明書を提出する際に、注意しなければならないことがあります。手渡しでも郵送でも注意しなくてはならないこともあるので、事前に確認をしておきましょう。

折ってはいけない

まず、成績証明書は折ってはいけません。発行されたそのままの大きさで提出をします。成績証明書はクリアファイルに入れた上で、ひとまわり大きな封筒に入れて提出をしましょう。手渡しで急いでいる場合は、クリアファイルに挟むのみでも構いません。

受付などへ手渡しの場合は、クリアファイルに挟んだ成績証明書を入れたあと、封筒の口は接着せずにそのまま提出します。面接官に手渡しをする場合は封筒から出して、クリアファイルごと渡しましょう。

郵送の場合もクリアファイルに挟んだ状態で宛名を書いた封筒に入れ、口は接着をして投函します。

成績が悪い場合は理由を用意する

成績証明書に書かれている成績が悪い場合は、理由を用意しておきましょう。成績証明書を提出した場合、成績について質問をされる可能性は高いと言えます。そのときにきちんと答えられるようにしておくことが大切です。

たとえば「研究に夢中になってしまい学業が疎かになった」「サークル活動に専念したことで成績は下がってしまったが貴重な経験ができた」などです。

成績が悪くても、その理由をきちんと答えることができれば悪い印象だけで終わることはありません。

間に合わない場合は事前に連絡する

成績証明書の発行を依頼するのが遅れてしまった、などの理由で企業が求める日時までに成績証明書の提出ができない場合は、その旨を必ず連絡しておきましょう。

提出を求められた場になって「実は間に合わず」などと言うと、約束にルーズな人という印象を与えてしまいます。

事前に連絡をし、そのときに「○月○日には準備ができます」と正確な日時まで伝えられるようにしておきましょう。

まとめ

成績証明書は就活のときにしか扱わないという人も多いため、いざとなるとどうすれば良いのかわからないものです。

不明な点は事前に学生部に問い合わせるなどして、ぎりぎりのタイミングで慌てなくても良いように準備しておきましょう。

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