【例文付き】インターンシップのお礼状は出すべき!書き方のポイントや注意点を紹介します。

インターンシップに参加した後、お礼状に悩まされる人は多いのではないでしょうか。インターンシップのお礼状は必要か、何を書くのか、どんな書き方をするのか、マナーはあるのかなど考え始めると書く気が失せます。今回はインターンのお礼状について解説します。疑問を解決して、相手の気持ちに届くお礼状を書きましょう。

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結論|インターンのお礼状は出すべき

まず結論として「インターンのお礼状は出すべき」です。

以下では、お礼状を出すべき2つの理由について解説します。

目次

理由①|企業に感謝の気持ちを表明できる

お礼状を出せば、企業へインターンに参加させてもらった感謝の気持ちを伝えられます。

「感謝の気持ちを伝える」と言うと、中には「伝えなくても良いのでは」と考える人もいるかもしれません。しかし自分が企業側の人間だったとしたらどうでしょうか。

自分が仕事の一環として行ったインターンシップであっても「お礼を言ってもらえた場合」と「言ってもらえなかった場合」では、満足度が違うはずです。

たとえその企業へ就職しなかったとしても、自分が関わった人にお礼の気持ちを伝える、相手の満足を考える、ということができる人間になって損はありません。

理由②|企業によってはお礼状の有無が選考に関わる場合もある

お礼状が選考にかかわる場合もあります。

これは①でお伝えした「自分がかかわった人にお礼の気持ちを伝える、相手の満足を考える、ということができる人間か」という点を見られているということです。

「取引先やお客様を思いやる気持ち」「相手の満足を考える思考」を求めない職業はありません。しかし、これらの要素を入社後の社員に植え付けるには手間も時間もかかります。

そこで企業が考えるのは「もともと思いやりを持った人、相手の満足を考える人」を採るという方法です。そう考えると、インターンのお礼状の有無が選考にかかわるのも頷けます。

インターンシップでお礼状を出すメリット

インターンシップのお礼状を出す理由については先に解説しました。次は「インターンシップのお礼状を出すメリット4つ」について解説します。

メリット①|1dayのインターンでもお礼状を出すことで印象が良くなる

まずは「印象が良くなる」ということです。長期インターンはもちろん、1dayインターンでもお礼状を出すことで印象が良くなります。

むしろ、1dayインターンでもお礼状を出す方がメリットは大きくなるのです。

長期インターンでお礼状が来るのは先方も予測しています。これは当然裏切れません。しかし、1dayインターンだとお礼状が来る確率は低いと考えている企業は多いようです。

つまり「1dayインターンなのにお礼状が来た」は、お礼状が来たことだけでなく「1dayなのに」と、評価が一つ上乗せされるということです。もちろん、その学生への印象は良くなります。

メリット②|自分をアピールできる

次に「自分をアピールできる」ということです。長期でも1dayでも、お礼状を出すことで自分をアピールできます。

「インターンで思うようなアピールができなかった」「1dayインターンで周りに埋もれてしまった」という場合でも、お礼状でアピールを挽回できる場合があります。

丁寧なお礼状を書けば「こんな素敵な人がいたのか」と注目してもらえるきっかけになります。もしかしたらインターンで活躍していた人がお礼状を書いておらず、差をつけられるかもしれません。

