【例文付き】説明会をキャンセルする際の適切な方法とポイントを解説します!

会社説明会をキャンセルすることはできます。誠意をもって事前連絡をしていたのであれば、選考に響くことはありません。キャンセルする際は、良い印象を持ってもらえるよう、ポイントを押さえて連絡する必要があります。メールや電話で連絡を入れる際の、社会人としてのマナーやコツを紹介します。

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説明会はキャンセルできる

予約していた説明会にやむを得ず参加できなくなってしまうこともあるのではないでしょうか。

ここでは、万が一説明会をキャンセルする際に、キャンセルする際に相手を不快にさせないための注意点をご紹介します。

目次

注意点①無断キャンセルやギリギリの連絡はNG

よほどの理由がない限り、無断欠席や直前のキャンセルは避けましょう。

マナーを守れない人という印象を相手に与え、今後その企業で選考を進めてもらうことが厳しくなると予想されます。

企業の担当者は、何人もの説明会参加希望者を受け入れるべく準備を進めています。席の確保、資料や飲み物なども用意しているかもしれません。

急なキャンセルは、企業側からすると非常に迷惑な行為です。参加できないことが分かった時点で早めに連絡を入れるようにしましょう。

注意点②しかるべき方法でキャンセルする

キャンセル時には連絡が必要です。しかし、むやみに連絡を入れればよいというわけではありません。

相手に不快感を与ず、誠実な印象を持ってもらえるよう、時と場合を考慮した適切な方法で連絡することが大切です。

重要なことは、誠意が伝わるかどうかです。例えば、人づてに欠席する旨を伝えてもらったり、マナーのなっていないメールを送ってしまったりしていては、誠意も熱意も伝わりません。

説明会をキャンセルする際は、社会人としてふさわしい対応ができるよう、次で説明するポイントを押さえ、連絡を入れるようにしましょう。

説明会のキャンセル方法

キャンセルの連絡は電話ですることが礼儀正しいと思っている人もいいうのではないでしょうか。しかし、企業の担当者からすると、そうとも限らないのが事実です。

時と場合に応じて正しい方法でキャンセル連絡をすることが大切です。

①就活エージェントの予約ページからキャンセルする

最近では、就活エージェントを利用して就職活動を行う学生も多くいます。就活エージェントのサービスから説明会を予約した場合は、その予約ページからキャンセルしましょう。

企業も同じサービスを利用して参加者の管理をしていることが多く、就活支援の媒体を利用してやり取りを行います。

そのためメールや電話で連絡をもらうよりも手間が少なく、簡単に管理できます。

前もって参加できないことが確定した場合は、まず予約したページからキャンセルができないかを確認しましょう。

②前日までの場合はメールでキャンセルする

エージェントの予約ページからキャンセルできなかったり、ほかの方法で予約していた場合は、前日までであればメールで連絡をするのが無難です。

就職活動の時期の人事担当者は非常に忙しく、説明会にも大勢の参加者がいます。

電話の場合、社員同士で情報共有しにくく、履歴も残らないため、対応が漏れてしまう可能性があります。

当日に連絡しなければならないような緊急の場合を除いて、キャンセルの連絡はメールで伝えるようにしましょう。

③当日や緊急時の場合は電話でキャンセルする

体調不良や急な用事で、前日の営業時間終了までにメールで連絡できなかった場合は、必ず電話で連絡をするようにしましょう。

当日は説明会の準備で、担当者もバタバタしている場合が多いです。そんな中メールでキャンセルの連絡をしてしまうと、気づいてもらえず、無断欠席扱いされかねません。

なるべく相手に手間をかけないようにするためにも、参加できないと分かった時点で早めに電話することが大切です。

メールで説明会をキャンセルする際のポイント

メールで連絡を入れる際に注意する点は以下の通りです。

件名|説明会キャンセルの連絡であることが分かる

重要な連絡ですので、何についてのメールなのかが一目で分かるような件名をつけることが大切です。

説明会を複数開催している会社もあるので、いつ開催される説明会なのかも分かるようにしておくと丁寧です。

【】などを使用して目立つように作成するのがおすすめです。くれぐれも無題で送ってしまわないように、送る前には必ず確認しましょう。

冒頭|挨拶を忘れずに

くれぐれもいきなり本文からはじまってしまわないようにしましょう。まずは、誰宛のメールなのか記載します。担当者の名前が分からなければ、”採用担当者様”などでもOKです。

お世話になっております。など、一言挨拶し何者であるかを記載します。名字だけでは他の参加者と被っていることもあるので、最低限、大学名+フルネームは伝えましょう。

理由|理由なしはNG

誠実な対応として、理由を伝えることは必須です。言いにくい理由の場合は”諸事情により”でもOKですが、基本的には正直に伝えても大丈夫です。

ただし、今後も選考を希望する場合は注意が必要です。説明会以外に優先したい用事があると志望度が低いと思われる可能性もあります。

他の選考と被ったなどの理由は伝えない方が無難です。

締め|誠意と熱意を伝える

迷惑をかけて申し訳ない気持ちを伝えましょう。

例文にあるように、「お手数をおかけして」「お忙しいところ」といった言い回しは社会人になっても使う機会が多いので覚えておいてもいいかもしれません。

また、他の日程で再予約できないか交渉することで、選考への意欲を示すこともできます。

署名|常に使うものを1つ作っておくと便利

メールの最後に署名を記載するのがビジネスメールのマナーです。受け取り手が、誰からのメールなのか確実に把握するためにも、大学名、学部、名前、連絡先は必ず入れるようにしましょう。