就活は先方に注目してもらうことが重要です。「この人のことをもっと知りたい」と思ってもらえるような、心のこもったお礼状は、自分のアピールにきっとつながります。

メリット③|人事とコミュニケーションをとる契機になる

少し違った角度から考えると、お礼状を出すことで「人事とコミュニケーションをとる契機になる」とも言えます。

インターンでは現場の社員とかかわることがほとんどです。直接選考にかかわる人事の人と多くのコミュニケーションをとるのは難しいでしょう。

しかし、インターンのお礼状は人事に宛てて書きます。そのため学生がもっともかかわっておきたい人事担当者とコミュニケーションを取れるのです。

人事と直接コミュニケーションを取れれば、雰囲気をつかみやすくなりますし、選考での緊張もやわらぎます。

また、人事とコミュニケーションをとると、他の学生では得られないメリットを得られる可能性もあるのです。④で詳しく解説します。

メリット④|企業によっては選考情報を教えてくれる場合がある

人事と直接コミュニケーションをとると、企業によっては「選考情報を教えてくれる場合」があります。

もちろん、選考についての詳細な情報ではありませんが、知っておいて損はない情報なら教えてもらえるかもしれません。

就活は情報が多いほど有利になります。反対に、どんなに優秀な学生でも情報が足りていなければ採用に届かない場合もあるのです。

お礼状は情報収集のために出すものではありませんが、こういうおまけがついて来ることもある、と考えておいても良いでしょう。

インターンシップのお礼状に書くべき内容

いざ「お礼状を書く」となったとき、何を書けば良いのかわからないという人は本当に多いようです。確かに日常生活で頻繁にお礼状を書くという機会はあまりないでしょう。

以下では、インターンシップのお礼状に書くべき内容をご紹介します。以下の2点を含めて、お礼状を書くように意識してみてください。

感謝の気持ちをしっかり伝える

まず最も大切なことは「感謝の気持ちをしっかりと伝えること」です。お礼状は名前の通り「お礼」を伝えるための手紙だからです。

お礼状を書いて自分をアピールしたい、良い印象を持ってもらいたい、など+αのメリットを狙っていたとしても、すべては感謝の気持ちを伝えずして得ることはできません。

単なる「ありがとうございました」「感謝申し上げます」などの言葉だけでなく、具体的にどんなことにお礼を言っているのかを書き添えると、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

インターンシップを通して学んだことや今後にどう活かしたいかを述べる

次に「インターンシップを通して学んだことや、インターン経験を今後どのように活かしたいかを述べること」です。

インターンに限ったことではありませんが、お礼状を読んだ相手が「この人のために頑張って良かった」と思えることを伝えましょう。

インターンシップをきっかけに○○に興味を持つようになった、インターンに参加したことで○○を学んだ、など自分が感じて得たものを具体的な言葉にするよう意識することが大切です。

インターンシップのお礼状を出すときの注意点

最後に、インターンシップのお礼状を出すときの注意点について解説します。

注意点①|インターンシップが終わってすぐに送る

まず「インターンのお礼状はインターンシップが終わってすぐに送る」ということです。お礼状はインターンに限らず、すぐに出すこと自体がマナーとされています。

「1ヶ月以内に出せばいい」と考える人もなかにはいますが、ビジネスの世界では1か月は非常に長い期間です。「あんな前のことを言われても思い出せない」と採用担当者は感じるかもしれません。

また、インターンから時間が浅い方が先方に思いだしてもらえやすくもなるでしょう。インターンが終わった日の夜にお礼状を書いて翌日送付(送信)、というタイミングが最もおすすめです。

注意点②|必ず下書きをして確認する

次に「必ず下書きをして確認する」ということです。インターンのお礼状は、いきなり清書ではなく下書きをして良く練ってから送るようにしましょう。

本文の内容を確認するのはもちろんですが、同時に誤字脱字や敬語の間違いがないかという点にも注意してください。

家族や友人・先輩に目を通してもらう、など他者の目を使って確認すると尚良いかもしれません。

誤字脱字・敬語の間違えがないかという確認もここでするという説明を加えてください。

注意点③|コピペはNG

インターンのお礼状に限らず、コピペは絶対にNGです。

複数のインターンに参加する人は、その分複数のお礼状を書くことになります。何社分ものお礼状を書くのは大変かもしれません。しかしコピペはNGです。

相手は何百通というお礼状を見てきています。コピペが発覚しない、ということはまず考えられません。必ずバレると言って良いでしょう。

自分だったらコピペのお礼状とそうでないお礼状の、どちらに好感を持つでしょうか。お礼状を送る意味をきちんと考えて、オリジナルのお礼状を書くようにしてください。

注意点④|コピーやデータを残しておく

企業へ提出したインターンのお礼状は、コピーやデータで残しておきましょう。これには2つの目的があります。

1つ目は「どの企業にどんなお礼状を送ったかを残しておき、その後の選考に役立てる」という目的です。お礼状の内容を元にした志望動機などを作成しやすくなります。

2つ目は「他社選考の参考にする」という目的です。過去のお礼状を読み返すことで自分に足りないものや、自分が興味を持ったものを確認できます。

お礼状に限らず、就活で作成したものはどれも大切な資料です。コピーやデータで残すことを習慣にしておきましょう。

注意点⑤|なるべく自分で終わらせる

インターンのお礼状は、なるべく自分で終わらせるようにしましょう。

これはメールでのお礼状に多いのですが、こちらが送ったお礼状に先方が返信をくれて、その返信メールにさらに返信するべきか、という疑問が生じることがあります。

結論から言えば、相手からの返信メールには短文で良いので返信した方が良いと言われています。

しかし、返信メールへのさらなる返信が長文になると、先方も気を使ってまた返信して来ます。

「お忙しい中ご返信をいただきありがとうございました。大変励みとなりました。またお会いいただけるよう精進して参ります。ありがとうございました。」など短文で終わると良いかもしれません。

注意点⑥|レポートなどの提出物がある場合は同封する

お礼状を送る時期に、レポートなどの提出物がある場合は同封するようにしましょう。これは相手の手間を考慮した行動です。

宛先が同じで、提出物もお礼状も同時期に準備できたのであれば、一緒に送った方が相手の手間は少なくなります。

レポートなどに同封するする場合は、お礼状をきちんと封筒に入れて、封筒の表に「インターンシップのお礼状 ○○大学 ○○××」と記載しておきましょう。

インターンシップのお礼状は手紙の方が丁寧

インターンシップのお礼状は手紙の方が丁寧な印象を受けます。

このご時世にもなって手紙かと思う方もいると思いますが、多くの人がメールで済ませるからこそ、相対的に良い印象を与えることができるのです。

しかし、手紙の場合は構成などメールに比べて少々面倒ですし、時間がない方もいるでしょう。 以下の見出しでは手紙、メール両方のインターンシップのお礼状の書き方を記載しておりますのでぜひご参考ください。

【例文】インターンシップのお礼状の書き方|手紙の場合

以下では、お礼状を手紙で書く場合の書き方について解説します。手紙には必要な形式があります。手紙の書き方は入社後も必要な知識ですので、この機会に修得しておきましょう。

お礼状の構成

お礼状は頭語から始まり、時候の挨拶、本文、結び、結語、日付と署名、相手の名前と役職、という順で書き進めていきます。

頭語|拝啓

お礼状の頭語(とうご)は、「拝啓(はいけい)」または「謹啓(きんけい)」を使います。

「謹啓」は「拝啓」よりも格式の高い頭語ですが、一般的なインターンのお礼状であれば「拝啓」で良いでしょう。

尚、「前略(ぜんりゃく)」は、お礼状には相応しくありませんので使わないようにしてください。

時候の挨拶|季節にかかわらず使えるものでも良い

お礼状の時候の挨拶は「時下 貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお喜び申し上げます」などが一般的です。

本来の時候の挨拶とは「新緑の候 皆様方におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます」など、季節感を持ったものを指します。

しかし、インターンのお礼状や一般的なビジネスレターでは、季節にかかわらず使える時候の挨拶が主流です。

本文|一文の長さに注意して簡潔・丁寧に

お礼状は簡潔・丁寧に書くようにしましょう。

お礼状を受け取る相手は、送られて来た時期や差出人の名前から「これはお礼状だろう」とすぐに判断できます。その分、本文がダラダラしていたり、雑であったりすると読み飛ばしてしまうのです。

ポイントは一文が長くなりすぎないことです。一文が長くなりすぎると要点を絞りきれず、結局何を言いたいのかわからない手紙になります。反対に言葉を省略しすぎた雑な文章になるのも避けたいところです。

書き終わったら声に出して読み返し、簡潔・丁寧に書かれているかを確認してみてください。

結びの挨拶|内容の要約と「末筆ながら」

手紙の最後は、内容の要約と「末筆(まっぴつ)ながら」で始まる気遣いの言葉で締めます。

まず「内容の要約」とは、この手紙はどんな気持ちで書かれた何についてのものか、ということです。「インターンシップのお礼を申し上げたく、取り急ぎお便りをお送りいたしました」などが主な例です。

内容の要約の後には「末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」など、相手を気遣う言葉を添えます。