メールアプリの設定で、メール作成時に自動的に署名が本文に入るようにもできるので、設定しておくと便利です。

メールで説明会をキャンセルする際の例文

ビジネスマナーを意識したメールを作成するのは慣れないうちは難しいかもしれませんが、テンプレートに沿って作れば誰でも簡単に作れます。

キャンセル連絡をメールでする場合の例文としては以下の通りです。

例文①

【〇月〇日開催説明会】キャンセルのお願い

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。

先日、〇月〇日開催の会社説明会の予約させていただきましたが、学校の試験と日程が被ってしまった為、予約をキャンセルをして頂きたくご連絡いたしました。

可能であれば、別日程で開催の説明会に参加させていただけませんでしょうか。

お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科(名前)(携帯電話番号)(メールアドレス)

例文②

【〇〇セミナー】キャンセルのお詫び

〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。

表題の件について、〇〇セミナーへの参加を予定していましたが、第一志望の企業より内定をいただいたため、予約をキャンセルをして頂きたくご連絡させて頂きました。

お忙しいとところご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。宜しくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科(名前)(携帯電話番号)(メールアドレス)

電話で説明会をキャンセルする際のポイント

当日キャンセルになってしまう場合は、必ず電話で連絡しましょう。その際には、以下のような注意が必要です。

①電話をかける時間帯に気を付ける

なるべく定時開始直後にかけるのが無難です。理由にもよりますが、説明会の開始時間直前などは担当者が忙しく電話に出られない可能性も高く、無断欠席とみなされてしまうかもしれません。

営業時間外、多くの会社が休憩時間である12:00~13:00の連絡は急用でない限り避けましょう。

もし、担当者に繋がらなかった場合は、電話があったことだけ取次ぎをしてもらい、時間を空けてまた掛けなおしましょう。

また、「お電話しましたが」「ご不在のようでしたので」と一言添えてメールも入れておくと丁寧です。

②理由はなるべく正直に伝える

メール同様、理由は必ず伝えた方が印象が良いです。

言いにくい理由の場合は「急用」などと伝えることもできますが、濁されると不快に感じる人も少なくありません。正直に、誠意をもって伝えましょう。

適当な嘘をついてバレてしまうようなことは避けた方が良いです。公共交通機関のトラブルなどは、調べればすぐわかることなので、嘘で言ってしまわないよう注意しましょう。

後日直接会う機会があった際に、「体調は大丈夫?」など話に挙がることも想定すると、下手に嘘をつかない方が無難です。

③フォローを入れるのを忘れない

本当は参加したいがやむおえないといった気持ちを伝えることも大切です。

「もし別日に空きがあればそちらに変更できませんか」など再予約が可能かどうかを確認することで、誠意と熱意を伝えましょう。

採用担当者も人間です。選考には響かないとはいえ、急なキャンセルは不快に思ってしまうこともあるかもしれません。フォローの言葉があるだけで印象は全く違うものになります。

電話で説明会をキャンセルする際の例文

キャンセルの連絡を電話でする場合、緊張してしまう人は、あらかじめ何を話すか整理しておきましょう。

また、先方から他の日程を提案される場合もあるので、スケジュールの確認と、メモの用意をしておくと、電話中に慌てずに済みます。

例文①

お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。本日の説明会の件でご連絡させていただきました。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

突然のお電話失礼いたします。〇〇大学の〇〇です。本日の説明会ですが、体調を崩してしまったため、本日の説明会を欠席させていただきたく、ご連絡させていただきました。

別日程で参加させていただきたいのですが、参加可能な日はございますでしょうか。

急な欠席でご迷惑をかけてしまい申し訳ございません。よろしくお願いします。

例文②

お世話になっております。本日の説明会に予約させていただいております、〇〇大学の〇〇です。

当日で大変申し訳ないのですが、急用のため、 本日の会社説明会参加することが難しくなりました。ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、説明会を欠席させていただけないでしょうか。

次回また開催されることがあれば必ず参加させていただきます。

お忙しい中申し訳ございません。失礼いたします。

説明会をキャンセルする際その他の疑問

いざキャンセルしたはいいものの、その後も対応に迷うことがある場合は、以下をチェックしてみてください。

キャンセルメールの返信はしなくてもよい

キャンセルのメールに返信があった場合、さらに返信する必要はありません。

先方から、質問や提案があった場合は別ですが、そうでないばあいは返信しなくても大丈夫です。

相手のメールボックスのスペースを取って手間をかけてしまうだけですので必要のないメールは控えましょう。

説明会のキャンセルは選考に響く場合もある

無断キャンセルの場合はその学生をチェックしていることもありますが、誠意をもって事前連絡をしていたのであれば、選考に響くことはありません。

やむおえない理由であれば、丁寧なメールや電話対応で良い印象を持ってもらえる可能性もあります。

もし、やむおえず参加できない場合は、堂々と誠実に対応しましょう。

まとめ

結論として説明会をキャンセルすることは可能です。前日以前であればメールで、当日連絡となってしまう場合は電話でお詫びを入れることがマナーです。その際は、キャンセルしたことで選考が不利になるようなことがないよう、”行きたいけれどやむおえない”といった誠意と熱意が伝えるようにしましょう。

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