ちなみ「末筆ながら」には「大切なことが最後になってしまいましたが」という意味があります。ビジネスレターにも良く使われますので、この機会に使いこなせるようになっておきましょう。

結語|敬具

お礼状の最後を締めくくる結語(けつご)には「敬具(けいぐ)」を使います。

「敬具」はビジネスレターでもっとも多く使われる結語で、「拝啓」や「謹啓」と対になっている言葉です。「拝啓」には「敬具」、「謹啓」には「敬具」もしくは「敬白(けいはく)」を使います。

「草々」や「かしこ」などは使いません。草々やかしこがビジネスレターで使われることはほぼありませんので、間違って使わないようにしましょう。

日付・署名|日付は和暦・名前は学校名とフルネーム

結語の後には、手紙を書いた「日付」と、自分の「署名」を書き入れます。

まず、日付は基本的には和暦です。「令和○年○月○日」と書きます。「○/○」など、スラッシュを用いた略記はしません。

署名は所属している学校名と学部・学科名、その後にフルネームで書きます。

この場合の名前は選考に提出する書類と同じ表記にしてください。

たとえば「鈴木一郎」が正しい名前なのに「鈴木いちろう」など違う書き方をすると、選考書類との照らし合わせができないことがあります。

担当者の名前|名前がわからない場合は「ご担当者様」

最後は、手紙を宛てる担当者の名前です。宛てる人の名前が最後に来るのが、メールとの大きな違いでしょう。

担当者から名刺をもらっている場合は名刺を参考にして、

  • 「○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○××様」

と、会社名・所属部署・名前を書きます。

もしも担当者の名前がわからないのであれば「○○株式会社 ○○部 ご担当者様」と、「担当者様」を使って書いても問題ありません。

お礼状を手紙で出す際の基本

次に、お礼状を手紙で出す場合の基本について解説します。お礼状は手紙の内容だけでなく、基本的な手紙のマナーを見られている場合もあるので、注意しておきましょう。

①適切な便箋・筆記用具・封筒を用意する

まず、インターンのお礼状を書くときに準備するものが3つあります。

  • 適切な便せん:白地の便せん(縦書き)
  • 筆記用具:黒いペン
  • 封筒:便せんとセットのものが望ましい

便せんと封筒はセットになっているものを使います。同じ白でも素材感が違うとちぐはぐな印象となるためです。

便せんはできるだけ縦書きがおすすめです。横書きでもダメということはありませんが、受取手によっては横書きのお礼状に違和感を持つ可能性もあります。

筆記用具は黒いペンですが、ボールペンよりもゲルインクのペンや万年筆など、インクがしっかりと出るものを使うようにしましょう。文字がかすれると全体の印象が美しくなくなります。

②適切な宛名を書く

インターンのお礼状は、適切な宛名で送らなければなりません。しかし、企業に送る封筒の宛名は「御中」「様」のどちらを使えば良いかわかりにくいものです。

以下の記事では「御中」「様」のどちらを使うのか、併用することはできるのか、など企業への宛名について細かく解説しています。お礼状を書く前に、しっかり確認しておきましょう。

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③封筒の書き方、郵送方法まで気を配る

インターンのお礼状は、封筒の宛名の書き方や郵送方法にまで気を配る必要があります。気を配る点は便せんの折り方や入れ方、「お礼状在中」の文字の書き方など多くあります。

以下の記事では、お礼状の便せんの折り方や、封筒に入れる方向など細かい部分について解説しています。お礼状を郵送する前に、マナー違犯がないか確認しておいてください。

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④間違えたら書き直す

インターンのお礼状だけではありませんが、ビジネスレターは書き間違えたらすべて書き直すのが通常です。お礼状そのものはもちろん、封筒の宛名や差出人名なども書き間違えたら書き直します。

修正テープを使ったり、ペンで潰して書き換えるのはマナー違犯です。相手が少しでも気持ち良く受け取れるよう、配慮しましょう。

【例文】インターンシップのお礼状の書き方|メールの場合

次に、インターンシップのお礼状をメールで送信する場合の書き方を解説します。

メールの構成

メールの構成と手紙の構成は大きく違う点がいくつかあります。手紙とメールの書き方を混同しないよう、きちんと確認しておきましょう。

件名|【インターンシップの御礼】学校名+名前

メールでインターンシップのお礼をする場合は、メールタイトルに「【インターンシップの御礼】○○大学 ○○学部 ○○××(フルネーム)」と入れるようにしましょう。

タイトルだけでお礼状であることが分からないと、忙しいときでもメールを開封しなければならず、結果ざっと目を通した程度で読み終わられてしまいます。

企業で働く人のメールボックスには、毎日たくさんのメールが届きます。タイトルだけでお礼状であることが判別できると、手が空いたときにゆっくりと目を通してもらえます。

冒頭|お礼状の概要について触れる

まず始めに、このメールが何であるか、自分が誰であるかを伝える文章を入れます。下記がその例です。

ーーーーー

お忙しいところ失礼いたします。

私は先日○月○日に行われた、貴社インターンシップに参加致しました○○大学の○○××でございます。

本日はインターンシップの御礼を申し上げたく、メールをお送りいたしました。

ーーーーー

この冒頭の部分では、あまり「ありがとうございました」など直接的なお礼の言葉は入れません。お礼は次の本文で丁寧に伝えるよう意識しましょう。

本文|お礼と具体的な感想や得た学び

本文では、インターンシップに参加させてもらったお礼と、感想や学びについて書きます。

お礼の言葉は、

  • 「誠にありがとうございました」
  • 「心より御礼申し上げます」
  • 「感謝申し上げます」

などが一般的です。

また、感想や学びについては具体的であることを意識しましょう。「勉強になりました」「とても充実しました」などぼんやりした感想では、相手の気持ちに留めてもらうことはできません。

自分の中にある感想や学べたことへの喜びが、できるだけそのまま相手に伝わるよう言葉を選んでみましょう。

締め|自分の希望と「取り急ぎ」

本文の最後は「自分の希望」と「取り急ぎ」で始まるお礼の言葉で締めます。

「自分の希望」とは「是非貴社の一員として働きたいと心より願っております」など、自分が「こうしたい」と思い描いている理想のことです。

その後「取り急ぎ御礼申し上げたく、メールにて失礼いたします」など、取り急ぎから始まるお礼の言葉を付け加えます。

「取り急ぎ」には「早くこの気持ちを伝えたい」という意味が含まれており、お礼状を締めるに適した言葉です。

署名|学校名・フルネーム・電話番号・メールアドレス

署名には、自分の学校名・フルネーム・電話番号・メールアドレスを記載します。

相手は何百人という学生と会っている人ですので、こちらのフルネームだけでは誰だか思い出せません。どこの誰である、ということを明確にしましょう。

また、相手が「この人と連絡を取りたい」と思ったとき、すぐに連絡がつくよう「電話番号とメールアドレス」も必要です。

普段自分が使っている携帯番号や、日々メールチェックができるメールアドレスを書き添えておいてください。

お礼状をメールで出す際の基本

メールは手紙に比べると手軽ですし、タイムリーに送ることができてとても便利です。しかし、だからこそ注意しなければならない点もあります。

①メールを送る時間帯に気を付ける

1つ目は「メールを送る時間帯に気を付ける」ということです。インターンのお礼状であれば、お昼過ぎくらいに送るのがマナーです。

企業で働く人は朝の時間が特に忙しく、急ぎでないメールに時間を割けない人が多いものです。インターンのお礼状であれば、朝の時間帯は避けるようにしましょう。

②メールアドレスはPCアドレスか大学のアドレスを使う

2つ目は「メールアドレスはPCアドレスか大学のアドレスを使う」ということです。

スマホのキャリアアドレスがいけないわけではありませんが、プライベートと混同していると考える人もいます。

また、企業側が何か就活情報を送りたいと思った場合も、PCアドレスや大学のアドレスの方が何かと送りやすいものです。就活を機にPCアドレスを取得するのも良いでしょう。

まとめ

今回はインターンシップのお礼状について解説しました。インターンシップが終わってホッと一息つきたいかもしれませんが、もうひと頑張りしてお礼状まで書いておきましょう。

翌日に後回しすると細かな記憶や感情を忘れていることもあります。できるだけ鮮度の高いお礼状を送るためにも、その日の内に書き終えてからゆっくりくつろぐことをおすすめします。

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